8 pasos para preparar su negocio en línea para la temporada de impuestos

La temporada de impuestos está aquí, y ya sea su primer año en el negocio o su décimo año, siempre se siente como si hubiera una lista interminable de tareas que realizar para presentar su declaración. Si vive en los EE. UU., esta guía paso a paso lo ayudará a organizarse para que pueda comenzar y presentar su declaración de impuestos de 2016 mucho antes de la fecha de vencimiento.

Empecemos.

Paso 1: Recuerde estos plazos de impuestos

Los plazos de impuestos pueden acercarse sigilosamente a usted. Omitirlos puede resultar en multas costosas.

Sus impuestos vencen el 17 de abril de 2017. Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es posible que también deba presentar documentos adicionales al IRS antes de esa fecha.

Añade estas fechas a tu calendario y no te pierdas ni un solo plazo:

2 de febrero: Formularios 1099 y W2 matasellados

Si le pagó a un contratista o empleado independiente más de $600 en 2016, ya debería haberles proporcionado un 1099 o W2, respectivamente, el 1 de febrero o antes.

16 de marzo: vencimiento de las declaraciones de sociedad

El 15 de marzo es la fecha límite para presentar declaraciones de impuestos individuales y de sociedad. La fecha límite anterior brinda a los socios la oportunidad de recibir el Anexo K-1 antes de la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos personal.

17 de abril: vencimiento de las declaraciones de impuestos corporativos

El 15 de marzo es la fecha límite para presentar tu declaración de impuestos corporativos (modelos 1120 y 1120S), o solicitar una extensión de impuestos.

17 de abril: vencimiento de las declaraciones individuales

El 17 de abril es la fecha límite para presentar declaraciones de impuestos individuales o de propietario único (formularios 1040), o solicitar una extensión de impuestos.

Paso 2: Ordene sus recibos

Si aún no lo ha hecho, es hora de dejar de usar papel. Almacenar sus recibos en línea le ahorrará una montaña de papel para ordenar cuando llegue el momento de los impuestos.

Estas herramientas lo ayudarán a organizar sus recibos sin papel:

Evernote (gratis)

Puede cargar y acceder a escaneos o fotografías de recibos, tarjetas de presentación y documentos importantes desde cualquier dispositivo. Utilice el escáner ScanSnap Evernote Edition para cargar documentos directamente en su cuenta de Evernote.

ShoeBoxed (hasta $100/mes)

Si tiene una gran acumulación de recibos para almacenar, puede optar por enviarlos por correo en uno de los 'Sobres Mágicos' de Shoeboxed, y Shoeboxed ingresará todos los datos por usted.

Expensify (comienza en $5/mes por cada usuario activo)

Los pagos realizados con tarjetas bancarias conectadas se importan automáticamente y los gastos en efectivo se agregan manualmente. La aplicación móvil de Expensify también le permite fotografiar y almacenar recibos sobre la marcha. Los recibos se comparan automáticamente con el gasto correcto utilizando la tecnología SmartScan del servicio.

Paso 3: Ponga su contabilidad al día

Para presentar sus impuestos, debe asegurarse de que sus libros estén actualizados. Un conjunto claro de libros brinda una visión precisa de los ingresos y gastos de su negocio. También son su primera línea de defensa en caso de una auditoría.

Puede usar un software de contabilidad para pequeñas empresas para procesar su propia contabilidad. Alternativamente, si prefiere que un profesional lo haga por usted, considere contratar a un tenedor de libros, ya sea localmente o en línea.

Si la información en sus libros es incorrecta, corre el riesgo de hacer un reclamo falso al IRS sin querer.

Cuando se trata de actualizar sus libros, elija el método que sea mejor para usted en función de la cantidad de tiempo que tiene para dedicar a la contabilidad, su presupuesto y la confianza que siente al administrar sus propios libros.

Paso 4: Envíe los 1099

Si le pagó a un contratista independiente más de $600 durante el año fiscal, ya debería haber enviado un Formulario 1099 al contratista antes del 1 de febrero y deberá enviar una copia al IRS antes del 31 de marzo de 2017.

Paso 5: comprender los requisitos del impuesto sobre las ventas

Las leyes de impuestos sobre las ventas son complejas en el mejor de los casos. Querrá consultar a su contador sobre esto, pero veamos brevemente cómo se aplica el impuesto a las ventas a los negocios en línea.

