6 plantillas gratuitas de informes de proyectos (incluye informe de estado semanal)

A lo largo de la vida de un proyecto, debe informar sobre una amplia variedad de información. Esta información se compilará en diferentes informes y se transmitirá a los administradores, inversores, clientes y otras partes interesadas. A partir de ahí, los informes se pueden utilizar para tomar decisiones y ajustes del proyecto.

El uso de plantillas de informes de proyectos, como una plantilla de informe de estado semanal, garantiza que estos informes se creen de forma rápida y eficaz.

¿Por qué crear informes de proyectos?

No importa cuán minuciosamente se planifique un proyecto, lo inesperado siempre sucederá. Los informes del proyecto documentan estos cambios, ya sean buenos o malos, e informan las estrategias futuras. Si no se completan regularmente los informes del proyecto, se pierde información y conocimientos valiosos.

Los informes de estado son un ejemplo de cómo la presentación de informes afecta directamente a un proyecto, tanto a corto como a largo plazo. Estos informes semanales describen muchos detalles sobre un proyecto, y el uso de una plantilla de informe de estado semanal puede evitar que deje lagunas en la información. Las plantillas de informes de proyectos también mantienen estos informes coherentes y organizados a lo largo de la vida del proyecto. La presentación de informes de proyecto desorganizados o "desordenados" es un escollo importante.

El uso de una plantilla de informe de proyecto garantiza que está aprovechando al máximo los datos y presentándolos a las partes interesadas de la manera correcta.

Plantillas gratuitas de informes de proyectos

Independientemente del informe del proyecto, el documento debe transmitir información de manera concisa, pero eso no significa que los datos deban sufrir. El desafío es brindar información de la manera más eficiente. Una plantilla de informes de proyectos logra el equilibrio entre demasiados detalles e informes demasiado simplificados que son inútiles para las partes interesadas.

Las plantillas de informes de proyectos hacen que los informes sean más fáciles y los datos más directos. Cada una de las siguientes plantillas gratuitas de informes de proyectos está diseñada para un propósito específico y se enfoca en información diferente.

1. Plantilla de informe de estado semanal

Un informe de estado de proyecto semanal hace exactamente lo que uno pensaría: documenta información específica durante un proyecto. Estos informes deben crearse a lo largo de la vida de un proyecto para ilustrar los cambios, ya sean éxitos o fracasos. Un informe de estado semanal es el primer paso para comprender si un proyecto va bien.

Nuestra plantilla de informe de estado semanal cubre todas las bases y presenta la información de manera eficiente. Esta plantilla incluye detalles importantes, como un resumen ejecutivo, hitos del proyecto, problemas, riesgos y proyecciones pasadas y futuras.

Esta plantilla de informe de estado también garantiza que la información se presente de la manera que tenga el sentido más lógico. El resumen ejecutivo define el proyecto y discute las metas y proyecciones. No tiene sentido presentar riesgos y cambios potenciales a las partes interesadas antes de que se enganchen al resumen ejecutivo.

2. Plantilla de panel de control del proyecto

Un panel de control del proyecto es una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas. Nuestra plantilla de tablero es una herramienta visual para ver el estado actual, la salud, el calendario y más del proyecto. Es un excelente complemento para nuestra plantilla de informe de estado semanal.

Los paneles de proyectos también pueden ser perjudiciales para la productividad si son demasiado complicados y difíciles de navegar. Naturalmente, asumimos que es mejor incluir cada pieza de información en un tablero. Realmente, este es un boleto de ida a un tablero inutilizable.

Un tablero debe incluir tareas, duración de tareas, costos y carga de trabajo, pero no necesariamente debe ilustrar las minucias de ellos. Utilice esta plantilla de tablero de proyecto gratuita para mantenerlo simple sin necesidad de un tablero sobresaturado.

3. Plantilla de progreso del proyecto

Una plantilla de progreso del proyecto ayuda a los gerentes de proyecto a comparar el progreso real con las proyecciones y estimaciones incluidas en el plan del proyecto. Un informe de progreso es una herramienta crítica de gestión de proyectos que funciona tanto para el seguimiento como para la generación de informes.

