ワークフローの自動化とはクイックガイド

公開: 2022-08-23

「ゾーン内」であることは非常に価値があります。一方、日常の忙しい仕事をするために自分のゾーンから連れ出されるのは面倒です。ワークフローの自動化はその問題を解決し、あなたとあなたのチームが適切な生産性を維持できるようにします。

ワークフロー自動化ソフトウェアを使用すると、ルーチンアイテムがバックグラウンドで処理されている間、チームは重要なことを把握できます。ワークフローの自動化を使用すると、ビジネスプロセスがより効率的になります。

ワークフローの自動化とは

ワークフローの自動化は、アクションを開始するトリガーを通じてビジネスプロセスを合理化します。ソフトウェアアプリケーションの舞台裏で機能して、タスクを進めたり、ステータス、優先度、タグなどを変更したりします。

自動化をさまざまなアプリケーションに適用できます。プロジェクト管理では、特定のパラメーターが満たされたときに起動するトリガーを適用することで、タスクを自動化できます。ワークフローは、ビジネスプロセスを完了するために実行される一連のステップであり、多くの場合繰り返し可能です。

ワークフローの自動化を使用するには、プロジェクト管理ソフトウェアが必要です。 ProjectManager は、ハイブリッドチームを接続するために設計されたクラウドベースの作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。複数のプロジェクトビューがあり、それぞれの機能を自動化できます。トリガーは必要な数だけ追加できます。プロセスを制御し、許可された人だけがタスクのステータスを変更できるようにするためのタスク承認もあります。ワークフローの自動化を今すぐ無料で始めましょう。

ProjectManager のかんばんボードとすべてのビューでワークフローを自動化します。詳細はこちら!

ワークフローの自動化を行う理由

ワークフローの自動化を使用すると、多くの利点があります。主な理由は、ビジネスプロセスを合理化して時間を節約できることです。ソフトウェアが必要だが退屈な小さなタスクを自動化する間、チームは仕事のより創造的な側面に集中できます。

ワークフローの自動化は、作業を高速化するだけでなく、ミスを減らします。作業が自動化されると、人的エラーの可能性がなくなります。それに直面しよう; 多くの場合、タイプミスやその他の小さな問題によって作成された間違いを元に戻して修正する必要があります。ワークフローの自動化は、これらのエラーを方程式から取り除きます。

事故を減らして時間を節約しているということは、ビジネスをより簡単に拡大できることを意味します。これは、ワークフローの自動化のもう 1 つの利点です。ワークフローを自動化することで、特に大企業と競合する場合に、中小企業の競争力を高めることができます。ワークフローの自動化により、企業はより迅速に作業し、リードをより迅速にクローズし、忙しい仕事に費やす時間を解放して、顧客により良いサービスを提供できるようになります。

ポリシーのコンプライアンスを遵守する必要がある場合にも役立ちます。承認サイクルが短縮され、マネージャーの可視性と管理が改善されていることがわかります。また、チームの士気も高まります。彼らはあなたが雇った才能に集中できるからです。ワークロードの管理、プロセスの改善: ワークフローの自動化を使用する理由は無限にあります。

ワークフロー自動化ソフトウェアとは

ワークフロー自動化ソフトウェアの目的は、ビジネスオペレーションの管理を容易にすることです。これにより、前述のように、効率と生産性が向上し、カスタマーエクスペリエンスが向上します。たとえば、ProjectManager のガントチャートやその他のプロジェクトビューには自動化機能が組み込まれており、作業をより適切に短時間で管理できます。

ワークフロー自動化ソフトウェアは、システム間でデータが渡される方法を含め、フォームとプロセスを標準化および自動化することによって機能します。つまり、システム間のデータの構造化された移動です。しかし、知っておく必要があるのは、「これなら、それなら」と言って機能するということだけです。

さまざまな業界の専門家が、マーケティングなどのワークフロー自動化ソフトウェアを使用できます。そこでは、見込み客の収集、有料キャンペーンの管理、指標のレポートなどを合理化できます。ソーシャルメディアマネージャーは、プラットフォーム間でコンテンツを共有するために使用できます。営業担当者は、見込み客のフォローアップ、デモのスケジュール設定、営業パイプラインの追跡を行うことができます。また、会計ビジネス、eコマース、そしてもちろんプロジェクト管理にも役立ちます.

ProjectManager は、このようなワークフロー自動化ソフトウェアであり、作業およびプロジェクト管理ソフトウェアに組み込まれています。つまり、プロジェクトの計画、監視、およびレポートに必要な機能を備えているだけでなく、これらのビジネスプロセスの多くを自動化することもできます。

ワークフロープロセスを自動化する方法

ワークフロープロセスを自動化する場合、タスクがワークフローを移動する際にたどるパスのルールを設定する必要があります。多くの場合、タスクを進めてステータスを変更する権限を持つユーザーを特定することもできます。

