プロジェクト管理におけるスケジュール管理の 5 つの重要なヒント

プロジェクトは、多くの可動部分で構成されています。 プロジェクトが予定より遅れているか進んでいるかを判断できる方法の 1 つは、スケジュール管理と呼ばれます。

プロジェクトを管理する際、プロジェクトの計画、スケジューリング、および管理はすべて一緒に行われ、期限を守り、締め切りに間に合うようにします。 スケジュール管理とは何か、またそれを最も効果的に適用するために何ができるかを学ぶことは、次のプロジェクトを予定どおりに予算内に収めるのに役立ちます。

スケジュール管理とは

スケジュール管理は、プロジェクト管理でアクティビティとタスクを監視して、計画どおりに進んでいることを確認するために使用されます。 もちろん、ステータスを監視するだけではありません。 プロジェクトのスケジュール管理は、プロジェクト プロセスを更新し、変更を管理することも意味します。

これを行う最も一般的な方法は、ベースラインを作成することです。 ベースラインは、プロジェクトがどのように進行すると予想されるかを表します。 スケジュールのベースラインがある場合、実際の進捗状況を確認し、それを計画された進捗状況と比較して、予定より進んでいるか遅れているかを知ることができます。

このプロセス全体は、ProjectManager などのプロジェクト スケジューリング ソフトウェアの助けを借りて簡素化されます。 ProjectManager を使用すると、プロジェクト スケジュールを作成し、ベースラインを設定し、進行状況をリアルタイムで追跡できます。 スケジュールを管理するのがこれまでになく簡単になりました。

スケジュール管理は、管理と監視というより大きなプロジェクト管理プロセスの一部です。 つまり、プロジェクトを綿密に監視する必要があり、変更が発生した場合は、それらの変更を事前に制御する必要があります。 これは、スケジュールを作成し、それを実行する責任を負うプロジェクト マネージャーの権限です。

プロジェクトのスケジュール管理が重要な理由

プロジェクトのスケジュール管理は、プロジェクトの進捗を監視および管理するために使用されるため、不可欠です。 締め切りに間に合わないプロジェクトは成功しません。 プロジェクトの成功を測る指標はたくさんありますが、スケジュールを守ることは最も基本的なことの 1 つです。

スケジュール管理のもう 1 つの重要な側面は、プロジェクト関係者の期待を管理することです。 変更と、それらがプロジェクトに与える影響について常に通知されます。 さらに、プロジェクトを軌道に戻すために問題にどのように対応するかを利害関係者に伝えます。 このプロセスは、利害関係者を最新の状態に保つための鍵であり、プロジェクトのライフ サイクル全体で実行する必要があります。

プロジェクトの計画、スケジューリング、管理作業を連携して行うことで、予算への影響を軽減します。 その利点は、プロジェクトが利害関係者によって承認されたコストで実現する必要がある財務の安定性です。 また、現在管理しているプロジェクトと同様の将来のプロジェクトの履歴データを調査するときに役立つドキュメントも作成されます。

スケジュール管理が最も重要になるのはいつですか?

スケジュール管理はプロジェクト全体で重要です。 利害関係者は、スケジュールが作成された瞬間からプロジェクトが完了するまでのスケジュールの状態を知りたいと思うでしょう。 したがって、開発するときにスケジュールに組み込む必要があります。

もちろん、スケジュールの実行を開始するときが最も重要です。 これは、スケジュールがもはや抽象化されたものではなく、時間通りに予算内でタスクを実行するための実用的なツールになるときです。 プロジェクトの実行段階では、進捗を妨げる可能性のある内外の力によってスケジュールが影響を受けます。

スケジュールの監視と制御は、最初のタスクの開始から最後のタスクの終了まで、実行全体にわたって行われます。 ただし、これはスケジュール管理が最も重要な時期ですが、終わりはありません。 実行中の変更を文書化します。変更への対応方法と結果は、プロジェクトのこのフェーズの鍵となります。

