Small Business Accounting 101: Cómo configurar y administrar sus libros

Si acabas de lanzar o estás a punto de lanzar tu tienda online, ¡enhorabuena! Se necesita una pasión y perseverancia poco comunes para llegar a donde estás hoy.

Sin embargo, como sabe, los propietarios de pequeñas empresas a menudo tienen una avalancha constante de hitos satisfactorios, junto con listas de tareas pendientes en expansión. Con su lanzamiento, deberá estar al tanto de las tareas contables que conlleva ser propietario de una tienda.

Esta lista de pasos contables le dará la confianza de saber que ha cubierto sus bases y está listo para pasar al siguiente elemento en su lista de tareas pendientes de finanzas de pequeñas empresas.

Conceptos básicos de contabilidad para pequeñas empresas.

• Abrir una cuenta bancaria
• Seguimiento de sus gastos
• Desarrollar un sistema de contabilidad.
• Establecer un sistema de nómina
• Investigar impuesto de importación
• Determina cómo te pagarán
• Establecer procedimientos de impuestos sobre las ventas.
• Determina tus obligaciones fiscales
• Calcular margen bruto
• Solicitar financiación
• Encuentre socios contables de alta calidad
• Reevalúe periódicamente sus métodos

1. Abre una cuenta bancaria

Una vez que haya registrado legalmente su negocio, necesitará un lugar para esconder los ingresos de su negocio. Tener una cuenta bancaria separada mantiene registros distintos y facilitará la vida cuando llegue el momento de los impuestos.

También protege sus activos personales en el desafortunado caso de quiebra, demandas o auditorías. Y si desea financiamiento en el futuro, de acreedores o inversionistas, los sólidos registros financieros comerciales pueden aumentar la probabilidad de aprobaciones.

Tenga en cuenta que las LLC (consulte nuestras guías específicas de cada estado para California LLC , Texas LLC y Florida LLC ) , las sociedades y las corporaciones están legalmente obligadas a tener una cuenta bancaria separada para negocios. Los propietarios únicos no necesitan legalmente una cuenta separada, pero definitivamente se recomienda.

Comience abriendo una cuenta de cheques comercial, seguida de cualquier cuenta de ahorros que lo ayude a organizar los fondos y planificar los impuestos. Por ejemplo, abra una cuenta de ahorros y guarde un porcentaje de cada pago como su retención de impuestos por cuenta propia. Una buena regla general es reservar el 25 % de sus ingresos, aunque las estimaciones más conservadoras para personas con altos ingresos podrían estar más cerca de un tercio.

A continuación, querrá considerar una tarjeta de crédito comercial para comenzar a generar crédito. El crédito es importante para asegurar la financiación en el futuro. Las corporaciones y las LLC deben usar una tarjeta de crédito separada para evitar mezclar activos personales y comerciales.

Antes de hablar con un banco sobre la apertura de una cuenta, infórmese. Busque cuentas comerciales y compare estructuras de tarifas. La mayoría de las cuentas de cheques comerciales tienen tarifas más altas que las de la banca personal, así que preste mucha atención a lo que debe.

Para abrir una cuenta bancaria comercial, necesitará un nombre comercial y es posible que deba estar registrado en su estado o provincia. Consulte con el banco individual para saber qué documentos llevar a la cita.

2. Controla tus gastos

La base de una sólida contabilidad comercial es un seguimiento de gastos efectivo y preciso. Es un paso crucial que le permite monitorear el crecimiento de su negocio, crear estados financieros, realizar un seguimiento de los gastos deducibles, preparar declaraciones de impuestos y legitimar sus presentaciones.

Desde el principio, establezca un sistema contable para organizar los recibos y otros registros importantes. Este proceso puede ser simple y de la vieja escuela (incorpore Filofax), o puede usar un servicio como Shoeboxed. Para los dueños de tiendas en los EE. UU., el IRS no requiere que conserve los recibos de gastos menores a $75, pero es un buen hábito de todos modos.

