根本原因分析: クイック ガイド

ほとんどすべてのプロジェクトで問題が発生します。 しかし、問題があることを知ることは 1 つのことです。 それを解決する方法を理解することは別です。 締め切りに間に合わず、製品やサービスの品質に問題がある場合は、問題があります。

この問題を解決するには、問題を解決する方法について話し合うことができるように、チームが率直で正直になる余地を与えるテクニックを使用する必要があります。 これを行う 1 つの方法は、根本原因分析を使用することです。

根本原因分析とは

名前が示すように、根本原因分析は、問題の原因となっている問題を特定する機会をチームに提供する問題解決手法です。

根本原因分析は、プロジェクトに問題がある場合、特にクライアントに悪影響を与える場合に使用されます。 これは、クライアントがプロジェクトのある側面について不満を述べていることから、チームがブロックされていること、成果物が予定より遅れていることなど、さまざまです。

もちろん、プロジェクトの問題は単一の原因によるものではありません。 そのため、発生している問題の原因となっているさまざまな原因を把握するために、根本原因分析が設定されています。

根本原因分析が重要な理由

問題は悪いです！ それらはプロジェクトのスケジュールを台無しにし、費用がかかります。根本原因の分析はそれらの解決に役立ちます。 それは、この方法を適用する十分なインセンティブになるはずです。 根本原因の分析は、問題の再発防止にも役立ちます。 問題の内容とそれを止める方法がわかれば、再発を防ぐことができます。

反復アプローチ

根本原因分析を使用するもう 1 つの理由は、製品やサービスの品質を維持する方法である継続的な改善のためのツールであることです。 品質が利害関係者の期待に応えられなければ、プロジェクトは成功しません。

ドキュメンテーション

プロジェクトはドキュメントで知られています。 研究、実現可能性調査などがあります。 プロジェクトを閉じるときのドキュメントもあります。 しかし、多くの場合、プロジェクトの問題とそれらがどのように解決されたかについての文書化は無視されます。 根本原因分析は、プロセスを文書化し、将来のプロジェクトに適用する方法です。

プロセス改善

この方法で特定できるその他のことは、修正可能なプロセスの欠陥であり、将来の効率性を追加するだけでなく、チーム トレーニングのギャップにも注目します。 したがって、チームを嗅ぎつけてより価値のあるリソースにする機会が開かれる可能性があります。

根本原因分析の実行方法

根本原因の分析を行うときは、症状にとらわれないようにすることが重要です。 これは根本原因を明らかにするための分析であることを忘れないでください。 これらは、焦点を当ててプロジェクトの問題を修正したい場所です。

1. 問題を特定する:明確に定義された問題がなければ、問題を引き起こしたプロセスに戻って原因を探す方法はありません。 これが最も重要なステップです。問題を知り、その範囲を定義します。
2. 過去にさかのぼる:特定した問題の潜在的な原因を明らかにするには、手順をたどります。 繰り返しますが、複数存在する可能性があります。 関連するものをできるだけ多くメモしてください。 このプロセスの一部には、チームとのブレインストーミングが含まれ、プロセス マッピングと特性要因図を使用して、問題につながるさまざまな原因を把握します。
3. 根本原因を特定する: すぐに説明する 5 つの理由、フォールト ツリー、原因およびイベント ツリーなど、役立つツールが他にもあります。
4. 解決策を考え出す:ここでも、チームとのブレインストーミングが役立ちます。 彼らはプロジェクトとその実行に精通しており、問題を解決する方法を見つけるための最良のリソースになります.
5. 解決策を実行する:これは 1 回限りのことではありませんが、持続可能である必要があり、解決策が実際に計画どおりに実行されていることを忘れないでください。 これには、忍耐とフォローアップが必要であり、変更によって影響を受ける人を連れてきます。
6. ソリューションの監視、追跡、および報告:プロジェクト管理ソフトウェアは、このステップを容易にします。

ProjectManager は、リアルタイム データを収集してより正確な情報を提供し、洞察力に富んだ意思決定を行うクラウドベースのツールです。 ライブ ダッシュボードで進行状況とパフォーマンスを高レベルで監視し、ワンクリックでフィルター可能なレポートを使用して関係者と共有し、情報を提供します。

根本原因分析の 5 つの理由

根本原因分析を実行する際の最良の手法の 1 つは、「5 つの理由」と呼ばれます。 このアプローチは単に「なぜ？」と尋ねるだけです。 何度も何度も。 この演習では、最初の答えを受け入れるのではなく、問題とその原因をより深く掘り下げ、問題の実際の原因に近づきます。

この手法を理解する最善の方法は、例を使用することです。 「5 つのなぜ」と呼ばれていますが、問題の根本原因にたどり着くまでに、ほんの数回または数十回の理由があることに注意してください。

