ステークホルダー マッピング 101: ステークホルダー マップのクイック ガイド

利害関係者は、プロジェクトの成功に既得権益を持つ、プロジェクトの内部または外部の人または組織です。 その関心は、プロジェクトの実行にプラスまたはマイナスの影響を与える可能性があります。 したがって、利害関係者を知ることは非常に重要です。

プロジェクトの利害関係者を特定できるだけでなく、それらを管理する必要があります。 それは大きな仕事です。 プロジェクト中に彼らとコミュニケーションをとるとき、誰が何を必要としているのかをどのように知ることができますか? それが利害関係者管理の始まりであり、利害関係者のマッピングから始まります。

ステークホルダーマップとは？

利害関係者マップは、利害関係者を特定し、プロジェクトへの影響と関心の観点からそれらを分類するために使用される視覚的な 4 象限の影響と関心のマトリックスです。

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Y 軸は、プロジェクトの結果によって利害関係者がどの程度影響を受けるかを意味する、上が最も高いものから下が最も低いものまで、関心のレベルを決定します。 グリッドの x 軸は、利害関係者の影響力のレベル、つまり利害関係者がプロジェクトにどの程度影響を与えることができるかを、低い (左側) から高い (右側) まで測定します。

次に、利害関係者は、これら 2 つのメトリックにどのように当てはまるかに応じて、このマップにプロットされます。

利害関係者マップは、プロジェクトに対する利害関係者の関係を定義するという点で、利害関係者管理への最初のステップです。 会議の頻度や、プロジェクトについてどれだけの情報を提供するかなど、プロジェクト マネージャーが利害関係者に関して下すほぼすべての決定が通知されます。

ステークホルダーマッピングの重要性

利害関係者はプロジェクトの成功にとって重要であるため、利害関係者のマッピングは重要です。 通常、多くの利害関係者が存在します。これは、多くの多様な期待を意味します。 プロジェクトへの影響力と関心に関連して利害関係者をマッピングしないと、彼らとコミュニケーションを取り、彼らを満足させ続けるのに苦労することになります。

しかし、それは双方向でもあります。 利害関係者と良好なコミュニケーションをとることで、プロジェクト マネージャーはプロジェクトについて非常に必要とされている洞察を得ることができ、それは無数の方法で彼らを助けます。 リスクを軽減し、利害関係者のプロジェクトの真の目標を発見するのに役立ちます。

つまり、利害関係者のマッピングは、効果的なコミュニケーション計画の始まりです。 コミュニケーションがほとんどない場合、プロジェクトは成功しません。 コミュニケーションが良好であればあるほど、プロジェクトはスムーズに進行し、利害関係者の要望を理解しやすくなります。

利害関係者のマッピングは、期待を管理する方法でもあります。 利害関係者をマッピングすることで、プロジェクトに関して彼らがどのように立っているかを知ることができます。 したがって、プロジェクトが実行されるにつれて、プロジェクト マネージャーはそれらの期待に段階的に対処し、それらをプロジェクトに沿ったものにして、誰もが成果物に満足できるようにすることができます。

ステークホルダーマップの例

独自の利害関係者マップを作成する例と機会を提供するには、利害関係者マップ テンプレートをダウンロードしてください。 アウトラインを提供し、詳細を追加するだけです。 利害関係者マップのテンプレートを以下に示します。

利害関係者とのコミュニケーションを管理するには、次の 4 つの方法があります: 密接に管理する、満足を維持する、情報を提供する、または単に監視する。

• 利害関係者がプロジェクトに大きな影響力を持っているが、それほど関心がない場合は、彼らを満足させておく必要があります。つまり、定期的な更新が必要であり、フィードバックが重要です。
• 影響力と関心の両方が高い利害関係者は、綿密に管理する必要があります。 これは、「満足し続ける」カテゴリに属する​​グループよりも、彼らと会うことを意味し、彼らのフィードバックも意思決定にとって重要です。
• 影響力が低く、関心が高い人が顧客ベースになる傾向があります。 進捗状況の更新も必要ですが、「密接に管理する」グループや「満足を維持する」グループほどの頻度ではありません。 もちろん、影響力と関心の両方が低い人には監視が必要ですが、おそらくプロジェクトの大きなステップについてのみ通知する必要があります。

利害関係者マップの作成方法

利害関係者マップを作成し、利害関係者マッピング プロセスを開始する準備が整ったら、次の 4 つの手順に従います。

1.利害関係者を特定する

プロジェクトには多くの利害関係者が存在する場合があります。 思いつくリストは、組織、プロジェクトの影響、およびその目的によって異なります。 つまり、プロジェクトの過程でリストを修正しなければならない場合があります。

2.利害関係者を分析する

次のステップでは、分析を求めます。 これは、それらがプロジェクトにどの程度関連しているか、またそれらがもたらす視点を把握するのに役立ちます。 これを行うには、彼らがどのタイプの利害関係者であるか、プロジェクトにどれだけ貢献できるか、そしてそうする際の正当性を定義します。 彼らは喜んで関与しますか？ 彼らはプロジェクトにどの程度の影響力と関与を持っていますか?

