RFP: 提案依頼のクイックガイド (テンプレート付き)

公開: 2022-08-23

プロジェクトが承認されると、その実行には、作業を管理する組織の範囲外の商品やサービスが必要になる可能性があります。サードパーティのベンダーや請負業者から入札を募るプロセスは、提案依頼書またはより一般的には RFP と呼ばれる文書を通じて行われます。

プロジェクトマネージャーが利害関係者を収集し、プロジェクトの契約相手を決定するのは、このチャネルを通じてです。このプロセスに慣れる最善の方法は、RFP テンプレートを使用することです。これにより、完全な RFP を作成するために空白を埋めることができます。以下で使用できる RFP テンプレートをいくつか提供しますが、まず、私たちが話していることをよりよく理解しましょう.

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RFP とは何ですか?

提案依頼書 (RFP) は、企業のプロジェクトに必要な製品やサービスを提供できるベンダーや請負業者を探し出すために使用されますが、これらの製品やサービスは、勧誘組織が内部で提供できる範囲を超えています。したがって、RFP は、機能し、ベンダーや請負業者が作業に入札できるようにするためのソースドキュメントです。

RFP はプロジェクトの概要を提供し、入札企業に必要なものと、それらの目標の達成をどのように支援できるかを明確に説明します。入札者をガイドするプロセスと契約条件について説明します。ほとんどの組織は RFP を使用してビジネスを行っており、政府はほぼ常にこの方法でビジネスを行っています。

複数の RFP を送信した後、提供するスキルと予算の要求をどのように満たすかという点で、お客様のニーズに最適な商品やサービスを提供できる利害関係者を選択できます。

RFP は、プロジェクトの基準を満たすベンダーや請負業者を探し回るのを簡単にする方法であるだけではありません。また、作業の範囲と、商品やサービスの支払いについても詳しく説明します。これを RFP に明確に記載することで、補償や納期などに関する誤解を避けることができます。

RFP、RFI、RFQ の違いは何ですか?

リクエストフォームには非常に多くの種類があり、それらを区別するのは少し混乱する可能性があります. たとえば、情報提供依頼 (RFI) があります。これは、企業が入札者から何を求めているかはわかっているが、より詳細な情報が必要な場合に使用されます。したがって、RFI は、ベンダーまたは請負業者から提供される情報を明確にすることに重点を置いているため、それほど長くはありません。

RFP と混同されることが多いもう 1 つのビジネスドキュメントは、見積依頼 (RFQ) です。これらの文書は、ここでも詳細度が低く、代わりに、ベンダーまたは請負業者が商品またはサービスに対してどれだけ要求しているかのみに焦点を当てています。 RFQ では、ベンダーまたは請負業者が要件をどのように満たすかについての情報を求めることもできます。

要するに、RFI と RFQ は実際には RFP のサブセットであり、ビジネス上の問題やプロジェクトのニーズを解決するためのより高いレベルの提案を求めるものです。通常、文書ははるかに詳細で正式なものであり、内容やタイムラインなどを含む厳密な調達規則が定められています。3 つの文書はすべて一緒に使用されたり、組み合わせて使用されたり、場合によっては個別に使用されることもあります。

プロジェクト管理における RFP

RFP は、プロジェクトマネージャーを整理し、重要なビジネス上の意思決定を行うのに役立つため、プロジェクト管理の分野で特に重要です。各 RFP では、さまざまなベンダーオプションの概要が説明されており、価格、プロセスの手順、契約条件などの詳細が記載されています。

これらの RFP を通じて、プロジェクトマネージャーは情報を精査し、組織に代わって前進する最善の道を決定できます。プロジェクトに最適なベンダーを選択するために、プロジェクトとその目標に最適な RFP を選択するのは、プロジェクトマネージャーの責任です。

RFP プロジェクトマネージャーは、批判的思想家やチームリーダーであるだけでなく、組織の擁護者として行動するために、細部に気を配り、忍耐強く、戦略的です。

RFP プロセス: RFP の作成方法

RFP を作成するための決まったルールはありません。RFP は企業ごと、業界ごと、営利組織と非営利組織によって異なる可能性があるためです。ただし、それらは共通の目標を共有しており、通常、RFP プロセスはこれらの適切なポイントに到達します。

1. プロジェクトの境界を作成する

紙にペンを打つ前に、組織の上層部とプロジェクトの制約について話し合ってください。たとえば、彼らが承認する最高予算はどれくらいか、締め切りの柔軟性、どの要件が必須であるか、どの要件が必要であるかなどです。など。

2.利害関係者を特定する

RFP は、プロジェクトと組織に関する深い知識を必要とする複雑な問題です。主要な利害関係者を特定し、プロセスを監督するために割り当てた誰とでも面会できる代表グループを選択して、彼らが彼らをサウンドボードとして使用できるようにします。

3. 利害関係者へのインタビュー

利害関係者を特定したら、質問に対応できる人を特定している間に、彼らにプロジェクトのニーズを定義してもらいます。彼らの回答は、RFP プロセスだけでなく、プロジェクト全体にも影響を与えます。

4. RFP を作成する

RFP の作成には、RFP テンプレートを使用すると役立ちます。このテンプレートには、以下のリンクが用意されています。それらは一般的に次のように構成されています。

組織の背景
プロジェクトの簡単な説明
プロジェクトの要件と目的
プロジェクト予算
マイルストーンと期限
詳細情報および/または質問
連絡先と提出期限

5. 採点基準を作成する

RFP を送信する前にもう一度確認しますが、今回は、応答するベンダーや請負業者から受け取る返信の重要性をランク付けします。これは、適格な候補者の少数のグループを選択するための優れた方法です。