Los requisitos fiscales estatales están dictados por un concepto legal llamado 'nexo'. Nexus significa que una empresa necesita tener alguna conexión física con un estado para recaudar impuestos sobre las ventas allí. Si su empresa desarrolla un nexo en un estado, debe recaudar impuestos sobre las ventas en ese estado.

Si bien muchas empresas solo tendrán un nexo con el estado en el que viven, hay casos en los que su empresa podría desarrollar un nexo en otros estados.

Aquí hay algunos ejemplos de cosas que desarrollan nexo:

• Una oficina
• Empleados
• Un almacén
• Organizar una tienda temporal o vender en una feria de artesanía
• Almacenamiento de inventario

Está legalmente obligado a recaudar impuestos sobre las ventas en cualquier lugar donde su negocio haya desarrollado un nexo. Las leyes fiscales varían entre los estados, por lo tanto, antes de presentar su declaración, consulte con un profesional de impuestos para confirmar que cumple adecuadamente con los requisitos estatales de impuestos sobre las ventas.

Paso 6: considere solicitar una extensión de impuestos

Es importante comprender que una prórroga de impuestos no lo exime de pagar los impuestos adeudados antes de la fecha límite regular.

Entonces, ¿por qué molestarse en solicitar una extensión en primer lugar? Bueno, solicitar una prórroga es fácil y le da más tiempo para presentar su declaración de impuestos.

Para solicitar una extensión de impuestos, deberá completar el formulario de extensión de impuestos que corresponda con su tipo de negocio (a continuación) y calcular la cantidad de impuestos que debe para el año. Luego, envíe el formulario completo y su pago de impuestos adeudados al IRS electrónicamente o por correo el 15 de abril o antes (16 de marzo para corporaciones).

Siempre que presente antes de la fecha límite, la prórroga es automática. El IRS solo se comunicará con usted si su solicitud es rechazada.

Tenga en cuenta que si no realiza un pago de los impuestos adeudados antes de la fecha límite regular de impuestos, podría ser responsable de multas e intereses, incluso si ha solicitado una prórroga.

Para solicitar una extensión de impuestos, utilice el formulario que corresponda con su tipo de negocio:

Asociaciones – 15 de marzo de 2017

Para calificar para una extensión automática de 7 meses, use el Formulario 7004.

Corporaciones – 17 de abril de 2017

Para calificar para una extensión automática de 6 meses, use el Formulario 7004.

Propietarios únicos - 17 de abril de 2017

Para calificar para una extensión automática de 6 meses, use el Formulario 4868.

Paso 7: consulte estas deducciones fiscales

Las siguientes deducciones están comúnmente disponibles para los vendedores en línea.

Todos estos gastos se pueden deducir en el Anexo C, Formulario 1040, a menos que se indique lo contrario.

Tenga en cuenta que si su negocio es nuevo, deberá consultar con su contador, ya que algunos de sus gastos podrían incluirse en los costos de "puesta en marcha".

Oficina en casa

Para calificar para la deducción de oficina en casa, debe cumplir con tres requisitos: exclusividad, regularidad y precedencia.

• Exclusividad: su área de trabajo debe usarse únicamente para negocios.
• Regularidad: su oficina en casa debe usarse regularmente. Esto no necesita ser todos los días, pero debe ser consistente.
• Precedencia: debe pasar la mayor parte del tiempo en la oficina de su hogar y realizar las actividades comerciales más importantes allí.

Para calcular la deducción de su oficina en casa, puede usar el método simplificado o el método regular. Con el método simplificado, toma una deducción estandarizada de $5 por pie cuadrado de su casa que se usa para negocios, hasta un máximo de 300 pies cuadrados.

Con el método regular, debe calcular el porcentaje real de su hogar que se utiliza para negocios dividiendo el área utilizada para negocios por el área total de su hogar.

Si calcula su deducción utilizando el método regular, también deberá completar el Formulario 8829.

Educación

Si está tomando clases o talleres que agregan valor a su negocio y/o aumentan su experiencia, son totalmente deducibles.

Costos de teléfono e Internet

Si tiene un teléfono que se usa únicamente con fines comerciales, el costo del plan telefónico es totalmente deducible como costo de servicios públicos. Si usa su teléfono tanto para fines comerciales como personales, solo puede deducir un porcentaje del costo total de la factura telefónica en función de cuánto usó su teléfono celular para negocios.

Por ejemplo, si usa su teléfono celular 60% para negocios y 40% para uso personal, puede deducir el 60% de los costos asociados. Mantener una factura telefónica detallada es una buena manera de respaldar su reclamo en caso de que alguna vez lo auditen.

