プロジェクト管理における組織計画とは

ビジネスを開始または成長させる (または単にビジネスの収益性を維持する) ことを検討している場合は、ビジネス プランが必要です。 しかし、すべての計画が同じというわけではありません。 ビジネスとその目的を定義する必要がある場合は、組織計画を使用する必要があります。

その計画は、明確な道筋を示します。 ビジネスのさまざまな部門を編成すると、誰もが自分の機能と、ビジネス目標を達成するために必要なタスクとプロセスを理解します。

組織計画とは

組織計画は、事業主が事業の日常業務をどのように組織するかです。 これは、企業の存在理由などの単純なものから、特定の目的を実現するための目標設定などのより複雑な考慮事項までさまざまです。 組織計画は、実行時に会社が目標を達成できるようにするタスクを作成するためのフレームワークとして使用します。

組織計画は、企業のビジネス全体を改善するためによく使用されますが、企業はそれを従業員、財務、または製品に向けることができます。 したがって、さまざまなタイプの組織計画の目標があります。 人材育成や財務計画から、製品、サービス、拡張計画まで。

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組織計画が重要な理由

言うまでもなく、会社を組織化すればするほど、会社の業績は向上します。 組織計画は、企業が効果的な計画を策定し、定められた目標を達成できるようにするために重要です。

準備が整った会社は職場の変化によりよく対応できるため、組織計画を持つことも役立ちます。 さらに、組織計画は、会社内の全員の役割、責任、および期待を明確にします。 これは、経営陣が決定されたベンチマークを満たしていることを確認するのに役立ちます。

組織計画は、チームとマネージャー間の関係が明確に定義された構造を作成するため、欠点、問題、または責任がある場所を明らかにすることもできます。 その後、会社はこれらの制限を解決できます。

典型的な組織計画プロセス

組織計画のこれらのフェーズは、次の 4 つのプロセスで定義されます。

1. 戦略的計画:これは会社の全体像です。 ここでは、会社の目標を定義します。 目標は、会社の全体的な使命、ビジョン、および価値観と一致している必要があります。 このプロセスには上層部が関与しますが、従業員を議論に参加させることもできます。
2. 戦術計画:次に、開発された計画をどのように実行するかについて議論が進みます。 これらはより短期的な目標であり、通常は 1 年以内の期間です。 これは、計画の作成とマーケティング キャンペーンに関して、中間管理職が主導権を握る場所です。
3. 運用計画:戦術計画を実行するために必要な日常の運用について説明します。 ここで、従業員の勤務スケジュール、ポリシー、ルール、および規制を設定します。 また、特定のタスクを割り当て、作業を追跡するためのプロトコルを作成します。
4. 緊急時対応計画:予期せぬ出来事や問題が発生して当初の計画が不可能になった場合に備えて、バックアップ計画を 1 つまたは 2 つ用意しておくことが重要です。 考えられるリスクと対応策について時間をかけて考えてください。 イベントには、自然災害、ソフトウェアの誤動作、または会社からの C レベルの幹部の退職が含まれます。

組織計画の立て方

組織計画プロセスの 4 つのフェーズでフレームワークが作成されますが、組織計画を作成する際にはさまざまな手順があります。

1. 会社の目標と目的から始めましょう。短期的および長期的にどこに行きたいですか?
   次に、計画の実行、追跡、進行を主導するチームを編成します。
2. 計画の組織構造を示す図を作成します。それを会社全体で共有し、長期的および短期的に設定されたマイルストーンを達成したときに進捗状況を最新の状態に保ちます。
3. 会社の目標と目的を定義する:これを詳細なリストにして、目標と目的、およびそれらを実現する上での役割を全員が理解できるようにします。
4. チーム全員の役割を含むタスク リストを作成します。タスクを割り当て、チームが彼らに期待されていることを理解していることを確認します。
5. 会社の現在の状況を確認します。現時点でどのようなプロセスが実施されていますか? これを確認することで、チームは会社の成長目標を達成するために何をする必要があるかを確認できます。
6. 収集したものを文書にまとめる:これを使用して、組織計画を実行するときの進捗状況を追跡します。

組織計画をチームに伝える方法

組織計画を作成したら、それをチームに伝える必要があります。 これは重要なステップです。 全員に理解してもらうことなく計画を実行すると、計画全体が狂ってしまうような問題が発生する可能性があります。

全員が同じ認識を持つようにする 1 つの方法は、全社会議を開催することです。 組織的な計画を詳述するタイトな議題を用意し、出席者からフィードバックを得ます。 また、概要資料を作成して、会議の前または会議中に配布することもできます。

あなたの会社がプロジェクト管理ソフトウェアを持っている場合、会社全体を組織計画に参加させ、タスクを割り当て、質問がある場合はツールを介してコミュニケーションを取ることができます。 次に、組織計画を実装するときに、進捗状況を追跡し、全員がコミュニケーションを維持できるようにします。

ProjectManager が組織計画にどのように役立つか

ProjectManager は、複数のプロジェクト ビューを備えたクラウドベースのツールで、マネージャーとそのチームが使用するツールを選択できるようにします。 どちらを使用しても、データはプラットフォーム全体で共有されるため、誰もが最新のデータを使用して作業できます。

ガント チャートに計画全体をレイアウトする

タスクを整理し、締め切りを追加して、計画を開始します。 ガント チャートは、すべての作業をタイムラインにまとめる従来のツールですが、すべてのガント チャートが同じというわけではありません。 ProjectManager のガント チャート プロジェクト ビューを使用すると、複雑な計算を行わずにクリティカル パスをフィルター処理できます。 時間とお金が問題になった場合、何が不可欠で、何をスキップできるかがわかります。

進捗状況を追跡するためのベースラインの設定

スケジュールが完了したら、ベースラインを設定できます。 これにより、タスク、リソース コストなどに関する計画された労力が把握されます。 つまり、計画の実行を開始したら、実際の作業量と計画した作業量を比較して、順調に進んでいることを確認できます。

ダッシュボードとレポートからリアルタイム データを取得

進行状況とパフォーマンスを監視するには、ProjectManager のライブ ダッシュボードを使用します。 データを収集して自動計算し、見やすいグラフやチャートで表示します。 他のソフトウェアとは異なり、ダッシュボードを構成する必要はありません。 それは最初から稼働しています。

ProjectManager は、組織計画の計画、実行、追跡に必要なすべてを備えた受賞歴のあるソフトウェアです。 タイムシート、自動通知、かんばんボードにより、マネージャーは透明性を確保し、チームは自律的にタスクを管理できます。 ProjectManager が組織計画にどのように役立つかを確認し、今すぐ無料トライアルをお試しください。