5 sencillos pasos para elegir el software adecuado en todo momento

Hemos asumido desde el comienzo de la era digital que elegir el paquete de software adecuado es difícil. No tiene por qué serlo. Pero es de vital importancia. Si eres un especialista en marketing, es posible que estés eligiendo un sistema CRM completo o una herramienta de escucha en línea más enfocada. Independientemente de lo que necesite, el futuro de su organización puede depender del éxito del proceso de selección.

Lo más probable es que lo hayas estado improvisando. Si nunca lo ha hecho antes, es posible que no sepa realmente cuándo empezar a buscar un nuevo software. Entonces, navega por Internet para investigar un poco sin un plan establecido.

Para aquellos de ustedes que han estado involucrados en una selección de herramientas antes, piensen en el último software que seleccionaron. ¿Qué tan sencillo fue? ¿Cuánto tiempo te tomó? ¿Quedaron los usuarios satisfechos? ¿Está resolviendo todas sus necesidades? Al final del día, ¿la implementación salió bien y continuó haciendo el trabajo mucho después de configurar todo por primera vez?

Si han pasado años desde que lo instaló por primera vez, ¿se encuentra posponiendo la renovación o el reemplazo porque tiene miedo de lidiar con otro proceso de selección engorroso?

A medida que pasa el tiempo y no renueva el software, podría estar dañando su capacidad para cumplir con los objetivos comerciales de manera más eficiente.

Para algunos, este viaje de selección simplemente toma más tiempo de lo que debería, y las elecciones provienen de un presentimiento o un sesgo personal en lugar de depender de los datos o observar el impacto comercial.

Para otros, un proveedor puede montar un espectáculo de perros y ponis, vender a través de una demostración y convencer al comprador de que, independientemente de su situación, son la única opción que vale la pena considerar. Ambos escenarios terminan con el mismo resultado: las partes interesadas no están contentas, las posibilidades de que la implementación vaya bien son bajas, la tasa de adopción es baja, la tasa de satisfacción también es baja.

Fuente: Marco de selección rápida de aplicaciones, SoftwareReviews

Pero no tiene por qué ser así. En su lugar, permítame presentarle un proceso sencillo, de 5 fases y repetible que lo ayudará a optimizar la forma en que selecciona el software. Si lo sigue, reducirá la cantidad de personas involucradas, lo hará en menos de 30 días, aumentará la satisfacción y generará una tasa de adopción más alta.

Fase 1: Conciencia

Ya sea a través de su propia investigación, prejuicios personales o de alguien que viene a decírselo, de alguna manera descubrió que necesitaba software.

Independientemente de cómo haya llegado hasta aquí, este paso debe comenzar por comprender "¿Qué necesita realmente la empresa y por qué ?"

Puede hacer esto completando una evaluación de impacto comercial, específicamente:

Fuente: Marco de selección rápida de aplicaciones, SoftwareReviews

Una evaluación de impacto empresarial le ayuda a encontrar los puntos débiles reales, identificar las brechas de capacidad y darse cuenta de las necesidades y los impactos potenciales en la empresa. No comience con la herramienta, comience con las necesidades, brechas y oportunidades. De lo contrario, corre el riesgo de implementar una herramienta realmente innecesaria sin ninguna esperanza de retorno de la inversión.

A continuación, identifique no más de cinco partes interesadas clave: el patrocinador comercial, el líder de TI, el experto técnico en TI, el experto en procesos y el usuario comercial. Cuantas más personas y voces se involucren, más tiempo llevará el proceso y menos satisfechos estarán los usuarios con el producto final.

Fase 2: Educación y descubrimiento

Probablemente esté abrumado, y es probable que se esté poniendo al día con las noches y los fines de semana.

¿Cómo puede apretar el tiempo para hacer evaluaciones de mercado? ¿Cómo se analiza el ruido de las complejidades del mercado, los sitios web confusos y los sesgos y mensajes claros de los proveedores? ¿Quién es el mejor jugador, cuáles son sus características y capacidades, y cómo es realmente estar encerrado en un contrato a largo plazo con ellos?

La mejor decisión que puede tomar es descubrir información de proveedores de una amplia gama de fuentes confiables, aprovechando fuentes de terceros para obtener información de proveedores, información de categorías de aplicaciones y, finalmente, tendencias del panorama de software.

Encuentre un socio confiable para agregar datos clave y ayudarlo a comprender qué pueden hacer estas herramientas, qué piensan los clientes de estos proveedores y cómo es su experiencia general. Esto también aumentará su conocimiento de las aplicaciones y las tendencias de la industria.

Cuando busque un socio de confianza, evite los que operan con un sistema de revisión de pago por juego o que aprovechan los factores aceleradores de la presencia en el mercado. Busque un socio que muestre opiniones de colaboración colectiva y independientes del proveedor, ya que esto le proporcionará una ventana pura y sin adulterar lo que los clientes reales piensan sobre cada proveedor en particular.

