マーケティング、ビジネス、ウェブサイトのデザインにおけるRFPドキュメントとは何ですか？どのように作成できますか？

どんな会社で働いていても、プロジェクトをゼロから始めるのは決して簡単なことではありません。 しかし、マーケティングキャンペーン、Webサイトのデザイン、ブランド変更イニシアチブなどの大規模なプロジェクトに光を当てたら、次のステップに取り組むことができます。それは、プロジェクトを理解するのに役立つ適切なパートナーを選択することです。 これを最も苦痛が少なく、最も包括的な方法で行うには、RFPドキュメントを作成する必要があります。

あなたが最初に考えるかもしれないこととは反対に、RFPを書くことは難しいか退屈である必要はありません。 そして幸運なことに、私たちはすべてのベストプラクティスとガイドラインを用意しました。 私たちの指示に従うと、RFPがあなたに代わって作業を行います。すべての見込みパートナーはあなたが探しているものを正確に知っており、彼らがあなたのブランドやプロジェクトに適しているかどうかを簡単に判断できます。

とにかく、RFPとは何ですか？

RFPは「提案依頼書」の略です。 基本的に、RFPは、企業がプロジェクトを外部委託する必要があるときに作成し、潜在的なサービスプロバイダーまたはベンダーに送信するドキュメントです。 その中には、発行会社と目前のプロジェクトに関する詳細が概説されています。

通常、RFPには、プロジェクトの範囲、期限と成果物、既存の販促素材、および利用可能な予算に関する詳細が含まれます。 その後、このドキュメントはさまざまなパートナーに配信されます。 RFPをハードコピーとして送信する企業もありますが、ほとんどは電子メールで配布されます。

ベンダーがプロジェクトに取り組むことに興味がある場合は、提案を送信して返信します。 このようにして、クライアント企業は、さまざまなベンダーが提供できるものを比較し、プロジェクトにとって最高の価値があると彼らが考える人を選択できます。

なぜ企業はRFPを必要とするのですか？

発行会社の観点からは、RFPの作成は過度の作業負荷にすぎないように思われるかもしれません。 Au contraire！

適切なアウトソーシング会社を選択することは、多くの場合、成功したプロジェクトと失敗したプロジェクトの違いになります。 適切に記述されたRFPの作成に時間を費やした直接的な結果は、得られる応答の品質です。 通常、RFPには、ベンダーが返信する必要のある応答の形式に関する一連のガイドラインも含まれます。 これにより、同様のサービスを提供するさまざまな請負業者を比較する作業がはるかに簡単になります。

さらに、プロジェクトの完全な概要は、アウトソーシングベンダーがあなたが必要としているものを正確に理解するのに役立ちます。 RFPに含まれている説明とタイムラインから判断すると、要件を満たすことができるかどうかを正確に判断できます。 これにより、請負業者が約束を超過し、期限を逃し、プロジェクトを土壇場で放棄するという潜在的な災害からあなたを救うことができます。 彼らの前で徹底的に説明されたプロジェクトで、将来のパートナーはあなたのニーズを過小評価したり、彼らを満たす彼ら自身の能力を過大評価したりする可能性が低くなります。 そしてさらに進んで、これはあなたのプロジェクトを成功させたり壊したりする可能性があります。

最後に、RFPの重要性を別の観点から見てみましょう。 もちろん、RFPの主な目的は、選択できるベンダーに関する情報を取得することです。 ただし、ベンダーもあなたと協力することに関心を表明する必要があります。 結局のところ、パートナーシップは双方向の道です。 提案依頼書を作成して配布することで、自分の会社やブランドアイデンティティを他の会社に紹介することもできます。 よく整理された包括的な提案依頼書を作成することで、良い第一印象を残し、使命とコアバリューについて知らせることができます。

RFPドキュメント：基本

基本的に、RFPは、会社、プロジェクト、および管理情報の3つの異なる部分で構成されます。

あなたの会社

最初の部分には、あなたの会社に関する情報が含まれます。 あなたのビジネスへのユニークな紹介として役立つ私たちについてのセクションとしてそれを考えてください。 あなたは潜在的なパートナーとして自分自身を提示するだけでなく、売り手があなたの使命、あなたのターゲットオーディエンス、そしてあなたの望む結果を同時に理解するのを助けます。

