6 consejos para desarrollar un flujo de trabajo de contenido eficiente [+Plantilla]

La redacción de contenido es un proceso creativo y orientado a los negocios y, como tal, debe seguir reglas claramente definidas para ser eficiente y productivo. La mejor manera de lograr esto es configurar un flujo de trabajo de contenido y proporcionar información detallada sobre cada etapa de la canalización.

Si bien la organización y la creatividad a menudo se consideran incompatibles, cuando se combinan sus puntos fuertes, las empresas pueden optimizar y mejorar la producción de contenido. Esto permite a todos los involucrados concentrarse en su trabajo en lugar de perder tiempo y energía averiguando el proceso y su papel en él. Además, cuando el flujo de trabajo está documentado y no es ambiguo, se minimiza el riesgo de errores y retrasos.

En este artículo, proporcionaremos una lista de consejos prácticos y trucos para desarrollar un flujo de trabajo editorial y de contenido eficiente. Las técnicas pueden aplicarse tanto al marketing de contenidos como al periodismo, y adaptarse a cualquier tipo de contenido.

¡Así que siga leyendo para optimizar sus esfuerzos y aumentar sus resultados!

1. Mantenga una reserva sólida como respaldo

No importa lo que digan los demás, la regla número uno para un flujo de trabajo de contenido eficiente y exitoso es mantener una sólida reserva de contenido.

Incluso si tiene un proceso a prueba de balas sólido como una roca y no hay un solo holgazán en su equipo, debe estar listo para enfrentar posibles contratiempos de producción. Estos pueden ser causados ​​​​por días libres, problemas de productividad, factores externos inesperados, rotación de empleados y otras cosas. La mejor manera de evitar estos retrasos es tener una reserva de artículos a la mano que están esperando y listos para ser publicados.

De esta manera, tendrá la flexibilidad de cambiar prioridades, explorar nuevas ideas y gestionar emergencias sin dañar la integridad de su calendario editorial. Publicar regularmente y según lo programado es vital para su estrategia y, para retener a su audiencia y mantener el compromiso, debe ser capaz de ser coherente en todas las circunstancias.

Además, tener una copia de seguridad o una reserva le permite mantener la calidad del contenido, ya que no necesita apresurar ninguna etapa del proceso creativo y tiene suficiente tiempo para pulir cada pieza que produce.

Sin embargo, si recién está comenzando con sus esfuerzos de contenido y tiene poco personal, esto puede ser difícil de lograr, ya que de todos modos puede ser difícil para usted mantenerse al día con su agenda. El curso de acción más seguro en este caso es crear una reserva antes de comenzar a publicar por completo. Esto minimizará el estrés relacionado con el cumplimiento de los plazos y garantizará que su estrategia no se vea comprometida cuando tenga poco tiempo.

2. Planifique el proceso de creación de contenido

Mapear el proceso de creación de contenido significa enumerar los pasos del flujo de trabajo de contenido en orden consecutivo y agregar un resumen breve sobre cada uno. Proporcionar esta información en blanco y negro (o, por qué no, en gráficos a todo color) ayuda a las empresas a optimizar la creación de contenido y garantiza que nadie malinterprete su lugar en él.

La transparencia que brinda el mapa puede beneficiar enormemente tanto a la gerencia como a los empleados, ya que les permite completar sus tareas sin perder pasos importantes del proceso. Como resultado, la producción funciona sin problemas y los cuellos de botella potenciales son claramente visibles y más fáciles de manejar.

Los pasos a incluir dependen del tipo de contenido que cree y de los miembros del equipo que formen parte del proceso. Además, debe configurar un flujo de trabajo individual para cada tipo de contenido en su calendario.

Al final de este artículo, proporcionamos una plantilla de flujo de trabajo de contenido para crear artículos y publicaciones de blog. Consultarlo puede ayudarlo a obtener una idea de qué incluir en el suyo.

3. Preparar documentación exhaustiva

Además de resumir lo que implica cada paso del flujo de trabajo de contenido, debe proporcionar documentación exhaustiva sobre cómo implementarlo. En él, debe describir qué se espera de la persona a la que se le asigna la tarea, dónde puede encontrar recursos adicionales y a quién acudir en caso de que tenga más preguntas.

En definitiva, debe proporcionar instrucciones claras que permitan a cada persona realizar sus tareas sin contratiempos e incertidumbres.

