より効果的な電子メール通信のための7つの簡単なルール

あなたの業界、分野、キャリア、日々の責任、または義務に関係なく、コミュニケーションはあなたの成功に不可欠です。

これは、クライアントの教育、キャンペーンの実行、リンクの保護、結果の提示にコミュニケーションが不可欠であるSEOとリンク構築に特に当てはまります。

電子メールは、おそらく今日のデジタル世界における主要なコミュニケーションモードです。 電子メールでうまくコミュニケーションできない場合は、苦労する可能性があります。

効果的なコミュニケーションのメリット

1. 信頼を確立し、プロジェクトの範囲を設定し、期待を定義します。
2. 正しい情報を伝え、強調します。
3. チームの障害を特定し、問題解決を促進します。
4. 両方の当事者を理解できるようにします。
5. クライアント、チーム、および個人の満足を保証します。

自分を上手に表現し、アイデアを伝え、売り込む能力は、成功の基本です。

はっきりさせておきますが、知識、スキル、誠実さはあらゆるビジネスに不可欠です。 しかし、うまくコミュニケーションできることは、仕事のあらゆる面で非常に重要です。

良好なコミュニケーションは、価値を高め、信頼を植え付け、信頼を築き、問題を解決し、障害を明らかにし、SEOキャンペーンのほぼすべての部分とクライアント、スーパーバイザー、およびチームメンバーとの関係を促進します。

コミュニケーションは、リンクを保護するために他のサイト所有者との1対1のコミュニケーションを必要とするリンク構築において二重に価値があります。 リンクすることが彼ら（または彼らの聴衆）の最大の関心事である理由を効果的に伝える必要があります。

効果的な電子メール通信（およびアウトリーチ）のルール

1. フォーマットにはテンプレートを使用します。
2. あなたの聴衆を知っています。
3. 価値のあるリード。
4. 明確かつ簡潔にしてください。
5. アクティブな言語が勝ちます。
6. 完全なメールを送信します。
7. ファローアップ。

あなたのメールの目的は何ですか？ 電子メールのすべての要素（件名、構造、単語の選択）がそれをサポートする必要があります。

1）テンプレート：メールのフォーマット方法

誰もが、カスタマイズをまったく含まないテンプレートを使用して、ひどい大量生産の電子メールを受信しました。

「DearWebmaster」のメールをもう1通受け取ったら…

それにもかかわらず、私はテンプレートの価値を熱心に信じています。 テンプレートはシステムとプロセスにつながり、それが読みやすく理解しやすい（プロデュースは言うまでもなく）適切にフォーマットされた電子メールにつながります。

テンプレートを使用するかどうかの私の目安は次のとおりです。

1. 同じようなオーディエンスに複数のメールを送信していますか？
2. 将来、同様のメールを送信しますか？
3. 私のメッセージを伝えるために情報を構造化する最適な方法はありますか？

優れたテンプレートの秘訣はリストのセグメンテーションです。 テンプレートは、必要に応じて変更の余地を十分に残して、オーディエンスに合わせてカスタマイズする必要があります。

スレッドに返信したり、一意のメールを送信したりしない限り、何らかの形式のテンプレートを使用している可能性が高くなります。

手書きの電子メールでさえ、一般的な形式（別名テンプレート）に従います。 毎日送信しなければならないさまざまなメールについて考えてみてください。 各メールを個別に作成している場合でも、従う一般的なテンプレートはいくつかあるに違いありません。

これは私がよく使うテンプレートの例です：

これは、誰かまたはその会社についての前向きな言及を投稿に含めるときに使用するものです。 これは私がつながりを築くのを助け、彼らが言及されたという事実とその理由を彼らに警告し、そして多分私にいくつかのソーシャルシェアを獲得することさえできます。

プロセスを作成することが効果の鍵です。 最適化のこのアイデアは、SEOの群衆にとって目新しいものであってはなりません。

2）あなたの聴衆を知る

コミュニケーションの最も重要なルールは、聴衆を中心に会話全体を行うことです。

考えてみてください。

同僚とどのように会話しますか？ スーパーバイザー？ クライアント？ いい友達？ あなたの親？

スタイル、口調、言葉の選択、コミュニケーションのモードは、聴衆ごとに異なります。 それはコミュニケーション101です-あなたはその聴衆にとって意味があり効果的な会話を構成する必要があります。

メールの下書きを作成する前に、連絡先について知っておくべきことは次のとおりです。

1. 名前
2. タイトル/役職
3. 正確
4. 権威/影響力
5. 彼らのコミュニケーションスタイル
6. ピッチングされる頻度
7. あなたの専門的な関係。

聴衆に関係なく、同様の電子メールを送信すると、効果的に通信できなくなります。

3）バリューファーストコミュニケーション

メールを送信する理由は常にあります。

効果的にコミュニケーションをとるには、なぜメールを送信したのか、メールを送信する相手にとってなぜそれが重要なのかを明確にする必要があります。

それが最後のビットです-あなたの電子メールがあなたの連絡先にとって重要である理由-それは最も重要です。 これをリードするのは、価値を確立し、検討を得る方法です。

あなたはあなたが誰であるか、またはあなたがしていることが世界にとって重要である理由について長い紹介を書く必要はありません。 あなたの聴衆に価値を持ってリードしてください。