プロジェクト

名前が示すように、2番目の部分には、支援が必要なプロジェクトに関する徹底的な情報が含まれます。 ドキュメントの最初のページにプロジェクトの概要を含めることをお勧めしますが、このセクションの主要な詳細を保存してください。

たとえば、会社の新しいWebサイトを構築することが目標である場合、含める必要のある情報はWebデザイン分野に固有のものになります。 ただし、この記事の後半で、Webデザイン、マーケティング、およびロゴデザインのRFPに含める必要のあるプロジェクト固有の細目を拡張します。 ただし、会社情報と管理資料は、すべてのRFPトピックに共通です。

管理情報

最後の部分では、RFPへの対応方法、提案に含めるべき内容、提案評価プロセスの仕組みなど、プロジェクトに関する管理情報を保持します。 この部分を完全に完了すると、受け取った提案を比較しやすくなります。

あなたが誰であるかを潜在的なパートナーに伝えます

あなたが潜在的な代理店やアウトソーシング会社をよりよく理解することが重要であるのと同じように、彼らはあなたが誰であり、あなたのブランドが何を達成しようとしているのかを知る必要があります-そして彼ら自身の紹介を通してより良い方法を見つける必要があります！ 必ず自己紹介をし、提案依頼書全体を通して良い印象を残してください。

ただし、会社の歴史を非常に詳細に説明して、読者を飽きさせないようにしてください。 サービスまたは製品の基本的な紹介から始めます。 これは簡潔である必要がありますが、あなたが誰であるかを描くのに十分な長さです。 そして、おそらく、あなたはすでに他の場所に書かれたこのようなテキストのチャンクを持っています。

特にウェブサイト、ロゴ、またはマーケティングサービスを探している場合は、含めるのに最適なのは、ビジネスに関する独自の特性です。 競合他社から目立つようにするものは、強調したいものと同じである可能性があります。

さらに、あなたの使命とあなたの会社の価値観をわずかに拡大してください。 これにより、開始するプロジェクトのコンテキストと、その背後にある動機がわかります。 運が良ければ、これにより、同様の価値観を持つ完璧な候補者を見つけることができます。 そして、誰が知っているか、多分あなたは一時的なプロジェクトの目標を超えて広がるパートナーシップに終わるかもしれません！

最後に、顧客について話し合います。 広すぎないようにしてください。人口統計を定義することで、パートナーは誰をターゲットにする必要があるかを正確に理解できます。 オーディエンスメンバーが共通して持っている興味や資質、そして彼らが競合他社よりもあなたのブランドを選んだ理由を説明します。 該当する場合は、平均年齢、性別、地理的位置、経済的および文化的背景について言及してください。 さまざまな指標を使用して、この部分に注意深く徹底的にアプローチし、個人的な好みや「予感」ではなく、情報に基づいて決定が行われるようにします。

RFPドキュメントに含めるもの

RFPの中心的で最も重要な部分は、プロジェクトの詳細セクションです。これについては、前に簡単に触れました。 含める情報はプロジェクトの性質によって異なりますが、すべてのRFPプロジェクトの説明にはいくつかの普遍的な要素が含まれます。

このプロジェクトの目的とあなたが達成したい結果について必ず書いてください。 解決しようとしている根本的な問題に触れてください。 これは、最終的に協力する専門家が、優れた持続可能な解決策を考え出すのに役立ちます。専門家の意見や提案を聞くことにオープンであることを彼らが知っていることを確認してください。

さらに、ブランドと品質の基準、成果物、予想されるタイムライン（開始日と終了日を含む）、支払い条件、およびその他の契約の詳細、条件、条件も含める必要があります。

それでは、マーケティングキャンペーン、ウェブサイトデザインプロジェクト、ロゴデザインイニシアチブのRFPドキュメントを作成するときに含める必要のある特定の情報を見てみましょう。