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3. 利害関係者のマッピング

これは、ボックスを作成して 4 つに分割し、y 軸で低 (下) から高 (上) までの影響レベルを測定する場合です。 X 軸では、関心のレベルを低 (左) から高 (右) にマッピングします。 利害関係者のリストと行った分析を使用して、2 つの軸に従ってそれらをプロットします。

4.利害関係者に優先順位を付ける

利害関係者をマップ上にリスト、分析、およびプロットしたので、プロジェクトの過程で利害関係者とどのように関わるかについての計画を立てることができます。 マップ上のどこに着陸するかに応じて、それらを注意深く管理して監視するだけです。 これが、利害関係者とのコミュニケーション計画と全体的な利害関係者の管理の始まりです。

利害関係者マッピングのベスト プラクティス

すべての利害関係者についてできるだけ多くの情報を入手できると役立ちます。 彼らが誰で、どのようにコミュニケーションするのが好きかを知りたいのです。 最新情報をメールで送るように頼む人もいれば、対面でのプレゼンテーションを希望する人もいれば、電話を好む人もいます。 彼らが望むコミュニケーションの方法を知り、彼らに適した頻度を決定してください。

包括的であること

利害関係者マッピングのもう 1 つの側面は、利害関係者間の文化的または言語的多様性を理解することです。 彼らがあなたの母国語を話さない場合は、メッセージを調整する必要があります. 包括的であることが重要であり、ある利害関係者にとって何が正しくても、別の利害関係者にとっては間違っている可能性があることを理解することが重要です。

明確なコミュニケーション

コミュニケーションの内容は明確でなければなりません。 専門用語は避けて、事実だけを伝えたいと思っています。 コミュニケーションを行うときは透明性を保ち、確実なものとそうでないものに常に注意してください。 利害関係者のフィードバックを受け入れ、それらが意思決定にどのように影響するかを理解してください。

率直で正直であること

情報、特に悪いニュースをためらわないでください。 公開するのが早ければ早いほど、利害関係者の期待に迅速に対応し、利害関係者が抱く可能性のある懸念を管理することができます。

引き続き利用可能

最後に、通信回線を開いたままにします。 利害関係者と連絡を取り合うだけでなく、必要に応じて彼らがあなたに連絡できるチャネルを提供してください。 彼らがそうするとき、彼らの言うことに耳を傾け、彼らと交流し、あなた自身の質問をしてください. コミュニケーションは情報の交換です。

ProjectManager が利害関係者の管理にどのように役立つか

ProjectManager はクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアであり、プロジェクトに関係するすべての人に情報を提供するのに役立つ進行状況をたまたま記録するレポートを使用して、リアルタイムのコミュニケーションを促進します。 当社の機能は、関係者を簡単に最新の状態に保つのに役立ちます。

利害関係者は、あなたがプロジェクトをどのように遂行するかを知りたがっています。 プロジェクト マネージャーは、タスクを整理し、依存関係を管理し、マイルストーンを設定するオンライン ガント チャートで実行可能なスケジュールを作成するために懸命に取り組んでいます。 スケジュールを関係者と共有して、関係者を最新の状態に保つことができます。

利害関係者にリアルタイム データを提供する

彼らはあなたの計画を知ったら、実行中にそれがどのように進行しているかを見たいと思うでしょう. リアルタイムのダッシュボードを共有できます。このダッシュボードには、タスクの進捗状況、作業の残り時間、コストなど、プロジェクト メトリックの概要が表示されます。

必要に応じて利害関係者にプロジェクトの詳細を提供する

進捗状況とパフォーマンスをより詳細に確認するには、ワンクリック レポートをご利用ください。 キーを押すだけで、ステータス レポート、プロジェクト コストなどを生成できます。 次に、レポートを印刷するか、関係者と共有します。すべてのレポートをフィルター処理して、関心のあるデータのみを表示できます。

ProjectManager は、タスク、チーム、関係者を整理する受賞歴のあるツールです。 チームのコラボレーションを維持し、ワークロードのバランスをとって生産性を向上させる機能を利用できます。 利害関係者は、進行状況を即座に確認し、ハイレベルまたはより詳細な情報を得ることができます。 この 30 日間の無料試用版を利用して、今すぐ計画、監視、報告を改善して、利害関係者を満足させてください。