12 aplicaciones y herramientas geniales que ahorran tiempo

La parte sorprendente de administrar un negocio es cuánto tiempo se dedica a tareas que no son fundamentales para su misión clave. Ya sea que esté realizando un seguimiento de los gastos o buscando números de teléfono, el trabajo administrativo puede consumir la mayor parte de su jornada laboral si lo permite. Mantenga a raya las tareas superfluas con herramientas y aplicaciones que ahorran tiempo. Estos son algunos de nuestros favoritos:

Colaboración

1. Gestión de proyectos : Campamento base
Costo: comienza en $20/mes; Prueba gratuita de 60 días disponible

Si siente que ha estado reordenando las listas de tareas durante horas y aún no está cerca de alcanzar sus objetivos, su software de gestión de proyectos puede ser el culpable oculto. Hay una razón por la que Basecamp es utilizado por más de 285 000 empresas para finalizar cientos de miles de proyectos: tiene una interfaz elegante, listas de tareas fáciles de usar con capacidades de arrastrar y soltar, y la capacidad de agregar múltiples usuarios a un proyecto para compartir archivos, discutir detalles e incluso asignar tareas. Los gerentes de proyecto pueden seleccionar quién tiene acceso a la información para cualquier proyecto dentro del sistema, y ​​las personas pueden incluso responder por correo electrónico. Todo se almacena junto bajo el proyecto para referencia futura. Basecamp es una herramienta basada en la web, pero también hay aplicaciones en Android y iPhone.

2. Uso compartido de documentos : Dropbox
Costo: gratis hasta 2GB

Si no tiene tiempo para enviar documentos por correo electrónico una y otra vez a las personas que los necesitan, Dropbox es un sueño. Simplemente cree una carpeta compartida, haga que su usuario acepte la invitación y listo: tendrá una carpeta que se sincroniza con todas sus computadoras y dispositivos, y también con las de cualquiera de sus compañeros de trabajo o miembros del equipo. (¿Quién necesita memorias USB)?

3. Edición colaborativa : Borrador
Costo: gratis (o una suscripción de $3.99/mes)

Si desea que alguien comente una próxima publicación de blog o correo electrónico antes de enviar, Draft ofrece una hermosa interfaz donde puede ver dos versiones de una publicación (con adiciones y eliminaciones claramente resaltadas) una al lado de la otra. Por suerte, tu colaborador no sobrescribe tu texto original, por lo que puedes ignorar los comentarios que no te parezcan útiles e incorporar los que te gusten. Draft también ahorra mucho tiempo tratando de leer comentarios extensos en un diminuto cuadro de comentarios en Microsoft Word.

4. Chat grupal : Atlassian HipChat
Costo: gratis para hasta dos usuarios, $2/mes para más

¿Quiere comunicarse con todo su equipo incluso cuando trabajan de forma remota? HipChat le brinda una sala de chat, videos y capacidades para compartir archivos, así como la oportunidad de chatear uno a uno. ¿Por qué ahorra tiempo? Porque elimina la necesidad de levantar el teléfono, enviar mensajes de texto o usar alternativas que absorben el tiempo como el chat de Facebook, donde abundan numerosas distracciones.

Dinero

5. Facturación: Freshbooks
Costo: plan gratuito para un cliente, otros planes van desde $ 19.95 a $ 39.95 / mes

Intentar crear y rastrear sus propias facturas a través de hojas de cálculo puede ser difícil, así que ahorre tiempo utilizando el software de facturación para que haga el trabajo sucio con la contabilidad en la nube de Freshbooks. Además de permitirle enviar y realizar un seguimiento del pago de las facturas, Freshbooks tiene algunas ventajas adicionales: la capacidad de importar y exportar datos, notificaciones tardías que se pueden configurar para notificar automáticamente a los clientes, informes comerciales, la capacidad de realizar un seguimiento del tiempo y los gastos, etc.

