運営委員会: 定義、役割、ミーティングのヒント

あなたはプロジェクトを率いてプロジェクト計画を作成する任務を負っていますが、それが運営委員会によってレビューされることを知りました。 または、現在、あなたのビジネスの運営委員会はありませんが、組織することに興味があるかもしれません。 運営委員会とは何か、またはその役割がよくわからない場合でも、慌てる必要はありません。

運営委員会とは何か、それがプロジェクト管理にどのように関係しているか、運営委員会が何をするかを見てみましょう。 また、運営委員会での役割、運営委員会の会議の運営方法、およびプロジェクト管理ソフトウェアがどのように役立つかについても学びます。

運営委員会とは

運営委員会は、会社、キャンペーン、またはその間のあらゆるものを管理する諮問委員会です。 運営を担当する委員会が何であれ、そのメンバーが誰であるかが決まります。 言い換えれば、運営委員会は、専門家、権威者、および上級利害関係者で構成されています。

運営委員会の主な関心事は、組織が使用する方向性、範囲、予算、タイムライン、および方法に焦点を当てています。 運営委員会は時々集まり、これらのトピックについて話し合い、現在の状況と将来の目標を確認します。 また、軌道に乗るために必要に応じてトピックをリセットします。

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プロジェクト運営委員会の定義

プロジェクト運営委員会の定義は、運営委員会の定義と大きく異なるわけではありませんが、プロジェクトの監督とサポートを担当するマネージャーで構成されています。 これは、そのプロジェクトの日常的な活動よりも高いレベルから行われますが、代わりに管理の観点から行われます。

委員会に誰が選ばれるかという点では、通常、プロジェクトへの利害関係に基づいています。 これらの利害関係者には、顧客、請負業者、またはプロジェクトによって最も影響を受ける組織内の他の部門が含まれる場合があります。

運営委員会のメンバーは、常にプロジェクトに取り組んでいるわけではありません。 その役割は、プロジェクト マネージャーとそのチームに属します。 運営委員会は、より多くの経営幹部で構成されていますが、彼らはプロジェクトの詳細に精通していないため、仕事を遂行できるように明確なコミュニケーションをとる必要があります。

運営委員会は何をしますか?

その名前が示すように、運営委員会には 1 つの仕事があります。それは、プロジェクトを運営することです。 あなたが車を操縦するのと同じように、ステアリングコミッティは、あなたが道を進み、正しい方向に進むためのツールです。 彼らは、企業がプロセスをどのように実行するか、チームがどのように連携するかなど、大きな決定を下すためにそこにいます。

一歩下がって、運営委員会の機能について考えてみましょう。 プロジェクトに対して何を行う権限があり、どのようにガバナンスを行使するのか? これにより、運営委員会の目的を定義することができます。

1. プロジェクトを支援する

チームを管理するのは難しく、部門横断的なプロジェクト チームを管理している場合はさらに困難です。 もちろん、プロジェクト マネージャーはチームの日常的な管理の責任者ですが、彼らが助けを必要とするときは、運営委員会がそこにいます。 多くの場合、運営委員会のメンバーは、プロジェクトに関与しているチームを持っているさまざまな部門の責任者から来ており、彼らとの関係がより良好である可能性があります。

2. 決断する

運営委員会がプロジェクトを指揮し、大きな決定を下すのにどのように役立つかについて簡単に触れました。 これらの決定には、競合の解決や問題の解決が含まれることもありますが、多くの場合、個々のプロジェクトよりも大きな決定があります。 新しいビジネス モデルやビジネス プロセスの処理方法を選択しなければならない場合があります。 これらはプロジェクト マネージャーの責任ではなく、運営委員会はこれらの決定により適切に対応するように設計されています。

3. 問題を解決する

通常、プロジェクト マネージャーは、競合やボトルネックが発生した場合に介入します。 彼らは、当事者間の違いを解消したり、それに応じてリソースを再割り当てしたりできます。 しかし、プロジェクト マネージャーとそのチームだけでは解決できない問題が発生する可能性があります。 運営委員会はプロジェクトをサポートするために存在し、これらの問題を解決するために必要なときに呼び出されます。

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4. プロジェクト予算の承認

プロジェクト マネージャーは予算を作成し、専門家やそのチームと話し合い、必要な時間枠内ですべてのタスクを完了するために必要な資金の数を決定します。 次に、プロジェクト マネージャーは、最終承認を得た運営委員会にプロジェクト予算を提示します。 さらに、プロジェクト マネージャーがプロジェクトの実行中に予算を追加したい場合、運営委員会はそれを承認する責任があります。

