21 aplicaciones para trabajadores remotos: la mejor tecnología para trabajar de forma remota

A distancia o no a distancia, esa es la cuestión. Dependiendo de a quién le preguntes, seguramente obtendrás respuestas muy diferentes.
2017 estuvo marcado por una variedad de grandes empresas como Yahoo e IBM que redujeron o eliminaron sus políticas de teletrabajo.
Por supuesto, por cada gigante como IBM hay docenas de pequeñas y ágiles empresas emergentes que cuentan con fuerzas de trabajo completamente distribuidas.
Si bien es probable que algunas empresas duden en adoptar una fuerza laboral remota debido a la ciberseguridad, la mayoría de las que lo evitan probablemente lo hagan por razones relacionadas con la cultura y la productividad. El pensamiento es 'mis empleados van a ser más productivos e innovadores si están en la oficina interactuando con los miembros de su equipo cara a cara'.
Sin embargo, aquellos que adoptan una fuerza laboral remota lo ven de manera diferente. Al permitir que sus empleados vivan y trabajen donde quieran, estarán más felices, estarán más comprometidos intrínsecamente y también podrá reclutar con una red mucho más amplia, ya que no está limitado por la geografía.
¿Cuál de estas filosofías es la correcta? Como la mayoría de las cosas en la vida, tampoco. Y ambos. No es uno de esos temas que se pueden generalizar, así que no intentaré hacerlo aquí.
Lo que haré será dar algunos consejos a las empresas que están adoptando el trabajo remoto. Porque si te cuentas entre ese grupo, hay una cosa que probablemente aún no dominas. Reuniones.
Las reuniones remotas pueden ser dolorosas e improductivas. Es difícil comunicarse, las señales no verbales básicamente se descartan y te encuentras preguntándote qué pasó con la última hora de tu día.
Sin embargo, esta no tiene que ser su experiencia de reunión remota. Claro, todavía no hemos llegado al punto en que una reunión remota sea tan buena como la real, pero estamos llegando allí. Entonces, echemos un vistazo a algunas herramientas que necesita en su caja de herramientas si va a aprovechar al máximo una reunión remota.

Videoconferencia

Este es probablemente un poco obvio. Supongo que podría confiar estrictamente en las conferencias de audio, pero no hay necesidad de correr en el barro cuando hay una pista perfectamente disponible. Las videoconferencias le permiten ver a las personas con las que está hablando, lo que facilita mucho la comunicación.
La gran mayoría de las herramientas de videoconferencia le permiten realizar una conferencia con varias personas, y cualquiera que se precie le permitirá compartir pantallas.
Además, debe considerar si desea o no que se graben sus videoconferencias. Algunos pueden sentir que una función de grabación es un poco intrusiva, pero puede ser de gran ayuda para mantener un registro objetivo de las cosas.

Tablero interactivo

Si trabaja en un equipo creativo, la idea de una reunión remota probablemente parezca un esfuerzo temerario. En términos generales, estaría de acuerdo. Sin embargo, existen algunas herramientas que facilitan cada vez más la colaboración de los creativos sin estar en la misma sala.
Las pizarras interactivas aprovechan los beneficios de una pizarra tradicional y los amplían. Una vez que todos los participantes de la reunión se unen a una reunión, todos tienen acceso a la pizarra y pueden escribir y comentar en ella. Esta es una excelente solución para reuniones que necesitan un comentario visual no restrictivo.
Una de las excelentes características incluidas con la mayoría de las pizarras digitales es la capacidad de comentar lo que hay en la pizarra. Si alguien dibuja un diagrama que necesita una explicación más detallada, los usuarios pueden dejar un comentario que no se mostrará en el tablero y lo abarrotará, pero se podrá acceder al hacer clic o pasar el mouse sobre él.
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Querrá asegurarse de investigar los diferentes productos disponibles, ya que algunos pueden restringir la cantidad de personas que realmente pueden interactuar con la pizarra.