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ウェブサイトデザインプロジェクトのRFPを書く方法

あなたの会社がすでにワールドワイドウェブ上に存在している場合でも、デジタル化を決意した場合でも、適切なWebデザイナーと開発者を選ぶことは、優先リストの上位に置くべきものです。 結局のところ、あなたのウェブサイトはデジタル名刺であり、役立つデジタルマーケティングツールでもあります。 それを通して、ほとんどの見込み客はあなたの会社と交流するでしょう、そしてそれで、優れた、機能的なウェブサイトを持つことはあなたが素晴らしい第一印象を残すことを確実にします。

まず、ウェブサイトの主な目的を指定します。 それはeコマースのウェブサイトですか、それとも情報スペースですか？ 新しいリードを生み出すため、または投資家に情報を提供するためにそれを好みますか？ あなたの顧客はそれとどのような相互作用を持つべきですか？ あなたのターゲットオーディエンスは誰ですか、そしてあなたは誰を引き付けたいですか？ B2B（企業間）またはB2C（企業間）のWebサイトを作成していますか？

あなたのウェブサイトはおそらくいくつかの用途があります-一次、二次、そして多分三次ですら。 ウェブサイトにはさまざまな種類があり、開発者やデザイナーが専門とすることがよくあります。 あなたのニッチを知っている専門家を見つけるためにあなたができる限りあなたのニーズを定義してください。

すでにウェブサイトをお持ちの場合は、リンクを提供してください。 好きなところと嫌いなところを正確に説明してください。 その良い要素と悪い要素について書いてください。 それがあなたにうまく役立った方法とそれがあなたを失望させた方法についてあなたは決して詳細になりすぎることはできません。

ウェブサイトのデザインと開発会社にあなたがすでに持っている担保と材料を知らせることを忘れないでください。 たとえば、すでに所有している回路図、ワイヤーフレーム、機能、およびソフトウェアの一部は、最終的な価格を大幅に下げることができます。 さらに、あなたが手を差し伸べているウェブデザインと開発の専門家からの意見や提案を気軽に聞いてください！ あなたは時間をかけてウェブサイトの目的とターゲットオーディエンスを詳細に説明しました、そしてあなたはかけがえのない洞察を提供できる会社を望んでいるでしょう。

ゼロから始める必要がある場合、または既存のWebサイトを根本的に変更する必要がある場合は、Webサイトを構築するプラットフォームを決定する必要もあります。 WordPress、Magento、Drupalなどのプラットフォームにはすべて、必要なWebサイトの種類に応じて、長所と短所があります。 強い好みがある場合は、RFPで詳しく説明してください。 逆に、代理店にプラットフォームを提案してもらいたい場合は、代理店に知らせてください。

あなたのウェブサイトが持つべき機能のリストを作りなさい。 次に、リストを絶対に必要な機能とウィッシュリストにある機能に分割します。 整理されたリストを作成すると、ベンダーは包括的なリストアイテムのコスト内訳を提供することになり、これにより（再び）比較プロセスが容易になります。

最後に、独自の調査を行って、競合他社や他の流行のブランドがWebサイトに何を掲載しているかを判断します。 これにより、他の方法では考えられなかった可能性のある特定の重要な機能をRFPに含めるように促される可能性があります。

RFPの準備ができたら、代理店リストセクションを参照して、すばらしいWebデザインおよび開発会社とその連絡先情報を見つけることができます。

マーケティングキャンペーンのRFPの書き方

あなたは製品を作ったりサービスを提供したりするプロセスをマスターしましたが、見込み客にリーチし、行動するように説得することは別のことです。 ブランドエンゲージメントを改善する必要がある場合でも、特定の製品やサービスを宣伝する必要がある場合でも、単にビジネスを拡大したい場合でも、特定のキャンペーンや全体的な戦略的ガイダンスのためにマーケティング代理店を雇うことをお勧めします。

RFPに最初に含める必要があるのは、特定の問題の簡単な概要です。 あなたの特定の市場での位置を気にするものを指定してください。 あなたは低い保持率を扱っていますか、それともあなたはあなたの売り上げで頭打ちになりましたか？ あなたは新しいリードを引き付けますか、そしてもしそうなら、あなたは何人を成功裏に機会に変えますか？ あなたのブランディングは一貫していますか？ あなたの現在のコミュニケーションはあなたの聴衆に共鳴しますか？ また、競合他社について少し教えてください。 何があなたを際立たせますか？

