Project Management のリソースカレンダーとは

公開: 2022-08-23

プロジェクトの管理には、計画と予算編成だけでなく、スケジューリングも必要です。成果物はプロジェクトタイムラインの特定の時点で締め切られますが、これらの成果物を時間どおりに完了するには、リソースカレンダーを使用して人的資源をスケジュールする必要があります。

そのためには、リソースカレンダーとは何か、それがプロジェクト管理でどのように使用されるか、プロジェクト管理ソフトウェアがスケジューリングプロセスをより効率的にするのにどのように役立つかを知ることが重要です。

リソースカレンダーとは

リソースカレンダーは、プロジェクトチームがタスクを実行する必要があるときに作業できるようにするためのツールです。誰がいつ利用できるかが表示されるので、プロジェクトマネージャーはそれらをタスクに割り当てることができます。

チームの稼働日を把握することは重要ですが、各チームメンバーのプロフィールを把握することも重要です。プロファイルは、プロジェクトマネージャーが誰が何を実行できるかをすばやく確認できるようにすることで、リソースカレンダーを支援します。つまり、プロファイルはスキルと経験を示します。

リソースを手動で追跡するのではなく、プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、リソースを管理できます。 ProjectManager は、リソースをリアルタイムで追跡できるプロジェクト管理ソフトウェアです。プロジェクトマネージャーは、ワークロードチャートを使用して、チームが割り当てたタスクの数を確認できます。チームの誰かを割り当て過ぎた場合は、ワークロードチャートから直接タスクを再割り当てします。チームのワークロードのバランスを保つことで、チームの生産性が向上し、士気が高く保たれます。今すぐ ProjectManager を無料で使い始めましょう。

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プロジェクト管理におけるリソースカレンダーの目的は何ですか?

リソースカレンダーは、プロジェクトマネージャーにとって不可欠なツールです。プロジェクトマネージャーは、割り当てられたチームメンバーが予定どおりにタスクを実行できることを知っているため、事前に計画を立てることができます。

これは重要ではないように思えるかもしれませんが、多少複雑なプロジェクトに取り組んでいる場合でも、リソースが必要なときに利用できることを知っておく必要があります。それ以上に、通常、スケジューリングをさらに複雑にする複数の依存関係があります。リソースを高レベルで管理することは、プロジェクトを成功させるための鍵です。

実際、プロジェクトマネージャーは、リソースを計画し、プロジェクトが実現不可能であることに気付く場合があります。このことは、作業に取り掛かった後よりも、計画段階で知っておく方がよいでしょう。リソースの制約により、プロジェクトを処理するための準備ができていないことを実行段階で知ることは、最も避けたいことです。

しかし、それは必ずしもプロジェクトの棚上げを意味するわけではありません。プロジェクトマネージャーには選択肢があります。プロジェクトの範囲、スケジュール、リソースの割り当て、およびコストを調整して、実行可能な道筋を見つけることができます。しかし、リソースカレンダーを使用しないと、これはほとんど不可能です。

リソースカレンダーは、タスクをより効果的に割り当てるためのツールであるだけでなく、設備と従業員の両方を追跡するのにも役立ちます。リソースカレンダーの 1 つの機能には、各チームメンバーがタスクに費やす時間を追跡するタイムシートが含まれます。チームのワークロードのバランスを取り、生産性を維持するためのワークロードチャートもあります。ガントチャートは、予算を守るためにリソースコストを追跡するのに役立ちます。

リソースカレンダーのもう 1 つの目的は、リソースを共有しているプログラムまたはプロジェクトのポートフォリオを管理している場合に役立つことです。リソースカレンダーは、プログラムまたはポートフォリオマネージャーが共有リソースを特定するのに役立ちます。これにより、複数のプロジェクトにわたる計画が容易になります。

リソースカレンダーには何を含める必要がありますか?

