なぜ誰もあなたのメールを読んでいないのか（そして彼らが代わりに何をしているのか）
公開: 2016-08-24無視されていると感じたことはありますか？ あなたが書くすべての電子メールがa）非常に関連性があることを確実にするためのあなたの最善の努力にもかかわらず。 b）簡潔; c）宣伝文句がなくても、メッセージは見落とされますか？
多くの組織は、電子メールの過負荷が危機的なレベルに達していると感じています。 では、何が起こったのでしょうか。 なぜ読者率が突然低下し、代わりに従業員は何を読んでいるのですか？
今日の内部コミュニケーターが直面している最大の課題は、他のすべてのデジタルの気晴らしの中であなたのメッセージを目立たせることです。 皮肉なことに、効果的にコミュニケーションをとるというプレッシャーはさらに高まっており、コンプライアンス、サイバーセキュリティトレーニング、健康と安全などの深刻な分野で従業員がスピードを上げる必要があることを法律で義務付けています。
ここでは、現代の世界でより良いコミュニケーションを習得するためのヒントとともに、戦力についての洞察をいくつか紹介します。
1）個人所有デバイスの持ち込みの不鮮明さ（BYOD）
一見すると、BYODポリシーはすべての人にとって双方にメリットがあるように見えます。雇用主はハードウェアコストを節約します。 従業員は自分が選んだ製品を使用します。 市場調査会社のGartnerInc。は、企業の85％が2020年までに何らかのBYODプログラムを実施すると予測しています。
しかし、この動きは仕事と私的使用の間の境界線を曖昧にしますか？
従業員が自宅と同じように職場でデバイスを使い続けること、つまりソーシャルメディアサイトにアクセスしたり、プライベートテキストを送信したり、ゲームをしたりするのは魅力的です。 プライベートコミュニケーションとプロフェッショナルコミュニケーションのこの収束は、あなたの電子メールが食物連鎖のさらに下に移動することを意味します。
ヒント：
あなたがあなたのコミュニケーションを送るフォーマットで創造的に考えてください。 私生活では、従業員は豊富な形式のメッセージを消費することに慣れています。
ビデオ、ポップアップアラート、ティッカー、スクリーンセーバー、ニュースレターは、社内のコミュニケーションミックスの中で効果的なフォーマットです。
2）画面サイズが小さい
電子メールを開いて操作する方法が変更されました。 今日では、デスクトップよりもモバイルデバイスで多くの電子メールが読み取られます。 統計によると、メールの56％が小さな画面で開かれるようになり、12か月前から8％増加しました。
表示サイズの切り替えは、電子メールの開封率と読み取り率に大きな影響を及ぼします。 フォーマットが不十分で、書体が小さすぎ、モバイル向けに最適化されていない電子メールは、受信者にとって即座にオフになる可能性があります。
ヒント：
モバイルオーディエンスを念頭に置いてコミュニケーションを設計します。 彼らは外出先であなたのメッセージを読んでいる可能性があります–文字通り（コンピュータユーザーの60％がトイレで電子メールをチェックしています！）。
時間は短いので、メッセージが的を射たものになり、行動を促すフレーズが明確に示されていることを確認してください。
3）通信の侵入
最近では、従業員の気を散らす可能性のある情報源が他にもたくさんあり、実際に消費できる情報の量が圧迫されています。
LinkedIn、Twitter、および多数のニュースフィードは、ビジネスコミュニティで関連する役割を果たしますが、欠点は、この絶え間ないデータのストリーミングが従業員の注意をそらすことです。
これらのタイプのコラボレーションサイトは、数だけでなく人気も高まっている兆候があります。 デジタルノイズが多いほど、受信トレイへの注意が少なくなります。
ヒント：
この動きを食い止めるためにできることは、あなた自身のコミュニケーションを鋭く関連させることを除いて、あまりありません。 出版社のように考えてください。使用する頻度、メッセージ、形式について規律を守ってください。 他の人にあなたのメッセージを客観的に批評してもらいます。
メッセージが魅力的で洞察に満ちているほど、読者数は多くなります。
4）世代分割
1,000人を超える米国の従業員を対象とした最近の調査によると、ベビーブーム世代のマネージャー（51〜69歳）とミレニアル世代の従業員（18〜30歳）は、お互いのコミュニケーションスタイルと対立しています。
若い世代はソーシャルメディアツールに没頭しており、彼らの意見を世界と共有することを喜んでおり、双方向のインスタントメッセージングをすばやく使用できます。
それでも、年配の世代は彼らの考えを維持し、公の協力にあまり慣れていません。 彼らはトップダウンのコミュニケーションスタイルに精通しており、より多くの計画を立てる傾向があります。
ヒント：
万能のアプローチは機能しません。 すべての年齢層にアピールするメッセージングチャネルの組み合わせを検討してください。 緊急ではないコンテンツは、毎月の更新によってパッケージ化および配布される可能性があります。 これは、彼らが値する注意を引くための緊急で不可欠なコミュニケーションのための呼吸スペースを残します。
コラボレーションツールは、特にミレニアル世代の間で人気がありますが、これらのツールは大きな時間の無駄になる可能性があると主張する批評家に注意してください。
5）読者との関連性
インテルの2,300人の従業員による調査では、受信したメッセージの3分の1近くが不要であると見なされていたことが明らかになりました。 そして、1日に無視される6通の電子メールごとに、そのうちの5通は永久に無視されます。
スタッフは、意思決定やエスカレーションのプロセスがわからないため、無意識のうちに電子メールシステムを飽和状態にしている可能性があります。そのため、安全のために、配布に多くの同僚を含めています。
ヒント：
従業員向けの「メールエチケット」憲章を作成します。 送信者の利益と受信者のコストのバランスをとることに重点を置く必要があります。
推奨事項には、「すべてに返信」の衝動に抵抗することを含めることができます（多くの場合、元の送信者に返信するだけで十分です）。 特に複雑な状況を直接説明する方が簡単な場合は、長いメールスレッドをすべての人に転送することを廃止します。
そして、配布リストに誰を含めるかについて規律を守ってください。つまり、「cc」フィールドにマークされている人は本当に電子メールを受信する必要がありますか？
要約すると、個人は注意を必要とするものに関してより選択的です。 デジタル革命は従来の通信方法を混乱させました–そして電子メールは犠牲者です。 これは、社内コミュニケーションのために切望されていたイメージチェンジを引き起こし、より創造的で魅力的で記憶に残るコンテンツへの要求を引き起こしました。
Sarah Perryは、SnapCommsのCEOであり、ClickZの寄稿者です。