6. RFP を送信する

当然のことながら、このプロセスの要点は、見込みのあるベンダーや請負業者の手に渡ることです。したがって、適切な人に届くように、RFP を公開するのに最適な場所を見つける必要があります。このフェーズをガイドするコンサルタントを雇うのに役立ちます。

7. 回答を確認する

提出期限が過ぎたら、すべての回答を収集し、提案されたソリューションのアイデアを得るために簡単に読み進めてください。次に、以前に開発したスコアリングシステムを適用できます。

8. リサーチ

よくわからない解決策を提供する応答が返される場合があります。調査を行い、レーダーにない場合でも、これらが実行可能かどうかを確認することが重要です. 調査の別の部分には、あなたが仕事を請け負っている可能性のある人をよりよく理解するために、回答したベンダーと請負業者のバックグラウンド作業を行うことが含まれます.

9. ベンダーまたは請負業者を選択する

あなたの基準に合ったベンダーまたは請負業者を選んでください。次に、バックグラウンドチェックを行って、以前のプロジェクトでの作業記録を追跡します。プロポーザルはまさにそれであるため、これにより交渉が開始されます。そのまま受け入れられる場合もあれば、やり取りが必要な場合もあります。全員が同じページに移動したら、契約に署名します。

RFPの例

RFP に関しては一般的なものでしたが、実際には、特定の業界やプロジェクト開発の段階に関係するいくつかの異なるタイプがあります。ここにいくつかの RFP の例を示しますが、他にも多くの RFP があり、RFP のスタイルは組織や業界によって異なります。

マーケティング RFP:マーケティング代理店がマーケティング資料を作成する場合、それがケーススタディであろうとキャンペーンであろうと、これらのいずれかを通じて人材を採用することがよくあります。
ブランディング RFP:組織のブランドを作成するにはガイドラインが必要であり、組織にはこのタイプの RFP で概説されている特定の期待があります。
デザイン RFP:この RFP は、印刷物、ウェブ、モバイル、またはその他の広告を作成するグラフィックアーティストを対象としています。
Web サイトの RFP: Webサイトを構築する場合、この種の RFP に返信する Web 開発者や Web デザインに関連するその他の特定の才能を雇用する必要があります。
政府の RFP:政府機関のために行われるすべての作業には、その機関に関連する特定の要件を概説する RFP が必要です。
非営利の RFP:非営利組織と協力する場合、営利目的のビジネスとは異なる基準があり、ここで詳しく説明します。
金融 RFP: 金融の RFP は、多くの場合、投資家が金融サービス会社に送信する正式なアンケートであり、適切な金融パートナーを選択するのに役立ちます。
建設 RFP:組織は RFP を通じて追加の詳細を取得し、目標を達成する方法をよりよく理解することができ、最終的に最適なベンダーを選択するのに役立ちます。
調達 RFP: RFP は多くの場合、調達プロセスの最初のステップの 1 つであり、企業が基準のリストを満たすベンダーを選択するのに役立ちます。調達における RFP は、多くの場合、情報要求 (RFI) に従います。
不動産 RFP:不動産では、エージェントがテナントに代わって RFP を作成し、各取引の重要なポイントと経済条件の概要を説明します。

RFP テンプレート

RFP テンプレートには、さまざまな形とサイズがあります。最も単純なものは数ページだけかもしれませんが、数十ページに拡張できます。カバーシートと派手なプレゼンテーションのあるものもあれば、必要最小限の事実だけのドキュメントもあります。

どれが適切かは、プロジェクトと組織、または単に個人的な好みによって異なります。以下は、ダウンロードできる RFP テンプレートを提供しているサイトの一部です。それらにアクセスして、あなたに合ったものがあるかどうかを確認してください。

ハブスポット
テンプレートラボ
テクスープ
CRMランドマーク
マイクロソフト

RFP はプロジェクトです: ソフトウェアを使用してプロセスを管理してみてください

RFP は、ガイドとなる RFP テンプレートがあっても、すぐにまとめられるものではありません。これには、調査と、今後のプロジェクトの徹底的な内訳が含まれます。実際、それはプロジェクト内のプロジェクトです。したがって、ProjectManager のようなプロジェクト管理ソフトウェアが RFP の作成に役立つことは理にかなっています。

すべてのタスクをタイムラインにスケジュールするインタラクティブなガントチャートを使用して RFP を計画します。タイムラインにマイルストーンを設定して、プロジェクトの説明、目標、目的、予算の提供など、作業をより管理しやすいセグメントに分割します。

当社のかんばんボードは、ワークフローを示すビジュアルツールであり、リソースをキャパシティと一致させてボトルネックを回避するのに役立ちます。 RFP プロセスのすべてのステップを実行し、それぞれをカンバンカードにします。カンバンカードには、説明するスペースがあり、優先順位などのためにタグを付けます。

割り当てが完了すると、列から列へと移動し、プロセスのどこにあるかを示します。チームメンバーは、質問がある場合はタスクレベルでコメントし、必要に応じて他のプロジェクトメンバーにタグを付けて会話に参加させることができます。コラボレーションは、誰もがより生産的に働くのに役立ちます。

その RFP を成功させる準備はできましたか? チャンスを逃さず、より効率的に作業できるようにするクラウドベースのソフトウェアである ProjectManager を使用してください。 作業をより適切に計画、監視、報告するために必要な機能を入手してください。 この 30 日間の試用版でツールを無料でお試しください。