6 cosas que aprendimos en 2021 como agencia de WordPress

En 2020, publicamos una publicación de blog sobre DevriX 2020 en revisión que describía los emocionantes proyectos en los que nos involucramos y las valiosas lecciones que aprendimos como una agencia de WordPress en crecimiento. Enfrentamos algunos desafíos serios en 2020, que nos enseñaron mucho. Tomamos nota y reestructuramos nuestro proceso para seguir haciendo lo que amamos mientras crecíamos de manera constante.

Es casi 2022, y nuestro equipo de más de 50 personas está trabajando activamente en varios proyectos de alto nivel, ayudando a las empresas con el desarrollo web de WordPress, el crecimiento empresarial, la arquitectura de sistemas, el marketing y el trabajo creativo, todo mientras brinda excelentes resultados y mantiene una buena cartera de continuo proyectos Esto ha sido posible gracias a algunas lecciones que aprendimos durante el año pasado y nos gustaría compartirlas con nuestros compañeros consultores y agencias de WordPress que también se esfuerzan por crecer, crear equipos distribuidos diversos y trabajar con increíbles clientes en todo el mundo.

Hay mucho más planeado para 2022, y esperamos con ansias los próximos desafíos. Pero antes de pasar a lo nuevo, reflexionemos sobre lo viejo. Esto es lo que nos ayudó a mejorar nuestro negocio y el crecimiento del equipo hasta ahora.

1. Plantillas de propuestas y embudo de ventas

Conseguir nuevos clientes y socios es un proceso que requiere la participación de todos los que participan en la conversación. Sin embargo, comprender los requisitos del cliente requiere mucho tiempo. Requiere una serie de llamadas, ir y venir por correo electrónico y mensajería instantánea, hacer todo tipo de preguntas, revisar el código base hasta la fecha y preparar una propuesta personalizada extensa con un contrato como paso final.

A fines de 2020, recibimos una buena cantidad de consultas cada mes, pero muchas de ellas no despegaron debido a la falta de presupuesto suficiente, falta de comunicación, falta de comprensión de nuestro modelo de servicio y otras diversas razones. Además, todo lo anterior tomó una eternidad en prepararse e incluso interrumpió nuestro flujo de trabajo de desarrollo. Y cuando pasa decenas de horas (o más) preparando una propuesta, que no funciona, termina siendo una enorme pérdida de tiempo y recursos.

Es por eso que, a fines de 2021, dedicamos un tiempo a definir nuestras principales ofertas de servicios de desarrollo web de WordPress, delinear un formato para las páginas de destino que incluye la base de nuestras soluciones y estandarizar un cuestionario para trabajos únicos personalizados.

Los principales tipos de trabajo que manejamos incluyen:

1. Retenedores de desarrollo de WordPress
2. Soluciones de desarrollo empresarial
3. Mantenimiento y soporte continuo de WordPress

Nuestros retenedores y planes de mantenimiento ahora están definidos en detalle, con diferentes opciones para diferentes tipos de negocios. Dado que las soluciones web personalizadas varían y ofrecemos varios servicios como parte del paquete: desarrollo, diseño, crecimiento comercial, administración de sistemas y marketing. Preparamos un cuestionario de consulta inicial que responde a la mayoría de las preguntas que haríamos a todos y cada uno de los clientes, reduciendo así drásticamente el tiempo de preventa.

Dados los comentarios de nuestros clientes, nos hemos dado cuenta de que esto ha ayudado a algunos de ellos a comprender mejor lo que hacemos, así como a definir sus objetivos principales con mayor claridad. Los clientes a menudo buscan una solución web, sin entender por qué, y nuestro formulario se enfoca en objetivos comerciales importantes, investigando la competencia, definiendo pautas de interfaz de usuario, brindando datos medibles y más, que a menudo también es la base de nuestras propuestas.

Hablando de propuestas, teniendo esas tres soluciones de servicio principales listas para vender, pudimos preparar contratos y plantillas de propuestas estándar para cada una de ellas. Parte del trabajo fue definir nuestro Acuerdo de nivel de servicio (SLA), los períodos de mantenimiento, los detalles de propiedad y licencia de la base de código, los detalles legales, los protocolos de comunicación, los tiempos aceptables de respuesta, lo que debe entregarse por adelantado y cuál sería el resultado final cuando entregar el proyecto (o mensualmente para acuerdos en curso).