La documentación puede hacer referencia a las pautas de su marca y la base de conocimientos, o presentarse en forma de un pdf independiente.

Además, asegúrese de proporcionar una lista de las herramientas que pueden o deben usarse en el proceso, así como instrucciones sobre cómo operarlas. Si es necesario, brinde capacitación y anime a los empleados a solicitar asistencia si no confían en sus habilidades.

4. Distribuya las responsabilidades adecuadamente

Cada persona debe ser consciente de los pasos de los que es responsable y quién se encarga del resto. Así sabrán a quién pasarle la tarea cuando hayan cumplido con su parte, y también, a quién acudir en caso de contratiempos.

Además, debe haber una persona a cargo de todo el proceso, que puede ser un administrador de proyectos, un estratega de marketing de contenido, un administrador de contenido o un propietario de proyecto dedicado. Esta persona se asegura de que el contenido creado se ajuste a la estrategia de contenido de la empresa, mitiga los problemas y supervisa el rendimiento del contenido una vez publicado.

Sin embargo, tenga en cuenta que en diferentes empresas, los roles de flujo de trabajo de contenido pueden combinarse para ser implementados por un experto en marketing, o puede haber varias personas en el trabajo.

Además, para que el flujo de trabajo de contenido funcione sin problemas, cada miembro del equipo debe saber en quién puede delegar sus responsabilidades, en caso de que necesite estar ausente. De esta manera, es menos probable que los días de vacaciones generen bloqueos o problemas de producción.

5. Defina los plazos de las tareas

Esta parte del flujo de trabajo de contenido a menudo se pasa por alto, pero puede convertirse fácilmente en la razón por la que lo hace o lo deshace.

En la documentación, debe proporcionar instrucciones claras sobre cuánto tiempo se espera que tome cada tarea. De lo contrario, corre el riesgo de que las personas malinterpreten sus prioridades y creen cuellos de botella.

Además, todos deben ser conscientes no solo de sus propios plazos, sino también de la línea de tiempo de todo el proceso, para que puedan planificar sus tareas correctamente en forma diaria, semanal y mensual.

Sin embargo, asegúrese de que los plazos y los plazos proporcionados sean realistas y alcanzables. No es necesario que todos tengan docenas de tareas atrasadas. Esto desmotiva a la gente. Si nota que el personal se está quedando atrás regularmente, debe investigar por qué y revisar su estrategia si es necesario.

6. Implementar una herramienta BPM

Las herramientas de gestión de procesos empresariales (BPM) facilitan el seguimiento y la supervisión de los procesos, la identificación de problemas y el mantenimiento de todo el mundo al día con su trabajo. No solo promueven la transparencia, sino que también pueden simplificar el flujo de trabajo de contenido tanto para la gerencia como para los empleados.

Hay muchas soluciones SaaS BPM disponibles que son accesibles tanto para organizaciones pequeñas y medianas como para grandes empresas. Implementar uno en su empresa puede brindarle una mejor visión general no solo del flujo de trabajo del contenido sino de todas las operaciones. Además, puede mejorar la comunicación, permitir que la gerencia tenga un enfoque más individual hacia el desempeño de los empleados y contribuir a una mejor productividad.

Además, facilita establecer y cumplir plazos. El flujo de trabajo se puede organizar en plantillas y mostrar notificaciones para fechas de vencimiento cercanas. Además, se puede automatizar y ajustar cuando sea necesario.

Bonificación: plantilla de flujo de trabajo de contenido

Hemos creado una plantilla de flujo de trabajo de contenido para usted que puede usar al publicar artículos y publicaciones de blog. Puede adaptarlo a las necesidades de su negocio en función de los pasos en su canalización y los recursos que tiene a su disposición.

Mapa de creación de contenido:

1. Lluvia de ideas y sugerencia de título. Crear una lista de títulos de contenido o publicaciones pilares que contribuyan a la estrategia de la empresa. Agregar los títulos al calendario editorial y asignarlos a los escritores. Persona a cargo: estratega y/o redactor Plazo: debe hacerse al menos una vez al mes para garantizar que haya suficientes temas para alimentar la canalización.
2. Investigación de palabras clave. Encontrar los mejores términos de búsqueda para cada título para hacer coincidir la intención del usuario con los objetivos de la empresa. Proporcionar una lista de subtemas que deben mencionarse para garantizar una cobertura detallada del tema. Persona a cargo: Estratega y/o escritor Plazo: La palabra clave principal debe proporcionarse durante la sugerencia del título. Los términos y temas de búsqueda adicionales se pueden entregar posteriormente.
3. Breve y Título de la Asignación . Proporcionar información sobre cómo se abordará el tema y asignarlo a un escritor. Responsable: Estratega, gestor de contenidos y/o redactor Plazo: De acuerdo con el calendario editorial y los plazos del proceso. Debe entregarse con suficiente anticipación para garantizar que el equipo pueda implementar la tarea a tiempo.

