業務範囲の書き方（例あり）

作業範囲とは

作業範囲ドキュメントは、プロジェクトで実行する予定の作業に関する合意です。 プロジェクト管理の作業範囲には、成果物、タイムライン、マイルストーン、レポートが含まれます。 これらの各要素について、以下で詳しく見ていきましょう。

成果物

もちろん、これはあなたのプロジェクトが提供するものです。 それが製品であろうとサービスであろうと、それが顧客、利害関係者、またはスポンサーのためにプロジェクトを実行する理由です。 その成果物が何であれ、それがある種のドキュメントやレポート、ソフトウェア、製品、ビルド (または上記のすべて) である可能性がある場合は、ここで各アイテムを明確に識別する必要があります。 作業分解構造を作成すると、このステップに役立ちます。

タイムライン

タイムラインは、プロジェクトの開始から終了までの道のりと考えてください。 これは、プロジェクト期間のスケジュール全体の主要なフェーズを説明するドキュメントのセクションです。 また、成果物の準備が整ったときに、プロジェクト内のポイントをマークする必要があります。 お察しのとおり、プロジェクトの全体計画を把握することは不可欠です。 これは、ロールアップされたガント チャート プランのように視覚的に提示するのが最適です。

ProjectManager を使用すると、オンライン ガント チャート メーカーで数秒でタイムラインを作成できます。 予算を作成し、タスクを割り当て、依存関係を追加します。 次に、チームと利害関係者にプレゼンテーションを行い、プロジェクトを順調に進めます。 今すぐ無料でお試しください。

マイルストーン

プロジェクトは非常に長く複雑になる可能性があるため、プロジェクトはタイムライン上に配置され、タスクと呼ばれるより管理しやすい部分に分割されます。 プロジェクトのより大きなフェーズは、マイルストーンと呼ばれるものによってマークされます。 これは、プロジェクトの進行状況を監視して、計画されたスケジュールに従っていることを確認するのに役立つ方法です。 プロジェクトのキックオフ、会議、引き継ぎなどを含む、作業範囲ドキュメントのタイムラインで重要なマイルストーンを定義します。

レポート

プロジェクト全体を通してこれらを生成し、チームまたは顧客、利害関係者またはスポンサーに提供します。 これらには、ステータス レポート、進捗レポート、差異レポートなどが含まれます。 これらはプロジェクトの進行状況の正式な記録ですが、プロジェクトがスケジュール通りに進んでいるかどうか以外のコミュニケーション手段でもあります。 それらをどのようにカスタマイズするかによって、さまざまなオーディエンスに役立つ豊富なデータがあります。 プロジェクトについてどのように報告するか、関係者がいつ、誰から報告を期待できるかを定義します。

関連: Excel 用の無料のプロジェクト管理テンプレートとスプレッドシート

業務範囲例

作業の範囲を理解するために、架空のプロジェクトを作成してみましょう。複雑すぎず、重要ではありません。 結婚式はプロジェクトであり、ブライドジラ (またはグルームジラ) によっては、高速道路や空港を建設するよりも大きく複雑になる可能性があります。 では、その大きなプロジェクトの 1 つの側面である結婚式の招待状を取り上げて、これを作業範囲に分解してみましょう。 この作業範囲の例では、成果物、タイムライン、マイルストーン、およびレポートの概要を説明します。

成果物

• 招待リスト
• 出席者の住所
• 招待
• 宛名付き封筒
• 切手

タイムライン

• 1月1日 招待者リスト決定
• 2 月 1 日 出席者のアドレスを収集
• 3 月 1 日 招待状のスタイルを選択し、印刷済み
• 4月1日 住所と招待メール
• 5 月 1 日 最終的なゲスト数を取得する
• 6月1日結婚式

マイルストーン

• ゲストの選択と住所の収集
• 招待状の郵送
• 最終的な参加者数

レポート

• アドレス収集状況の確認
• 招待状の進行状況については、プリンターと連絡を取り合う
• 招待リストに対して RSVP を確認する

作業範囲のヒント

しかし、書き始める前に、これらのヒントに従う必要があります。

1. 具体的に: 使用されている用語を明確に説明する
2. ビジュアルを使用する: 百聞は一見に如かず
3. サインオフを取得する: 作業を承認する必要がある全員が承認するようにします。

それほど難しいことではありませんが、プロジェクトが熱中しているときに事務処理に追いつく必要がないため、徹底的に行う必要があります。

プロのヒント: SOW はプロジェクト計画に不可欠であり、多くの場合、プロジェクト計画全体の一部として含まれますが、作成には時間がかかる場合があります。 時間を節約するために、無料のスコープおよびプロジェクト計画テンプレートを使用することを忘れないでください。 リンクはトップページにあります！

プロジェクト管理ソフトウェアでプロジェクト計画を立てる方法

追跡しなければならないタスクが多すぎて圧倒されるかもしれませんが、プロジェクト管理ソフトウェアを使用するとプロセスを簡素化できます。 ProjectManager では、スプレッドシートをインポートするか、業界固有のテンプレートのいずれかを使用して作業を開始できます。

