¿Debería cobrar impuestos sobre las ventas en su tienda en línea?

Esta es una publicación de invitado de Mark Faggiano de TaxJar.

Nota: Esta publicación se aplica solo a comerciantes con sede en EE. UU.

Casi todos los vendedores de productos con sede en EE. UU. tendrán una fecha de vencimiento del impuesto sobre las ventas en enero. Algunos vendedores tienen que declarar el impuesto sobre las ventas con frecuencia y tener todo el asunto del impuesto sobre las ventas lamido. Pero muchos solo tienen que declarar el impuesto sobre las ventas una vez al año. Para esos vendedores, enero y sus muchas fechas de vencimiento del impuesto sobre las ventas pueden ser una fría y desagradable llamada de atención después de la divertida y rentable temporada navideña.

Pero no se preocupe, el proceso de cumplimiento del impuesto sobre las ventas se puede dividir en cinco pasos manejables. Comience aquí y cumplirá con los impuestos sobre las ventas en poco tiempo.

Determina dónde tienes el nexo

Cuarenta y cinco estados y el Distrito de Columbia exigen que los comerciantes cobren un impuesto sobre las ventas a los compradores. La buena noticia es que solo tiene que recaudar impuestos sobre las ventas en estos estados si tiene lo que se llama "nexo de impuestos sobre las ventas". Nexus se establece cuando tiene una presencia comercial significativa en un estado, que puede incluir cosas como:

• tener una oficina
• tener un empleado
• Tener un almacén
• Tener un afiliado
• Almacenamiento de inventario
• Dropshipping de un proveedor externo
• Hacer negocios físicos temporalmente en un estado por un tiempo limitado, como en una feria comercial o feria artesanal

Si sospecha que puede tener una presencia física en un estado, puede consultar con la autoridad fiscal de ese estado para determinar si tiene o no un nexo de impuestos sobre las ventas.

Haga clic en este mapa para obtener más información sobre la recaudación de impuestos sobre las ventas en cada estado individual:

El primer paso para el cumplimiento del impuesto sobre las ventas siempre es determinar dónde tiene un nexo de impuestos sobre las ventas y configurar su tienda en línea (y cualquier otro canal en el que pueda vender) para cobrar el impuesto sobre las ventas.

Una vez que haya determinado dónde tiene nexo, su siguiente paso es:

Regístrese para obtener un permiso de impuestos sobre las ventas

Los estados donde tiene nexo requieren que obtenga un permiso de impuestos sobre las ventas antes de comenzar a recaudar impuestos sobre las ventas. Para registrarse para un permiso de impuestos sobre las ventas, vaya al sitio web del Departamento de Ingresos de su estado o llámelos.

Los estados usan los fondos del impuesto sobre las ventas para pagar cosas como escuelas, carreteras y seguridad pública, por lo que están muy interesados ​​​​en que los comerciantes con nexo en sus límites estatales recauden y remitan el impuesto sobre las ventas.

Los permisos de impuestos sobre las ventas de algunos estados son gratuitos, mientras que otros cuestan una pequeña cantidad.

Una vez que se haya registrado, su estado le dirá cuándo y con qué frecuencia quieren que pague. Esto es generalmente mensual, trimestral o anual. La mayoría de las fechas de vencimiento anuales caen en enero, por lo que casi todos los vendedores de comercio electrónico se esforzarán por presentar y pagar este mes.

¡No te saltes este paso! Algunos estados consideran ilegal recaudar impuestos sobre las ventas sin un permiso.

Aquí hay una muestra de una solicitud de permiso de impuestos sobre las ventas del estado de Wisconsin:

recaudar impuestos sobre las ventas

Una vez que esté registrado en cualquiera de los estados donde tiene nexo, es hora de configurar la recaudación de impuestos sobre las ventas. Para activar la recaudación de impuestos sobre las ventas en Shopify, simplemente ve a Configuración > Impuestos. El Manual de impuestos de Shopify lo guía de manera rápida y completa a través de la configuración del impuesto a las ventas.

