プロジェクト管理におけるリスク対応計画: 重要な戦略とヒント

プロジェクトはデリケートな作業です。 彼らに影響を与える可能性のあるものはたくさんあります。 サプライ チェーンを遮断する嵐、設備の故障、または労働争議は、一見無限に続くリスクの中で考えられる 3 つの状況にすぎません。

これらのリスクに対処するために作成するリスク対応計画は、リスクの特定、評価、および緩和対応戦略を記述したものであり、プロジェクトの成功または失敗を意味する可能性があります。 プロジェクト管理の多くがリスクに焦点を当てているのも不思議ではありません!

リスクを管理し、リスク対応計画を立て、リスク対応戦略​​を実施することは、プロジェクトをより適切に管理し、成功を収めるための方法です。 もう 1 つの方法は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用して、リスク対応戦略​​を計画および追跡することです。

プロジェクトリスクとは？

プロジェクト リスクは、プロジェクトにプラスまたはマイナスの影響を与える可能性がある不確実なイベントです。 プロジェクト マネージャーは、リスク イベントの悪影響を最小限に抑えるために使用するリスク軽減戦略を説明するリスク対応計画を作成する必要があります。

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多くの人が考えていないのは、リスクがプロジェクトにとっても良いことであるということです。 マイナスリスク？ 生産を停止する停電を引き起こす嵐。 ポジティブリスク？ プロジェクトに必要な材料の価格が大幅に下がりました。 プロジェクト管理では、ネガティブ リスクは一般に脅威と呼ばれ、ポジティブ リスクは機会と呼ばれます。

• 負のリスク（脅威）
• プラスのリスク（機会）

どのような種類のリスクが発生しても、リスク登録簿とそれに対処するためのリスク対応計画が必要です。

プロジェクトで発生する可能性のあるすべてに備えることは不可能ですが、過去のデータ、経験、および運を使用して、発生する可能性のあるプロジェクトのリスクを特定し、それらに対応するための計画を立てることができます。

リスク対応とは?

リスク対応は、プロジェクトで問題として発生するリスク イベントを管理するプロセスです。 リスク対応プロセスは、リスク対応計画によって導かれます。

リスク対応計画とは?

リスク対応計画は、負のプロジェクト リスクを軽減するために取られる戦略を説明するドキュメントです。 これは、その後のプロジェクト管理計画の一部となる、より大きなリスク管理計画の一部です。

リスク対応はその名の通りです。 リスクに対応しています。 そのためには、プロジェクト マネージャーは利害関係者と協力し、リスク対応戦略​​のためのリソースを確保し、それらを展開するリスク オーナーを割り当てる必要があります。

リスクに対応する前に、それを特定する必要があります。 リスクの識別は、プロジェクトの計画段階で行われます。 リスクの定義は不確実ですが、それは、プロジェクトに対するすべての潜在的なリスクが左翼から出てきて、あなたを驚かせるという意味ではありません。

適切なリスク対応は、適切なリスクの特定から始まります。 前述のように、自分が管理した類似のプロジェクトを調べ、経験豊富なプロジェクト チーム メンバーに何が起こるかについて話し、利害関係者や指導者に連絡することで、多くの潜在的なプロジェクト リスクを把握できます。

そのすべてのデータを収集することは始まりにすぎません。 今、あなたはそれを整理しなければなりません。 プロジェクト管理ソフトウェアが役立ちます。 ProjectManager は、プロジェクト チームの全員をつなぐクラウドベースのソフトウェアです。 提案する潜在的なリスクがある場合は、利用可能な複数のプロジェクト ビューの 1 つであるタスク リスト ビューに追加できます。 ProjectManager を今すぐ無料でお試しください。

プロジェクト管理においてリスク対応計画が重要な理由

明らかに、リスクは発生するため、リスク対応計画を持つことが重要です。 プロジェクトの管理とは、スケジュールと予算の制約を満たすために活動を組織することです。 プロジェクトのリスクは、そのタイムラインに影響を与え、コストを増加させる可能性があります。 それらを特定し、発生した問題を解決するのが早ければ早いほど、プロジェクトを成功させる可能性が高くなります。

したがって、リスク対応計画は、プロジェクトに対する脅威を軽減または排除する方法です。 また、ポジティブリスクによって提供される機会を増やすためにも使用できます。 つまり、プロジェクトに役立つプラスのリスクがある場合、よく考え抜かれた計画によって、そのプロジェクトからできるだけ多くの利点を迅速に得る方法が設定されます。

場合によっては、リスクが解決されないことがあります。 リスク対応は、緊急時対応計画を実行に移す方法でもあります。 つまり、プロジェクトをこれまでのやり方で進めることができない場合は、プラン B を用意してください。

繰り返しになりますが、リスク対応計画は、プロジェクト マネージャーにオプションを提供します。 プロジェクトで発生する可能性のある多くのリスクを認識し、それらに対処するさまざまな手段を提供します。

リスク対応戦略​​の種類

プロジェクトに現れた正のリスクと負のリスクに対処するためのリスク対応について、多くのことを話してきました。 そこで、リスク対応計画の出番です。

計画は、負のリスクが発生した場合に軽減するためのさまざまなリスク対応戦略​​をプロジェクト マネージャーに提供します。 定義されているように、リスクとは、プロジェクトにマイナスまたはプラスの影響を与える可能性がある不確実性です。 そのため、プラスのリスクの利益を最大化するための戦略があります。

