¿Qué es el arrastre de alcance y cómo puedo evitarlo?

Antes de que podamos explicar cómo evitar la desviación del alcance en sus proyectos, debemos comprender qué son el alcance del proyecto y la desviación del alcance.

¿Cuál es el alcance de un proyecto?

En términos simples, el alcance del proyecto se refiere a todo el trabajo que se requiere para completar un proyecto. Puede usar una estructura de desglose del trabajo (WBS) para ayudarlo a identificar todas las tareas, actividades y entregables individuales de sus proyectos. Luego, necesitará una declaración de alcance, que es un documento de planificación del proyecto donde define el alcance de su proyecto.

¿Qué es la fluencia del alcance en la gestión de proyectos?

La fluencia del alcance es lo que sucede cuando se realizan cambios en el alcance del proyecto sin ningún procedimiento de control como las solicitudes de cambio. Esos cambios también afectan el cronograma, el presupuesto, los costos y la asignación de recursos del proyecto y pueden comprometer la finalización de los hitos y objetivos. El desplazamiento del alcance es uno de los riesgos de gestión de proyectos más comunes.

En general, el aumento del alcance ocurre cuando los clientes del proyecto u otras partes interesadas agregan nuevos requisitos al proyecto después de que ha comenzado la ejecución del proyecto. A menudo, estos cambios no se revisan adecuadamente. Por lo tanto, se espera que el equipo del proyecto complete más tareas, entregables e hitos con los mismos recursos y en el mismo tiempo que el alcance original.

Por otro lado, podría terminar con un proyecto con muchos cambios aprobados y considerados, que nunca termina porque cada vez que cree que ha terminado, llega a su bandeja de entrada un nuevo requisito del proyecto, como una nueva característica del producto, y tiene que hacer más cambios.

Para controlar el alcance de su proyecto y evitar el avance del alcance, necesitará un alcance, cambios y planes de gestión de riesgos.

Plan de Gestión del Alcance

El plan de gestión del alcance es un componente de su plan de proyecto que describe cómo se establecerá y controlará el alcance de su proyecto. Este documento incluye la estructura de desglose del trabajo, la declaración del alcance y el proceso mediante el cual las partes interesadas aprobarán el alcance como referencia para su proyecto.

El plan de gestión del alcance ayuda a los directores de proyectos a asegurarse de que las partes interesadas entiendan la línea base del alcance del proyecto y cómo los cambios afectarán el plan general de gestión del proyecto.

Plan de gestión del cambio

Naturalmente, los cambios ocurren en los proyectos todo el tiempo, pero es importante contar con un plan de gestión de cambios para poder controlar estos cambios. Es muy raro que los proyectos progresen exactamente como se definió en el plan del proyecto. En la mayoría de los casos, los gerentes de proyecto necesitan ajustar el cronograma, el presupuesto y el alcance. Sin embargo, sin que exista cierto control sobre el proceso de gestión de cambios, un director de proyecto tiene pocas posibilidades de mantenerse al día con el trabajo y gestionar el proyecto de forma eficaz.

Plan de gestión de Riesgos

En caso de que el alcance se desplace debido a que las partes interesadas, los clientes o los miembros del equipo no siguieron los procedimientos de gestión de cambios y alcance, deberá consultar su plan de gestión de riesgos. El plan de gestión de riesgos de su proyecto es un documento que establece las estrategias, roles, responsabilidades y financiamiento para la gestión de riesgos. En palabras simples, es un plan que contiene toda la información que necesita para prevenir y mitigar riesgos como el avance del alcance.

Ejemplo de fluencia del alcance

Durante un período de tres meses, a un gerente de proyecto se le encomendó la tarea de entregar una nueva pieza de software. Después de algunas semanas en la fase de planificación, el patrocinador del proyecto agregó nuevas funciones al producto. Después de que el gerente del proyecto incluyera los nuevos requisitos en el alcance del proyecto, el patrocinador hizo aún más cambios según lo solicitado por los clientes del proyecto.

Por supuesto, el director del proyecto respondió que las características del nuevo producto no serían un problema si se enviaban solicitudes de cambio y si se le daban más recursos para ejecutar el trabajo extra que se añadía al alcance. Cerca de la fecha límite de tres meses, el patrocinador estaba molesto y se quejó de que el proyecto estaba retrasado y que los clientes esperaban entregas. El plan del proyecto de referencia era demasiado ambicioso para que el trabajo adicional llegara a tiempo, explicó el director del proyecto.