あなたのビジネス目標を指定し、あなたがあなたのマーケティング戦略に何を達成させたいかについて書いてください。 顧客基盤を拡大したいですか、それとも個々の製品の目標売上高を達成するなど、より具体的な目標を念頭に置いていますか？ 単にブランド認知度を高めることがあなたの主な目標ですか、それともブランドを再定義する必要がありますか？ コンテンツとターゲットオーディエンスとのコミュニケーション方法を再考する必要がありますか？ 成功を示すためにどの指標を適用しますか？ あなたの問題と目標を詳細に説明することは、彼らがあなたをどのように助けることができるかを代理店が正確に理解するのに役立ちます。

さらに、ローカルキャンペーンとグローバルキャンペーンのどちらを実行するか、およびイニシアチブをデジタルにするか物理的にするかを決定します。 もちろん、これは製品の性質、人口統計、および予算によって異なります。

マーケティング戦略の定義、広告キャンペーンの開始、メディアの活用、またはブランドアイデンティティとデザインの開発について支援が必要かどうかを指定する必要があります。 この後、あなたはあなたが考えていることを正確にリストすることができます。 マーケティングニーズの範囲を説明してください。 ハードコピーの印刷物を作成する予定ですか。また、どのように配布する必要がありますか。 あなたはウェブサイトとソーシャルメディアアカウントを作成する必要がありますか？ これらにはマルチメディアまたは検索エンジン最適化が必要ですか？

あなたが必要とする成果物と結果をリストすることに加えて、あなたはあなたがすでに持っているものを代理店に知らせるべきです。 写真やビデオの資料を所有している場合、およびそれが最新であるかどうかについて言及します。 あなたのウェブサイトやソーシャルメディアアカウントにリンクして、あなたのオンラインプレゼンスの概要を彼らに伝えてください。 あなたが持っているコンテンツを説明してください。 進行中の広告キャンペーンがあるかどうかに言及し、それらが生み出した結果の概要を説明します。

最後に、既存のオーディエンスとターゲットオーディエンスについて説明します。 既存の顧客について知っていることを振り返り、どのような顧客を獲得したいかについて話し合います。 彼らがあなたの会社について最初に知ったとき、あなたは人に何をしてもらいたいですか？ 彼らが誰であるか、彼らがどこに住んでいるか、そしてあなたが感情的なレベルで彼らとどのようにコミュニケーションするかを定義してください。 クライアントについてさらに学び、クライアントとのやり取りを発展させる必要がある場合は、RFPでこれを指定してください。

この情報を詳しく説明した後、ビジネス目標の達成を支援できるトップマーケティングエージェンシーを探索してください。

ロゴデザインとブランディングプロジェクトのRFPの書き方

会社の視覚的側面を定義（または再定義）する必要がある場合は、ロゴとブランド固有のRFPが必要になります。 これらの提案依頼書では、ビジュアルブランディングに取り組む必要がある場合に、徹底的な会社紹介を提供することが特に重要です。 結局のところ、ロゴは会社を完全に表すことを意図しています。

多くのデザインエージェンシーは、会社固有のブランドブックを利用して、まとまりのあるロゴとアイデンティティを作成しています。 しかし、待ってください–実際にはブランドブックとは何ですか？実際に必要ですか？

基本的に、ブランドブック（「スタイルガイド」とも呼ばれます）は、ブランドの特徴を定義するセットです。 これは、会社が立ち上げるすべての製品、コミュニケーション、およびマーケティングキャンペーンの開発のガイドとして使用されます。 ブランドブックを作成することで、ビジネスの範囲全体でスタイル、品質、性格の不一致を回避できます。

ブランドブックには常にロゴが含まれますが、通常、承認されたカラーパレット、フォントファミリー、名刺とレターヘッドのデザイン、ウェブサイトのレイアウト、コピーライティングトーン、承認された画像、さらにはブランドが利用するイラストスタイルやその他のグラフィック要素も含まれます。 ほとんどの場合、いくつかのブランドブック要素はロゴと同時に開発されます。 しかし、あなたはすべてのそれらを同時に取得する必要はありませんので、あなたが必要なものを指定してください！