Hay cinco tipos de recibos a los que hay que prestar especial atención:

1. Comida y entretenimiento. Llevar a cabo una reunión de negocios en una cafetería o restaurante es una excelente opción, solo asegúrese de documentarlo bien. En el reverso del recibo, registre quién asistió y el propósito de la comida o salida.
2. Viajes de negocios fuera de la ciudad. El IRS y la CRA desconfían de las personas que reclaman actividades personales como gastos comerciales. Afortunadamente, sus recibos también brindan un registro en papel de sus actividades comerciales mientras está fuera.
3. Gastos relacionados con el vehículo. Registre dónde, cuándo y por qué usó el vehículo para el negocio y luego aplique el porcentaje de uso a los gastos relacionados con el vehículo.
4. Recibos de regalos. Para obsequios como entradas para un concierto, importa si el obsequio va al evento con el destinatario. Si lo hacen, entonces el gasto se clasificaría como entretenimiento en lugar de un regalo. Tenga en cuenta estos detalles en el recibo.
5. Recibos de oficina en casa. De manera similar a los gastos de vehículos, debe calcular qué porcentaje de su hogar se usa para negocios y luego aplicar ese porcentaje a los gastos relacionados con el hogar.

Comenzar su negocio en casa es una excelente manera de mantener bajos los gastos generales, además de que calificará para algunas exenciones de impuestos únicas. Puede deducir la parte de su hogar que se utiliza para el negocio, así como el Internet de su hogar, el teléfono celular y el transporte hacia y desde los lugares de trabajo y para los mandados comerciales.

Cualquier gasto que se utilice en parte para uso personal y en parte para negocios debe reflejar ese uso mixto. Por ejemplo, si tiene un teléfono celular, puede deducir el porcentaje que usa el dispositivo para negocios. Los costos de millaje de gasolina son 100% deducibles, solo asegúrese de conservar todos los registros y mantener un registro de sus millas comerciales (adónde va y el propósito del viaje).

3. Desarrollar un sistema de contabilidad

Antes de comenzar a establecer un sistema de contabilidad, es útil comprender exactamente qué es la contabilidad y en qué se diferencia de la contabilidad. La contabilidad es el proceso contable diario de registrar las transacciones comerciales, categorizarlas y conciliar los extractos bancarios.

La contabilidad es un proceso de alto nivel que analiza el progreso comercial y da sentido a los datos recopilados por el tenedor de libros mediante la creación de estados financieros. Como nuevo empresario, deberá determinar cómo desea administrar sus libros:

1. Puede elegir ir por la ruta del bricolaje y usar software como QuickBooks o Wave. Alternativamente, puede usar una hoja de cálculo de Excel simple.
2. Tiene la opción de utilizar un tenedor de libros subcontratado o de medio tiempo que sea local o basado en la nube.
3. Cuando su negocio es lo suficientemente grande, puede contratar a un tenedor de libros y/o contador interno.

Con tantas opciones disponibles, seguramente encontrará una solución de contabilidad que se adapte a las necesidades de su negocio.

Los propietarios de empresas canadienses y estadounidenses deben determinar si utilizarán los métodos de contabilidad de efectivo o de acumulación. Echemos un vistazo a la diferencia entre los dos.

• Método de efectivo. Los ingresos y gastos se reconocen en el momento en que son efectivamente recibidos o pagados.
• Método de acumulación. Los ingresos y gastos se reconocen cuando se produce la transacción (incluso si el efectivo aún no ha entrado o salido del banco) y requiere un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar.

Técnicamente, los canadienses están obligados a utilizar el método de acumulación. Para simplificar las cosas, puede usar el método de efectivo durante todo el año y luego hacer una sola entrada de ajuste al final del año para contabilizar las cuentas por cobrar y por pagar pendientes a efectos fiscales.

Los dueños de negocios en los EE. UU. pueden usar la contabilidad basada en efectivo si los ingresos son inferiores a $ 5 millones; de lo contrario, deben usar el método de acumulación.

4. Establecer un sistema de nómina

Muchas tiendas en línea comienzan como un espectáculo de una sola persona. Cuando haya llegado al punto en que tenga sentido contratar ayuda externa, debe establecer si esa persona es un empleado o un contratista independiente.

Para los empleados, tendrá que configurar un cronograma de nómina y asegurarse de que está reteniendo los impuestos correctos. Hay muchos servicios que pueden ayudar con esto, y muchas opciones de software de contabilidad ofrecen nómina como una función.

Para los contratistas independientes, asegúrese de realizar un seguimiento de cuánto le paga a cada persona. Es posible que los dueños de negocios estadounidenses deban presentar 1099 para cada contratista al final del año (también deberá mantener su nombre y dirección en el archivo para esto).

5. Investigar impuesto de importación

Dependiendo de su modelo de negocio, puede estar planeando comprar e importar productos de otros países para venderlos en su tienda. Al importar productos, es probable que esté sujeto a impuestos y aranceles, lo que vale la pena tener en cuenta si tiene un negocio de envío directo. Estas son las tarifas que su país impone a las mercancías entrantes. Obtenga información sobre la importación de bienes a EE. UU. y Canadá, y los impuestos asociados, para conocer las reglas desde el principio.

