作業明細書とは何ですか? 定義と例
公開: 2022-08-23どの業界に属していても、プロジェクトのプロジェクト ライフ サイクル全体で一貫しているのは事務処理です。 作成し、承認し、ファイルし、最終的にアーカイブする書類は常にたくさんあります。 これらのプロジェクト管理ドキュメントはすべて重要ですが、作業明細書 (SOW) は、プロジェクトの開始時に作成され、プロジェクトに必要なすべての概要が記載されているため、最も重要なものの 1 つです。
効果的なプロジェクト計画ツールと綿密で適切に作成された作業明細書 (SOW) を使用することで、スケジュールどおりに予算内でプロジェクトを成功裏に完了させることができます。
プロジェクト管理における作業明細書 (SOW) とは?
作業明細書 (SOW) は、プロジェクトのすべての作業管理の側面を取り込んで定義する法的拘束力のあるドキュメントです。 プロジェクトの活動、成果物、スケジュールをメモします。 これは、当事者間で合意された条件を定義し、プロジェクト計画の基礎を築く、非常に詳細な作業契約です。
作業明細書 (SOW) は、計画して実行する前に、プロジェクトの全体像をレイアウトするために最初に作成するドキュメントの 1 つです。 膨大な量の詳細が必要なため、1 つを作成するのは困難な場合があります。 したがって、それをより消化しやすい部分に分解しましょう。 作業明細書は、実行される作業とそれに関連する費用の概要を示す単純な文書である作業見積もりよりもはるかに詳細になります。
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作業明細書 (SOW) の目的は何ですか?
前述のとおり、作業明細書はプロジェクト範囲の詳細な概要です。 また、プロジェクトの要件、承認基準、および支払い条件を、プロジェクトに協力しているか、プロジェクトに取り組む契約を結んでいるかに関係なく、プロジェクトに取り組んでいる人々と共有する方法でもあります。 これには、プロジェクトに取り組むために入札しているベンダーや請負業者などの利害関係者が含まれます。
また、プロジェクト計画を構築できる構造を提供するため、プロジェクト マネージャーにとっても役立ちます。 作業明細書は、プロジェクト内の競合を回避するのにも役立ちます。 SOW は詳細かつ明確であるため、プロジェクトに関係する全員が同じ認識を持つことができ、混乱を最小限に抑えることができます。
スケジュールを立てるときは、プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると役立ちます。 プロジェクトのこの段階で正確なスケジュールを立てることが重要であるため、タスクとリソースを整理するのに非常に役立ちます。
プロジェクト管理ソフトウェアは、作業分解構造 (WBS) を作成してプロジェクトの範囲を拡大し、プロジェクトの活動、成果物、およびマイルストーンを特定するのにも役立ちます。
作業明細書の例
SOW はカテゴリに分類できます。 主に 3 つのタイプがあり、基本的に次のように定義できます。
- 設計/詳細:この SOW を作成しているとき、あなたがしていることは、作業をどのように完了させたいかをサプライヤーに伝えることです。 サプライヤーのプロセスを管理するバイヤーの要件は何ですか? 要件収集テンプレートを使用して、すべての要件を確実に収集できます。 これらのプロジェクト要件は、品質受け入れ基準と支払い条件から材料の測定まで、全範囲を実行できます。 この SOW では、バイヤーがプロジェクト コースを指揮しているため、パフォーマンスに責任を負うのはバイヤーです。
- 労力のレベル/時間と材料/単価:これはほぼ普遍的なバージョンであり、ほとんどのプロジェクトに適用できます。 それが定義するのは、労力のレベルと、単位あたりの材料とコストです。 短期契約で利用される傾向があります。
- パフォーマンス ベース:プロジェクトの目的、リソース、および成果物に期待される品質レベルに重点を置いているため、プロジェクト マネージャーに好まれる SOW です。 ただし、作業がどのように行われるかについては説明していません。 これにより、特定のプロセスを必要とせずに、結果に到達する方法についてかなりの自律性が得られます。
どのタイプの SOW ドキュメントを選択する場合でも、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してプロセスを合理化する必要があります。 ProjectManager は、収集しているすべての情報をリスト ビューで整理できます。 しかし、私たちのツールは、他のアプリのように派手な To Do リストを作成するだけではありません。 当社のリアルタイム ソフトウェアは進捗状況を追跡し、リストには各タスクの完了率が表示されます。 チームへの作業の割り当て、優先順位の設定、カスタマイズされたタグの追加などを行うことができます。 30 日間の無料試用版を今すぐお試しください。
プロジェクト作業明細書 (SOW) の書き方
