Técnicas de gestión de tareas: 10 mejores consejos de gestión de tareas

Las tareas son los componentes básicos de su trabajo y sus proyectos. Necesita administrarlos para administrar el trabajo en general. El problema es que es fácil sentirse abrumado en las tareas del día a día. Es por eso que necesita buenas técnicas de gestión de tareas para tener éxito.

¿Qué es una técnica de gestión de tareas?

Una técnica de gestión de tareas es una forma práctica de gestionar mejor sus tareas. Puede ser tan simple como hacer una lista de tareas diarias o tan avanzado como establecer dependencias.

No todo su trabajo requerirá técnicas de gestión de tareas tan avanzadas, pero comprender buenos métodos de gestión de tareas es prepararse para niveles más altos de productividad y niveles más bajos de estrés.

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¿Por qué son importantes las técnicas de gestión de tareas?

Sin técnicas de gestión de tareas, está destinado a sucumbir al caos. La gente tiende a simplemente reaccionar a cualquier solicitud que llegue más recientemente, en lugar de mantener sus prioridades en orden. O tal vez siempre hacen las tareas fáciles primero, y luego se ralentizan cuando se trata de las cosas difíciles.

Estos errores de administración de tareas pueden generar cuellos de botella, demoras, pérdida de tiempo, pérdida de dinero y más. Por lo tanto, es mejor probar algunas técnicas comprobadas de administración de tareas que intentar inventar las suyas en el acto. ¡Te tenemos cubierto!

El software de gestión de proyectos es la herramienta perfecta para ayudarte a gestionar mejor tus tareas. Con herramientas fáciles de usar como listas de tareas, tableros kanban, calendarios y más, puede ejecutar todas sus técnicas de administración de tareas favoritas para usted o para su equipo. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!

10 consejos y técnicas para una mejor gestión de tareas

La gestión de tareas es universal: ya sea el director de proyectos que se ocupa de un trabajo grande y complejo, o simplemente alguien que tiene algo que hacer, la gestión de tareas es relevante. Desafortunadamente, las personas no están aplicando nuevas metodologías al administrar tareas para tratarlas de manera eficiente. Pruebe estas 10 técnicas de administración de tareas y vea cómo eso afecta el trabajo que está haciendo.

1. Haz una lista de todas tus tareas: para entender a qué te enfrentas, haz una lista de todo. Esto puede ser en una hoja de papel o en un software en línea para facilitar la colaboración.
2. Estado del registro: indica si tu tarea está completa, en progreso o aún por comenzar. Esto te ayudará a priorizarlos más adelante.
3. Agregue fechas de vencimiento: no todas las tareas vencen tan pronto como recibe la solicitud, pero tampoco posponga todo mucho más adelante. Un buen hábito de gestión de tareas es establecer fechas de vencimiento y cumplirlas.
4. Priorizar para cada día: Cada día es diferente. Algunos están repletos de reuniones, otros son pizarras en blanco. Ajuste la carga de trabajo de su tarea en consecuencia para una ejecución más fluida.
5. Eliminar tareas no esenciales: esta es una técnica de administración de tareas que a menudo se pasa por alto. Algunas tareas se pueden delegar o simplemente eliminar por completo. Puede que tengas que pensar fuera de la caja para este, pero vale la pena.
6. Configure recordatorios: la vida puede ser una locura, así que configure recordatorios. Las personas pueden ofenderse si te olvidas de sus tareas, así que no dejes que las relaciones se deshilachen porque dejas que algo pase desapercibido.
7. Agregar notificaciones: cree notificaciones para sus tareas si está trabajando en su computadora. Esta es una excelente y moderna técnica de administración de tareas que ayuda a eliminar el ruido del mundo digital.
8. Divide las tareas más grandes en otras más pequeñas: este es un método de administración de tareas ideal para tareas grandes y desafiantes. En lugar de posponer las cosas, divídalo en actividades manejables.
9. Establece expectativas y límites con los demás: sé transparente con tu equipo. No te prepares para el fracaso prometiendo el mundo, pero no hagas que los demás sientan que sus tareas no son importantes. Sea profesional, trabaje duro y sea honesto. Tu equipo te lo agradecerá.
10. Encuentre un lugar tranquilo para hacer las cosas: esto es especialmente cierto si trabaja desde casa. Si no puedes encontrar un lugar tranquilo, ¡al menos consigue unos buenos auriculares!

Consejo profesional: es importante saber que una talla no sirve para todos, y algunos pueden necesitar una forma más visual de administrar sus tareas en comparación con las tradicionales. Investigue, analice las diversas metodologías y vea cuál habla de sus fortalezas y debilidades.

Vídeo de formación sobre técnicas de gestión de tareas

Jennifer Bridges, PMP, ofrece consejos de administración de tareas para que pueda administrar mejor su trabajo. Estos consejos son especialmente poderosos cuando se usan en combinación con el software de administración de tareas.

¡Aquí hay una foto de la pizarra para su referencia!

Transcripción de vídeo

Hoy, estamos hablando de 10 consejos para una mejor gestión de tareas. Ya sea que esté liderando un equipo o un proyecto, usted, como profesional de negocios, aún tiene que administrar su propia tarea y hacer su propio trabajo. Entonces, estamos viendo hoy, todavía la gente está usando el método de notas adhesivas, o tal vez listas.

Por lo tanto, buscamos ir más allá de estos métodos para usar herramientas en línea más avanzadas, o incluso aplicaciones. Y cuando usamos herramientas y aplicaciones de administración de tareas en línea, existen mejores prácticas y consejos que queremos ofrecer sobre cómo administrar su tarea. Número uno, enumere todas sus tareas. Sácalos de tu cerebro para que no tengas que depender de la memoria e introdúcelos en tu herramienta. Número dos, gestiona tu tarea. Marque si están completos, pendientes o ni siquiera iniciados. De esa manera sabrás cada día en qué concentrarte.

Agregue fechas de vencimiento para que no todo venza hoy. Desea establecer prioridades para cada día y completar las tareas críticas primero y temprano. Deshágase o delegue tareas no esenciales a otras personas para que pueda concentrarse en las cosas para las que es más adecuado o más críticas para su función.

Además, configure recordatorios para que sepa con anticipación, ¿qué vence hoy, qué vence esta semana o incluso este mes? Agrega notificaciones para ti y para los demás, así sabrás cuándo se han completado las tareas. A veces, hay otras personas que esperan completar algo, en función de que usted complete su tarea.

Divide las tareas más grandes en otras más pequeñas. A veces, las tareas grandes pueden parecer demasiado abrumadoras y queremos evitarlas. Entonces, si los dividimos en tareas más pequeñas y factibles, podemos comenzar a progresar.

También queremos establecer expectativas para los demás. Deje que la gente sepa la expectativa en su proceso de cómo trabaja. Además, establezca límites con ellos, para que sepan que en ciertos momentos del día, en ciertos momentos de la semana, usted está trabajando en cosas específicas y que no necesitan interrumpirlo y robar su tiempo. Y número 10, encuentra un lugar tranquilo sin interrupciones para que puedas hacer las cosas.

Entonces, si necesita una herramienta que lo ayude a administrar su tarea, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.