なぜ彼らは気にする必要がありますか？

この質問に電子メールで早く答えることができれば、それだけよいでしょう。

テンプレートを編集するときの私の最初のステップは、常に「これがあなたにとって重要な理由」ステートメントを一番上（またはできるだけ一番上に近いところ）に移動することです。

私がよく受け取るメールの売り込みは次のとおりです。

このメールを価値優先にする方法は次のとおりです。

こんにちはコーリー、

販売とマーケティングの帯域幅の改善に取り組んでいますか？

（個人の立場または会社に直接話すカスタムライン）。

[編集済み]では、見込みアカウント、リード生成、およびデータ管理サービス用に特注のB2Bリストを提供しているため、すべての調査を行う間、クライアントを所有します。

私たちは専門としています：

• ホワイトペーパーのリード生成。
• CRMデータの保守と正確性。
• マーケットインテリジェンス調査。
• 市場マッピングと市場評価。

[編集済み]が目標の達成にどのように役立つかについて話し合いましょう。

完璧ですか？ いいえ–これは私の仕事ではないので、メッセージやポジショニングをやり直すことはできません。 また、私はリスト作成を購入したり外部委託したりするつもりはないので、私は間違った聴衆です。

ただし、この再フォーマットされたバージョンは価値があります。 時間を無駄にしません。 それが適切でない場合、彼らはすぐに進むことができます。 もしそうなら、彼らは実際にそれを読んで返信する可能性が高くなります。

メールを送信する理由は常にあるはずです。

あなたのledeを埋めないでください。

4）明確で簡潔

良い文章を書く秘訣は、リベラルな編集です。

あなたの電子メールを書いて、それからあなたができる限りそれを切り取ってください。 次に、もう少しカットします。

私はカットするのが大好きです：

• がらくたの言葉：それ、たくさん、物、のように、感じる、
• 婉曲表現：感覚をつかむ、聞く、助ける、時間をかける、私に知らせる、楽しみにする、好きなこと、コースにとどまるなど。
• 副詞：完全に、具体的に、完全に、特になど。
• 不適切な代名詞：不要な切り替え。 できるだけ一人称にしてください。
• すべて：私がそれを切ることができれば、私はそうします。

メールを送信する前に、執拗にメールを読み直さないでください。 代わりに、ジャンクがなくなるまですべてをカットします。 誰もがそれを幸せにするでしょう。

5）能動態は人間のためのものです

能動態は、電子メールでイベントの正しい視点と連鎖を伝えます。

受動態は仕事を誤って伝える可能性があるため、電子メールレポートは特に能動態に依存しています。

受動的な言語は、原因と結果のコミュニケーションを奪い、どのアクションがどの結果につながったかを不明確にし、電子メールコミュニケーションの価値を強調しません。

能動態と受動態で苦労している場合は、厄介な言い回しを探し、誰が何をしたかを考えてください。 何らかの理由で情報を難読化していないことを確認してください。

パッシブとアクティブのいくつかの例：

「ページはSEOによって最適化されました。」 vs 「SEOはページを最適化しました。」

「1か月を通してチームによって8つのリンクが構築されました。」 vs 「チームは今月8つのリンクを構築しました。」

「SEOの取り組みを組み合わせることで、ランキングが向上し、検索トラフィックが増加しました。」 vs 「私たちのSEOの取り組みにより、ランキングが向上し、検索トラフィックが増加しました。」

受動態はあなたの口調を弱め、あなたの意味を混乱させ、あなたの立場を弱めます。

6）ピッチを含める

提案するリクエストを提案しないでください。 それをしないでください。

それは頻繁に起こります：

最良のシナリオは、「はい、売り込みに沿って送信する」です。 その同じ応答があなたの実際の目標だったかもしれません–リンク、出版物、報道、会議など。

人生を必要以上に難しくしないでください。 誰もが忙しく、誰もがあまりにも多くのメールを受信します。 疑似礼儀正しさは、ピッチが成功する可能性を高めることにはなりません。特に、ルール2に従い、追加する価値がある場合にのみメールを送信する場合はそうです。

最高のメールは、最初のメールの質問に答えます。 あなたの聴衆を考慮し、あなたが理にかなった範囲内ですべてをカバーすることを確認してください。

7）フォローアップ–丁寧です

リンクを作成したり、プロモーションメールを送信したりしている場合、フォローアップしないと仕事をしていません。

フォローアップメールを送信するのは失礼ではありません–それは礼儀正しいです。

フォローアップメールは、メールの価値をテストするのに適しています。

提供する価値のあるものがあると思われる場合は、その人があなたの電子メールを確認する機会があったことを確認するために、恥ずかしがらずにリマインダーを送信する必要があります。

あなたは実際に彼らが合理的な機会を逃していないことを確認することによって彼らに恩恵を与えています。 このように感じない場合は、アプローチを十分に洗練していないことになります。 あなたはあなたのメッセージの価値、アウトリーチの簡潔さ、あなたの連絡先の目標を信じる必要があります。

送信する上限は4つです。 3つのスレッドメッセージを含むオリジナル。

これは、私が明確に定義された関係を持っている連絡先のためではありません–誰かが本当に私の電子メールを見逃していると思い、私が彼らに連絡する貴重な理由がある場合に限ります。

3番目（または4番目）の電子メールに肯定的な応答があった回数はわかりません。 人々は忙しいです。

最初のメールをまったくフォローアップしていない場合は、大きなチャンスを逃しています。