作業明細書は、クライアントとベンダー間の法的拘束力のある契約であり、プロジェクトの作業範囲の実行に関する条件が記述されています。 SOW には、記述すべき情報がたくさんあります。 必要に応じて独自に作成することもできますが、プロジェクト管理ツールを使用して、何も取り残されていないことを確認すると役立ちます. SOW ドキュメントを作成するチャンスは 1 回だけで、それを正しく作成したいと考えています。
作業明細書を作成するために必要な手順の概要は次のとおりです。
- プロジェクトの簡単な紹介を作成します。
- プロジェクトの目的を定義します。
- プロジェクトのスコープを定義します。
- プロジェクトのタスク、マイルストーン、および成果物を識別するための作業分解構造を作成します。
- タスク、マイルストーン、成果物のプロジェクト スケジュールを作成します
- プロジェクトの要件と承認基準を定義する
- 支払条件を定義します。
以下のセクションでは、このプロセスに関連する SOW の各コンポーネントについて説明します。
作業明細書を書くという点では、具体的にする必要があります。 それらを普遍的に理解させるために使用される用語を明確にしたいと考えています。 また、誰が何をし、いつまでにそれらのタスクを完了する必要があるかを明確に定義します。 こうすることで、プロジェクトの後半で誤解や論争が発生する余裕がない場合に、混乱を避けることができます。
明確に記述するだけでなく、SOW にビジュアルを含める必要があります。 これは、レンズをプロジェクトのさまざまな側面に集中させるのに役立ちます。 プロジェクトを明確にするのに役立つチャート、グラフ、その他のイラストなどのビジュアルを含めると、SOW がより理解しやすくなります。
プロジェクトの詳細を詳述するためにすべての作業を行った後、最終の重要なステップである作業の承認を怠りたくありません。 権限がないと先に進めません。 または、より正確に言えば、できますが、プロジェクトの成功を犠牲にする可能性があります. したがって、権限のある人が作業明細書に署名したことを確認してください。
作業明細書 (SOW) には何を含める必要がありますか?
作業指示書には、プロジェクトと同じ数の部分があるため、プロジェクト管理情報システムを使用して、そのすべてのコンポーネントを管理することをお勧めします。 部分に焦点を当てることから始めれば、全体に取り組むことができます。 SOW を完全に理解するには、まず、SOW が扱うプロジェクトの主要な側面に注意してください。
1.はじめに
どのような作業が行われているか、およびプロジェクトに関する一般的な情報を説明することから始めます。 また、誰がプロジェクトに関与していますか? これらの当事者を述べてください。 これは、プロジェクトのために購入された製品またはサービスの価格を固定するスタンディング オファーと、より詳細なより正式な契約につながります。
2. 目的ステートメント
大きな質問から始めましょう: なぜこのプロジェクトを始めたのですか? プロジェクトの目的は何ですか？ このセクションを始める目的ステートメントを作成し、プロジェクトの目的、成果物、投資収益率など、これらの質問に対する完全な回答を提供します。
3. 業務範囲
プロジェクトでどのような作業を行う必要がありますか? 必要なハードウェアとソフトウェアを含め、作業範囲に注意してください。 プロジェクト範囲で定義された作業を完了するために使用するプロセスは何ですか? これには、結果、必要な時間、およびそれを達成するために必要な一般的な手順が含まれます。 プロジェクト スコープに関するすべての情報を取得するには、プロジェクト スコープ ステートメントを作成する必要があります。
4. 作業はどこで行われますか?
あなたが雇っているチームは、どこかで働かなければなりません。 すべてのチームメンバーがリモートで作業できない場合、プロジェクトは中央施設または一部のサイト固有のものになる可能性があります。 いずれにせよ、詳細を説明したい場所と、使用する機器とソフトウェアが配置される場所です。
5. タスク
作業範囲で概説されている一般的な手順を実行し、それらをより詳細なタスクに分割します。 成果物を作成し、プロジェクトの目的を達成するために必要なアクションを除外しないでください。 必要に応じて、タスクをマイルストーンまたはフェーズに分割します。 作業分解図テンプレートが役立ちます。
6. マイルストーン
開始日から提案された終了日まで、プロジェクトを完了する予定の時間を定義します。 1 週間および 1 か月あたりの請求可能な時間数、およびプロジェクトのスケジュールに関連するその他の事項を詳しく説明します。 繰り返しますが、特異性が重要です。 たとえば、ベンダーや契約に請求可能な最大時間数がある場合は、ここに注意してください。
プロジェクト管理ソフトウェアを使用して進捗状況を監視し、マイルストーンを達成していることを確認してください。 ProjectManager には、ツールに組み込まれているリアルタイムのダッシュボードがあります。これは、独自に作成する他のソフトウェアとは異なります。 ダッシュボードが組み込まれているだけでなく、すべての計算を行い、読みやすいチャートやグラフで指標を表示します。 マイルストーンだけでなく、プロジェクトの差異、コストなどについても把握できます。
7. 成果物
プロジェクトの成果物は何ですか? それらをリストし、期限がいつであるかを説明します。 数量、サイズ、色、関連する可能性のあるものなど、詳細に説明してください。