¿Puede adivinar lo que pasó después? Sí. El gerente del proyecto fue retirado del proyecto, acusado de ser "demasiado lento" por parte del patrocinador. Este es un ejemplo típico de desplazamiento del alcance. A pesar de que las nuevas características del producto se agregaron a través de solicitudes de cambio y había suficientes recursos para ejecutar las tareas adicionales, la restricción de tiempo no cambió y, por lo tanto, el gerente del proyecto no pudo entregarlas dentro de la línea de base planificada del cronograma del proyecto.

Cómo evitar el deslizamiento del alcance

No permita que la enredadera del alcance paralice su proyecto. Las siguientes son cinco maneras de mantener el control del alcance de su proyecto.

1. Documentar los requisitos del proyecto

Lo más importante para evitar el aumento del alcance es documentar los requisitos de su proyecto. Una definición clara de los requisitos del proyecto le permite definir el alcance de su proyecto. Hable con todos los interesados ​​y usuarios del proyecto para determinar exactamente lo que quieren del proyecto. Escríbelo. Manejar conflictos. Supongamos que una parte interesada quiere que su nuevo sitio web sea azul y un cliente quiere que sea verde, encuentre a alguien para arbitrar y tomar una decisión final. Prioriza los requisitos, ya que puede que no sea posible hacerlos todos.

Puede llevar mucho tiempo registrar todo lo que dicen las partes interesadas, pero una vez que lo haya hecho, capture todos los requisitos en un documento. Este documento se conoce como plan de gestión de requisitos y debe contener toda la información necesaria para gestionar los requisitos del proyecto, como la forma en que se realizará un seguimiento y el proceso para cambiarlos. Comparta ese documento en línea para que todos puedan verlo fácilmente.

2. Configurar procesos de control de cambios

El documento de requisitos es solo un punto de partida. ¿Qué pasa cuando alguien quiere cambiar algo?

No es realista pensar que nada cambiará. Lo que necesita para evitar el aumento del alcance es un cambio controlado y administrado en su proyecto. Para ello, necesitará un plan de gestión de cambios que defina los procedimientos del proceso de control de cambios que se deben seguir cuando sea necesario cambiar el plan del proyecto. Además, es importante que tenga un plan de gestión de riesgos que establezca la frecuencia con la que se supervisará el estado general de su proyecto para que pueda realizar un seguimiento de los riesgos, como el aumento del alcance.

Un proceso de control de cambios es muy sencillo. Esencialmente, alguien sugiere un cambio a través de una solicitud de cambio, se revisa, aprueba o rechaza y, si se aprueba, se incorpora al plan del proyecto. Si su software de gestión de proyectos tiene una función de gestión de cambios, utilícela.

Configurar el proceso de gestión de cambios para su proyecto significa pensar en quién revisará y aprobará los cambios. Puede discutirlos con el patrocinador de su proyecto o en una reunión de equipo.

Sin un proceso, el cambio simplemente... sucede.

3. Cree un cronograma claro del proyecto

Utilice los requisitos de las partes interesadas para determinar el alcance de su proyecto. Luego puede usar una estructura de desglose del trabajo (EDT) para crear una lista de tareas detallada. El cronograma del proyecto es el resultado de saber lo que entregará su proyecto; debe mostrar todos los requisitos y cómo se lograrán, en forma de tareas, actividades e hitos. Esto se hace comúnmente en un diagrama de Gantt.

Puede hacer una referencia cruzada de la programación de su proyecto con el documento del plan de gestión de requisitos para asegurarse de que no ha olvidado nada.

Una vez que haya delineado el cronograma, asegúrese de haber planeado alguna contingencia. Como se señaló anteriormente, el cambio sucede. El aumento del alcance del proyecto solo ocurre si los cambios no se manejaron según lo definido en su plan de gestión de cambios.

4. Verificar el Alcance del Proyecto con las Partes Interesadas

Es importante comprobar que ha entendido correctamente los requisitos de las partes interesadas. Lo que cree que el patrocinador del proyecto quiere decir acerca de los entregables del proyecto podría no ser lo que él o ella quiso decir. A menudo la gente habla con propósitos cruzados sin darse cuenta. Tómese el tiempo para volver a sus partes interesadas, como clientes, inversores o patrocinadores de proyectos, y comparta la documentación de requisitos con ellos. También puede mostrarles el cronograma de su proyecto y asegurarse de que todos los elementos que esperaban ver estén representados en la lista de tareas.

Es posible que descubras que han cambiado de opinión sobre cosas como las características del producto o los plazos de entrega. Es importante asegurarse de ajustar el plan de su proyecto al principio del proceso de planificación para mitigar el riesgo de que el alcance se desplace, en lugar de averiguarlo más tarde una vez que el proyecto ha comenzado.