5.ステータスの更新を取得する

その目的を達成するために、運営委員会はプロジェクトで何が起こっているかを知る必要があります。 これは、プロジェクトの詳細を知る必要があるという意味ではありませんが、そのステータスを定期的に更新する必要があります。 プロジェクト マネージャーは、通常、関係者にステータスの更新を提示するプロジェクト チームのメンバーです。

6. プロジェクトマネージャーを励ます

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの成功を確実にするために良好な関係を築く必要があるため、運営委員会と関与する可能性が最も高いチームメンバーです。 これは、プロジェクト マネージャーが励ましを必要としている場合、またはプロジェクト マネージャーが同情的な耳を傾ける必要がある場合、運営委員会がプロジェクト マネージャーの背中を持っている場合があることを意味します。

運営委員会における役割

運営委員会は、そのメンバーの生産的な関与にかかって生死を左右します。誰もが重要であり、参加する必要があります。 役割は、運営委員会、組織、およびプロジェクトによって異なりますが、一般に、すべての運営委員会に共通する役割がいくつかあります。

• ビジネス マネージャー:この人物は、プロジェクト マネージャーとビジネス ケースの所有者を担当します。 彼らはビジネスのレンズを通してプロジェクトを見て、それがビジネスの目的と利益を満たしているかどうか、およびプロジェクトの利益に対してコストが正当化されているかどうかを判断します。
• 上級ユーザー:運営委員会のこの部分は、プロジェクトが行われているグループを表します。 製品やサービスのエンドユーザーと考えてください。 これにより、プロジェクトの成果物がユーザーの要件と一致することが保証されます。
• 上級サプライヤー:この役割は、プロジェクトの人員、予算、およびサービスを提供します。 彼らは、設計、製品、およびその他の基準が満たされていることを確認します。 予算とプロジェクト計画の制約の下での製品またはサービスの実現可能性は、彼らの責任です。 この役割は、IT 部門の誰かである場合もあれば、外部の関係者である場合もあります。

運営委員会会議の運営方法

運営委員会の会議は、他の種類の会議とは異なる詳細を扱いますが、運営方法に関しては、ルールは似ています。 どんな会議でも、議題なしで参加したくはありません。

これらの線に沿って、詳細に行き詰まることは望ましくありません。 運営委員会は、プロジェクト チームとは異なるプロジェクトの見方をしており、各タスクについて、またそれがスケジュール通りに進んでいるかどうかを知る必要はありません。 繰り返しますが、その責任はプロジェクト マネージャーの下にあります。 代わりに、運営委員会は全体像を把握するために存在し、プロジェクト マネージャーが職務内容を超えた決定を行うのを支援します。

会議中に誰かが、議論された内容と会議中に下された決定の大まかな内容をカバーするメモを取る必要があります。 延期する前に、これらのメモを確認し、出席者全員がサインオフして、後で問題が発生しないようにしてください。

あなたが会議を運営している場合、最後に 1 つの考え: 一緒に働いている人を知ってください。 委員会の各メンバーの性格を理解することは、会議中に彼らとよりよくコミュニケーションをとり、彼らを管理するのに役立ちます. 誰と仕事をしているのかを知ることは、より生産的に仕事をするための方法です。

ProjectManager が運営委員会を支援する方法

コミットするかレポートするかにかかわらず、プロジェクトで何が起こっているかを把握し、プロジェクトの成功を確実にするために、より洞察力に富んだ決定を下すために、リアルタイム データを提供できるツールが必要です。 ProjectManager は、プロジェクトを管理し、運営委員会を最新の状態に保つ機能を備えた作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。

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インタラクティブなガント チャートで計画を共有する

運営委員会は詳細にとらわれたくはありませんが、プロジェクト計画を見たいと思っています。 ガント チャート上でタスクを整理し、依存関係をリンクし、マイルストーンを作成しながら、クリティカル パスをフィルター処理し、ベースラインを設定してプロジェクトの差異を追跡できます。 ガント チャートをプロジェクト チームおよび運営委員会と共有して、進捗状況を常に最新の状態に保ちます。 運営委員会が複数のプロジェクトを担当している場合は、ポートフォリオ全体の概要を示すロードマップがあります。

もちろん、運営委員会はプロジェクトの成功を望んでおり、ProjectManager も同様です。 そのため、チームの能力を維持するためのタスク管理機能とリソース管理機能があります。 当社のソフトウェアは、コアとコラボレーションして、ハイブリッド チームを接続し、ファイルを共有してコラボレーションできるようにすることで、より生産的な作業環境を促進します。 運営委員会はそれを気に入るはずです。

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