最初に行う必要があるのは、ソフトウェアが何をすべきかを知るためのルールを設定することです。デフォルトでは、通常、タスクに取り組んでいるすべての人がそのステータスを変更する権限を持っています。基本的なステータスは、to-do、doing から done に流れます。ただし、ステータスを編集したり、新しいステータスをワークフローに追加したりできます。
次に、ステータスごとにルールを作成します。ほとんどの場合、ステータスごとに複数のルールを追加できます。プロセスに適した権限を選択してください。つまり、チームの誰もがタスクを to-do から doing ステータスに移動できるかもしれませんが、マネージャーだけが完了ステータスへの変更を許可する必要があります。ほとんどのワークフロー自動化では、ステータスを変更できるユーザーを制限できます。
この承認設定は、プロセスのどの段階でも設定できます。したがって、ワークフローの自動化を設定するときに、ステータスを変更できるユーザーと変更できないユーザーを決定できます。これにより、品質管理が可能になり、マネージャーは、プロジェクト計画で設定された基準に従って作業が行われているという安心感を得ることができます。
すべてのトリガー、アクション、および承認を設定したら、ワークフローを保存する必要があります。多くのワークフロー自動化ソフトウェアツールを使用して、あるプロジェクトから別のプロジェクトにカスタムワークフローをコピーすることもできます。

タスクの承認があるほとんどのワークフロー自動化には、プロセスの進行を維持するためにステータスを変更する権限がある人に自動的に通知するトリガーもあります。多くの場合、制限されたユーザーは、ボトルネックを回避するために承認を要求できます。

ProjectManager での自動化されたワークフローの例

ProjectManager には、単純な「if, then」ロジックに従う自動化されたワークフローがあります。ワークフロー内でアクションを設定するために必要な数のトリガーを使用できます。

ステータス、優先度、進行状況、タグの削除または追加、承認、担当者の追加または削除、予定時間、実際の時間、残り時間、実際のコスト、計画されたコスト、計画された期間、および実際の期間のトリガーがあります。

これらのトリガーは、ステータスの設定、ユーザーの割り当て、優先度の設定、進行状況の設定、タグの追加、タグの削除などのアクションを作成できます。これらのアクションは、ユーザーがタスクのステータスを変更する権限がない場合を除き、ユーザーがトリガーを開始すると自動的に発生します。その場合、承認された人は誰でも自動的に通知されるか、ユーザーは承認を要求できます。

ワークフローがカスタマイズされていない場合でも、ワークフローに自動化ルールを追加できます。ルールは、必要に応じて非常に単純なものから非常に複雑なものまであります。以下は、当社のソフトウェアでワークフローの自動化がどのように見えるかの例です。

ProjectManager はワークフローの自動化などを提供します

ProjectManager は、クラウドベースの作業およびプロジェクト管理ソフトウェアであり、複数のプロジェクトビューを持ち、ハイブリッドチームがいつ、どこで、どのように作業できるかをコアに連携させることができます。自動化はケーキのフロスティングにすぎません。

対話型ガントチャートの計画

ワークフローの自動化、カスタムワークフロー、およびタスクの承認は、プロセスの合理化に役立ちますが、最初にプロジェクト計画を立てる必要があります。マネージャーはオンラインガントチャートを使用して計画を立てることができます。これにより、依存関係を簡単にリンクして遅延を回避し、マイルストーンを設定して進捗を追跡し、チームや利害関係者と共有することができます。クリティカルパスをフィルター処理し、ベースラインを設定して、計画された労力と実際の労力をリアルタイムで追跡できます。

リアルタイムダッシュボードによる進行状況とパフォーマンスの表示

チームは割り当てを取得し、タスクリスト、カンバンボード、カレンダービューなどの複数のプロジェクトビューで共同作業できます。これらはすべて一緒に更新されるため、信頼できる唯一の情報源があります。しかし、特に彼らがオフィスで働いていない場合、彼らの活動をどのように監視するのでしょうか? 当社のリアルタイムダッシュボードは、ライブデータを自動的に収集し、6 つのプロジェクトメトリックを追跡するカラフルなグラフに変換します。何よりも、セットアップは必要ありません。

ワンクリックレポートでデータを深く掘り下げる

プロジェクトの概要以上のビューが必要な場合は、キーストロークでレポートを生成して、時間、コスト、ワークロードなどに関するデータを提供できます。すべてのレポートをフィルタリングして、見たいものだけを表示できます。その後、PDF の添付ファイルとして共有したり、利害関係者が更新を希望する場合は印刷することもできます。

ワークフローの自動化だけでなく、作業中のタスクに誰かがコメントしたり更新したりすると、最新の状態に保つための自動メール通知とアプリ内アラートがあります。マネージャーは、安全なタイムシートを使用してこれらのタスクの進捗状況を追跡し、チームのタスクがリソース管理ツールでバランスが取れていることを確認して、全員が能力を発揮できるようにすることができます。プロジェクト管理のすべての基盤をカバーします。

ProjectManager は、受賞歴のあるハイブリッドチーム向けの作業およびプロジェクト管理ソフトウェアです。 ワークフローの自動化、複数のプロジェクトビュー、コラボレーションプラットフォームにより、チームはより効率的に作業でき、マネージャーはプロジェクトの品質を管理するためのツールを利用できます。 NASA、シーメンス、ネスレなど、当社のツールを使用して成功を収めているさまざまな組織のチームに参加してください。 今すぐ無料で始めましょう。