Además, si está importando bienes, una calculadora de aranceles puede ayudarlo a estimar las tarifas en su propio negocio y planificar los costos.

6. Determina cómo te pagarán

Cuando las ventas comiencen a aumentar, necesitará una forma de aceptar pagos. Si eres propietario de una tienda de América del Norte en Shopify, puedes usar Shopify Payments para aceptar pedidos con tarjeta de crédito o débito. Esto le ahorra la molestia de configurar una cuenta de comerciante o una pasarela de pago de terceros.

Si desea aceptar pagos con tarjeta de crédito sin usar Shopify Payments, necesitará una cuenta de comerciante o puede usar un procesador de pagos de terceros, como PayPal, Stripe o Square. Una cuenta de comerciante es un tipo de cuenta bancaria que le permite a su empresa aceptar pagos con tarjeta de crédito de los clientes.

Si utiliza un procesador de pagos de terceros, las tarifas varían. Algunos procesadores cobran una tasa de intercambio más, normalmente alrededor del 2,9% + $0,30 por transacción. Otros cobran tarifas fijas por cada transacción, mientras que algunos tienen un modelo de membresía mensual para transacciones ilimitadas. Puede consultar esta lista para ayudarlo a encontrar una pasarela de pago que funcione para su ubicación.

Gratis: plantilla de plan de negocios

La planificación empresarial a menudo se utiliza para asegurar la financiación, pero muchos propietarios de empresas encuentran valioso escribir un plan, incluso si nunca trabajan con un inversor. Es por eso que creamos una plantilla de plan de negocios gratuita para ayudarlo a comenzar.

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7. Establecer procedimientos de impuestos sobre las ventas

El mundo del comercio electrónico ha hecho que sea más fácil que nunca vender a clientes fuera de su estado e incluso país. Si bien esta es una gran oportunidad para las marcas con objetivos de crecimiento, presenta regulaciones confusas de impuestos sobre las ventas.

Cuando un cliente ingresa a una tienda minorista física, paga el impuesto a las ventas de cualquier estado o provincia en el que realice la compra, sin importar si vive en esa ciudad o si está de visita desde algún lugar del mundo. Sin embargo, cuando vende en línea, los clientes pueden estar ubicados en diferentes ciudades, estados, provincias e incluso países.

Los propietarios de tiendas canadienses solo necesitan comenzar a cobrar GST/HST cuando tengan ingresos de $30,000 o más en un período de 12 meses. Puede enviar el GST/HST que cobra a plazos. Si lo desea, puede recaudar GST/HST incluso si no gana tanto en ingresos y destinarlo a créditos fiscales de entrada.

Vender a clientes internacionales puede ser más fácil que las ventas nacionales. Los propietarios de tiendas canadienses no necesitan cobrar GST/HST a los clientes que se encuentran fuera de Canadá.

Para los propietarios de tiendas de EE. UU., el impuesto a las ventas se vuelve un poco más complicado. Deberá determinar si opera su negocio en un estado basado en el origen o en un estado basado en el destino. En el primero, debe cobrar el impuesto sobre las ventas en función del estado donde opera su negocio. Este último requiere que se aplique el impuesto a las ventas en función de la ubicación del comprador.

Las compras internacionales están exentas de impuestos para las empresas con sede en los EE. UU. Todo esto puede complicarse un poco, así que consulte con su contador para obtener información detallada sobre las regulaciones de su estado específico con respecto al impuesto sobre las ventas internacionales.

8. Determina tus obligaciones fiscales

Las obligaciones tributarias varían según la estructura legal de la empresa. Si trabaja por cuenta propia (propiedad única, LLC, sociedad), reclamará los ingresos comerciales en su declaración de impuestos personal. Las corporaciones, por otro lado, son entidades fiscales separadas y se gravan independientemente de los propietarios. Su ingreso de la corporación se grava como empleado.

Las personas que trabajan por cuenta propia deben retener impuestos de sus ingresos y remitirlos al gobierno en lugar de la retención que normalmente realizaría un empleador. Los dueños de tiendas estadounidenses deberán pagar impuestos trimestrales estimados si deben más de $1,000 en impuestos este año. Los canadienses lo tienen un poco más fácil; si su impuesto neto adeudado es superior a $3,000, deberá pagar su impuesto sobre la renta a plazos.

