タスク、コスト、時間を追跡するための 9 つの必須 Excel スプレッドシート
公開: 2022-08-23あなたの仕事は計画通りに進んでいません。 仕事をするのに十分な時間やお金がない人はいません。 期待できる最善の方法は、できるだけ多くの時間とコストを節約して、それらを迅速に完了することです。
この場所にいる場合は、Excel 用のタスク、コスト、時間の追跡テンプレートを探すことができます。 無料でダウンロードして使用できる ProjectManager の追跡用 Excel スプレッドシートを 9 つ集めました。
1. ダッシュボード テンプレート
ダッシュボードは、タスクに費やした時間、費やしているもの、計画どおりに進捗しているかどうかなど、作業を追跡する方法です。 ProjectManager の無料の Excel 用ダッシュボード テンプレートを使用すると、作業の進捗状況の概要を確認できます。 この情報は、浪費している、またはスケジュールに遅れているかどうかを知るために不可欠です。
ProjectManager の無料のダッシュボード テンプレートには、作業の指標を監視するウィジェットがいくつかあります。 たとえば、タスクが完了しているか、進行中か、開始されていないか、期限が過ぎているかを示す、色分けされたタスク グラフがあります。 チームを管理し、ワークロードのバランスを確認するためのワークロード チャートもあります。
タスクの所要時間を測定する別のタスク グラフがあります。これは、時間どおりに完了したものと時間がかかりすぎているものを確認するのに役立ちます。 最後に、予算を守るのに役立つコスト棒グラフがあります。
この Excel ダッシュボード テンプレートで作業を管理できますが、手動で更新する必要がある静的ドキュメントです。 プロジェクト追跡ソフトウェアは、そのプロセスを自動化します。 ProjectManager は、リアルタイム データを蓄積し、数値を計算して表示することで、さらに一歩進んでいます。 ProjectManager を今すぐ無料で使い始めましょう。
すべてのプロジェクト管理ソフトウェアが同じプロジェクト ダッシュボードを提供するわけではありません。 ProjectManager のプロジェクト ダッシュボードには、時間、タスク、コストなどを追跡するのに役立つ適切なプロジェクト管理機能が備わっています。
2. タスク トラッカー テンプレート
ProjectManager の無料の Excel 用タスク トラッカー テンプレートを使用すると、作業を整理して追跡できます。 これは、作業を追加して管理するだけでよい To Do リストに似ています。 タスク リストを作成することは、作業を管理するための最初のステップです。
このタスク トラッカー スプレッドシートには、作業の詳細がすべて記録されています。 タスクの名前を追加し、依存タスクを含めます。 自分自身、またはチームの誰かに割り当てることができます。
次に、優先順位と終了予定時期を設定します。 最後に、ステータスをマークする列があります。これは、作業を追跡するために不可欠です。 Excel スプレッドシートを使用して基本的なレベルでタスクを追跡するために必要なものがすべて揃っています。
3. コスト追跡用の予算スプレッドシート
仕事でコストを管理することは、締め切りを守ることと同じくらい重要です。 ProjectManager の無料の Excel 用予算テンプレートを使用すると、1 つのスプレッドシートですべての財務の詳細を追跡できるので、予算を守ることができます。
タスクにはお金がかかります。 予算は、それらのタスクを完了するために使用するリソースのコストを定義します。 まず、スプレッドシート テンプレートには、作業分解構造 (WBS) に対応する番号付きリストがあります。 次に、人件費があります。予定時間と実際の時間数に加えて、1 時間あたりのコストです。 材料は、単位と単位あたりのコストで分類されます。
旅費、備品、固定費、その他の費用など、予算に他の項目を追加する余地もあります。 最後に、各項目の予算と実際のコストを収集する列があり、次に項目が予算を上回っているか下回っているかを示す残高があります。
関連:プロジェクトの経費を追跡する方法
4. タイムライン テンプレート
ProjectManager の Excel の無料のタイムライン テンプレートは、プロジェクトの開始から終了までを Excel でスケジュールするのに最適です。 これは、すべてのタスクを表示し、スケジュールを守る方法です。 マイルストーンを追加することもできます！
この無料のタイムライン テンプレートを使い始めるには、まずすべてのタスクをリストして名前を付ける必要があります。 各タスクには、開始日と終了日、および完了までにかかると思われる時間が必要です。
すべてのデータをテンプレートの左側に追加します。これは通常のトラッキング スプレッドシートです。 次に、右側にタイムラインが表示されます。 すべてのタスクがタイムライン全体に水平バーとして配置されるようになったため、各タスクを完了するのにかかる時間を確認できます。
計画をさらに進めたい場合は、数分でタイムラインを作成できるオンライン ソフトウェアにアップグレードしてください。 ProjectManager には、チームがタスクで共同作業を行うと即座に更新されるオンライン プロジェクト タイムラインがあります。 コスト、ワークロード、計画と実際の進捗状況などを追跡します。 無料で始めましょう。
5. 行動計画スプレッドシート
仕事の管理とは、目標を達成するために完了しなければならない手順を概説することを意味します。 ProjectManager の無料の Excel 用アクション プラン スプレッドシートを使用して、タスクを追跡し、予定どおりに予算内で作業を完了するために使用する戦略を詳述します。
この行動計画のテンプレートを 3 つのセクションに分けました。 1 つ目はアクション ステップで、優先度、リスト タスク、フェーズ、および割り当てを示します。 タスクのステータスを書き留めて、進捗状況を追跡するスペースもあります。