すでにロゴとブランドブックを持っているが、少し変更を加えたい場合は、その概要を説明してください。 あなたが現在持っている資料を提供し、次にあなたがそれらについて好きなものと嫌いなものについて詳しく説明してください。 何を変更してほしいかについて提案します。 必要なものがすでにわかっている場合は、それを説明してください。

または、まったく新しいロゴデザインを最初から作成したい場合は、現在想定しているタイプを指定してください。 ワードマークは絵のロゴよりもあなたに合っていますか？ 組み合わせは機能しますか？ あなたがあなたのプロのパートナーを選んだ後にあなたが決めるのを手伝うためにデザインの専門家に遠慮なく依頼してください！

ロゴを使用したいスタイルがすでにわかっている場合は、可能な限り説明してください。 好みの色を説明し、ブランドに合っていると思われる地理的な形を選択し、不器用な場合でも、自分で作成した図面を自由に追加してください。 クライアントと協力して効果的なアイデンティティを設計する多くの代理店は、これを将来のインスピレーションとして使用します。 また、複数のデザインアイデアを受け取りたいかどうかも指定する必要があります。 ただし、注意してください。これにより、コストが増加します。

最後に、ロゴの使用方法を説明します。 それはあなたの製品に印刷されますか？ どの素材または色相の上に配置されますか？ ペンに印刷するのと同じくらい小さい、または看板と同じくらい大きいなど、最も一般的に使用されるサイズを予測できますか？ この情報に基づいて、デザイナーはあなたに何を提供するかを正確に知るでしょう。 あなたのロゴが最も早い段階で使用される方法を指定することはあなたを成功へと導きます！

さらに良いことに、これらのトップロゴデザインおよびブランディングエージェンシーは、成功したブランドアイデンティティを明らかにするのに役立ちます。

提案依頼書への適切な対応

両当事者のプロセスを容易にするために、管理の詳細に関する詳細で具体的な情報を含めることは有益です。

まず第一に、あなたが提案で見ることを期待するものを正確に述べてください。 回答者を評価するのに十分な情報があることを確認するには、各潜在的なパートナーからの標準化されたデータセットが必要になります。 プロジェクトの可能なタイムラインを説明し、ラインアイテムごとの予算を見積もるように依頼します。 以前の同様のプロジェクトの概要、または記載されている経験と技術的専門知識を受け取りたい場合は、言及してください。 また、プロジェクトを処理する専門家の経歴やポートフォリオをリクエストすることもできます。 最後に、プロジェクトに関連する一連の質問を作成して、彼らの理解と創造性を評価します。

プロポーザルの外観を正確に指定すると、選択プロセスが迅速かつ簡単になります。 提案を提出する形式の概要を説明します（たとえば、.doc、PRDファイル、またはハードコピー）。 提案の提出期限を述べ、申請者があなたからの連絡をいつ期待できるかについて言及します。 また、面接の可能性を直接、電話で、またはビデオ会議で希望するかどうかを伝えることもできます（ただし、この情報は後日保持することもできます）。 最後に、あなたのビジネスの連絡先情報をすべて含めてください！

RFP？ イージーピーシー！

最初は恐ろしい作業のように思えるかもしれませんが、完全なRFPを作成することは実際には難しくありません。 ブランドが成功するために必要なものを正確に決定したら、RFPの作成はスムーズなプロセスです。 さらに良いことに、RFPの作成に役立つ使いやすいツールがあります。たとえば、NusiiとPandaDocを試して始めてください。

これで、提案依頼書に何を含める必要があるかが正確にわかりました。 最終結果は、数ページの長さのドキュメントになります。 うまくいけば、最終バージョンは、必要なすべての情報を提供する包括的なプロジェクトの概要になります。

上記のポイントに従えば、プロジェクトに適した回答者を見つけることができ、難しい選択を迫られます。これらのすばらしい代理店のどれを選ぶべきですか？ とにかく、間違いなく、よく書かれた提案依頼書が美しい友情の始まりになります。

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