9. Calcula el margen bruto

Mejorar el margen bruto de su tienda es el primer paso para obtener más ingresos en general. Para calcular el margen bruto, debe conocer los costos incurridos para producir su producto. Para entender esto mejor, definamos rápidamente tanto el costo de los bienes vendidos (COGS) como el margen bruto.

• COGS. Estos son los costos directos incurridos en la producción de productos vendidos por una empresa. Esto incluye tanto los materiales como los costos de mano de obra directa.
• Margen bruto. Este número representa los ingresos por ventas totales que se mantienen después de que la empresa incurre en todos los costos directos para producir el producto o servicio.

Así es como puede calcular el margen bruto:

También puede utilizar nuestra calculadora de margen de beneficio gratuita para introducir sus números para un cálculo rápido.

La diferencia entre cuánto vende un producto y cuánto se lleva la empresa a casa al final del día es lo que realmente determina su capacidad para mantener las puertas abiertas.

10. Solicitar financiación

Hay muchos escenarios en los que un negocio de comercio electrónico en crecimiento podría necesitar obtener financiamiento comercial externo, ya sea a través de una línea de crédito, inversores, un préstamo para pequeñas empresas o incluso un socio comercial.

Por ejemplo, es posible que tenga una caída inesperada en las ventas debido a circunstancias externas incontrolables, o tal vez necesite un impulso financiero durante los períodos lentos en un negocio estacional. Las marcas con grandes objetivos de crecimiento a menudo necesitan obtener fondos para realizar inversiones en el desarrollo de nuevos productos, inventario, tiendas minoristas, contratación y más.

Recuerde, para obtener un préstamo para una pequeña empresa, es probable que deba proporcionar estados financieros, como mínimo un balance y un estado de ingresos, posiblemente también un estado de flujo de efectivo.

Pero antes de firmar la deuda, es importante asegurarse de que los números tengan sentido. En otras palabras, es una buena idea calcular el ROI del préstamo. Sume todos los gastos que necesita que cubra el préstamo, los nuevos ingresos esperados que obtendrá del préstamo y el costo total de los intereses. Puede usar nuestra calculadora de préstamos comerciales para averiguar el costo total.

11. Encuentra socios contables de alta calidad

Como propietario de un negocio, querrá comprender los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). No es una regla, pero te ayuda a medir y entender las finanzas de tu empresa.

Si necesita un poco de ayuda u orientación adicional para la planificación financiera, muchos contadores de pequeñas empresas y profesionales financieros pueden ayudarlo a tener un mayor control de su dinero. Hay algunas personas a las que podría considerar alistarse:

• Contador. Un contador de pequeñas empresas puede asesorar en muchos puntos diferentes, incluida la estructura de su negocio, la creación de estados financieros, la obtención de las licencias y permisos necesarios, e incluso la redacción de un plan de negocios. Puede escribir el suyo utilizando nuestra plantilla de plan de negocios gratuita.

• Contador Público Certificado (CPA). En caso de una auditoría, un CPA es la única persona que puede preparar legalmente un estado financiero auditado.

• Contable. El tenedor de libros administra los registros diarios, conciliando cuentas regularmente, clasificando gastos y administrando cuentas por cobrar/cuentas por pagar.

• Preparador de impuestos. Su preparador de impuestos completa los formularios necesarios y puede presentarlos en su nombre durante la temporada de impuestos. Algunos también configurarán sus pagos de impuestos estimados.

• planificador de impuestos Estos profesionales ayudan a optimizar sus impuestos antes de que los presente, ayudándolo a aprender formas de reducir su carga fiscal.

12. Reevalúe periódicamente sus métodos

Cuando comience, puede optar por usar una hoja de cálculo simple para administrar sus libros, pero a medida que crezca, querrá considerar métodos más avanzados como QuickBooks o Bench. A medida que siga creciendo, reevalúe continuamente la cantidad de tiempo que dedica a sus libros y cuánto le cuesta ese tiempo a su negocio.

La solución de contabilidad adecuada significa que puede invertir más tiempo en el negocio con la contabilidad que ya no está en su plato y potencialmente ahorrarle dinero al negocio. Ganar-ganar!

El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas

Todos los propietarios de negocios necesitan un buen software de contabilidad para eliminar la entrada manual de datos y ahorrar tiempo. El software de contabilidad es algo que se utiliza para acceder a la información financiera de forma rápida y sencilla. Le permite verificar saldos bancarios, comprender los ingresos y los costos, predecir la rentabilidad, predecir las obligaciones fiscales y más.