Si utiliza servicios como Skype o Google Voice, puede deducirlos como gastos de oficina.

Su factura de Internet también se puede deducir como un costo de servicios públicos. Si trabaja en una oficina en casa y usa una sola conexión a Internet, deberá dar cuenta del uso personal. Calcule el porcentaje de uso relacionado con el negocio y aplíquelo al total.

Web Hosting y Temas de Tienda Online

El costo del registro de dominio y alojamiento de comercio electrónico es deducible de otros gastos. También puede deducir el costo de cualquier plantilla de tienda en línea o temas personalizados de Shopify que compre para su empresa como gasto de software o marketing.

Trabajo del contratista

El costo de contratar a un contratista independiente se puede reclamar como mano de obra contratada.

Costos de envío

El costo de envío de productos a sus clientes, como los gastos de envío y embalaje, se puede reclamar como otros gastos.

Uso del vehículo

Para deducir el uso comercial de su vehículo, deberá realizar un seguimiento de su millaje para viajes de negocios. Esto se puede hacer rápidamente con una herramienta como el rastreador de millas Shoeboxed. Como mínimo, debe registrar la cantidad de millas recorridas a lo largo del año (registre la lectura de su odómetro el 1 de enero y luego el 31 de diciembre) y mantenga un registro de reuniones, viajes a la oficina de correos, etc. en su calendario.

Otra técnica común es hacer un seguimiento del millaje comercial y personal durante un período de dos semanas cada trimestre. Puede usar esto al final del año para calcular una proporción de uso comercial versus personal.

Una vez que haya establecido el kilometraje total recorrido, divida las millas comerciales por el total de millas recorridas para determinar el porcentaje de uso comercial.

Tarifas de servicio en línea

Los servicios en línea utilizados con fines comerciales, como Shopify, Shoeboxed y cualquier otra aplicación que utilice para administrar su negocio, son deducibles como gastos comerciales.

Equipo

El costo del equipo comercial, como la computadora, la cámara y el teléfono celular de su empresa (si es de su propiedad), puede recuperarse mediante la depreciación o mediante una deducción de la sección 179. En algunos casos, un contador podría incluso recomendarle que deduzca el costo del equipo comercial como un gasto comercial estándar.

Se recomienda enfáticamente que trabaje con un contador para deducir adecuadamente los costos del equipo. Todos estos enfoques para deducir los costos de los equipos pueden proporcionar diferentes beneficios financieros para su empresa. Por ejemplo, puede ser más beneficioso deducir los costos de equipo de una sola vez (usando la deducción de la sección 179 o como un gasto comercial estándar) o depreciar el costo durante varios años.

Además, los diferentes artículos se deprecian utilizando diferentes métodos de depreciación, y configurar un programa de depreciación puede ser extremadamente complicado de hacer correctamente.

La mejor manera de deducir correctamente el costo del equipo comercial es mantener un registro de todas las compras de equipos comerciales y pedirle a su contador que le aconseje sobre cómo deducirlos en su declaración de impuestos.

Servicios profesionales

Los honorarios legales y profesionales que son necesarios y están directamente relacionados con el funcionamiento de su negocio, como los honorarios cobrados por contadores y tenedores de libros, pueden reclamarse como servicios profesionales.

Paso 8: encuentre el contador adecuado y haga estas preguntas

Cuando busque un contador que lo ayude a declarar sus impuestos, tenga en cuenta qué tan bien entienden su industria, las necesidades específicas de su negocio y si facturan por hora o cobran una tarifa fija.

Una vez que haya contratado a un contador, hágale las siguientes preguntas para ver si hay otras formas de reducir su factura de impuestos:

1. ¿Existen créditos fiscales locales disponibles? (este es uno grande que los empresarios a menudo pasan por alto)
2. ¿Mi negocio tiene nexo en otros estados? ¿He manejado correctamente el impuesto a las ventas?
3. ¿Hay ventajas en cambiar la estructura de mi negocio?

A ti

Los impuestos probablemente no sean su parte favorita de la propiedad de un negocio, pero con un poco de planificación y organización puede maximizar sus deducciones y eliminar el estrés de la temporada de impuestos.

Si tiene alguna pregunta sobre cómo preparar su negocio en línea para la temporada de impuestos, háganoslo saber en los comentarios a continuación y haremos todo lo posible para ayudarlo.

Acerca del autor: esta publicación es presentada por Bench, el servicio de contabilidad en línea que lo empareja con un contador profesional y utiliza un software simple y elegante para hacer sus libros por usted.