Nuestras propuestas de plantillas incluyen secciones relevantes para toda nuestra experiencia. Estos se adaptan al proyecto dado para incluir los detalles específicos que nuestros clientes deben conocer.

Además, automatizamos parte de ese proceso, para poder hablar con más prospectos. A continuación, identificamos mejor nuestras soluciones, redujimos la cantidad de clientes potenciales no calificados y eliminamos las pérdidas por ir y venir con clientes potenciales que no requerían nuestros servicios.

También presentamos oficialmente los planes de sesiones de descubrimiento de pago para los clientes que aún no sabían lo que querían. Para lograr esto, trabajamos en estrecha colaboración con ellos para definir una estrategia comercial que se adaptara a sus necesidades únicas.

2. Relaciones comerciales en curso

El trabajo continuo siempre ha sido uno de nuestros principales objetivos en DevriX. Esto fue posible gracias a la construcción y el mantenimiento de relaciones comerciales sólidas, que incluyen dos ramas diferentes:

1. Construcción de contratos continuos con nuevos clientes que vienen a nosotros.
2. Construya asociaciones con proveedores de servicios que ofrezcan servicios complementarios a lo que hacemos.

Construcción de contratos en curso con los clientes

Anteriormente, aceptamos más conciertos de tarifa fija de los necesarios y, debido a la falta de propuestas adecuadas, enfrentamos varios problemas con demoras constantes, información faltante o activos de los clientes, soluciones de alojamiento problemáticas (como Yahoo! - sí, en realidad ofrecen alojamiento de la vieja escuela) y más. Además de eso, los clientes a menudo no estaban interesados ​​en el trabajo en curso para sus sitios web, y un año o dos después, los problemas seguían surgiendo: sitios web pirateados con una versión muy desactualizada de WordPress, o administradores que instalaban controles deslizantes vulnerables y otras adiciones que siguió afectando la solución inicial que habíamos proporcionado.

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Ahora aceptamos muy pocos conciertos de tarifa fija y vendemos principalmente retenedores de desarrollo en curso. Sin embargo, incluso los proyectos de tarifa fija incluyen un contrato de mantenimiento continuo que nos permite controlar el futuro de la pila técnica de la mejor manera posible, manteniendo un alto nivel de seguridad y rendimiento.

La gestión de cambios en los servidores de prueba, incluso para clientes pequeños, ayuda con las incompatibilidades y las regresiones, algo en lo que estamos trabajando sin pasar a producción. Tratar con actualizaciones, revisiones de código, monitoreo del tiempo de actividad y administración de recursos también garantiza la estabilidad de esas soluciones, que solían ser un requisito interno solo para plataformas más grandes.

Asociaciones con otros proveedores

A fines de 2021, nos enfocamos por completo en las asociaciones. Nuestro departamento de marketing manejaba el contenido del sitio web, la creación de enlaces o la publicidad que atraía a los clientes potenciales entrantes, pero el equipo de administración desarrolló una estrategia para las asociaciones continuas.

Pudimos formar varios contratos estratégicos con agencias en Europa, América del Norte y Asia. Algunos de ellos eran agencias técnicas que no podían entregar todo y preferían subcontratarnos a nosotros para el trabajo pesado, o descargar cuando tenían demasiado trabajo.

Otros se dedicaban a diferentes campos comerciales: publicidad, relaciones públicas, SEO, marketing, creatividad, empresas de alojamiento que buscaban un socio de desarrollo de WordPress sólido que se adaptara a sus procesos, los ayudara a crecer y brindara servicios de desarrollo continuo a sus cuentas cuando fuera necesario.

Además de generar buenos ingresos continuos, esto nos permitió ampliar nuestros horizontes de desarrollo comercial al explorar diferentes estrategias de ventas, marketing y crecimiento, procesos de gestión de proyectos y patrones legales que nos ayudaron a escalar. Después de pasar tiempo con los mismos socios, fue posible asumir más trabajo de ellos, obtener mejores resultados y en menos tiempo. Esto también convenció a algunos de ellos de ofrecer servicios de desarrollo de WordPress formalmente en sus sitios web y descargarnos esos clientes potenciales.

Las asociaciones son el núcleo de nuestra filosofía en DevriX, y con gusto complementamos las carteras de servicios de nuestros socios con el trabajo de desarrollo de WordPress mientras les permitimos concentrarse en lo que hacen mejor.