6. Seguimiento de gastos: en caja de zapatos
Costo: plan gratuito o planes pagos que van desde $ 9.95 a $ $ 99.95 / mes (hay disponibles pruebas gratuitas y un plan de bricolaje gratuito)

Shoeboxed convierte su pila de recibos en datos digitales utilizables. Simplemente tome una foto con su teléfono (o envíe los recibos por correo electrónico) y Shoeboxed los digitalizará, organizará y clasificará por usted. Funciona con Quickbooks y otras aplicaciones de contabilidad. Un plan gratuito incluye cinco recibos al mes y almacenamiento ilimitado de documentos; $ 9.95 le permite enviar hasta 1000 documentos a través de sobres prepagos e incluye también asesoramiento fiscal.

7. Seguimiento de kilometraje : MileIQ
Costo: gratis hasta 40 viajes al mes o $5.99/mes para un plan ilimitado)

Si sabe que está olvidando reclamar todas sus deducciones de millaje cuando llega la temporada de impuestos y quiere evitar repartir dinero extra al Tío Sam, MileIQ vendrá a su rescate. Esta aplicación para iPhone le permite conducir y clasificar cada viaje como comercial o personal con un solo toque. Incluso puede clasificar varios viajes a la vez. Un registro de kilometraje se puede editar fácilmente para informes de gastos o impuestos.

8. Procesamiento de tarjetas de crédito : Cuadrado
Costo: 2.75 por ciento/deslizamiento

¿Ofrecer servicios sobre la marcha? En lugar de copiar números de tarjetas de crédito para más tarde, use Square. Con un escáner gratuito que se conecta a su tableta o teléfono inteligente, podrá recibir pagos a través de la aplicación Square por un pequeño porcentaje.

Logística

9. Gestión de contactos: Highrise
Costo: gratis, planes pagos de $24 a $99/mes

Algunas personas tienen más talento para recordar nombres y caras que otras, pero los detalles pueden pasar desapercibidos para cualquiera. Realice un seguimiento de sus clientes y clientes potenciales, su información de contacto y todos los detalles pertinentes: cómo se conocieron, quién lo refirió, el nombre de su empresa, sus perfiles de redes sociales, sitios web y cualquier otro campo que le gustaría poder consultar. cuando sea necesario. Cada contacto tiene su propia página, y usted y su equipo pueden agregar notas y detalles, e incluso asignar tareas (como enviar notas de agradecimiento) a una persona específica. También es útil para realizar un seguimiento de acuerdos, propuestas y clientes potenciales... sin tener que hurgar en los mensajes de correo electrónico y en varias redes sociales.

10. Gestión de viajes : Mynd
Gratis

Mynd es una aplicación interesante que sincroniza todos sus calendarios, pero tiene otra característica que es increíblemente útil: si usted es una de esas personas que llega tarde constantemente porque subestima constantemente la cantidad de tiempo que le llevará conducir a algún lugar, esta La aplicación para iPhone observará el clima y las condiciones de viaje y le informará cuándo es el momento de partir (siempre y cuando la dirección a la que se dirige esté escrita en su calendario). Mynd luego iniciará su aplicación de navegación favorita en su teléfono para que pueda llegar allí. Las reuniones que comienzan a tiempo terminan a tiempo, y Mynd lo ayuda a llegar allí para que no retrase a los demás.

11. Contratos : OurDeal
Costo: gratis hasta $29.99+

Si ha estado enviando contratos a personas por correo electrónico y luego esperando que los firmen y los envíen por correo o por fax, OurDeal puede acelerar el proceso. Le permite crear acuerdos escritos seguros y confidenciales electrónicamente, e incluso tiene plantillas para seleccionar si no tiene su propio contrato para cargar.

12. Copia de seguridad de archivos: cualquier disco duro externo
Costo: varía

Además de almacenar archivos en Dropbox o en la nube, necesitará un disco duro externo para hacer una copia de seguridad de sus datos en caso de que falle el disco duro de su computadora, ya que es solo cuestión de tiempo. Cualquier disco duro externo servirá. Algunas opciones populares incluyen Western Digital My Passport y Seagate Backup Plus. Asegúrese de hacer una copia de seguridad de sus datos al menos una vez a la semana, y podrá recuperarse más rápidamente en caso de que ocurra un desastre.

¿Cuáles son tus aplicaciones y herramientas favoritas para ahorrar tiempo? Cuéntanos sobre ellos en los comentarios.

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