Los 6 principales ejemplos de restricciones del proyecto

Rápido, barato o bueno: elige dos. ¿Estás cansado de escuchar eso? Uno de los mayores desafíos que enfrenta todo gerente de proyecto son las limitaciones del proyecto. Las restricciones del proyecto no solo limitan un proyecto, sino que también pueden poner en peligro rápidamente su éxito. Por eso es esencial conocer todas las posibles restricciones, sus influencias entre sí y las herramientas de gestión de proyectos que abordan esas restricciones.

¿Qué son las restricciones del proyecto?

Una restricción de proyecto en la gestión de proyectos es cualquier cosa que restringe el alcance de un proyecto. Amenaza la velocidad y la calidad de un proyecto y puede hacer que se exceda del presupuesto. Si bien existen muchas restricciones posibles, la más común se denomina restricción triple.

El modelo de triple restricción

Todos los gerentes de proyectos conocen (y a menudo temen) las limitaciones clásicas de los proyectos en la gestión de proyectos:

• Tiempo: ¿Cuál es la fecha límite para entregar la salida?
• Alcance: ¿Cuál es exactamente el resultado esperado?
• Costo: ¿Cuánto dinero hay disponible para lograr este resultado?

Si cambia un lado de este triángulo, afectará a los otros dos. Si puede cubrir la triple restricción, es más probable que entregue un proyecto exitoso.

Cómo cubrir la triple restricción es complicado, pero el software de gestión de proyectos adecuado puede ayudar. ProjectManager es una herramienta de gestión de proyectos y trabajos que captura datos en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces. Los gerentes de proyecto pueden usar nuestras herramientas de informes para profundizar en los datos y filtrar informes sobre el estado, la cartera, las tareas, los costos y más para comprender qué está bien y qué no. Estos informes son fáciles de compartir con las partes interesadas para proporcionar una actualización rápida. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Las 6 restricciones del proyecto

Un proyecto a menudo se define como exitoso si los objetivos del proyecto se logran antes de la fecha límite y se completan dentro del presupuesto. Además del tiempo, el alcance y el costo, existen seis restricciones adicionales que limitan el proceso de lograr adecuadamente los objetivos del proyecto.

1. Costo

Su proyecto necesita recursos como mano de obra, materiales y equipos, todos los cuales cuestan dinero. Como gerente de proyecto, es su responsabilidad asegurarse de estimar con precisión los costos de su proyecto durante la fase de planificación y antes de la ejecución. Ahí es cuando creará un presupuesto de proyecto que cubra todos sus gastos. Si no logra definir un presupuesto de proyecto que sea suficiente, su proyecto podría fracasar.

2. Tiempo

Para administrar correctamente el tiempo disponible para ejecutar un proyecto, debe crear un cronograma que defina un cronograma para la ejecución de las tareas de su proyecto. Un cronograma de proyecto también define los recursos que se necesitan para cada actividad de proyecto en particular. El tiempo es una restricción crítica del proyecto porque, si no se administra adecuadamente, puede afectar otras restricciones, como el alcance y la calidad. No hacer un seguimiento del tiempo podría resultar en plazos incumplidos y un alcance reducido del proyecto. Peor aún, podría reducir la calidad de sus entregas.

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3. Alcance

El alcance del proyecto se refiere a todo el trabajo a realizar en un proyecto. Es importante definir las actividades, los entregables y los hitos además de lo que no se hará para establecer expectativas claras con las partes interesadas. Los gerentes de proyecto usan una estructura de desglose del trabajo para dividir el alcance del proyecto en partes más pequeñas y manejables.

4. Calidad

Si bien esta restricción es bastante similar al alcance, es ligeramente diferente ya que el alcance define el resultado deseado específico. Por ejemplo, el alcance de su proyecto puede implicar la creación de 10 páginas web. La calidad se concentra en los atributos de cada una de estas páginas web. Cuando piense en la calidad del proyecto, pregúntese: "¿En qué medida el resultado coincide con las expectativas?"

