15 desafíos de la gestión de proyectos y cómo superarlos

La gestión de proyectos se trata de resolver problemas antes de que sucedan. Es por eso que haces un plan, programas tareas y supervisas el trabajo para asegurarte de que te mantienes al día. Pero incluso la mejor planificación no evitará los desafíos a lo largo del proyecto. Veamos 15 desafíos de gestión de proyectos y cómo enfrentarlos.

15 desafíos de gestión de proyectos para los que debe prepararse

Estos son los desafíos más comunes que enfrentan los gerentes de proyectos en su vida cotidiana. Cada desafío viene con consejos sobre cómo superar los obstáculos y llevar su carrera de gestión de proyectos al siguiente nivel.

1. Equilibrar las restricciones del proyecto

Hay tres restricciones que componen el triángulo de gestión de proyectos: alcance, tiempo y costo. Si puede equilibrar estas tres limitaciones, entregará un proyecto de calidad. Para hacer eso, se requiere un software de gestión de proyectos que pueda monitorear su progreso y desempeño.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que tiene paneles en tiempo real que brindan a los gerentes una vista de alto nivel de sus proyectos con gráficos y cuadros fáciles de leer que rastrean las métricas del proyecto, como el tiempo, el costo y más. A diferencia del software de administración de proyectos liviano, los usuarios no tienen que configurar nuestro tablero en vivo. Solo cambia. Está listo cuando tú lo estés.

2. Evitar el deslizamiento del alcance

El avance del alcance es cuando los requisitos o las características aumentan durante el ciclo de vida de un proyecto. Esta expansión gradual del alcance de un proyecto más allá del acuerdo original obviamente tendrá un impacto negativo en el presupuesto y el cronograma, por lo que es algo que siempre se debe tener en cuenta y, si hay cambios, administrarlos para evitar el mayor impacto negativo posible.

3. Gestión de las expectativas de las partes interesadas

Las partes interesadas tienen un interés personal en el proyecto y, por lo tanto, van a insertarse en él. Este puede ser uno de los desafíos de gestión de proyectos más difíciles de superar, ya que la participación de las partes interesadas puede ralentizar el trabajo. La gestión de las expectativas de las partes interesadas se puede hacer averiguando quiénes son sus partes interesadas, qué necesitan saber y cuándo deben saberlo. De esta manera, puede proporcionarles esa información para evitar que interrumpan el trabajo y también prepararlos para retrasos u otras cosas que puedan afectar el proyecto.

4. Estimar costos con precisión para crear un presupuesto de proyecto

Los proyectos cuestan dinero. Las estimaciones precisas de esos costos a menudo pueden afectar el margen de ganancias. Para crear un presupuesto preciso para el proyecto, querrá ver los costos de materiales y mano de obra, los gastos generales y cualquier otro costo relacionado con el proyecto. También ayuda mirar datos históricos de proyectos similares y hablar con expertos para obtener sus opiniones sobre cuáles serán los costos del proyecto de manera realista.

5. Reunir el equipo adecuado

El equipo del proyecto es responsable de ejecutar el proyecto. Necesita reunir un equipo que tenga las habilidades y la experiencia para hacer el trabajo en cuestión. Cada miembro es importante como lo es averiguar la estructura organizativa del equipo. Allí, el gerente del proyecto debe establecer reglas y procedimientos, definir expectativas, establecer comunicación y más.

6. Elegir el software de gestión de proyectos adecuado

Es posible que pueda ejecutar un proyecto con nuestro software de gestión de proyectos, pero no se recomienda. El software de administración de proyectos lo ayudará a ejecutar el proyecto de manera más eficiente y monitorear su trabajo de manera efectiva para ayudarlo a mantenerse en el camino. Hay muchas opciones, por lo que es importante conocer las características que necesita para seleccionar el ajuste adecuado.

7. Identificación de riesgos del proyecto

Los proyectos son esfuerzos arriesgados. Un riesgo es un evento inesperado que puede afectar su proyecto, ya sea para bien o para mal. Los gerentes de proyecto intentan identificar los riesgos antes de comenzar el proyecto para que puedan tener planes listos para mitigarlos. También es importante priorizar y realizar un seguimiento de los problemas del proyecto para asegurarse de que se resuelvan.

8. Estimación de la duración de los proyectos

Un proyecto por definición es algo que tiene un principio y un final que da como resultado un entregable. Ser capaz de estimar cuánto tiempo llevará completar el proyecto es el primer paso para crear un cronograma del proyecto. Cada tarea tendrá una fecha de inicio y una fecha de finalización, que conforman la duración. Estimar la duración de sus proyectos es uno de los desafíos de gestión de proyectos más críticos para usted como gerente de proyectos. Pero, afortunadamente, existen varias técnicas de estimación de tiempo que puede utilizar, como el método de la ruta crítica, la técnica de revisión de evaluación del programa (PERT), las estructuras de descomposición del trabajo y más.

9. Programar el trabajo de tu equipo

El cronograma de un proyecto es solo el comienzo. Ahora, debe coordinar sus recursos con ese cronograma, incluidos los recursos humanos, que son los miembros de su equipo. Deben ser asignados a tareas específicas que son responsables de completar.

10. Seguimiento del progreso del proyecto

Para asegurarse de que está cumpliendo con su horario, se debe realizar un seguimiento del progreso. El software de gestión de proyectos puede brindarle una vista de alto nivel de su progreso con paneles que rastrean varios indicadores clave de rendimiento (KPI) y los informes pueden brindarle más datos para comprender mejor si su progreso real está alineado con su progreso planificado.

11. Disipando los mitos de los gerentes de proyectos

A menudo se considera que los gerentes de proyecto interfieren con el proyecto, en lugar de ayudar. Es difícil combatir la impresión de ser burócratas, matones administrativos, personas que agregan trabajo adicional innecesario a un proyecto.

12. Mantenerse al día con los cambios del proyecto

El cambio es otro desafío de la gestión de proyectos. Los cambios pueden provenir de partes interesadas que solicitan nuevas características a problemas con su cadena de suministro. Independientemente de dónde provenga el cambio, los directores de proyecto deben tener un plan para gestionar estos cambios de modo que se minimice el impacto en el proyecto. Eso se llama un plan de gestión del cambio.

13. Mantenerse relevante con las tendencias de gestión de proyectos

Esto es cierto para cualquier industria, por supuesto, pero debido a que los gerentes de proyecto tocan tantos campos en su trabajo diario, es importante estar actualizado no solo con las tendencias relevantes de gestión de proyectos, sino también con noticias, políticas y preocupaciones de consecuencia para los proveedores y las partes interesadas.

14. Pérdida de recursos del proyecto

Los planes del proyecto cambiarán, y eso incluye a los miembros del equipo. Asegúrese de tener un plan de contingencia en caso de que los recursos de su proyecto no estén disponibles.

15. De pie firme

Usted es el defensor del proyecto, después de todo, y también el defensor de su equipo. Deberá estar preparado para contrarrestar los impactos en el alcance del proyecto con los líderes clave de su organización y también mitigar el rechazo de su propio equipo. La gestión de proyectos no es más que un gran liderazgo.

Video: Desafíos del administrador de proyectos

En este video, Jennifer Bridges, PMP, destaca algunos de los mayores desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos en el trabajo.

Si está buscando una herramienta que pueda ayudarlo con sus desafíos de PM, regístrese en nuestro software en ProjectManager.