También puede usar estas discusiones para hablar con su patrocinador y las partes interesadas sobre el proceso de control de cambios. Explique cómo gestionará los cambios en el plan del proyecto y qué aprobación necesitará de ellos para continuar. Este es un momento útil para recordarles que pueden tener casi todo lo que quieran, ¡si están dispuestos a pagar por ello y que el proyecto tome más tiempo si incluye nuevos requisitos!

Si las partes interesadas están "demasiado ocupadas" para querer obtener detalles sobre el cronograma en esta etapa, recuérdeles amablemente en qué etapa se encuentra. A veces, la mala comunicación significa que las partes interesadas clave no fueron informadas de lo que realmente terminó el proceso de recopilación de requisitos.

5. Involucrar a los miembros del equipo del proyecto

Cuando las partes interesadas de su proyecto estén contentas, no se olvide de asegurarse de que los miembros del equipo de su proyecto también estén contentos. Necesitan saber sobre el proceso de control de cambios y cómo les afectará. Deben ser guardianes, protectores del alcance del proyecto, no agentes de cambio.

A veces, los miembros del equipo del proyecto quieren ayudar y aceptarán cambiar algo sin aplicar el proceso formal de gestión de cambios. Explique que no pueden decir que sí a los cambios sin que se apruebe el cambio porque eso afectaría el plan del proyecto y podría causar un aumento del alcance. Si quieren ayudar a una parte interesada, lo mejor que pueden hacer es explicar el proceso de control de cambios y ofrecer ayuda para documentar el cambio.

La desviación del alcance es un problema real en los proyectos, especialmente cuando el gerente del proyecto, el equipo y las partes interesadas no comprenden el impacto que los cambios pueden tener en los recursos, el presupuesto y el cronograma. Afortunadamente, no tiene por qué ser un problema importante si tiene claro el alcance inicial del proyecto y administra cuidadosamente los cambios en su plan de proyecto durante el ciclo de vida de su proyecto.

Para evitar el aumento del alcance y administrar los requisitos en constante cambio de su proyecto, necesita un software de administración de proyectos en línea que esté a la altura de la tarea, que ofrezca funciones de administración de cambios para agregar nuevos cambios y revisarlos en tiempo real. Con ProjectManager.com, un gerente de proyecto puede priorizar estos cambios y asignar el trabajo a los miembros del equipo, y cuando se aprueba un cambio, alguien puede comenzar a trabajar en él de inmediato.

Scope Creep en la gestión de proyectos, explicado por un PMP

Los gerentes de proyecto siempre están atentos a los cambios en el alcance de sus proyectos, pero el problema persiste. Este video ofrece siete formas de mitigar este riesgo antes de que sus proyectos descarrilen.

En revisión: fluencia del alcance de la gestión de proyectos

Jennifer Bridges, PMP, ofrece este breve tutorial sobre cómo evitar el aumento del alcance en sus proyectos. Proporciona técnicas de planificación que se pueden aplicar para gestionar el proyecto según lo planificado, así como para gestionar los cambios. Ella describe siete formas de prevenir y lidiar con el avance del alcance:

• Definir el alcance
• Registrar los cambios
• Re-línea de base
• Solicitar más financiación y/o recursos
• Esté atento a las señales
• Establecer prioridades
• Evita las trampas

Es importante tener en cuenta que, a veces, la causa del aumento del alcance son sus recursos (este artículo lo ayudará a determinar cuándo su equipo está fuera de control). ¿Quién está creando problemas en su proyecto que causan el aumento del alcance? Pueden variar desde miembros del equipo hasta partes interesadas. Puede usar las mismas técnicas de planificación descritas anteriormente para ayudar a administrarlas.

Consejo profesional : ¡Recuerde vigilarse a sí mismo también! Como gerente de proyecto, desea asegurarse de no ser usted quien amplíe el alcance agregando funciones y requisitos adicionales. Desarrollar un equipo colaborativo libre para discutir y compartir los impactos del proyecto es la mejor manera de apoyar el proyecto.

El video entra en mayor detalle en todos estos puntos. Es un buen manual que aborda un obstáculo importante en el camino hacia la finalización exitosa de su proyecto.

Cómo ProjectManager.com frena el avance del alcance

Gestionar el avance del alcance es un poco como gestionar un proyecto. Tienes que controlar muchas piezas y hacer que encajen, como un rompecabezas. ProjectManager.com es un software de gestión de proyectos galardonado que organiza proyectos y equipos para mantenerlo al día.

