問題ログとは? テンプレートとヒント

問題ログを定義する前に、プロジェクトの問題を定義しましょう。 問題とは、プロジェクトのタイムラインやパフォーマンスに直接影響する障害または意図しない影響です。 これは、プロジェクトで発生する可能性のある潜在的な問題または将来の問題として定義できるリスクとは異なります。 問題とは、プロジェクトですでに発生しているものであり、その問題をすぐに特定して追跡する必要があります。

問題ログとは?

問題ログは、マネージャーがプロジェクトで発生した問題を追跡し、それらへの対応に優先順位を付けるのに役立つ単純なリストまたはスプレッドシートです。 無料でダウンロードできる Excel の問題ログ テンプレートを作成しました。 これは、プロジェクトを常に混乱させる問題を管理し、プロジェクトを軌道から外して失敗に導く問題に発展する前に解決するための簡単な方法です。

問題ログ テンプレートは優れていますが、プロジェクトの他の部分と統合されていません。 ProjectManager には複数のプロジェクト ビューがあり、チームは好みのツールを使用して問題をログに記録できます。 たとえば、チームはタスク リストの問題ログを確認して、作業を進めることができます。 マネージャーは、優先順位を追加したり、ワークフローをカスタマイズしたり、自動化されたタスク承認を設定したりして、ステータスを完了に変更する権限を自分だけに与えることができます。 ProjectManager を今すぐ無料で始めましょう!

問題ログの構成要素は何ですか?

イシュー ログは、最も基本的なものとして、イシューが進行中またはクローズ済みとして収集されるリストです。 このようにして、問題が特定されてから解決するまで、問題を追跡できます。

しかし、問題ログはより動的になる可能性があります。 問題をタイプと重大度別に並べ替えて整理できるため、問題管理の重要な部分である問題の優先順位付けと管理に役立ちます。 したがって、次のような列タイトルが必要です。

• 問題番号: 問題を追跡する場合は、常に複数の問題があるため、他の問題と区別する簡単な方法が必要です。
• ステータス: 問題が未解決、進行中、ブロック中、完了済みのいずれであるかを確認することが重要です。 これは、解決を追跡する場所です。
• 問題の説明: 問題の内容を詳細に書き留めます。 当たり前のように聞こえるかもしれませんが、ログで同じ問題を繰り返し追跡したくはなく、問題を解決する人が何が起こったのかを明確に理解できるようにして、人々を追跡する必要がないようにする必要があります。そして対応を遅らせます。
• カテゴリ: 問題を部門またはベンダー別に分類したり、問題のタイプを定義したりすることができます。 これらは、プロジェクトまたはチームによって異なる場合があります。
• 優先度:すべての問題に対処する時間やリソースがない場合があるため、優先順位を付けることが重要です。 優先度は低、中、高のどれですか? これで、ログをフィルター処理して、プロジェクトにとって最も重要な問題に取り組むことができます。
• 担当者 : これも非常に重要です。 問題に所有者がいない場合、問題が解決されることはほとんどありません。 これは、その問題を解決するために割り当てられたチーム メンバーに注意する場所です。
• Raised by : これは、割り当てられた所有者とは異なります。所有者は、プロジェクトを通じて問題を管理し、解決に取り組みます。 この人物は最初に問題を特定した人物であり、問​​題の解決に役立つ質問に答えるという点で後でリソースを証明する可能性があるため、ここに記載する必要があります。
• 開始日: 時間枠が必要です。そのためには、問題が特定された日である開始日が必要です。
• 終了日: これで、開始から終了までのタイムラインが明確になりました。これは、後のプロジェクトで同様の問題に対処するときに、過去のデータを確認するときに役立ちます。
• コメント: 問題がどのように解決されたか、別のタスクに関連しているかどうか、再発の可能性など、重要な情報を書き留めるスペースが常に必要です。

問題ログのベスト プラクティス

問題ログを使用する場合、それを最大限に活用するために理解する必要があることがいくつかあります。 1 つは、問題ログのすべてのコンポーネントに触れていることを確認することです。 問題を解決したいだけで時間の無駄に思えるかもしれませんが、問題の種類を概説したり、説明したりすることは、問題を把握して解決するためのすべての鍵です。

マイルストーンを含む計画を立てることも重要です。 問題を抱えているチーム メンバーと会い、問題を迅速に根絶する方法を一緒に考えます。 計画にマイルストーンを追加することで、その進捗を簡単かつ効果的に追跡できます。 これらのマイルストーンを達成していない場合は、計画を見直したり、計画を順調に進めるためにリソースを追加したりする必要があります。

課題ログ テンプレートは、課題計画をまとめたり、進行状況を追跡したりするのに役立ちますが、静的なドキュメントであり、手動で更新する必要があります。 より重要なプロジェクト タスクから時間が奪われるため、チームを結びつけ、リアルタイムで最新情報を入手できるクラウドベースのプロジェクト管理ソフトウェアを使用することが、すべてのベスト プラクティスの中で最も優れているのはそのためです。