3. Ayudar a diferentes audiencias

Hace once años, cuando empezamos, nuestro equipo estaba formado por unas pocas personas. No teníamos suficiente mano de obra para abordar grandes proyectos empresariales y no proporcionamos varios servicios para vender un paquete completo. Con suficiente perseverancia, pudimos crecer, aumentar nuestro conjunto de habilidades y crear un equipo que ahora trabaja en proyectos de alto nivel, incluidas grandes plataformas multisitio para fabricantes de automóviles, grandes portales de medios, soluciones escalables de software como servicio y más.

Eso, sin embargo, también cambió nuestros procesos de gestión, introduciendo personas con diferentes habilidades de diferentes países. Personas responsables de ellos en forma de gestión o liderazgo de equipos, control de calidad, herramientas y sistemas internos, y costos adicionales para que todo esto funcione a largo plazo. Esto rápidamente se volvió demasiado costoso para los clientes más pequeños, y la falta de una cartera pública debido a los numerosos acuerdos de confidencialidad que firmamos dificultó que los nuevos clientes potenciales dieran un salto de fe con los contratos de cinco cifras (o más).

Desarrollo de WordPress como servicio

Para ser más flexibles en esos casos, hemos discutido lo que se podría hacer para los clientes en diferentes audiencias. Definir nuestros buyer personas y clasificar los diferentes niveles de clientes fue un paso importante para seguir adelante.

Nos hemos especializado en varias direcciones, como la creación de soluciones SaaS (con diferentes pagos y planes de funciones), grandes sitios múltiples, migraciones personalizadas desde diferentes plataformas (PHP, Java, Python, .NET) y grandes proyectos personalizados que integran todo tipo de API de terceros. . Este movimiento nos permitió construir procesos separados para cada uno de ellos, extraer ciertos componentes reutilizables y aumentar el nivel de experiencia de los miembros de nuestro equipo, lo que a su vez les permitió entregar continuamente más en menos tiempo con menos contratiempos en el camino.

Hemos identificado formas de desacoplar un núcleo de servicio principal del trabajo que debemos hacer para todos y cada uno de los clientes, y hemos definido otros subservicios que podríamos vender o combinar.

Por ejemplo, construir una gran plataforma técnica de WordPress y alojarla en una infraestructura confiable es generalmente lo principal. Sin embargo, podríamos descargar el alojamiento a un proveedor de alojamiento de WordPress administrado, como Pagely, delegar el diseño a otra persona y no asumir los esfuerzos de marketing y crecimiento.

Hemos estado experimentando internamente con diferentes herramientas y complementos a través de nuestro proceso de verificación y ahora se pueden usar en proyectos sin que tengamos que preocuparnos por el rendimiento o la seguridad (o construirlos desde cero). Hemos establecido relaciones con muchos de sus autores contribuyendo con parches anteriores o teniendo un punto de contacto directo para informar problemas o discutir posibles nuevas funciones.

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Actualización de servicios completos

Fuente

Para los clientes que estaban dispuestos a pagar por el conjunto completo de servicios, pero tuvieron dificultades para comprometerse con una gran cantidad por adelantado, hemos pulido nuestros planes de retención de desarrollo de WordPress de una manera que les permitió registrarse para una "prueba" y vea cómo trabajamos, pague mensualmente por cada hito en lugar de comprometerse con el monto total desde el principio. Además, esto nos permitió implementar nuevos requisitos durante el proceso de desarrollo, redefinir objetivos , construir iterativamente (dejar que el cliente decida qué componente necesita más trabajo o funciones, y cuál está listo) y, en general, ahorrarles una gran cantidad de dinero. les da la flexibilidad de agregar o quitar cosas durante el proceso de trabajo.

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Algunos de nuestros clientes comenzaron con un plan de mantenimiento de 10 horas al mes, que pronto se convirtió en un mantenimiento de 40 horas al mes, otros pasaron de 40 horas al mes a 100 horas al mes.

Algunas negociaciones iniciales que eran para proyectos MVP de $ 10K ahora están a más de cinco cifras, gracias a la oportunidad de proporcionar trabajo continuo mes a mes, mostrando adiciones incrementales creadas teniendo en cuenta la flexibilidad y la extensibilidad, lanzando MVP e iterando según el usuario. retroalimentación e introduciendo constantemente mejoras a los sistemas existentes.

