プロジェクトの責任割り当てマトリックスの作成方法 (テンプレート付き)

プロジェクトを遂行するために採用する最も重要なリソースは人です。 彼らはスケジュールに収まり、プロジェクトの予算を維持する必要があります。 タスクを実行し、プロジェクトの目標を達成する際の役割と責任を定義することは、プロジェクトを管理する上で重要です。

プロジェクトに関与するすべての人をどのように調整して、自分が何をしているかを把握し、割り当てられていることを他の人が行うのを妨げないようにするにはどうすればよいでしょうか? 責任割り当てマトリックスを使用すると役立ちます。 割り当てマトリックスは、プロジェクトに物事を成し遂げるチームを提供します。

プロジェクト管理における責任割り当てマトリックスとは?

責任割り当てマトリックス (RAM) は、さまざまな人や組織を特定および定義し、タスクに取り組んだり、プロジェクトの一部を提供したりする際のそれぞれの役割の概要を説明するために使用されるプロジェクト管理チャートです。

プロジェクト マネージャーは、割り当てマトリックスを使用して、プロジェクトとその多数のプロセスの境界内で機能横断的なチームが何をするかを明確にします。 提案依頼書 (RFP) に応答する際に、責任割り当てマトリックスが必要になることがあります。

責任割り当てマトリックスは、RACI マトリックスとも呼ばれます。これは、責任、説明責任、相談、および通知を表します。

• 責任者:タスクを実行する責任者をメモし、そのタスクを割り当てます。
• 説明責任:誰が意思決定権限を持ち、その権限がプロジェクト チーム全体にどのように委任されているかを記録します。
• 相談済み:チーム メンバーから利害関係者まで、タスクに関する洞察を提供できる人物を記録します。
• 情報提供:進捗状況とパフォーマンスに関して、誰が何を更新しているか、およびこの情報がいつ、どのように配布されるかを記録します。

これにより、アクティビティとプロジェクト チーム メンバー間のつながりのマップが作成されます。 プロジェクトの規模によっては、さまざまなプロジェクト レベルで複数の割り当てマトリックスが使用される場合があります。

責任割り当てマトリックスを作成する理由

割り当てマトリックスは、チームの全員が何を担当しているかを特定します。これは、彼らの義務が何であるかだけでなく、彼らがプロジェクトにどのように参加するかを意味します。 タスクが定義されている人もいれば、仕事を手伝ってくれる人もいれば、意思決定者として指定されている人もいます。 これらのグループはすべて、プロジェクトを成功に導くためのアイデンティティと機能をプロジェクト内で持っています。

明確なコミュニケーションは、より効率的なプロジェクトにつながります。 割り当てマトリックスは、チーム メンバー間のより良いコミュニケーションを促進し、全員が最新情報を共有し、常に同じページにいることを確認するシステムを作成することで透明性を提供します。 煩雑なコミュニケーションは、無意味な会議が多すぎてプロジェクトを行き詰まらせる可能性があり、人々が何をすべきかを理解しようとする混乱したやり取りが発生する可能性があります。 責任割り当てマトリックスを使用することも役立ちますが、チームをリアルタイムで接続するプロジェクト管理ソフトウェアを使用することが理想的です。

ProjectManager は、チームがファイルをタスクに直接添付できるようにすることでプロジェクト情報を管理し、無制限のファイル ストレージにより、重要なプロジェクト ドキュメントをいつでもどこでもすぐに利用できます。 タスクにコメントすることで時間を節約でき、プロジェクト チーム内の他のメンバーにタグを付けることで、冗長性や不要な会議の落とし穴を回避するコミュニケーション プロセスが作成されます。

責任割り当てマトリックスはいつ作成する必要がありますか?

責任割り当てマトリックスは、プロジェクトの開始時に作成されます。 プロジェクト チームの全員が、タスクの実行を開始する前に、関与に関して自分の立場を認識しておく必要があります。

その使用は予防手段である限り、処方的に使用することができます。 プロジェクトに深く関わっていて、物事が計画どおりに進んでいない場合は、通信の行き詰まりが発生している可能性があります。 チームメンバーがループに参加していない場合、または彼らがやるべきことを誤解している場合、責任割り当てマトリックスを使用すると、コミュニケーションチャネルの結び目を解くことができます.

プロジェクトの進め方に関する提案を却下するリーダーシップに問題があり、これが問題と見なされる場合は、プロジェクト チームの役割と責任を改善する必要がある可能性があります。 責任割り当てマトリックスは、誰が決定を下す権限を持っているかを定義し、それを使用するか再訪問することで、適切な人がその地位にいるかどうかを判断できます。

実際、プロジェクトのどの段階でも、定義の再検討が必要になる場合があります。 タスクが予定より遅れている可能性があります。 これは、チーム メンバーが自分が所有しているタスクを認識していないことが原因である可能性があります。 プロジェクトの計画段階で必要なプロセスを経たとしても、遅延が発生した場合はいつでも、割り当てマトリックスに戻ることが最初のステップとして適切です。

責任割り当てマトリックスを作成する方法

責任割り当てマトリックスを実際に作成することは、全員に自分の役割と責任を理解させることほど難しくありません。

したがって、プロセスに時間とエネルギーをあまり費やさずに、チームをプロセスに参加させ、彼らの意見を取り入れ、最終的に賛同してもらいたいと考えています。 次の手順に従って、全員が同意していることを確認してください。これにより、責任の割り当てが成功します。