Vendedores multicanal, tenga en cuenta que debe recaudar impuestos sobre las ventas de los compradores en los estados donde tiene un nexo de impuestos sobre las ventas a través de cada canal en el que vende. Nuevamente, esto suele ser bastante fácil si solo tiene un nexo de impuestos sobre las ventas en un estado. Si tiene un nexo de impuestos sobre las ventas en varios estados, verifique con cada plataforma en la que vende para asegurarse de que está recaudando automáticamente el impuesto sobre las ventas de los compradores correctos.

Calcule cuánto impuesto sobre las ventas ha recaudado

A medida que se acerca la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos sobre las ventas, ahora es el momento de calcular cuánto impuesto sobre las ventas ha recaudado de los compradores en cada estado donde tiene nexo.

Si solo vende a través de Shopify y está en el plan Profesional o Ilimitado, esto puede ser bastante simple de determinar ejecutando un informe de impuestos sobre las ventas en la pestaña Informes de su tienda Shopify. Pero si vende en múltiples canales o acepta pagos a través de múltiples plataformas, esto se vuelve cada vez más complejo. El software como TaxJar se encargará de esta tarea por usted, pero si elige hacerlo usted mismo, debe obtener un informe sobre la cantidad de impuestos sobre las ventas que ha recaudado de los compradores en cada estado de cada canal en el que vende.

Algunos estados son simples: solo quieren saber cuánto impuesto sobre las ventas recaudó de todos los compradores en un estado. Pero la mayoría de los estados son más complicados. No solo quieren saber el monto total del impuesto sobre las ventas que recaudaste de los compradores en su estado, sino que también quieren que desgloses ese monto por condado, ciudad u otro distrito fiscal especial. Esto puede significar revisar sus ventas con un peine de dientes finos para determinar dónde vivía cada uno de sus compradores. Aquí es donde el cumplimiento del impuesto sobre las ventas puede convertirse rápidamente en una pesadilla que consume mucho tiempo.

Una vez que haya calculado cuánto impuesto sobre las ventas ha recaudado, su próximo paso es...

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Presente su(s) declaración(es) de impuestos sobre las ventas

Ahora viene la parte en la que entrega el impuesto sobre las ventas que ha recaudado de los compradores al estado o estados donde tiene un nexo de impuestos sobre las ventas.

La mayoría de los estados facilitan la presentación en línea. De hecho, algunos estados requieren que presente su solicitud en línea o pague una multa. Consulte con su estado individual sobre cuándo y cómo presentar la solicitud.

No crea que está libre de culpa si no recaudó ningún impuesto sobre las ventas durante este período imponible. Muchos estados aún exigen que presente lo que se conoce como "declaración cero", incluso si no tiene fondos de impuestos sobre las ventas para remitirles. Una declaración de cero es una declaración de impuestos sobre las ventas que simplemente le dice al estado que no recaudó impuestos sobre las ventas durante ese período imponible. Básicamente, quieren que se registre y les asegure que todavía está en el negocio. Si olvida presentar una declaración de cero, puede recibir una multa, al igual que si se olvidó de presentar y pagar.

Hablando de pagar, vale la pena presentar sus declaraciones de impuestos sobre las ventas a tiempo. Muchos estados se dan cuenta de que el impuesto sobre las ventas es una carga y otorgarán a los comerciantes un descuento del impuesto sobre las ventas por pagar antes oa tiempo. No dejes ese dinero sobre la mesa.

Relájese: ¡ha puesto un tope al impuesto sobre las ventas!

Una vez que haya seguido estos pasos, habrá terminado con el impuesto sobre las ventas... por ahora. ¿Tu próximo paso? Anote la próxima fecha de vencimiento del impuesto sobre las ventas en su calendario y prepárese para hacerlo todo de nuevo.

Acerca del autor: ¡ Regístrese para una prueba gratuita de TaxJar de 30 días hoy y ponga un límite al impuesto sobre las ventas!