橋を架けているとしましょうが、締め切りに間に合わなかったとしましょう。

Q：「締め切りに間に合わないのはなぜですか？」
A: チームは時間内にタスクを完了できませんでした。
Q: 「なぜチームは時間通りにタスクを完了できなかったのですか?」
A:資料が遅れました。
Q：「なぜ資料が遅れたのですか？」
A: サプライヤーとのフォロースルーはありませんでした。
Q：「サプライヤーとのフォロースルーがなかったのはなぜですか？」
A: チームは十分に訓練されていませんでした。
Q: 「チームが十分にトレーニングされていないのはなぜですか?」
A: ハイブリッド手法にはギャップがあります…

この質疑応答の演習は、締め切りに間に合わない問題の根本原因につながります。 この場合、トレーニングの不足、サプライヤーとの関係の悪さなど、多くの問題があります。 根本的な原因は、プロジェクトを適切に管理していない方法論にあります。

特性要因図

根本原因分析は、原因と結果に関するものです。 原因を特定して文書化するには、ある種の図または文書が必要です。 フィッシュボーン ダイアグラムで最も一般的に使用されるものは、石川ダイアグラムやヘリンボーン ダイアグラムとも呼ばれます。

フィッシュボーン ダイアグラムは、魚の骨格に似ていることから名付けられました。 真ん中に線があり、そこから上下に棘が生えており、それぞれの棘に問題の原因が集まっています。 それらは魚の頭がどこにあるかにつながり、それ自体が問題です.

ProjectManager は、この根本原因分析テンプレートを含む、多数の無料のプロジェクト管理テンプレートを提供しています。 無料のテンプレートを使用して、チームとのブレインストーミング セッションを開始し、問題の再発を防ぐ解決策を見つけてください。

変更分析

根本原因分析で使用される多くの手法のもう 1 つは、変更分析と呼ばれます。 変更分析は、変更が採用された場合に何が発生する可能性があるか、その変更を達成するために何が必要か、変更を設計する方法、およびリソース、労力、スケジュールへの影響を含む多くのリスクを特定して理解するために使用されます。

これは、変更を正常に追加するための推奨事項を取得するための優れた方法です。 また、問題の原因を見つけるためにも使用できます。 もちろん、この手法が機能するには、比較の根拠が必要です。 また、多くのリソースが必要であり、結果が常に決定的であるとは限りません。 したがって、調査結果を裏付けるには多くのテストが必要です。

根本原因分析の原則

前述のように、根本原因分析の一般的な原則は、問題の原因を見つけて修正し、その原因となったプロセスを変更できるようにすることです。 ただし、これを機能させるには、根本原因分析を体系的に実行する必要があります。

根本原因分析のもう 1 つの原則は、存在できるのは 1 つだけであるということです。 はい、フィッシュボーン ダイアグラムに収集される原因は数十あるかもしれませんが、根本原因は特異です。 それは、それを見つけるために多くの時間を費やす必要があることを意味するかもしれませんが、それは常にそこにあります. 犯人が見つかるまで捜査を続けることが重要です。

調査を機能させるには、イベントのタイムラインを確立する必要があります。 これにより、さまざまな原因の関係を理解し​​、根本原因に到達できます。 これにより、単に問題を解決するだけでなく、企業文化を反動的から積極的なものに変えることができます。 この問題解決スタイルは、残業に対応しなければならない問題を減らします。

ProjectManager が分析にどのように役立つか

問題の根本原因を突き止めることで効率が向上し、プロジェクトを順調に進めることができます。 ProjectManager は、問題の発見に役立ち、問題を解決してより効果的に作業するためのツールを提供するプロジェクト管理ソフトウェアです。

問題になる前に問題をキャッチすることは、プロジェクトをスムーズに実行し続けるための最良の方法です。 ProjectManager はクラウドベースのツールであるため、より良い意思決定に役立つライブ データを取得できます。 また、プロジェクトの遅延や予算超過を回避するために、不一致をより迅速に把握して迅速に対応することもできます。

リアルタイムのダッシュボードで、進行状況とパフォーマンスの概要を把握できます。 他のアプリとは異なり、事前に設定されており、プロジェクトの差異、ワークロード、時間、タスクなどを自動的に計算し、読みやすいグラフやチャートで表示します。 これは、何もしなくても即座にステータス レポートを取得できるようなものです。

利害関係者はプロジェクトに投資しており、収益に影響を与える可能性のある変更について最新情報を入手したいと考えています。 当社のレポート機能により、ワンクリックで簡単にレポートを作成でき、利害関係者が好むコミュニケーション方法に合わせてさまざまな方法で共有できます。 さらに良いことに、各レポートをフィルタリングして、共有したいデータだけを表示することができます.

ProjectManager は、タスク、チーム、およびプロジェクトを編成して生産性を向上させる受賞歴のあるソフトウェアです。 リアルタイムのデータは、問題をより迅速に発見し、問題に発展するのを回避できることを意味します。 今すぐ無料でサインアップして、ライブ ダッシュボードと動的レポートを使用して、今すぐ問題を分析して解決してください。