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負のリスク（脅威）に対するリスク対応戦略

リスクに対する 4 つの戦略を以下に示します。

1. 回避:このリスク対応戦略​​は、何らかの方法で脅威を取り除くことです。 それは、プロジェクトにとって有害で​​あるため、リスクを回避するためにプロジェクト管理計画を変更することを意味する場合があります。
2. 軽減する:回避できないプロジェクト リスクもあります。 軽減する必要があるもの。これにより、プロジェクトに対する負のリスクの影響が軽減されます。
3. 移管：その名の通り、保険の購入や保証・保証の取得など、プロジェクトのリスクを解決するための作業を第三者に移管または承継します。
4. 受け入れる:このリスク対応戦略​​は、リスクを特定し、それに関するすべてのリスク管理情報を文書化することで構成されますが、リスクが発生しない限り、何の措置も講じません。

プラスのリスク（機会）に対するリスク対応戦略

コインの反対側には、悪用したいポジティブなリスクがあります。 これらにも 3 つの戦略があります。

1. 悪用:悪用したいポジティブなリスクや機会がある場合、それを利用するには、タスクを追加するか、管理計画を変更する必要があります。 このアプローチには固有のリスクがありますが、多くの場合、見返りはそれだけの価値があります。
2. エンハンス:ここでは、プロジェクトで発生するポジティブなリスクの可能性を高めます。
3. 共有:ここでは、さまざまなチームやプロジェクトの他のパートナーとリスク対応を共有します。 それは、さまざまなプロジェクトで熟練したチーム メンバーを共有することを意味する場合があります。

リスクにプラスとマイナスの両方があるとしたら?

リスクには、脅威と機会の両方が組み込まれている場合があります。 その場合、適用できるリスク対応戦略​​がいくつかあります。

1. 受け入れる:ここでは、リスクを受け入れ、緊急時対応計画や時間とコストの割り当てなど、適切な対応が決定されるまで待ちます。 この決定は、利害関係者と共有する必要があります。
2. エスカレート:リスクが監視できず、プロジェクトの管理を超えている場合は、プログラムやポートフォリオ管理などのより高いレベルにエスカレーションされます。

リスク対応計画の立て方

リスク対応戦略​​の種類を理解して初めて、リスク対応計画の策定を開始できます。 リスク対応計画プロセスでは、負のリスク (脅威) と正のリスク (機会) を管理するために使用する戦略の概要を説明します。

計画には、リスクの特定、それらへの対応に関連するタスク、および行動を起こすリスク所有者が含まれます。 計画は、手順をスキップしないように戦略を構築する方法です。

リスクの影響の可能性とレベルを考慮し、それへの対応に優先順位を付ける必要があります。 次に、それが費用対効果が高く、現実的であるかどうか、実行した場合に成功するかどうかを判断します。 リスク評価は、関係者全員、特にプロジェクトの利害関係者の同意が必要です。

この計画では、上記のリスク対応戦略​​のいずれかを採用します。 次に、計画を開始するリスクトリガーがあります。 これらの対応も、可能性が低く影響が小さいものから、可​​能性が高く影響が大きいものまで、優先順位を付ける必要があります。 これは、どのリスクに対応するかを決定するのに役立ちます。

ProjectManager がリスク対応にどのように役立つか

ProjectManager は、計画を整理し、進捗状況を監視し、利害関係者に報告して進捗状況を最新の状態に保つのに役立つクラウドベースのソフトウェアです。 ProjectManager は、リスクをより迅速に特定し、リアルタイムでリスクを追跡するのに役立つリアルタイム データを提供します。

ガント チャートでリスク対応計画を作成する

プロジェクトで起こりうるリスクを特定したら、リスク対応計画を作成する必要があります。 ProjectManager のオンライン ガント チャートは、タスクの編成、チーム メンバーの割り当て、ベースラインの設定に役立ちます。 その後、リスクが発生した場合は、計画に対する実際の進捗状況を追跡して、スケジュールと予算を確実に守ることができます。 さらに、ガントチャートをチーム メンバーや利害関係者と共有して、全員の最新情報を把握できます。

かんばんボードで課題の進捗を追跡

かんばんボード ビューによって提供される視覚的なワークフローは、ProjectManager で提供される多くのプロジェクト ビューの 1 つにすぎません。 チームはボード ビューを使用してバックログを管理し、スプリントを計画できます。一方、マネージャーはプロセスの透明性を確保し、必要に応じてリソースを割り当てて、能力を発揮し続けることができます。

プロジェクト ダッシュボードでリスクをリアルタイムで追跡

マネージャーがリスク対応の概要を把握できるようにするもう 1 つのツールは、リアルタイム ダッシュボードです。 軽量ツールとは異なり、ダッシュボードを構成する必要はありません。 いつでもすぐに使用できます。 ステータスの更新を自動的に収集し、プロジェクトの指標を計算して、読みやすいチャートやグラフに表示します。

ProjectManager は、洞察力に富んだ意思決定に役立つライブ データを使用してプロジェクト リスクを整理、追跡、レポートする、受賞歴のあるソフトウェアです。 オフィスにいても、世界中に分散していても、チームのつながりを保ちます。 NASA、Bank of America、Ralph Lauren が当社のツールを使用して生産性を高めている理由をご覧ください。 今すぐ ProjectManager を無料でお試しください!