Cuando las partes interesadas sugieren cambios, es necesario capturarlos. Nuestro software tiene almacenamiento de archivos ilimitado, por lo que se pueden guardar registros detallados en un solo lugar. Una vez que tenga los requisitos, debe compartirlos, lo cual está a solo un clic de distancia con nuestro software.

Cuando surge un cambio, agregar controles es la mejor manera de asegurarse de que no se produzca un desplazamiento del alcance. Para ello, contamos con tableros kanban que visualizan el flujo de trabajo. Las columnas son totalmente personalizables, por lo que puede crear columnas que se titulen haciendo, probando y listo. Ahora puede realizar un seguimiento de cada solicitud y asegurarse de que no tenga un impacto negativo en el proyecto más grande.

Si el cambio llega a la columna Listo, entonces es hora de crear un cronograma del proyecto para implementar ese cambio en la línea de tiempo del proyecto. Tal como lo hace en su plan de proyecto, desea programar el trabajo en uno de nuestros diagramas de Gantt en línea. En este punto, puede configurar tareas, vincular dependencias y asignar miembros del equipo para que hagan el trabajo.

Antes de que pueda ejecutar ese plan de proyecto, las partes interesadas deben verlo y aprobarlo. Afortunadamente, es simple compartir sus diagramas de Gantt con sus partes interesadas para obtener su visto bueno. Luego, puede compartir el plan con el equipo y priorizar sus tareas para que sus recursos coincidan con su capacidad. ¡Mantenga a raya el avance del alcance con ProjectManager.com!

Gracias por ver.

Transcripción

Hola, soy Jennifer Whitt, directora de ProjectManager.com. Bienvenidos fanáticos de ProjectManager.com. Creo que le va a gustar esta sesión de pizarra de hoy, así que gracias por unirse a nosotros en Prevención del avance del alcance.

¿Quién causa el deslizamiento del alcance en su proyecto?

Bueno, a veces me río de la risa porque mi inconsciente escribió Previniendo los errores del alcance, y sé que todos hemos experimentado el error del alcance antes, pero es mejor reconocer los errores del alcance. Ya sabes, los recursos en nuestros proyectos o nuestras partes interesadas, o tal vez nuestros clientes que son las personas que inyectan los problemas que causan el aumento del alcance.

Así que siento que es importante, no solo poner en práctica técnicas para manejar el avance del alcance, sino también el avance del alcance. ¿Qué es lo que parecen?
Bueno, a veces pensamos que el alcance se arrastra, las personas que intercalan el alcance en nuestro proyecto tienen un aspecto aterrador. Tal vez sean malos. Pero lo que hemos aprendido es que es más probable que sean las personas que más te gustan.

Son las personas que te traen las donas y te llevan a almorzar. Son tu mejor amigo. Quieres hacer todo por ellos. Así que ellos son los que siempre piden pequeños extras. De eso es de lo que vamos a hablar hoy. Aquí hay algunas técnicas que podemos implementar para ayudar a manejar eso.

7 consejos para evitar el deslizamiento del alcance

Estos son siete consejos que he aprendido sobre cómo mantener el rumbo. Así que número uno, defina el alcance. Me sorprende constantemente la cantidad de proyectos con los que trabajo y que realmente no han identificado el alcance. O tal vez tengan una idea de lo que es, pero es importante saber y definir el alcance por adelantado antes de que comience el proyecto y no después de que comience. Sé que te estás riendo porque tú también lo has visto.

1. Defina el alcance del proyecto por adelantado

Por lo tanto, es importante definirlo por adelantado, acordarlo con su junta de control de cambios, sus partes interesadas y sus clientes, y la línea de base. Es importante determinar cuál es el alcance antes de que comience el proyecto.

2. Cambios en el alcance del documento

Luego, registre los cambios. Una vez más, aquí hay otro. Totalmente sorprendido cuando los cambios en el proyecto o el alcance no están documentados. Por lo tanto, recomendamos documentar el cambio, evaluar el cambio, qué cambio o cómo va a impactar en sus proyectos y aprobarlo.

Sepa lo que va a hacer con él. ¿Vamos a ponerlo en espera? ¿Vamos a aprobarlo, implementar ese cambio, qué vamos a hacer con él? Es importante que la junta de control de cambios de su proyecto haga esa llamada y no usted, el gerente del proyecto, o de lo contrario, al final se quedará con la bolsa del proyecto.

