プロジェクト管理におけるスコープクリープとは何ですか？

何かが野心的なウェブサイトプロジェクトの死を引き起こす可能性がある場合はどうなりますか？ あなたの最初の考えは、これが先延ばし、計画の欠如、または経験の浅い設計者である可能性があるということかもしれませんが、実際にはさらに危険なものがあります：スコープクリープ。

プロジェクトが当初の目標を超えると、締め切りに間に合わず、全員が勢いを失うまで、ますます多くのタスクが積み重なっていきます。 これが発生し始めると、回復するのが困難になる可能性があります。

あなたやあなたの組織がスコープクリープに屈するのを恐れていますか？ 計画、コミュニケーション、および緩和された期待により、あなたはそれをその軌道に乗せることができます。

スコープクリープを特定して回避する方法を、発生する前に学びましょう。

新しいプロジェクトに取り組むことにしたとき、あなたが最初にすることは計画を作成することです。 プロジェクトの範囲はプロジェクト計画の一部であり、目標、プロジェクトの成果物、コスト、およびプロジェクトに関連するその他のポイントを書き留めることが含まれます。

プロジェクトの範囲では、締め切り、さまざまなメンバーの責任、品質管理措置、プロジェクトの総コストなど、すべての概要を説明します。

プロジェクトの範囲は、本質的に、チームとクライアントのためのプロジェクトへのガイドであり、多くの場合、契約に含まれています。 それは、誰もが自分のタスクに集中するのに役立ち、クライアントにプロジェクトの完了のための具体的なスケジュールを提供します。

スコープクリープとは、プロジェクトの要件と成果物が当初のビジョンを超えて拡大することです。 プロジェクト管理では、スコープクリープが失敗の主な原因の1つです。 これは、追加の改訂、再作成、再設計、および追加の要件を含む新しい要求が流入したときに発生します。

スコープクリープが発生する理由は多数あります。特に、プロジェクトの利害関係者間のコミュニケーションが不十分であり、プロジェクトの目的を確保するために何が必要かを最初に特定できないことが原因です。

スコープクリープの動作例を次に示します。

あなたとあなたのチームがクライアントのためにWordPressのローンチサイトで作業していると想像してみてください。 このサイトには、ホームページ、概要ページ、および小さなオンラインストアが必要です。 これを完了するための期限はわずか3週間です。 これは短い期限ですが、それでも、あなたとあなたのチームは、あなたが時間内にWebサイトを稼働させることができると確信しています。

結局のところ、あなたは過去にWordPress Webサイトを作成したことがあり、プロジェクトを完了するために必要なものと期間を正確に知っています。 明白な課題はなく、最初に決定されたプロジェクトスコープに基づいて、必要なすべての必要なツールとリソースがあります。

ただし、プロジェクトの1週間後、クライアントはサイトでより多くの機能を要求します。 最初は、既存のプロジェクトスコープに組み込むことができる小さな調整を求めているだけです。 しかし、その後、ストアの拡張、サイトへのブログの追加、ロゴのカスタマイズ、SEOサービス、元の契約に含まれていなかったページの作成など、より大きな変更を求めています。

あなたがそれを知る前に、プロジェクトの範囲は「オンラインストアを備えた小さなWordPressサイト」からたくさんの機能とページを備えた本格的なサイトになりました。 残念ながら、3週間の締め切り前にプロジェクトを完了することはできなくなりました。

それはスコープクリープについての不吉なことです：それは通常小さく始まります、それであなたは手遅れになるまで気づきません。

スコープクリープの一般的で回避可能な原因は次のとおりです。

追加のリクエストを計画しないことは、スコープクリープの主な原因の1つです。 元の契約でこれらの新しい要件の処理方法が規定されている場合（つまり、期限の延長、コストの増加、追加の人員の雇用など）、これらは問題を引き起こさず、スコープクリープとは見なされません。

しかし、プロジェクトが変更なしで進行すると仮定すると、必然的に、変更が発生したときにそれらを処理できなくなります。

コミュニケーションの欠如は、スコープクリープのもう1つの重要な原因です。 プロジェクトがあなたと単一のクライアントの間にある場合もあります。 また、クライアントが会社全体である場合もあります。つまり、デザインに発言権を持ちたいと思う上級者がたくさんいるということです。

誰と一緒に仕事をしていても、コミュニケーションが不十分だと、期待が制御できなくなることがよくあります。 自分でこれを行っている場合でも、必要なものを見つけて、期限付きの一連のタスクとして明確にレイアウトすることをお勧めします。

あまりにも多くのリビジョンを積み重ねると、Webデザインプロジェクトが停止する可能性があります。 クライアントのビジョンを捉えようとすると、すべてのサイトでいくつかの変更が必要になりますが、行き過ぎてしまうと、スケジュールが完全に滞ってしまう可能性があります。

これらのミニタスクは非常に小さいので、どれだけの時間がかかっているかに気付かないかもしれませんが、制御し続けないと深刻なダメージを与える可能性があります。 収穫逓減のポイントを超えてプロジェクトに取り組むこの特定の慣行は、しばしば金メッキと呼ばれます。

プロジェクトのスコープが適切に定義されていないと、プロジェクトの成功に致命的な影響を与える可能性があります。 チームメンバー、プロジェクトマネージャー、およびその他の利害関係者がプロジェクトの要件と成果物について明確でない場合、ある時点で故障が発生することは避けられません。

スコープクリープはプロジェクトのどの時点でも発生する可能性がありますが、特に注意が必要な段階がいくつかあります。

• 最初の計画段階で、合理的に達成可能な目標のリストをレイアウトしようとするとき
• クライアントに何かを送信した後、クライアントは、あなたが時間よりも多くの改訂や追加を要求したり、実行に時間がかかりすぎる改訂を要求したりする場合があります。
• 誰かが計画プロセスから除外された場合、彼らは後で変更を求めるために来るかもしれません。
• プロジェクトの途中で、無制限の数のタスクをスケジュールに追加できるため、プロジェクトの現実性が大幅に低下する可能性があります。
• 計画が終わり、あなたが課題に取り組んでいて、通信が少なくなっている場合、クライアントはより多くのアイデアを思い付く時間があります。
• 1つの期限を過ぎたら、もう少し遅れて問題を積み重ねる方が簡単です。
• 最後のいくつかのタスクをまとめようとしているときに、誰かが「しかし、追加したらどうなるか…？」と言わざるを得ません。

要するに、スコープクリープはプロジェクトのどの段階でも発生する可能性がありますが、すでにその到着を予測している場合は、防御する方がはるかに簡単です。