8 informes de proyectos esenciales

Informes: es lo que hace un gerente de proyecto. No importa si es un oficial o un aprendiz en el campo, ha hecho un informe de proyecto, ya sea a mano o con herramientas de informes. Sin embargo, es posible que no sepa que existen varios tipos diferentes de informes, o cómo dirigir específicamente esos informes a audiencias particulares.

¿Qué es un informe de proyecto?

Un informe de proyecto es simplemente un documento que brinda detalles sobre el estado general del proyecto o aspectos específicos del progreso o desempeño del proyecto. Independientemente del tipo de informe, se compone de datos del proyecto basados ​​en aspectos económicos, técnicos, financieros, de gestión o de producción.

Beneficios de un informe de proyecto

Estas son herramientas importantes de comunicación con las partes interesadas para mantenerlas actualizadas sobre el proyecto y su progreso. Pero también son útiles para los gerentes de proyectos y los ayudan a asignar recursos y otros medios para administrar el proyecto hasta una conclusión exitosa. La mayoría de los informes de proyectos compararán el esfuerzo real con el esfuerzo planificado para mantener el proyecto en el camino financiero y alineado con su cronograma.

Los informes de proyectos no solo ayudan a los gerentes y partes interesadas a monitorear el progreso, sino que también pueden predecir amenazas y, al hacerlo, trabajar para desarrollar una respuesta para evitarlas. Ayudan a controlar los costos y mantenerse dentro de su presupuesto, monitorear el desempeño del equipo y aumentar la visibilidad del proyecto para obtener más información sobre cómo administrarlos.

Debido a su nivel de detalle, la creación de un informe de proyecto lleva tiempo. El software de gestión de proyectos, como ProjectManager, puede acelerar su proceso de generación de informes. Cree informes de estado, informes de recursos, informes de variación y más con solo unos pocos clics. O simplemente mire nuestro panel de control en tiempo real para obtener una instantánea del estado actual de su proyecto. Comience con ProjectManager gratis hoy.

Tipos comunes de informes de proyectos

Aquí hay un resumen de ocho de los tipos más comunes de informes de proyectos, pero que, sin embargo, son cruciales para la ejecución exitosa de un proyecto.

1. Informes de estado

"¿Puedo tener ese informe de estado en una hora?" Es el tipo de pregunta que los gerentes de proyectos escuchan mucho. Tal vez sea del patrocinador del proyecto, del gerente de la oficina de proyectos o de un colega. Este es el tipo de informe de proyecto más común y en el que probablemente se encuentre trabajando con mayor frecuencia.

Puede producir informes de estado semanales o mensuales, y en un proyecto recientemente terminé produciendo informes de estado diarios durante la fase de implementación. La frecuencia depende de dónde se encuentre en el proyecto y cuánto haya que decir. No tiene mucho sentido informar diariamente si todas sus tareas toman más de una semana, ya que no tendrá ningún progreso para informar día a día.

Como dedicará una buena cantidad de tiempo a producir informes de estado, vale la pena considerar formas de hacerlo más rápido. Mejor aún, automatice tantos informes de proyectos como sea posible.

Cree una plantilla de informe de estado estándar o use la que viene con su software de administración de proyectos y use los datos en su herramienta de programación para completar el progreso del proyecto. Incluso si tiene que modificarlo después, completar algunos de los campos le ahorrará mucho tiempo.

Haga un informe de estado con solo unos pocos clics

Para obtener más información sobre las herramientas de informes de proyectos y cómo pueden beneficiarlo a usted y a su carga de trabajo diaria, mire el breve video a continuación. Le muestra cómo hacer informes de estado con solo unos pocos clics usando ProjectManager.com. Con un software de informes fácil de usar, puede realizar un seguimiento de los proyectos con confianza, ofrecer presentaciones más eficaces y obtener mejores resultados.

2. Informe de progreso

Uno de los informes de proyecto más importantes que generará en el transcurso de la ejecución de un proyecto es el informe de progreso. Es un informe que actualiza la información sobre su proyecto, específicamente si está cumpliendo con la línea de base establecida por el cronograma y el presupuesto. Es otra forma de informar a las partes interesadas sobre dónde se encuentra el proyecto en ese momento.

Desea ser específico al hacer un informe de progreso. Anote los datos y luego escriba una breve introducción que incluya el título del proyecto, la información de contacto, un resumen del estado del proyecto e información general sobre el cronograma, el costo y la finalización esperada del proyecto.