4. Plantilla de registro de riesgos

A medida que el proyecto continúa, es probable que surjan nuevos riesgos. No hay forma de prever todos los riesgos potenciales durante la fase de planificación del proyecto, por lo que es necesario informar sobre los nuevos problemas a medida que aparecen. De esta manera, los problemas se identifican antes de que sucedan y usted obtiene una mejor comprensión de lo que debe tener en cuenta en proyectos futuros.

Un registro de riesgos debe incluir cada riesgo potencial y el impacto que podría tener. También debe categorizar el riesgo y describir qué pasos se tomaron para evitarlo.

Si bien muchos de estos riesgos nunca se harán realidad, es fundamental documentarlos y planificarlos. Los proyectos sin registros de riesgo caminan por la cuerda floja sin red de seguridad. Tampoco informan sobre proyectos futuros. Mantener una lista actualizada con esta plantilla de registro de riesgos convierte los riesgos en referencias para el futuro.

5. Plantilla de registro de cambios

Un registro de cambios es similar a un registro de riesgos. Sin embargo, en un registro de riesgos, estos son riesgos potenciales . En un registro de cambios, estos son cambios reales que tuvieron lugar. Una plantilla de registro de cambios es donde se enumeran los principales cambios en el proyecto, qué acciones se tomaron para resolverlos, cuándo se resolvió el asunto y otros detalles.

¿Por qué no agregar esta información a un informe de estado semanal? Porque estas son circunstancias específicas e inusuales a lo largo de la vida del proyecto que deben estar en un solo lugar.

Una plantilla de registro de cambios organiza la información sobre los cambios y los pasos que se tomaron para abordarlos en una lista cronológica. Recuerde, se supone que una plantilla de informe de proyecto es un punto de referencia para los gerentes de proyectos que experimentan cambios en proyectos futuros. Un registro de cambios organizado muestra qué respuestas funcionaron en el pasado y cuáles no.

6. Plantilla de cierre de proyecto

Al final del proyecto, es hora de concluir y obtener la aprobación de las partes interesadas con una plantilla de cierre del proyecto. Este informe es el sprint final en el maratón de gestionar un proyecto exitoso. Sin este empujón final, todo el trabajo duro hasta este punto pierde valor.

Un informe de cierre del proyecto incluye la documentación de todo lo necesario para completar el proyecto, así como cualquier elemento pendiente que no se haya completado. Este informe debe resumir los objetivos, los criterios de finalización, los éxitos, los fracasos y las lecciones aprendidas. También debe proporcionar información sobre el tiempo dedicado, el presupuesto, el alcance y el cronograma.

Un informe de cierre de proyecto a veces solicita información abstracta. Enumerar todos los puntos importantes de un proyecto suena desafiante, pero esta plantilla gratuita de cierre de proyecto lo hace tan simple como seguir una lista de verificación.

El valor de un informe perfecto

Con demasiada frecuencia, los proyectos se gestionan sin reflexionar sobre los éxitos y fracasos de proyectos anteriores. Los mejores proyectos están informados por informes anteriores y crean informes con el futuro en mente. El uso de plantillas de informes de proyectos significa que cada informe creado es parte de una referencia más amplia para el futuro.

Ya sea que informe sobre proyectos ágiles, programas, productos o administre cualquier otro tipo de proyecto, hay una plantilla que beneficiará sus informes y resultados finales. Esto puede significar simplificar su flujo de trabajo y mejorar los resultados.

Lleve los informes de proyectos más allá con ProjectManager

El uso de plantillas de proyectos es un excelente primer paso en el proceso de elaboración de informes de proyectos, pero las plantillas solo pueden ayudarlo hasta cierto punto.

Afortunadamente, puede llevar los informes de proyectos aún más lejos usándolos en combinación con el software de gestión de proyectos. El software de gestión de proyectos en línea, como ProjectManager, tiene la capacidad de crear y compartir informes automatizados con los datos más actualizados. Realice una prueba gratuita de ProjectManager y vea cuánto podemos mejorar su experiencia de generación de informes de proyectos.

ProjectManager es un software basado en la nube que le permite administrar proyectos y crear informes desde cualquier lugar. Importe su proyecto en minutos y cree informes con facilidad. El panel de ProjectManager muestra una descripción general fácil de navegar de su proyecto, y nuestras herramientas de informes le brindan el poder de informar sobre la información con solo hacer clic en un botón. Compruébelo usted mismo realizando esta prueba gratuita de 30 días hoy.