無料の問題ログ テンプレート (およびその他)

プロジェクト管理ソフトウェアを使用していない場合でも、無料のテンプレートを使用して問題を記録できます。 プロジェクトのあらゆる側面を管理するのに役立つ Excel および Word 用のプロジェクト管理テンプレートが多数用意されています。 問題ログを作成し、進行状況を追跡し、関係者に報告して最新の状態に保つのに役立つものをいくつか紹介します。

問題ログ テンプレート

無料の問題ログ テンプレートを使用すると、プロジェクトの作業中にチーム メンバーが見つけた問題をログに記録できます。 しかし、単なる問題のリストではなく、この Excel 用の無料の問題追跡テンプレートを使用して、チームが問題を解決するために作業する進捗状況を監視できます。 オープン日とクローズ日、優先度、影響などを追加します。

プロジェクト ダッシュボード テンプレート

Excel 用の無料のプロジェクト ダッシュボード テンプレートを使用すると、チームが行っている作業を監視および追跡して、これらの問題を解決することができます。 プロジェクト管理ソフトウェアのようにリアルタイムで監視することはできませんが、カラフルなグラフでタスク、ワークロード、タスクの長さ、コストを追跡するメトリックを設定できます.

プロジェクト ステータス レポート テンプレート

もう 1 つの無料のテンプレートは、プロジェクトの問題について関係者のプレゼンテーションを更新するのに最適です。 Excel 用の無料のプロジェクト ステータス レポート テンプレートは、プロジェクトのスナップショットであり、現在どこにいてどこに向かっているのかを伝えるのに最適です。 達成したマイルストーンを置き、主要なリスクと問題をリストする場所があります。

問題管理のための ProjectManager の使用

イシュー ログを作成するための基本的なフレームワークがわかったので、プロジェクトを管理するときにイシュー ログをどのように使用しますか? イシュー ログは、プロジェクト管理ツールボックスに含める優れたツールです。 チームと利害関係者の両方を管理するのに役立ちます。

これは、イシュー ログが単にイシューの解決策を提供するだけでなく、プロジェクトを迅速かつ適切に処理しているという信頼を築き、利害関係者を満足させるためです。 利害関係者とあなたのチームは、自分たちの声が届いていると感じ、これらの問題がプロジェクトに影響を与えることはありません。

問題ログはすでに作成されています。これはすばらしいことです。 せいぜい共同作業用のドキュメントにするか、オンラインのプロジェクト管理ツールである ProjectManager と統合することをお勧めします。 オンラインで共有できれば、誰もがアクセスできます。 プロセスを合理化し、問題が失われないようにしました。

課題ログとしてのかんばんボード

次のステップは、問題が特定されたらログインすることです。 これはオンラインで行うことができます。この場合、問題を最初に指摘した人がログに記録する責任があります。 ProjectManager には、問題を追跡できるかんばんボードがあります。

最初に特定されたとき、問題を収集する列が存在する場合があります。 そして、その問題であるそのカードは、責任者であるポイント担当者に割り当てることができます。 これで、チームは彼らのところに行くことを知り、問題が発生したときにログに記録する責任があることを理解しました。

上記で概説した問題ログのプロトコルに従ってください。 その問題を担当する人を割り当てた後、彼らは解決に取り組み、問題解決の過程でその行動の進捗状況を追跡する責任があります。

これが、ProjectManager が問題ログ以上のものである理由です。 ドキュメントを直接そのタスクに収集できる所有者を割り当てるだけでなく、共同作業のためにコメントや @ チーム メンバーを割り当てることができるだけでなく、問題ログを監視するための透過性を提供します。 これらの問題を解決するための最終的な責任は、それを所有するように割り当てられた人々の肩にかかっているのではなく、あなた自身にかかっています.

モニタリングの問題

監視プロセスの一部は、問題の影響とそれを解決するための措置を評価することです。 この 1 つの問題にすべてのリソースを投入する必要があるかもしれませんが、そのレベルの注意と努力は逆効果かもしれません。 そのため、エスカレーションが必要な問題とそうでない問題を把握する必要があります。

これらの方針に沿って、あなたの行動が目の前の問題に対して正しいことを確認したいと考えています. たぶん、この問題は待つことができます。 たぶん、すぐに注意が必要です。 もちろん、これは変わる可能性があるため、監視と継続的な評価が重要です。 ProjectManager ダッシュボードを使用してタスクを 1 つのシンプルなビューで監視する方法を確認できるため、問題が確実に解決されていることを確認できます。

チーム メンバーが問題の所有権を持っている可能性がありますが、問題に対処し、できれば問題を解決するための行動方針が策定されたら、実装する前に最終的な承認を行うのはあなた次第です。 次に、計画が実際に有効であり、問​​題を解決していることを確認する必要があります。 そうでない場合は、設計図に戻ります。 大事なことを言い忘れましたが、問題が解決されたときが一番の喜びです。 これで、問題ログから問題を取り除くことができます。 いい感じですね。

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