タスクのリストは始まりにすぎません。 その混乱に秩序をもたらすには、開始日と終了日を追加して期間を見積もる必要があります。 その後、ガント チャート プロジェクト ビューのタイムラインにすべてのタスクが自動的に配置されるため、プロジェクト全体を 1 か所で確認できます。 タスクに優先順位を付け、依存関係をリンクしてプロジェクトの後半のボトルネックを防ぎ、マイルストーンを設定して大規模なプロジェクトをより管理しやすいフェーズに分割することで、タスクをさらに管理します。

タスク レベルでの共同作業

タスクには、それらを実行してプロジェクトを前進させる人が必要です。 スケジュールがあるので、チームをオンボーディングして、タスクへの割り当てを開始します。 これは、複数のプロジェクト ビューのいずれからでも実行できます。 チームの生産性を高め、共同作業を支援するコラボレーション ツールを提供します。 タスクの説明を付けたり、ファイルをタスクに添付したりして、それらを指示できます。 その後、他のチーム メンバーとタスク レベルでコメントして共同作業を行うことができます。他のチーム メンバーには電子メールで通知されます。 これは、離れた場所にいるチームや、同じ部屋で作業しているチームにとっても最適です。

進行状況を追跡して予定どおりに予算内に収める

分散したチームについて言えば、チェックインできない場合、どのように進捗状況を追跡できますか? タスクの進捗状況、コスト、その他のプロジェクトの概要を表示するリアルタイムのダッシュボードなど、優れた監視機能でこの問題を解決します。 当社のソフトウェアはステータスの更新を取得し、読みやすいチャートやグラフで自動的に表示します。 利害関係者の会議でそれらを共有して、それらを最新の状態に保つこともできます。

より詳細なデータについては、探しているデータだけを表示するようにフィルター処理できるワンクリック レポートを備えています。 レポートは、プロジェクトの差異、ワークロードなどを追跡します。 プロジェクトを脱線させる恐れのある問題になる前に、問題を見つけて迅速に解決できます。

その範囲の作業を美しいプロジェクトの始まりにしたい場合は、ProjectManager の 30 日間無料試用版をお試しください。

ビデオ: 作業範囲の書き方

このビデオでは、PMP の Jennifer Bridges が、プロジェクト管理の作業範囲を作成する方法を示しています。 彼女の手順に従って作業を開始するか、プロジェクト計画とスコープ ドキュメント テンプレートを使用してください。

参考までにホワイトボードの写真です！

転写:

今日は、作業範囲ドキュメントの書き方について話し、それに伴い、いくつかのベスト プラクティスについて話したいと思います。 しかし、始める前に、作業範囲文書とは何かを明確にしたいと思います。

SOW として言及されているのを耳にする人もいるかもしれません。 基本的には、プロジェクトで実行される作業に関する合意です。 それには、どのような成果物が作成されるか、あるいは製品や結果が含まれます。

また、このプロジェクトのタイムライン、重要かつ重要なマイルストーン、必要なさまざまな種類のレポート、具体的にはそれらのレポートの送付先も含まれます。

テンプレートの使用をお勧めします。ほとんどのテンプレートには、用語集、つまりこの SOW で参照される用語を定義する用語集が含まれています。 また、問題の説明、問題と私たちが解決しようとしていることについてもう少し詳しく説明します。 それには目標も含まれており、私たちが作成する目的と成果物も含まれています。 また、プロジェクトに関するあらゆる種類の管理情報やタイムラインも含まれます。

そのため、ベスト プラクティスを参照する人もいます。この場合、私はこれらを「必須」プラクティスと呼んでいます。 第一に、具体的に説明してください。 用語を明確にしたり定義したりするときは、具体的に説明して、用語が何であるかを誰もが明確に理解し、共通の理解を持てるようにします。 また、誰が何をいつまでに行うかを明確にする必要もあります。 あなたがしたい... これを行うことで、誰がいつ何をしているのか、または物事が何を意味するのか、最終的にいくつかの論争につながる可能性のある誤解など、混乱を招く可能性のあるいくつかのトラップを回避しています.

また、ビジュアルを含めて、この作業範囲またはこのプロジェクトが実装された後の最終的な外観を描きたいと考えています。 また、これを実装することで、このプロジェクトの最後に人々ができることを示したいと考えています。 写真は千の言葉に値することを忘れないでください。 ここでも、誤解に関係する罠を回避しているので、ビジュアルがそれを回避するのに役立ちます。

3 つ目は承認を得ることです。 承認された承認者が作業範囲ドキュメントを承認することを確認したいと考えています。 また、重要なマイルストーンと成果物を承認してもらい、これらのトラップを回避する必要もあります。 チームやプロジェクトのメンバーが選択的健忘症になったと感じたことがあるなら、それは避けたいと思います。 また、論争や費用のかかるやり直しも避けたいと考えています。

したがって、作業範囲ドキュメントの管理と追跡に役立つツールが必要な場合は、ProjectManager で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。