リソースカレンダーには多くの機能があるように思えますが、そうです。リソースには、人、機器、材料など、プロジェクトを完了するために必要なものがすべて含まれます。これは管理が大変ですが、リソースカレンダーは、さまざまな責任を処理するように設計された多面的なツールです。リソースカレンダーに含まれるものは次のとおりです。これらはすべて、プロジェクトライフサイクル全体でプロジェクトマネージャーの手元にある必要があります。

チームメンバーの情報

チームをオンボーディングするときは、リソースカレンダーにチームの情報を追加してください。これは、緊急時に連絡を取る必要がある場合の携帯電話番号などの一般的な連絡先情報です。ただし、この情報は、誰にどのタスクを割り当てるかを決定する際に重要であるため、スキルと経験のプロファイルも作成する必要があります。

材料、設備、その他の有形資源

チームは最も貴重なリソースですが、考慮すべき点はチームだけではありません。考慮する必要のある材料、機器、その他の有形のリソースが存在する可能性があります。チームが必要なときに必要なものを確実に入手できるように、コストだけでなく、在庫状況やサプライヤーがいつ出荷できるかについてもメモしておく必要があります。

スケジュール

リソースを特定することは、それらの管理の始まりにすぎません。さて、いよいよカレンダーです。リソースカレンダーは、プロジェクトでリソースがいつ必要になるかを計画する必要があります。それが、すべてが適切なタイミングで必要な場所にある唯一の方法です。リソースカレンダーは、プロジェクトとプロジェクトマネージャーに応じて、日単位、週単位、月単位のいずれかになります。

毎日のワークロード情報

リソースカレンダーは、多くの場合、人事の割り当てとスケジュールを取得し、ワークロード情報を作成します。これは、各チームメンバーの割り当てを示すチャートです。これは、チームのワークロードのバランスを取り、燃え尽きることなく生産性を高めることができる重要なツールです。

リソースカレンダーとプロジェクトカレンダー

もちろん、プロジェクト管理で使用されるカレンダーはリソースカレンダーだけではありません。プロジェクトカレンダーもあります。しかし、それらは同じものですか？どちらもプロジェクトの計画段階で開発されます。リソースカレンダーが空き状況を示していることは既に説明しました。リソースカレンダーは、リソースがさまざまなプロジェクト間で共有され、人的リソースと人的リソース以外のリソースが含まれている場合に役立ちます。

プロジェクトカレンダーは、チームの稼働日とシフトを特定するのに役立ちます。チームの有給休暇 (PTO)、休日、および勤務日を明確にしなければ、プロジェクトを正しくスケジュールすることは不可能です。プロジェクトスケジュールは、必要な数のプロジェクトカレンダーで構成でき、必要に応じてすべてを更新できます。

ご覧のとおり、リソースカレンダーとプロジェクトカレンダーは似ていますが、同じではありません。リソースカレンダーは頻繁に変更される可能性があるため、プロジェクトカレンダーよりも動的です。休日や週末が必ずしも変わるわけではないので、プロジェクトカレンダーはより固定的です。

リソースカレンダーを使用する利点

リソースカレンダーは、リソーススケジュールとより大きなリソース管理計画の不可欠な部分です。プロジェクトの計画段階で開発され、成果物の期限に間に合うようにすべてを調整する方法を設定します。リソースカレンダーを使用する利点は何ですか? いくつかの例を次に示します。

より良いリソーススケジューリング

リソースのスケジュールを立てることは、スケジュールを満たすための鍵です。リソースカレンダーを使用すると、プロジェクトマネージャーは、タスクを完了するために必要なすべてのリソースが調整されている場合に、事前にスケジュールを設定できます。必要なときにリソースを 1 つも持たないことは、プロジェクトを遅らせ、コストを追加することになります。

チームのバランスの取れたワークロード

前述のように、チームのワークロードはバランスをとる行為です。可能な限り生産性を高めるために能力を発揮して働くことを望んでいますが、彼らが燃え尽きてチームの士気が低下するほど過労にならないようにする必要があります。リソースカレンダーを使用すると、プロジェクトマネージャーは、誰に何を割り当てられているかを一目で確認でき、不均衡がある場合は、作業負荷まで再割り当てできます。