4. El control de calidad es invaluable

Nuestra primera contratación de control de calidad fue en 2014, pero solo participó en la prueba de nuestro principal proyecto SaaS en el que estábamos trabajando en ese momento. A medida que la cantidad de cuentas en curso siguió creciendo, nos dimos cuenta de que el control de calidad es una unidad esencial en nuestro proceso. Contratamos otro control de calidad y un asistente que ayudaron a configurar páginas de demostración o enumerar funciones, ayudar con los horarios de demostración y demás.

Con un personal de control de calidad constante, ahora podemos asignar hitos a los desarrolladores, permitirles trabajar en tareas altamente disociadas y asignar el trabajo de prueba a nuestros controles de calidad.

El proceso de control de calidad incluye extraer las últimas versiones de Git localmente, probar diferentes sucursales, monitorear registros e informar todo tipo de regresiones o características incompletas que necesitan que se limpien los casos extremos. Además de probar diferentes entornos (incluido el servidor de prueba), podemos detectar varios problemas entre las versiones del servidor, los entornos de alojamiento, los límites de memoria y más.

Eso mejoró la calidad general de nuestros productos y liberó algo de tiempo de desarrollo para que nuestros ingenieros de WordPress puedan concentrarse en resolver problemas e implementar funciones mientras alguien intenta constantemente interrumpir su trabajo mientras tanto. El control de calidad también incluye pruebas móviles y jugar con diferentes navegadores, lo que ocasionalmente conduce a correcciones de CSS de seguimiento o incluso a cambiar bibliotecas completas que no admiten medios para iOS o ciertos navegadores.

5. Comunicación y Documentación

Tener un equipo de 5 a 8 personas es manejable, pero a medida que el equipo crece y se unen personas con diferentes conjuntos de habilidades o experiencia, trabajar en más proyectos y administrarlos todos rápidamente se convierte en una pesadilla sin el proceso y las herramientas adecuadas.

Confiamos en Slack para la comunicación interna, donde creamos canales para cada proyecto y cada uno de nuestros equipos: desarrolladores, diseñadores, especialistas en marketing y administración.

Hemos integrado algunos de los servicios que usamos para cada canal, como Asana o GitHub, extrayendo las últimas confirmaciones, tareas, solicitudes de extracción y comentarios de emisión, lo que hizo posible mantener el contexto en un solo lugar y trabajar con cada equipo (por habilidad o proyecto) de una manera mucho más organizada.

Además, también hemos definido un proceso más limpio para la gestión de proyectos en Asana, utilizando fechas de vencimiento, varias etiquetas de prioridad y utilizando el calendario del equipo para monitorear el panorama general de los sprints semanales. La introducción de kick-offs y chats regulares mantiene a las personas actualizadas, conscientes de cuándo se acercan las demostraciones, compartiendo ideas entre sí, asignando tareas a otros miembros del equipo y comunicándose internamente. Esto garantiza que tengamos más tiempo para revisar el código, administrar el flujo de trabajo, responder preguntas arquitectónicas importantes o ayudar con características específicas.

Recientemente, también comenzamos a documentar nuestros proyectos, lo que nos brindó una forma estructurada de describir el crecimiento del proyecto en tiempo real, nuevas funciones creadas cada dos semanas, cosas en curso que debían manejarse en el futuro. Esos documentos están disponibles para las personas que se unen a un nuevo proyecto, con el fin de reducir la cantidad de I+D al tener una descripción detallada del proyecto, el progreso, los objetivos, los miembros del equipo responsables de las características y más.

6. Listas de verificación

Los grandes oradores a menudo dicen que " las balas están muertas ", pero son increíblemente útiles en ciertos casos, incluida la definición de flujos de trabajo largos con una gran cantidad de pasos simples.

Hemos establecido una serie de procesos diferentes para diferentes partes de nuestro negocio: el embudo de ventas, la creación de un nuevo proyecto, la entrega de una solución web, las implementaciones, la contratación de nuevas personas, la presentación de un nuevo proyecto a los miembros del equipo, etc. Sin embargo, tratar con muchos departamentos diferentes al mismo tiempo, distribuidos en una serie de proyectos diferentes, resultó ser un desafío, en cuanto al tiempo y al seguimiento de los pequeños detalles.