Los informes de progreso se pueden generar con un software de gestión de proyectos, pero existen plantillas que pueden ser útiles. ProjectManager tiene una plantilla de informe de progreso gratuita para Word que tiene todo lo que necesita para hacer un informe de progreso completo, incluida una sección de resumen que analiza el estado del proyecto, el cronograma, el costo y el riesgo. Puede ver de un vistazo si está a tiempo o retrasado y por qué. También hay una sección que profundiza en el estado de cada tarea.

3. Informes de Riesgo

Muchos PM informan sobre los riesgos al menos una vez al mes y, por lo general, el informe es el resultado de una reunión de revisión de riesgos. Por supuesto, puede actualizar su registro de riesgos en cualquier momento, y debe alentar a todos los miembros de su equipo de proyecto a que contribuyan con riesgos al registro cada vez que sientan que es necesario registrar algo.

El informe de riesgos debe incluir un resumen del perfil de riesgo del proyecto, pero la forma en que lo presente depende de usted. Un buen enfoque sería incluir solo los detalles de los riesgos que tienen el potencial de crear la mayoría de los problemas para su proyecto. Luego, incluya una declaración sobre los riesgos de nivel inferior, tal vez resumiendo cómo los está gestionando todos.

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También querrá la posibilidad de elaborar un informe sobre todos sus riesgos, independientemente de su importancia. Probablemente sea más fácil hacer esto como una descarga automática desde su software de gestión de proyectos, o si mantiene su registro de riesgos en otro formato como una hoja de cálculo, emitiendo una copia completa de ese documento.

4. Informes de la Junta/Ejecutivos

Los informes de proyectos deben adaptarse a las personas que los van a leer. Por lo tanto, el informe que produzca para el tablero del proyecto tendrá un nivel de detalle diferente en comparación con la actualización de estado semanal que se envía a su equipo de proyecto y a las partes interesadas clave del negocio.

Para los informes de la junta del proyecto, piense en un nivel alto. Querrán leer sobre cosas que son importantes para ellos, como problemas que pueden ayudar a resolver, un resumen de la posición del presupuesto y si está o no en camino de alcanzar los hitos clave.

Asegúrese de que su informe de la junta esté en un formato que puedan leer fácilmente. Por ejemplo, si sus ejecutivos están siempre de viaje y usan sus teléfonos inteligentes para revisar los correos electrónicos, no produzca su informe en forma de una hoja de cálculo complicada que no se muestre correctamente, ni incluya muchos gráficos grandes que tardarán años en completarse. descargar. Un pdf se procesará en todos los dispositivos si está enviando un informe estático por correo electrónico. O puede otorgar licencias para los miembros de la junta o el liderazgo senior para que puedan ver los informes del tablero en tiempo real sobre la marcha. ProjectManager presenta paneles en vivo que siempre tienen información actualizada.

5. Informe de análisis de costos y beneficios

Al decidir si un proyecto es viable, uno de los informes que querrá ejecutar es un informe de análisis de costo-beneficio. Es una forma de comparar qué beneficio u oportunidad ofrece el proyecto a su organización en comparación con la inversión. Es un paso clave para decidir si el proyecto tiene sentido desde una perspectiva empresarial.

Este es un proceso importante para determinar si la iniciativa que está explorando tiene valor. Le permitirá a su empresa utilizar mejor sus recursos si avanza con el proyecto, así como proporcionar documentos que respalden el avance del proyecto. Puede usar un análisis de costos para realizar un seguimiento de sus gastos y gastos para asegurarse de que los fondos se asignen correctamente.

El análisis de costo-beneficio muestra lo que espera pagar por un proyecto y lo compara con los beneficios u oportunidades que obtendrá después de completar el proyecto. El uso de la plantilla gratuita de análisis de costos y beneficios para Excel de ProjectManager recopila sus costos cuantitativos, los tipos de costos y los compara con los beneficios cuantitativos y los tipos de beneficios. Este análisis de costo-beneficio lo ayudará con su toma de decisiones cuando decida si seguir adelante con un proyecto o no.

6. Informes de recursos

¿Cómo saber quién está haciendo qué y cuándo? Puede revisar todo el plan del proyecto y calcular las asignaciones de recursos a mano. Eso tomaría mucho tiempo, y también sería abrumadoramente aburrido. O puede usar su software de planificación de gestión de proyectos para que lo resuelva todo por usted. La mayoría de las herramientas de software, ya sea un software de diagrama de Gantt independiente o herramientas de proyecto con todas las funciones con hojas de tiempo integradas, tendrán la opción de crear un informe de recursos.