En nuestro ejemplo, la calidad no define la cantidad de páginas web, pero podría haber una tolerancia de calidad con respecto a la cantidad de palabras. Quizás haya solicitado 1000 palabras con una tolerancia de calidad de +/- 100 palabras. Si una página web contiene 900 palabras, la aprobaría, pero si otra página web solo contiene 850 palabras, la rechazaría.

La calidad se interrelaciona con las otras restricciones. Supongamos que se está quedando sin tiempo y necesita cumplir con una determinada fecha de vencimiento. Posiblemente podría cumplir con la fecha límite aumentando la tolerancia de calidad y disminuyendo el número de palabras a 800.

5. Riesgo

La gestión de riesgos es una tarea importante para los directores de proyectos, pero ¿qué significa realmente este término? Puede estimar la probabilidad de que un riesgo tenga un impacto en su proyecto. Tal vez esté creando un esquema para su sitio web y decida omitir la revisión del cliente porque se le está haciendo tarde. En este caso, existe el riesgo de que el cliente rechace tus páginas web finales.

Por supuesto, puede controlar el riesgo hasta cierto punto. Por ejemplo, podría decidir evitar el riesgo e insistir en el paso de revisión. Pero esta decisión afecta su cronograma y sus costos relacionados, ya que el cliente revisaría cada uno de sus diseños y un gerente de proyecto debe supervisar este proceso.

6. Recursos

Los recursos están fuertemente conectados con el costo del proyecto. La cantidad de dinero que está disponible para lograr el resultado deseado puede restringir el uso y la adquisición de recursos, lo que crea una restricción separada.

A veces, incluso una cantidad infinita de dinero no te permite adquirir los recursos específicos que necesitas. Por ejemplo, podría llevar más tiempo del esperado recibir un recurso físico en el proyecto (como un chip), lo que hace que se pierda la fecha límite. Si este recurso es esencial para el proyecto, tendrá que sacrificar el cumplimiento de la fecha límite ya que ninguna cantidad razonable de dinero podría reducir el tiempo de entrega.

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Cómo administrar las restricciones del proyecto

La gestión de las restricciones del proyecto es fundamentalmente la forma en que gestiona el proyecto. Debe monitorear y rastrear las restricciones del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto y detectar anomalías para resolverlas rápidamente. La gestión de las restricciones mantiene su proyecto encaminado y dentro del presupuesto. Aquí hay seis formas de administrar las restricciones de su proyecto.

• Costo: un plan de gestión de costos es un plan estratégico para el presupuesto de su proyecto. Es un enfoque de cuatro puntas que tiene en cuenta la planificación de recursos, la estimación de costos, la elaboración de presupuestos y el control de costos. Sí, es un plan, pero se aplica a lo largo del proyecto para ayudar a documentar los gastos y controlar las restricciones de costos.
• Tiempo: un plan de gestión del tiempo es un método de seguimiento del tiempo dedicado a una tarea y el progreso realizado en su proyecto. Implica planificar un cronograma preciso y luego monitorear y controlar el cronograma para asegurarse de que su tiempo real se alinee con su plan de administración del tiempo. El tiempo es una de las principales limitaciones del proyecto y la clave del éxito del proyecto.
• Alcance: Un plan de gestión del alcance involucra todos los procesos incluidos en la ejecución de un proyecto. El alcance actúa como una hoja de ruta para el proyecto y describe sus límites. La gestión de la restricción del proyecto de alcance es importante ya que los cambios siempre afectan el alcance. Sin un plan establecido, los proyectos pueden descarrilarse rápidamente.
• Calidad: Existe un plan de gestión de la calidad para ayudar al director del proyecto y al equipo del proyecto a cumplir con las expectativas de las partes interesadas. Puede entregar un proyecto a tiempo e incluso por debajo del presupuesto, pero si la calidad no cumple con las expectativas, se considera un fracaso. Una parte interesada o un cliente revisará el plan para asegurarse de que la restricción del proyecto sea precisa.
• Riesgos: Un plan de gestión de riesgos ayuda a identificar y responder a los posibles problemas que puedan surgir en el proyecto. Estos riesgos pueden afectar las restricciones del proyecto, por lo que es importante identificar lo que podría suceder, evaluar el impacto en el proyecto, crear un plan de contingencia o mitigación de riesgos y monitorear siempre estos u otros riesgos para que pueda manejarlos adecuadamente.
• Recursos: se utiliza un plan de gestión de recursos para guiar cómo se clasifican, asignan, gestionan y liberan los recursos del proyecto, como equipos, equipos y materiales. Sin gestionar su equipo y sus recursos necesarios, el proyecto se resiente.