関連:プロジェクト スケジューリング テンプレート

プロジェクト管理でスケジュール管理を行う方法

プロジェクト管理におけるスケジュール管理は、スケジュールが計画どおりに進んでいることを確認する方法です。 このプロセスには 5 つのステップがあります。

1. 基準を設定する:スケジュールが守られていないかどうかを知るために、基準を設定する必要があります。 つまり、プロジェクトのパフォーマンスを測定する指標を決定する必要があります。
2. パフォーマンスの測定:スケジュールが実行されているため、進行状況に関するデータを取得し、記録を保持する必要があります。 測定は非常に重要です。 スケジュールのパフォーマンスを測定できるということは、それをベースラインと比較する方法です。 ダッシュボードが役立ちます。
3. 結果を比較する:プロジェクトの進捗状況の測定値を、作成したベースラインと比較します。 これらの定期的な比較を行うときは、偏差に注意する必要があります。 それらは次のステップに不可欠であるため、それらを識別します。
4. 問題の特定:ベースラインからの逸脱を特定したら、次のステップは、それがなぜ起こったのかを理解することです。 変更の背後にある理由を特定することによってのみ、それに対応して解決するための適切な計画を立てることができます。
5. 行動を起こす:必要に応じて問題を修正するための行動を起こします。 これは、収益、コスト、利益、製品、時間、リソースなどを調整することで実行できます。

これらはすべて、ProjectManager を使用して実行できます。 このチュートリアル ビデオを見て、スケジューリングに役立つツールを確認してください。

計画とスケジューリング時のスケジュール管理の 5 つのヒント

これは重要であり、計画の立て方はわかっていますが、スケジュール管理のためにプロジェクトを計画およびスケジュールする際のヒントは何ですか? 制御をスケジュールする最善の方法は、変更の監視と管理に役立つ手法を適用することです。 次の 5 つがあります。

• パフォーマンス レビュー:これを使用して、スケジュールのパフォーマンスを測定、比較、分析します。 実際の開始日と終了日、進行中の作業の完了率と残りの期間など、確認するパフォーマンスを選択する方法はいくつかあります。
• クリティカル パス法:クリティカル パスは、アクティビティのシーケンスを分析し、どれが不可欠で、どれをスキップしてもプロジェクトを正常に遂行できるかを発見することで、プロジェクトにかかる時間を予測するのに役立ちます。
• モンテカルロ シミュレーション:この手法は、プロジェクトの総コストを定量化するのに役立ちます。これにより、プロジェクトの総コストの定義された分布と、可能な完了日を計算できます。
• リソース ヒストグラム:リソース ヒストグラムを使用すると、期間ごとのリソース消費と可用性を表示できます。
• 差異分析:差異は、プロジェクトの計画スケジュールと実際のスケジュールの差異です。 この分析は、差異の原因を特定するのに役立ちます。

ProjectManager がスケジュール管理にどのように役立つか

これらの手法はすべて役に立ちますが、進捗状況をより適切に監視および追跡し、スケジュールを管理するには、プロジェクト管理ソフトウェアを使用する必要があります。 ProjectManager は、プロジェクト マネージャーがより適切で洞察に満ちた意思決定を行えるように、ライブ情報をキャプチャするクラウドベースのツールです。

ガント チャートで動的なスケジュールを作成する

インタラクティブなガント チャートは、プロジェクトをスケジュールするための強力なツールです。 優先度を設定し、依存関係をリンクし、マイルストーンを追加するだけのあまり強力ではないツールとは異なり、クリティカル パスをフィルタリングして、プロジェクトのベースラインを即座に設定することもできます。

ダッシュボードでスケジュールを追跡

プロジェクトのスケジュール管理には監視と追跡が必要です。 実際の進捗状況をリアルタイムで確認し、計画から逸脱した場合は迅速に行動する必要があります。 設定不要のダッシュボードで概要を把握できます。 ダッシュボードは、差異を含むいくつかのプロジェクト メトリックをキャプチャし、自動化された結果を読みやすいグラフやチャートで表示します。

詳細なレポートを使用して問題を分析する

場合によっては、データのより深いビューが必要になることがあります。 そこで、差異、コストなどに関するワンクリック レポートが役に立ちます。 すべてのレポートをフィルタリングして、見たい情報だけを表示できます。 次に、結果を PDF として印刷または共有します。 これは、利害関係者の期待を管理し、それらを最新の状態に保つのに最適です。

これらは、スケジュール管理に役立つ ProjectManager の機能のほんの一部です。 チームがタスクに費やした時間を追跡するための自動化されたアラート、リソース管理ツール、およびタイムシートもあります。 さらに、チームは複数のビューを使用できるため、誰もが思い通りに作業できます。 時間通りに予算内で品質を提供するというトリックを実行できるのに、少数のアプリに煩わされる必要はありません。

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