3. Vuelva a establecer la línea de base de su cronograma o plan de proyecto

Número tres, volver a establecer la línea de base, de modo que cuando esos cambios se aprueben o se incorporen al proyecto, es importante establecer la línea de base ya sea en el cronograma o en el plan del proyecto. Esa es una cosa simple que se puede hacer, así que no sé la estadística que miras. Sé que varias organizaciones, incluidas Gartner y muchas otras organizaciones, analizan constantemente cuál es la cantidad de proyectos fallidos.

Entonces, considere su fuente. Una fuente dice que el 75% de los proyectos fracasan. Bueno, la mayor parte de eso está en esta área donde las personas no toman el control del cambio. Si solo una vez que las partes interesadas y su junta de control de cambios acuerdan esos cambios, y luego los aprueba ese grupo, entonces se vuelve a establecer la base, es posible que no tenga un proyecto fallido. Es una diferencia entre si estás en el 75% de los proyectos fallidos o en el 25% de los exitosos.

Entonces, si solo observa los números, si hay diez gerentes de proyecto en la sala con usted, entonces 7.5, o si lo redondea, ocho de ustedes están administrando proyectos fallidos y dos son exitosos. La ligera diferencia puede ser algo tan pequeño como si está administrando los cambios del alcance y redefiniendo sus planes.

4. Solicitar fondos o recursos adicionales

Número cuatro, solicite fondos o recursos adicionales. Entonces, ahora los cambios han sido aprobados. Has vuelto a establecer la base. Pero a veces para algunas personas es difícil volver atrás y solicitar recursos adicionales, la financiación que necesita para hacer realidad esos cambios. Si está de acuerdo con esto pero no regresa y pregunta por las personas, la financiación, los recursos que necesita para hacer esos cambios, nuevamente, estamos de vuelta aquí en la estadística.

5. Comuníquese con su equipo de proyecto y realice un seguimiento del progreso

Número cinco, esté atento a las señales. Entonces, para usted como gerente de proyecto, siempre observe a su equipo, los comportamientos de su equipo. Creemos que las señales son cuando las cosas se ponen demasiado tranquilas, cuando la gente está trabajando pero no recibe ninguna señal del equipo ni ningún comentario. O las cosas siempre están bien cuando le pregunta a su equipo de proyecto o a los miembros de su equipo: "¿Cómo van las cosas?" y todo va por buen camino. Bueno, esos, creemos, son signos de que algo puede no estar bien.

Por lo tanto, siempre es bueno volver, verificar a los miembros de su equipo, su proyecto, ver las cosas que realmente se están completando y ver y evaluar "¿Está realmente en el buen camino?" ¿Están tomando las galletas y los brownies y las donas de los escalofríos del alcance, implementando esos cambios y haciéndolos silenciosamente? Solo para que descubra al final del proyecto dónde se había deslizado su alcance y no lo sabía.

6. Establecer prioridades

Número seis, establecer prioridades. Nuevamente, esto se remonta a los pasos anteriores, tener su tablero de control de cambios para evaluar y priorizar los cambios. Esto sucede cuando generalmente vemos varios grupos, a veces con su proyecto y tiene diferentes partes interesadas de diferentes, digamos, unidades de negocios que le traen cambios, y luego es una disputa. Deje que la junta de control de cambios decida qué cambios deben aprobarse. Deje que la junta de control de cambios haga eso, de lo contrario estará en una mala posición en la que no quiere estar.

7. Evite las trampas de fluencia del alcance

Número siete, evita las trampas. Los hemos visto a todos desde el alcance se arrastra donde las pequeñas frases que dicen, "Bueno, mientras estás allí..." O, "Mientras estás haciendo eso, ¿podrías hacer esto también?" O, “Todo lo que tienes que hacer es…” Tienen una solución simple, aunque nunca antes lo han hecho. O el que más amo, "Oye, no tomará tanto tiempo".

Bueno, ¿en base a qué? ¿En base a la evaluación de quién? ¿Basado en ellos que nunca lo han hecho antes? ¿Basado en ningún cambio o evaluación? Entonces, estas son pequeñas trampas en las que nos encontramos y terminamos en el 75% o incluso en un número mayor de proyectos fallidos.

Entonces, debo admitir que cuando soy el cliente, en realidad soy un asqueroso porque soy el que toma las galletas y las donas y la pizza o cualquier táctica que pueda encontrar para obtener las cosas adicionales en las que desear. Así que algunos de estos consejos los aprendí de mí mismo, no solo de mi proyecto, sino de mí mismo siendo un cliente en otros proyectos en los que soy un rastrero del alcance.

Entonces, si necesita algún consejo, herramienta o técnica para administrar el avance del alcance, o mejor aún, identificar el avance del alcance, visítenos en ProjectManager.com.