Equilibrar las restricciones del proyecto

Además de definir procedimientos, directrices y actividades para gestionar las limitaciones del proyecto, los gestores de proyectos también pueden equilibrarlas. Teniendo en cuenta la importancia de las restricciones del proyecto para entregar un proyecto exitoso, es fundamental que el gerente del proyecto comprenda estos pasos para administrarlos.

Primero, necesitas planificar. Los planes anteriores se desarrollan durante la fase de planificación de un proyecto; sin embargo, también debe planificar cada fase del proyecto en el ciclo de vida del proyecto. Esto generalmente comienza con una estructura de desglose del trabajo (WBS) para identificar cada tarea y entregable en el proyecto.

A continuación, deberá observar cada una de las restricciones del proyecto y determinar cómo podrían afectar su proyecto. Aquí es donde entrarán en juego la gestión de riesgos y la nivelación de recursos. La nivelación de recursos es ajustar las fechas de inicio y finalización de las restricciones de recursos para equilibrar la demanda de esos recursos. También deberá contar con su plan de gestión de calidad como se mencionó anteriormente.

Mantener equilibrada la carga de trabajo de su equipo también es clave. Si los sobrecarga con tareas, se van a agotar. Esto significa que perderá la productividad de los miembros del equipo, un factor fundamental para el éxito general del proyecto. La gestión adecuada de los recursos es uno de los aspectos más importantes de las limitaciones del proyecto.

Aparte de los planes de gestión necesarios para gestionar las limitaciones de su proyecto, también hay que tener en cuenta la comunicación. Tener una comunicación clara, transparente y regular entre el equipo del proyecto puede ayudarlo a ejecutar un proyecto sin problemas. Es crucial conocer las diferentes restricciones de un proyecto ya que la única manera de controlarlas es entendiéndolas. Al tomar decisiones importantes, no solo considere el tiempo, el alcance y el presupuesto, sino también la calidad, el riesgo, los recursos, la sostenibilidad, la organización, la metodología y la satisfacción del cliente.

ProjectManager lo ayuda a administrar las restricciones

Las restricciones deben gestionarse en cualquier proyecto. Para hacerlo, necesita un software de gestión de proyectos que le brinde la capacidad de planificar, realizar un seguimiento y adaptarse a las limitaciones a medida que se desarrolla su proyecto. ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a administrar todos los aspectos de un proyecto, incluidas sus limitaciones.

Haga planes más precisos

Si no está vigilando cuidadosamente su presupuesto, el dinero desangrará un proyecto. ProjectManager lo ayuda a planificar su proyecto con diagramas de Gantt en línea que programan tareas en un cronograma y rastrean el costo asociado con cada una de esas tareas. De esta forma, nunca te pillarán desprevenido. También puede vincular dependencias para evitar cuellos de botella que puedan desviarlo.

Herramientas de gestión de recursos

Otra forma de que los costos se salgan de control y afecten su agenda es cuando los recursos no se administran adecuadamente. ProjectManager le da control sobre sus recursos. Ya sea que se trate de los costos asociados con proveedores y vendedores o su equipo de proyecto y su asignación de tareas, verá todos los datos en tiempo real.

Hablando de equipos, es necesario administrar su tiempo. ProjectManager tiene partes de horas que facilitan el envío y la aprobación de los gerentes. Además, los informes detallados del proyecto lo mantienen al tanto de las limitaciones de su proyecto. Hay muchas formas de ver y controlar las restricciones en ProjectManager.com.

Equilibrar todas las restricciones dentro de la gestión de proyectos requiere herramientas robustas para el seguimiento y la generación de informes. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con paneles en tiempo real y herramientas de informes para monitorear el progreso del proyecto, los presupuestos y más para garantizar que sus proyectos lleguen a conclusiones exitosas. Compruébelo usted mismo y realice una prueba gratuita de 30 días.