4. Investigación y Esquema. Investigar el tema y delinear el artículo. Según las habilidades, la experiencia y el conocimiento del escritor sobre el tema, puede enviar el esquema para su aprobación o proceder directamente a escribir el artículo y enviar el borrador una vez que esté listo. Responsable: Escritor Plazo: 1 día

5. Escribiendo. Crear el texto, optimizarlo con palabras clave y formatearlo correctamente con títulos y subtítulos. El escritor también puede agregar enlaces internos y proporcionar una lista de artículos relacionados, así como sugerir enlaces externos a investigaciones, estadísticas e información relevantes. El escritor también debe proporcionar ideas para imágenes y gráficos. Responsable: Escritor Plazo: 2 días
6. Revisar. Revisar el texto para asegurarse de que coincida con el resumen y que cumpla con los requisitos de la empresa. La persona a cargo también puede realizar una verificación de plagio para confirmar que el contenido es original y no crea problemas de duplicación. Luego, asignan la tarea nuevamente al escritor para implementar ediciones y hacer ajustes, si corresponde. Persona a cargo: Gerente de contenido o escritor senior Plazo: 1 día
7. Aprobación de expertos en la materia. Según el tema, se puede asignar el texto para que lo revise un experto que puede verificar errores de hecho y otros problemas y sugerir mejoras. Responsable: Experto en la materia Plazo: 1 día
8. Edición. Revisar el texto para eliminar errores gramaticales y ortográficos, y problemas de legibilidad. Responsable: Editor Plazo: 1 día
9. Diseño gráfico. Dar formato a todas las imágenes y capturas de pantalla proporcionadas, crear una imagen destacada y crear los gráficos, imágenes, infografías, gif, etc. solicitados. Una vez que se hayan aprobado las imágenes, el contenido estará listo para su publicación.
   
   Responsable: Diseñador gráfico Plazo: 2-3 días
10. Carga y publicación. Subir el contenido al CMS, junto con las imágenes. La persona a cargo se encarga de cualquier optimización SEO adicional, como el marcado de esquema, la meta descripción, las etiquetas alternativas de imagen, la optimización de URL, etc. Una vez hecho esto, el contenido se publica en línea. Responsable: Gestor de contenidos Plazo: 1 día, en función de la programación de contenidos
11. Distribución. Reutilizar el contenido para la estrategia de marketing omnicanal de la empresa, incluido el uso compartido en redes sociales, boletines por correo electrónico, podcasts, videos, etc. Este paso puede incluir creatividades y texto adicionales, que pueden estar sujetos a un flujo de trabajo de contenido diferente. Responsable: Social media manager, email marketing manager Plazo: 1 día, dependiendo del horario respectivo

Documentación necesaria:

• Longitud del contenido (en palabras o caracteres)
• Tono de voz
• Vocabulario y estilo
• Formateo
• Plantillas
• Estructura
• Estilo de encabezado
• Uso de la coma de Oxford
• Herramientas de escritura y SEO

Lista de recursos adicionales:

• Directrices visuales y de diseño gráfico
• Directrices de las redes sociales
• Pautas de marketing por correo electrónico

Línea de fondo

Si bien es posible ejecutar con éxito la creación de contenido sin un flujo de trabajo, la omisión de documentar el proceso y proporcionar instrucciones claras a todos los involucrados sin duda compromete la eficiencia.

Al proporcionar pautas y plazos, y distribuir las responsabilidades en consecuencia, hace posible que las personas hagan su trabajo sin distracciones. El flujo de trabajo puede ser tanto una hoja de ruta que permita a las personas navegar el proceso con confianza como una red de seguridad que brinde seguridad sobre cómo proceder en caso de duda.

Dicho esto, el mayor beneficio de los flujos de trabajo es que hacen maravillas con la productividad y pueden convertir a un equipo en una máquina bien engrasada.