Colaboración en equipo

¿Alguna vez se ha perdido algo en una reunión y se ha inclinado hacia la persona que está a su lado para preguntarle qué se ha perdido? Bueno, eso es un poco difícil de hacer cuando la única otra persona en la habitación contigo es tu perro dormido Michael (así es, les doy nombres humanos a los perros).
Ciertas herramientas de chat como Slack han demostrado ser distracciones, pero los aspectos positivos superan drásticamente a los negativos.
Herramientas como Slack te permiten chatear instantáneamente y compartir archivos, imágenes, videos y más. También le permiten tener conversaciones grupales. Una herramienta como esta es imprescindible para su negocio en general, pero también se necesitan en las reuniones.
Puede asegurarse de que todos en su reunión estén en sintonía con las herramientas de colaboración en equipo. Por ejemplo, si está organizando una reunión y necesita que todos naveguen a una página web, todo lo que tiene que hacer es colocar el enlace en su conversación grupal y todos estarán allí.
Este software suele ser fácil de usar, intuitivo y muy útil.

Gestión de toma de notas

Es difícil salir de una reunión y recordar lo que dijeron todos. Esa tarea se vuelve exponencialmente más difícil cuando ve una imagen estática de su compañero de trabajo cuya voz se está rompiendo debido a una conexión a Internet de mala calidad.
La mejor manera de asegurarse de salir de una reunión sin hacer la pregunta "¿qué acaba de pasar?" es tomar notas. Ahora, el software para tomar notas no es para todos. Si te consideras más del tipo analógico, es posible que encuentres un portátil digital digno de vergüenza.
Sin embargo, si puede superar que este software sea un presagio del mundo digital que se acerca rápidamente, hay bastantes beneficios.
Algunos son simples y le permiten tomar notas de texto básicas fácilmente, mientras que otros le permiten grabar audio o escribir directamente en la pantalla de su tableta. Independientemente de la herramienta que seleccione, usar una hará que sea más fácil organizar y compartir sus notas.

Compartición de archivos

No hay forma de evitar esto. Necesita una herramienta para compartir archivos. Si va a tener un equipo remoto, necesita alguna forma para que todos puedan acceder a los documentos, independientemente del hemisferio desde el que se unan a la reunión.
No hay escasez de opciones cuando se trata de software para compartir archivos, pero eso no significa que pueda seleccionar uno al azar.
Algunos productos le permitirán anotar y editar documentos en vivo. Otros le permiten versionar documentos (esto es particularmente útil para proyectos creativos). También hay seguridad. Lo más probable es que no desee que cualquiera acceda a sus archivos, y si opta por una herramienta establecida, la seguridad probablemente sea de primera categoría. Sin embargo, prueba una alternativa más barata y es posible que estés jugando con fuego.

Gestión de ideas

Es una buena idea que todas las empresas tengan algún tipo de software de gestión de ideas. Esencialmente sirve como un buzón de sugerencias sobre cómo se gestiona una empresa. Este software no está diseñado para ayudar en las reuniones, pero sin embargo, puede hacer precisamente eso.
Probablemente no sea necesario introducir algo como esto en una reunión remota con solo un puñado de personas, pero si tiene reuniones grandes con muchos trabajadores remotos, encontrará que esto es imprescindible.
El software permite que cualquier persona con permiso haga una sugerencia o exponga su idea. Puede crear diferentes categorías, para que sepa qué sugerencias se aplican a qué reuniones.
Analicemos un caso de uso de por qué este software podría ser útil para una gran reunión remota remota.
Tiene una reunión de una vez por sprint para su equipo de desarrollo completamente distribuido de 25 personas. En la reunión, cubre una variedad de temas, pero principalmente sirve como una retrospectiva del sprint anterior y una mirada al futuro del sprint.
Desea que la reunión sea colaborativa, pero sería imposible que todos pudieran hablar sin que se convierta en una cacofonía de personas que intentan que se escuchen sus ideas. Con el software de gestión de ideas, los miembros del equipo pueden exponer sus pensamientos e ideas sin el caos resultante. No solo se escuchará la voz de las personas, sino que se grabarán las ideas, por lo que siempre puede regresar y ver qué ideas fueron las más populares durante la reunión.