リソース追跡の改善

リソースはさまざまなチームに分散される可能性があります。これは、リソースカレンダーのもう 1 つの利点です。プロジェクトまたはポートフォリオのリソースを追跡して完全に可視化するための一元化された場所を提供します。

ProjectManager でリソースカレンダーを作成する

ProjectManager は、リソースカレンダーなどのリソース管理機能を備えたオンラインプロジェクト管理ソフトウェアです。当社のリソースツールは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトのあらゆる段階で計画、監視、およびレポートできるようにするプロジェクト管理機能の完全なスイートに統合されています。これらすべてをリアルタイムで実行できるため、より効果的なリソース管理が可能になります。

リソース利用可能カレンダーの作成

チームの空き状況を可視化するために、オンボーディング後に最初に行うことは、アバターのドロップダウンメニューから休日のオプションを選択することです。休日のポップアップにより、ユーザーは個人、国、および世界の休日と勤務時間を選択できます。これで、スケジューリング時に誰が利用可能かがわかります。休日はワークロードページで黄色で表示されます。

その後、タスクの割り当てを開始すると、ガントチャートなどのポップアップが表示され、各チームメンバーのリアルタイムの空き状況が表示されます。割り当てが行われると、チームメンバーは自分が何に取り組んでいるのかを把握できます。営業時間を更新すると、その情報がソフトウェア全体に即座に反映されます。

ワークロードのバランスをとる

ワークロードページにアクセスすると、チームのタスクのバランスが取れていることを確認できます。行ったすべての休日設定は、ワークロードチャートに反映されます。チームメンバーの時間の内訳が色分けされているため、誰が休暇中で、誰がより多くのタスクを必要としているか、またはより少ないタスクを必要としているかを簡単に確認できます。

チームメンバーの名前をクリックすると、すべての割り当てのドロップダウンメニューが表示されます。チャートをフィルタリングして、すべてのタスクを表示または非表示にすることもできます。その他のフィルタリングオプションには、日付範囲、特定のプロジェクト、または検索バーの使用が含まれます。ワークロードのバランスを取るのは簡単です。ボックスをクリックするとポップアップが表示され、タスクを別のチームメンバーに再割り当てできます。

リアルタイムのダッシュボードとレポートでリソースを表示

ダッシュボードは、プロジェクトの進行状況とパフォーマンスの概要です。リアルタイムで自動的に更新され、チームの割り当ての概要を示すワークロードチャートを含む 6 つのプロジェクトメトリックが表示されます。これは、完了済み、To-Do、期限切れの作業を示す色分けされた棒グラフです。他のリソース管理ツールとは異なり、当社のダッシュボードはセットアップを必要としません。

データをさらに深く掘り下げるには、カスタマイズ可能なレポートを使用してください。タイムシートから可用性、ワークロード、分散、プロジェクトステータス、ポートフォリオステータスまで、8 つの異なるレポートがあります。レポートをフィルター処理して、特定の日付範囲のみを表示することができます。たとえば、タイムシート、ワークロード、および可用性を表示して、リソースをより適切にスケジュールすることができます。

ワークロードチャートのクローズアップを含む ProjectManager のダッシュボード

また、スケジュールとリソースを計画するための堅牢なガントチャートもあります。ベースラインを設定したら、計画されたリソースコストを追加し、リアルタイムデータを使用して実際のリソースコストを追跡できます。これにより、プロジェクト差異レポートを生成したり、ガントチャートで人的および人外リソースのコストを追跡したりできます。プロジェクトのライフサイクル全体を通じて、リソースを管理できます。

Project Management のリソース カレンダーとは

リソース カレンダーとは

プロジェクト管理におけるリソース カレンダーの目的は何ですか?

リソース カレンダーには何を含める必要がありますか?