セクション 2 は、予定された時間を含む開始日と期日を含むタイムラインです。 最後に、セクション 3 はリソースに焦点を当てています。 たとえば、どの部門がどのタスクを担当しているか、どのような材料が必要か、リソースのコストなどです。
6. ステータス レポート テンプレート
プロジェクト ライフ サイクルの特定の時点での自分の位置を知ることは、時間とコストを管理する方法です。 無料のステータス レポート テンプレートは、進捗状況を追跡し、スケジュールを守るための優れたツールです。
この無料のステータス レポート テンプレートは、プロジェクト情報、プロジェクト ステータスの概要、プロジェクトの健全性、リスク管理の概要、および将来の推奨事項を含む結論の 5 つのセクションで構成されています。
進捗レポートは、作業を追跡するための土台です。 マネージャーに計画と実際の進捗状況を示すため、プロジェクト管理と作業管理の両方で使用されます。 また、利害関係者にプレゼンテーションを行う際の強力なツールでもあります。
7. リスク追跡スプレッドシート
仕事がどれほど綿密に計画されていても、進捗に影響を与える未知の要素があります。 ProjectManager の無料のリスク レジスタ スプレッドシートを使用して、作業中のリスクを計画するのに役立ててください。
この Excel 用の無料のリスク レジスタには、リスクを識別して追跡しやすくするための列があります。 リスクを説明し、それがリスクから実際の問題に移行した場合に、実行中の作業にどのように影響するかを説明する列があります。
テンプレートで特定したリスクごとに、リスク対応を追加できます。これは、リスクが現実化した場合の対応です。 リスクレベルも確認できます。 次に、チームで作業している場合は、リスクを割り当てて、チーム メンバーがリスクの特定と修正を担当するようにします。
8.変更追跡スプレッドシート
Microsoft Excel 用の ProjectManager の無料の変更追跡スプレッドシートをダウンロードして、変更が作業管理に影響する場合に変更を管理します。 変更を管理するのに役立つので、残業代がかかりすぎたり、コストが追加されたりすることはありません。
変更ログの Excel スプレッドシートは、当社が提供する最も重要な Microsoft Excel テンプレートの 1 つです。 変化が起こったときにそれを捉える文書です。 追跡しやすいように変更に番号を付け、変更が最初に発生したのはいつで、誰がそれを発見したか、または要求したかを記録できます。
次に、変更に優先順位を付けることができ、あなたまたはチーム メンバーに所有権を与えて、変更を完了することができます。 Excel スプレッドシートは、発見から回復までの変更を追跡し、変更命令が亀裂で失われないようにします。
9.タイムトラッキングスプレッドシート
タスクに費やした時間を追跡するには、ProjectManager の自由時間追跡スプレッドシートほど優れたテンプレートはありません。 このタイムシートは、あなたやチーム メンバーが作業に費やした時間を記録するのに最適です。
タイムシートには、あなたの名前または従業員の名前、彼らが働いている部門、監督者、および彼らが得る時給のためのスペースがあります. テンプレートは、就業日の開始時間と終了時間などの時間を収集します。 残業や昼食を追加する場所もあります。
次に、その週の合計を合計し、賃金率を掛けて、従業員が負っている合計金額を示します。 最後に、従業員が署名するための行があり、監督者もそれを確認して、正確であれば署名する必要があります。
ProjectManager を使用して、Excel よりも優れた時間、コスト、およびタスクを追跡する
追跡用のテンプレートと Excel スプレッドシートは優れていますが、前述のように、できることは限られています。 ProjectManager は、ハイブリッド チーム向けに作成されたクラウドベースの作業管理ソフトウェアであり、勤務場所、時間、部門、スキル レベルに関係なく、全員を結び付けます。 また、リアルタイムで行われるため、全員が最新のデータで共同作業を行っています。
タイムシートの自動入力
たとえば、タイムシートを取ります。 従業員にタイムシートを記入させる代わりに、ProjectManager のタイムシートがタスクを自動記入し、費やした時間を更新します。 これにより、給与計算が合理化されますが、タスクに費やす時間を追跡するためのウィンドウも提供されます。 そうすれば、彼らが割り当てを満たしているかどうかがわかります。 また、提出されたタイムシートはロックされ、安全です。
自分に合った働き方
複数のプロジェクト ビューにより、チームの全員が思い通りに作業できます。 マネージャーは、すべてのタスクをタイムラインに表示するガント チャートで前もって計画を立てることができます。 各タスクの開始日と終了日を結ぶ期間バーには、陰になっている部分の量に基づいて進行状況が自動的に表示されます。 チームは、必要に応じてタスク リスト、かんばんボード、またはカレンダーを使用できます。これらはすべて更新され、進捗状況が表示されます。 ハイブリッドな作業管理と作業の追跡に使用できる、これほど柔軟なツールはありません。
ワンクリックでレポートを数秒で生成
ProjectManager のワンクリック レポートを使用すると、時間、コストなどを簡単に追跡できます。 ステータス レポート、タスク、タイムシート、経費などに関するレポートを取得します。 これらのレポートは、複雑なデータを取得し、洞察力に富んだ読みやすいレポートに変換して、進捗状況などを監視します。 レポートをフィルタリングして、必要なデータのみを表示し、共有して関係者を最新の状態に保つこともできます。
ProjectManager は、受賞歴のあるハイブリッド チーム向けの作業管理ソフトウェアです。 当社のリアルタイム ツールは、時間、コストなどを追跡して、常にスケジュールどおりに進み、予算を超えないようにします。 当社のソフトウェアを使用してタスク、コスト、時間を追跡する 35,000 人以上の人々に加わりましょう。 ProjectManager を今すぐ無料で使い始めましょう。