Una vez que conecta sus cuentas bancarias comerciales y tarjetas de crédito a un software, las transacciones aparecen en una cola y se agrupan en categorías. Puede encontrar toda esta información en su plan de cuentas. Una vez que aprueba las categorías, las transacciones se liquidan automáticamente en sus estados financieros.

Algunas características que debe buscar en el software de su cuenta incluyen:

• Integraciones de plataforma. Desea que su software de contabilidad se integre fácilmente con su plataforma de comercio electrónico, así como con herramientas de terceros como gestión de contratos y más.

• Informes amplios. La mayoría del software de contabilidad proporciona informes básicos. Querrá uno que proporcione informes avanzados, como inventario y gastos, para que pueda monitorear la salud financiera rápidamente.

• Configuración de impuestos sobre las ventas. Saber qué impuesto sobre las ventas debe pagar y cuánto cobrar es confuso. Encuentre un software de contabilidad que facilite la contabilidad del impuesto sobre las ventas.

• Excelente soporte. Verifique las reseñas y las calificaciones de soporte para ver cómo es el soporte al cliente de una compañía de software. Apunte a centros de soporte y autoservicio 24/7.

Hay muchas opciones de software de contabilidad fáciles de usar para pequeñas empresas, que van desde modelos gratuitos hasta modelos pagos. También puede buscar en la tienda de aplicaciones de Shopify un software de contabilidad que se integre a la perfección con su tienda de comercio electrónico.

Consulte el siguiente software de contabilidad que podría usar para administrar sus libros.

Xero

Xero es un sistema de contabilidad basado en la nube diseñado para empresas pequeñas y en crecimiento. Puede conectarse con un asesor de confianza y obtener visibilidad sobre su salud financiera. Se puede acceder desde cualquier dispositivo. Además, con las funciones de contabilidad avanzadas de Xero, puede ver flujos de efectivo, transacciones y otra información financiera desde cualquier lugar.

Beneficios:

• Gestión de inventarios y existencias
• Precios asequibles
• Se conecta a los principales bancos
• Informes fáciles de ver y personalizables
• Base de datos de contactos y segmentación
• Nómina de sueldos
• Aplicación movil
• conciliación bancaria

Libros rápidos en línea

QuickBooks Online es un software de contabilidad para pequeñas empresas administrado por Intuit. Puede usarlo para ajustar y almacenar recibos de gastos, realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos, y más.

QuickBooks muestra todos sus costos, como los costos de inventario y mantenimiento, y cada venta que realiza su empresa durante un período de tiempo. También ofrece automatización de inventario mediante el seguimiento de inventario perpetuo, por lo que sus ventas y costos de inventario se actualizan cada vez que realiza una venta. También puede integrar QuickBooks con Shopify para mantenerse organizado y actualizado.

Beneficios:

• Aplicación movil
• basado en la nube
• seguimiento de kilometraje
• Gestión de contratistas
• Seguimiento de inventario
• Separación de gastos comerciales y personales.

Ola

Wave es una solución de contabilidad basada en la web creada para pequeñas empresas. Con su función de conciliación bancaria, puede vincular sus cuentas bancarias, cuentas de PayPal y otras fuentes de datos para ver transacciones comerciales en tiempo real. También puede generar informes como cuentas por cobrar, balances, informes de impuestos sobre las ventas y cuentas por pagar.

Beneficios:

• Accesible
• Tarifas competitivas de procesamiento de tarjetas de crédito
• Contabilidad gratuita y escaneo de recibos
• Sin límites de transacción o facturación
• Número ilimitado de usuarios
• Aplicación movil

FreshBooks

FreshBooks es un software de gestión de facturas y contabilidad basado en la nube para pequeñas empresas. Ofrece gestión de gastos, contabilidad básica y todo lo que necesita para encargarse de la contabilidad básica.

Beneficios:

• Fácil de usar
• Se integra con Shopify
• Precios simples
• Facturas personalizables
• Soporte detallado de autoservicio

Conozca sus números para hacer crecer su negocio

Comenzar un negocio puede ser un proceso abrumador, pero si sigue esta lista, tendrá las finanzas de su nueva tienda en orden desde el principio. Desde abrir el tipo correcto de cuenta bancaria hasta determinar cuánto ingresará por producto, todas estas tareas contribuirán al éxito de su negocio, ahora y a medida que crezca.