Profundizamos más y dividimos los pasos más grandes del proceso comercial en componentes separados, que consisten en una lista de verificación para cada uno de ellos. Algunos están relacionados con la contratación (una lista de habilidades blandas profesionales y deseadas, un desglose de los objetivos de la empresa) y la misión definida de una manera que podemos usar durante las entrevistas para evaluar a las personas en detalle. Lo mismo ocurre con la preparación de una demostración o la configuración de un proyecto: hay muchas cosas que se deben hacer para cada uno de estos cada vez, algunos son más grandes como "crear un nuevo repositorio privado de GitHub" a través de "enviar documentos X, Y, Z al nuevo miembros del equipo” o “agregar esto a .gitignore”.

Agregar listas de verificación específicas para las pruebas, asegurarse de que las carpetas internas no formen parte del repositorio, los correos electrónicos se cambien o ciertos scripts se ejecuten en todas partes, asegura que no olvidemos los detalles pequeños pero importantes debido a cientos de pequeños pasos que seguimos tiene que tomar cada vez.

Bonificación: automatización y reutilización

Eso último no es realmente revolucionario en sí mismo, pero el año pasado continuamos planificando los esfuerzos de automatización y reutilización. Como parte de cada proceso interno, identificamos elementos clave que deben automatizarse, así como componentes potenciales que podemos reutilizar o construir y extraer como elementos modulares a partir de ahí.

Básicamente, la principal diferencia es que dedicamos tiempo real predefinido a descubrir qué se puede reutilizar en diferentes escenarios y cuáles son los pasos que desperdician mucho tiempo y se pueden automatizar. Algunos no eran un problema cuando éramos un equipo más pequeño, pero si 8 personas trabajaban en un proyecto y necesitaban realizar una acción manual 5 veces al día que toma 6 minutos, entonces esto da como resultado un total de 4 horas que se desperdician todos los días. . Eso te hace pensar diferente y planificar mejor por adelantado.

También es importante establecer cuánto tiempo se tarda en crear cada uno o cuánto se tarda en hacer extensible una función web. Una vez establecido eso, asignamos tiempo interno para mejoras y flexibilidad que se realiza fuera de las horas pagadas por un cliente.

Hemos introducido capas adicionales de automatización y reutilización en nuestros procesos internos y externos. Desde un script de aprovisionamiento de integración continua estandarizado en una instancia de nube personalizada por proyecto, hasta plantillas para diferentes tipos de proyectos o datos de demostración para la entrega. Crear una colección de complementos y bibliotecas confiables que estén bien probados y que puedan reutilizarse sin afectar la estabilidad o la escalabilidad, optimizar los procesos de comunicación, automatizar los informes lo mejor posible, usar varias herramientas para respaldar nuestro proceso.

Estamos utilizando varias integraciones de Zapier en Asana, GitHub, Slack, WordPress para ciertas acciones, incluidos los envíos de Gravity Forms, varias herramientas de informes y otros. Tenemos dos plataformas de monitoreo de aplicaciones y sistemas que ejecutan y rastrean soluciones web, y hemos integrado una buena herramienta de comparación de UI que ejecuta análisis de imágenes en diferentes instantáneas del mismo sitio web.

Nuestro CRM es un proyecto personalizado creado sobre WordPress que hemos estado desarrollando durante el último año y seguimos integrándonos con herramientas y sistemas externos, ampliando el mecanismo de informes para mejorar las revisiones del proceso final. Nuestro equipo también interactúa a través de una instancia interna de BuddyPress que nuestro CTO Stanko conectó a Slack para publicar actualizaciones de estado y comentarios. Estamos conectando nuestros sistemas y ahorrando mucho tiempo al copiar y pegar o cambiar de contexto, crear bots personalizados que activan actividades a través de servicios de terceros y realizar un monitoreo automatizado específico del negocio para ciertos sitios web.

Hemos aprendido mucho en 2021 y tenemos que actuar rápido para garantizar un mayor crecimiento de la empresa. 2022 está a la vuelta de la esquina y ya tenemos algunas contrataciones nuevas y un millón de cosas en marcha, incluidas nuevas asociaciones, mejoras de procesos adicionales, una acumulación de cosas planificadas para los próximos 2 o 3 meses y mucho más.