Pero no se detenga allí: intente encontrar a otras personas, ya sean expertos de la industria o colegas que también hayan utilizado este software o proveedor, y recopile sus opiniones y experiencias.

Fuente: Marco de selección rápida de aplicaciones, SoftwareReviews

Fase 3: priorizar los requisitos y la lista de preseleccionados

No puede hacer una lista corta si tiene demasiados requisitos. Identifique las cinco capacidades de diferenciación principales que satisfacen sus necesidades más críticas y que tienen un vínculo claro con la diferenciación de proveedores, no solo las características de la mesa.

Al final del día, no podrá cumplir con todos los requisitos. Por lo tanto, debe decidir objetivamente cuáles necesita absolutamente y cuáles puede vivir sin ellos. Si tiene un número extendido de requisitos, considere usar el modelo de priorización de MoSCoW para reducirlo.

Fuente: Marco de selección rápida de aplicaciones, SoftwareReviews

Por último, utilice estos requisitos para realizar una comparación basada en datos de las funciones y capacidades del proveedor. Su objetivo aquí es reducir el campo a sus principales contendientes.

No se limite a tener una lista corta del único proveedor del que le habló su amigo; una lista corta de uno es mala, y del mismo modo, también lo es una lista corta de 15. Priorice sin piedad sus requisitos para poder reducir una lista corta de cuatro proveedores potenciales o soluciones.

Fase 4: alinearse con un marco de decisión claro

Primero, tenga claro sus criterios de selección. Si bien su evaluación aún involucrará algo de "arte" en lugar de ciencia, su modelo de puntuación lo ayudará a comparar objetivamente su lista corta.

Incluya criterios que tengan sentido en función de la complejidad y el tipo de herramienta, como capacidades funcionales, asequibilidad, extensibilidad, escalabilidad, viabilidad del proveedor, etc. Y no olvide incluir también métricas de relación.

Aprovechar las respuestas emocionales de otros usuarios finales puede actuar como un fuerte indicador de una sólida relación futura entre el cliente y el proveedor.

A partir de aquí, decida cuál de los cuatro proveedores llegará a la fase de demostración, pero evalúe en sus términos, no en los de ellos. Elabore sus propios casos de uso y evalúe cómo su solución puede ayudar a resolver sus problemas reales, no según la cantidad de funciones que puedan tener.

Cambie la terminología de una demostración de proveedor a una entrevista de investigación y solicite referencias. Si bien es probable que ofrezcan referencias que proporcionarán comentarios positivos, no tenga miedo de profundizar en las entrevistas para comprender algunas de las limitaciones relacionadas con la solución.

Después de completar esta fase, debería poder reducir esa lista corta a dos o tres proveedores.

Fase 5: negocia para ganar

Una vez que llegue a este punto, debe mantener abiertas sus opciones. No debería negociar con un solo proveedor o con más de tres. Está perfectamente bien tener un favorito, pero si solo está tratando con un proveedor, lo más probable es que esté perdiendo un descuento u otros incentivos.

Hablando de eso, ¿cómo maneja las negociaciones? ¿Tiene una oficina formal de gestión de proveedores o de adquisiciones? ¿Entiende toda la letra pequeña del contrato? ¿Cómo sabe que está obteniendo el mejor precio? Si no puede responder estas preguntas, puede correr el riesgo de firmar un contrato desfavorable.

Piense en cuántas veces su equipo de ventas ha cerrado un trato o ha concedido un descuento para cerrar una venta. Esto es algo común, así que no se aproveche y aproveche múltiples propuestas para su beneficio.

No firme un contrato si no comprende el idioma o en lo que se está metiendo. Los proveedores suelen colocar en el contrato un lenguaje que les favorezca a sí mismos a largo plazo; algo tan simple como un cambio de nombre podría permitir la renegociación del contrato. Llamaría a un electricista para reparar un sistema defectuoso en su hogar. Así que haz lo mismo con tus contratos y llama a un profesional.

Al final del día, entrar sin un plan es, bueno, entrar sin un plan. Nuestra investigación muestra que las personas que tienen un proceso sólido para la selección de software terminan con una mayor satisfacción con el producto final. También necesitará un plan de implementación, capacitación e incorporación, pero cubriremos esas áreas críticas en un artículo futuro.

Seleccionar una nueva herramienta o software no es difícil, pero la decisión incorrecta puede tener un impacto a largo plazo en el equipo de marketing y / o en la empresa. En lugar de saltar a ciegas, usar decisiones e intuiciones intuitivas, comience con un marco para acelerar y mejorar la selección de software.

Recuerde, un plan es mejor que ningún plan. No te quedes estancado.

Alan Neal es el director de crecimiento de SoftwareReviews, un actor líder en el espacio de revisión de tecnología B2B. Alan se centra en ayudar a los usuarios finales a tomar las decisiones tecnológicas correctas al tiempo que permite a los equipos de ventas y marketing hacer crecer sus negocios de tecnología.