1. チーム メンバーから利害関係者まで、プロジェクトに関与するすべての参加者を特定します。
2. プロジェクトに関連するすべての成果物をリストします。 作業の内訳構造を使用して、見逃さないようにします。
3. 成果物を作成するためのタスクの実行方法について、チーム メンバーとミーティングを行います。 すべてのタスクは、チームの責任と権限の観点から話し合う必要があります。
4. 左側の列にプロジェクト タスクをリストした表を使用して、責任割り当てマトリックスを作成します。 上部に、プロジェクトの全員の名前を追加します。
5. タスクがプロジェクト チーム メンバーと会う場合は、彼らが責任を負うか、説明責任を負うか、相談を受けるか、情報を提供されるかを割り当てます。
6. 完了したら、責任割り当てマトリックスをプロジェクト チームおよび利害関係者と共有し、必要に応じて会議を開いて、全員がプロジェクトでの自分の役割を理解していることを確認します。 共有スペースで作業している場合は、コピーを印刷して投稿してください。

無料の責任割り当てマトリックス テンプレート

RACI テンプレートを使用することは、チームとプロジェクトを成功に導く近道です。 ProjectManager は、タスク、チーム、およびプロジェクトを整理して作業を合理化し、生産性を向上させる受賞歴のあるソフトウェア以上のものであり、プロジェクト管理に関するすべてのオンライン ハブでもあります。

何百ものブログ投稿、ガイドブック、チュートリアル ビデオの中には、プロジェクトのライフ サイクルのあらゆる段階で役立つ数十の無料テンプレートがあります。 当社の無料の RACI テンプレートを使用すると、すべてのプロジェクト チームをより適切に導くことができ、プロジェクトに関して自分がどの立場にあり、責任と説明責任のレベルがどのようなものであるかを知ることができます。

プロジェクトの開始時に使用して、遅延を回避し、プロジェクトが計画どおりに進行するのを妨げているコミュニケーションの結び目を解きます。 プロジェクトを順調に進めるために、無料の RACI テンプレートをダウンロードして、実行可能な責任割り当てマトリックスの作成を開始してください。

ベストプラクティス

無料の RACI テンプレートを使用することは良い出発点ですが、正しく入力する必要があります。 責任割り当てマトリックスは、それを作成するために費やされた労力と同じくらい優れています。 割り当てマトリックスを作成する際に適用するベスト プラクティスを次に示します。

• チームを巻き込む: チームが作業を実行します。 プロジェクトの開始時に何が明確にされていなかったかについて、費用のかかる間違いや時間のかかる質問を避けるために、彼らの意見と賛同が必要です。
• すべてのタスクを特定する:最終成果物に到達するために必要なすべてのタスクを特定します。 完全なリストを作成したら、チーム内で責任を負う人物が 1 人だけであることを確認します。
• RACI を定期的に更新する:新しい RACI が最新バージョンであることを明確に示し、チームの全員に配布するようにしてください。 責任割り当てマトリックスを再検討したい場合や、担当者の変更により編集が必要になる場合があります。
• 責任を分担する: 1 人の人物がプロジェクトの責任の大部分を担う必要はなく、最上位の管理チームだけでなく、プロジェクト チーム全体に権限を与える必要があります。
• タスクの最適化:マネージャーは RACI マトリックスを使用して、タスクに割り当てられたチーム メンバーが多すぎるかどうかを確認できます。 生産性を高めるために、これらの労働者を分散させることができるかもしれません。 相談済みとしてリストされている人が多すぎて、プロセスが遅くなる可能性があります。 代入行列は際限なく役立ちます。

ProjectManager がプロジェクト管理の改善にどのように役立つか

ProjectManager は、全員をリアルタイムで接続して、プロジェクトの計画、監視、および報告を容易にするクラウドベースのツールです。 これは、プロジェクト チームの全員に仕事を与え、どこに権限があり、いつ他の人に相談するかについての知識を与え、報告プロセスを定義するために機能します。

プロジェクトを実行するチームなど、責任者を見てみましょう。 ソフトウェアに招待されると、プロジェクト計画の共有、タスクの割り当て、詳細な指示の追加、期限の追加、優先度のタグ付けなどを行うことができます。 その後、チームは、ファイルや画像をタスクに添付し、リアルタイムでコメントすることで共同作業を行うことができます。

プロジェクトの最新情報を常に入手する必要がある人は、プロジェクトに招待され、計画やスケジュールを共有することで、そうすることができます。 利害関係者は、プロジェクトの差異、コスト、時間などに関するレポートをワンクリックで生成できるレポート機能を使用して最新情報を入手できます。 次に、それらを PDF として共有します。 レポートは、利害関係者が関心を持っているデータに焦点を合わせてすばやくフィルタリングすることもできます.

責任割り当てマトリックスは、物事が計画どおりに進んでいない場合に、リソースを再割り当てするのに役立ちます。 当社のソフトウェアを使用して、さらなる洞察を得ることができます。 リソース管理機能には、色分けされたワークロード チャートが含まれているため、タスクが多すぎる人や、より多くの作業を引き受けることができる人を簡単に確認できます。 次に、これらのリソースをワークロード ページから再割り当てするだけで、チームの生産性を高めることができます。

ProjectManager は、組織を整理し、チームがタスクと利害関係者に集中できるようにします。 オンライン ガント チャートを使用して作業をスケジュールし、かんばんボードを使用して、プロジェクトのライフ サイクルのあらゆる面で効率を高めます。これは、生産に透明性をもたらす視覚的なワークフロー機能です。 これらすべてが共同プラットフォーム上で行われ、全員がつながりを保ちます。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。