El informe de recursos le mostrará el desglose de qué miembro del equipo del proyecto está asignado a qué tarea y qué día. También se pueden utilizar para identificar problemas de sobreasignación, en los que un miembro del equipo se asigna a más de una tarea. Obviamente, no pueden trabajar en dos cosas a la vez, por lo que si no resuelve estos problemas, encontrará que el plan de su proyecto se retrasa. Utilice el informe de recursos para asegurarse de que no haya conflictos para las personas y reprograme esas tareas según sea necesario.

En general, los informes de recursos son uno de los tipos de informes de proyectos más útiles que puede tener un administrador de proyectos, aunque pueden ser un poco difíciles de interpretar al principio. Realmente vale la pena dedicar tiempo a aprender cómo leer los informes para que pueda realizar cambios en el cronograma de su proyecto según corresponda.

7. Informes de variación

¿Cómo puede saber si el proyecto está progresando según lo planeado? Esa es la belleza de un informe de variación: compara lo planificado con el resultado real, brindándole una métrica para medir si está en el buen camino, adelantado o atrasado. El informe de variación recopilará y organizará los datos sobre lo que está comparando, ya sea el presupuesto, el cronograma o el alcance de la variable del proyecto que está midiendo. El informe de variación le brinda la herramienta para muchos análisis de variación o un cambio medible desde la línea de base.

Hay varios informes de variación, como variación de costos, variación al finalizar (superávit o déficit presupuestario), variación programada y otros. En su mayoría, los informes de variación se utilizan en análisis presupuestarios, informes de tendencias y análisis de gastos.

El informe de variación es una gran herramienta para el director del proyecto, que necesita una perspectiva del progreso del proyecto para tomar decisiones inteligentes sobre la asignación de recursos. Pero no solo los gerentes de proyecto se benefician de los informes. Las partes interesadas están interesadas en informes de alto nivel, y los informes de variación les dan un visto bueno o malo en cuanto al progreso del proyecto y si cumple con su cronograma y presupuesto.

8. Informe de análisis de brechas

Ya sea que esté administrando un proyecto o en el proceso de llevar su negocio al siguiente nivel, necesita un informe que pueda mostrarle cómo llegar del punto A al punto B. Eso se llama informe de análisis de brechas. Le permite ver si está cumpliendo con las expectativas y si está utilizando los recursos de manera efectiva.

El informe de análisis de brechas medirá el estado actual del proyecto o negocio en términos de tiempo, dinero y mano de obra y luego lo comparará con el estado objetivo que planea alcanzar. Luego, al definir y analizar la brecha entre esos dos puntos, se puede desarrollar un plan de acción para organizar la tarea necesaria para llegar allí.

ProjectManager tiene una plantilla gratuita de análisis de brechas para Excel. Tiene espacio para el estado de su artículo actual y su estado de artículo futuro. Luego, puede anotar el porcentaje de brecha que debe cerrar para alcanzar su objetivo y enumerar las acciones necesarias para lograrlo. Identifique quién liderará esta iniciativa e incluso capture el estado de la acción.

Informes de proyectos automatizados con ProjectManager

ProjectManager puede crear varios tipos de informes de proyectos con un solo clic. Nuestro galardonado software de administración de proyectos permite a los gerentes crear informes de estado, informes de tareas, informes de disponibilidad, informes de variación y más. Es fácil compartirlos en línea o imprimirlos como archivos PDF para su próxima reunión con las partes interesadas. Brindamos a los gerentes de proyectos todo lo que necesitan para rastrear e informar sobre sus proyectos en un software basado en la nube.

El software correcto lo ayudará como gerente de proyecto. Desarrollamos las funciones de informes y paneles de proyectos de ProjectManager para ayudar a los gerentes de proyectos a simplificar esta tarea fundamental. Los informes de plantilla de nuestro software le brindarán la ventaja necesaria para monitorear sus proyectos. Si necesita recursos para verlos, no hay problema: puede otorgar acceso directo a los miembros del equipo, ahorrando tiempo al enviarlos a las personas adecuadas de manera regular. Comience su prueba gratuita de 30 días ahora y comience a informar de manera más inteligente.