8.スケジュール
プロジェクトの成果物をいつ完了する必要があるか、この目標を達成するためにどのベンダーを選択するか、キックオフ、パフォーマンスの期間、レビュー段階、開発、実装、テスト、プロジェクトの終了の詳細なリストを含めます。など
9. 基準と試験
遵守する必要がある業界の受け入れ基準または品質基準がある場合は、ここにリストしてください。 また、製品のテストがある場合は、この受け入れテスト プロセスに関与する担当者、必要な機器、およびその他のリソースをリストします。
10. プロジェクトの成功を定義する
スポンサーやプロジェクトの利害関係者が、プロジェクトの成功に何を期待しているかに注意してください。
11. プロジェクト要件
プロジェクトを完了するために必要なその他の機器をリストし、必要な学位またはチーム メンバーに必要な資格があるかどうかをリストします。 また、まだカバーされていない出張やその他のプロジェクト要件があるかどうかにも注意してください。
12. 支払条件
プロジェクトの予算が作成されている場合は、プロジェクトに関連する支払いと、前もって、時間の経過とともに、または完了後にどのように支払いが行われるかを一覧表示できます。 たとえば、マイルストーンの完了後または固定スケジュールのいずれか、財政的に実現可能な方で支払うことができます。
13. その他
上記のカテゴリに適さないプロジェクトの他の部分があり、ここでそれらを追加して、すべてをカバーすることができます。 たとえば、セキュリティの問題、ハードウェアまたはソフトウェアに関する制限、交通費、プロジェクト後のサポートなどはありますか?
14. 閉鎖
これにより、成果物がどのように受け入れられるか、誰が成果物を提供し、レビューし、署名するかが決まります。 また、最終的な管理業務を処理し、すべてが署名され、閉じられ、アーカイブされていることを確認します.
作業明細書テンプレート
作業明細書を作成するときは、プロジェクトのさまざまな側面をすべて把握する必要があるため、作業明細書テンプレートを使用すると役立ちます。 ほとんどのテンプレートには、SoW で参照しているものを定義する用語集などのものが含まれます。 趣旨書や運営情報を記入する場所があります。
作業明細書テンプレートが気に入った場合は、無料のプロジェクト管理テンプレートを試してプロジェクトを管理できます。
SOW 関連文書
SOW は、プロジェクトを管理するために必要な多くのプロジェクト管理ドキュメントの 1 つです。 以下は、作業明細書に密接に関連するものです。
マスターサービス契約
基本サービス契約は、2 者間の将来の取引および契約を管理する条件を定義する契約です。 基本サービス契約には、将来の法的契約で放棄できる基本条件が含まれています。
基本サービス契約を使用して、クライアントまたはベンダーとの関係を開始し、プロジェクトごとに SOW を使用できます。
プロジェクト計画書
プロジェクト憲章は、プロジェクトの概要を提供します。 これには、プロジェクトの目的、利害関係者、目標、プロジェクトの範囲などが含まれます。 SOW を作成するのに非常に役立つドキュメントです。
作業分解図
作業分解構造 プロジェクト マネージャーがプロジェクト スコープをタスク、成果物、マイルストーン、およびプロジェクト フェーズに分解できるようにするプロジェクト管理ツールです。 これは、プロジェクトに必要なすべての作業を視覚的に表現したものです。
提案依頼
提案依頼書 (RFP) は、プロジェクトに製品やサービスを提供できるベンダーや請負業者を探すために使用されます。 RFP はプロジェクトの概要を提供し、入札当事者に何が必要かを明確に説明します。 クライアントがベンダーを選択したら、次のステップは、作業範囲に関するより詳細な情報を記載した作業明細書を提供することです。
ProjectManager は作業明細書を改善できます
ProjectManager には、今後のプロジェクトを正確に表す作業明細書をまとめるのに役立つ一連のプロジェクト管理ツールがあります。 まず、ガントチャートを使用して、プロジェクトで考えられるすべてのタスクのリストを開始できます。
オンライン ガントには、視覚的なタイムラインの基本と、依存関係をリンクしてボトルネックを回避し、マイルストーンを設定する機能があります。 コストをタスクに割り当て、プロジェクトまたは特定のフェーズの計画コストを確認します。 ただし、シート ビューを使用してグリッドのみを表示し、クリティカル パスをフィルター処理して、必要に応じてスキップできるタスクを確認し、スケジュールと予算が完了したらベースラインを設定できます。 つまり、予定通りに予算内に収まっているかどうかをリアルタイムで追跡できます。 ProjectManager には必要なツールがあり、競合他社よりも多くの機能を提供します。 30 日間の試用版で無料でお試しください。
おわかりのように、当社のガント チャート ソフトウェアを使用すると、プロジェクトの正確な作業明細書を作成するのに大いに役立ちます。 正確性は、範囲を定めた作業を実行する段階になると、利害関係者にとって大きな意味を持ちます。
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