7 consejos para una mejor comunicación en el lugar de trabajo

La comunicación en el lugar de trabajo es uno de los fundamentos de un negocio exitoso. Incluso si reúne un equipo de profesionales motivados y perspicaces, si no se comunican y colaboran de manera efectiva, su negocio se verá afectado.

Las empresas a menudo priorizan la comunicación B2B y con el cliente, pero cuando las relaciones internas no son productivas, esto ralentiza los procesos, afecta los flujos de trabajo y crea cuellos de botella. Además, cuando la gerencia no transmite con éxito sus mensajes a los empleados, esto crea más confusión e incluso caos.

De hecho, la falta de comunicación hace que las grandes empresas pierdan 62,4 millones de dólares al año y las pequeñas empresas 420.000 dólares al año. El problema es tan profundo que se ha estimado que la mitad de todos los empleados no saben lo que se espera de ellos en el trabajo y luchan por cumplir debido a esto.

En este artículo, brindamos ideas prácticas sobre cómo mejorar la comunicación en el trabajo y garantizar una mayor productividad. ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

¿Cómo puede la comunicación mejorar la productividad?

Ahora que sabemos cuál es el daño, concentrémonos en lo positivo y veamos cómo la comunicación puede mejorar la productividad:

• Reduce los malentendidos . Cuando todos saben qué hacer y saben a quién acudir en busca de consejo, es menos probable que las personas cometan errores.
• Mejora la eficiencia . Las instrucciones y objetivos claros permiten un flujo de trabajo más eficiente y permiten que las personas realicen sus tareas más rápido.
• Menos frustración . Cuando las personas no saben lo que se espera que hagan, pero saben que tienen que entregar resultados, se sienten frustradas y esto reduce la productividad.
• Mejor resolución de conflictos . Las disputas en el lugar de trabajo dañan la productividad y crean un ambiente tóxico. La mejor manera de resolver problemas es comunicándolos, aclarando malentendidos y llegando a compromisos cuando sea necesario.
• Colaboración eficiente . Los empleados que tienen buenas relaciones profesionales y pueden comunicarse con una actitud amistosa tienen más probabilidades de colaborar de manera eficiente y trabajar de manera más productiva.
• Equipo más feliz . Las personas se sienten mejor cuando pueden comunicar sus necesidades, sentimientos y pensamientos. Ser comprendido nos hace más confiados y más capaces de continuar con el buen trabajo.
• Fomenta la lealtad y la confianza . La comunicación es uno de los pilares de la lealtad y la confianza. Los empleados que sienten que están al tanto de las actualizaciones relevantes, se sienten valorados e importantes y son más leales a la empresa.

Cómo mejorar la comunicación en el lugar de trabajo

Para mejorar con éxito la comunicación en el lugar de trabajo, debe crear una estrategia en colaboración con su equipo de recursos humanos y tener cuidado de seguirla.

Aquí hay algunos consejos prácticos sobre cómo hacerlo:

1. Cree un entorno seguro

Cuando las personas están felices en el lugar de trabajo, se sienten apreciadas y sus necesidades son satisfechas, es más probable que expresen una actitud positiva hacia el trabajo y comuniquen los problemas con libertad. Si hay algo que no saben, entienden o con lo que no se sienten cómodos, los miembros del equipo deben sentirse libres de decir lo que piensan y ser escuchados. De lo contrario, los problemas no comunicados se acumularán y afectarán la forma en que las personas se desempeñan y pueden influir en su actitud hacia el trabajo.

Sin embargo, Recursos Humanos y la gerencia deben asegurarse de escuchar lo que dice la gente, reconocer y abordar los problemas en consecuencia. Incluso si no hay una solución disponible, esto debe discutirse, de lo contrario, la persona puede sentir que está siendo ignorada. Los empleados que han hablado y siguen siendo desatendidos tienen incluso más probabilidades de sentirse infelices que aquellos que son reacios a compartir su descontento.

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Algunas formas efectivas de crear un ambiente seguro en el trabajo son:

• Realice sesiones periódicas de retroalimentación . Dígales a las personas que son valoradas, discuta el desarrollo de su carrera en la empresa y brinde comentarios prácticos sobre cómo mejorar su trabajo.
• Anime a hacer preguntas . Esfuércese por crear un entorno en el que las personas se sientan seguras para hacer preguntas y no se sientan juzgadas. Debe ser parte de su cultura laboral que todos aprendan de los demás y estén dispuestos a compartir su conocimiento profesional y personal.
• Promover la comunicación bidireccional . La comunicación en el lugar de trabajo es una calle de doble sentido y la gerencia y RRHH también deben estar abiertos a la retroalimentación. Hágale saber que las personas pueden decirle cómo se sienten y brindarle sugerencias. Escuchar lo que dicen puede ayudarlo a permitirles trabajar de manera más productiva y sentirse mejor en el lugar de trabajo.

2. Sea claro sobre el protocolo y las reglas de comportamiento

Las personas consideran apropiados ciertos tipos de comportamiento y tienen diferentes límites tanto en la sociedad como en el lugar de trabajo. Proporcionar un conjunto de reglas sobre cómo los empleados deben comunicarse entre sí, qué tono de voz es apropiado y qué formas de comunicación deben usarse, puede parecer redundante. Sin embargo, puede mejorar drásticamente la calidad de las relaciones profesionales y reducir la posible tensión que se produce cuando las personas se exceden.

Considere la posibilidad de crear seminarios y tutoriales en video que discutan la comunicación en el lugar de trabajo y brinden un conjunto claro de reglas y protocolos de comportamiento. Puede beneficiar solo a un puñado de personas, pero definitivamente vale la pena.

Dar a conocer las reglas contribuirá a un lugar de trabajo más agradable y, además, puede ahorrarle complicaciones con la ley.

3. Establecer una cultura de trabajo positiva

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Una cultura laboral positiva permite que los empleados prosperen y desarrollen todo su potencial profesional. Las empresas deben alentar a las personas a que se apoyen y se ayuden entre sí, en lugar de centrarse únicamente en su propio trabajo. De esta forma, pueden crear más que un lugar de trabajo agradable: pueden formar un equipo sólido.

Los empleados que se sienten animados y cómodos en el trabajo y que comparten la misma visión y valores que la empresa tienen más probabilidades de comunicarse abierta y productivamente. Además, pueden esforzarse por resolver problemas y optimizar el rendimiento, en lugar de concentrarse en los problemas y no hacer su trabajo.

Los lugares de trabajo que no manejan los conflictos y fomentan la rivalidad crean un ambiente hostil donde la comunicación tóxica engendra más comunicación tóxica. Esto empuja a las personas a concentrarse en los aspectos negativos y perjudica su productividad.

Algunos activos que pueden ayudarlo a mejorar la comunicación a través del juego en equipo son:

• Actividades de trabajo en equipo.
• Área Recreativa en la Oficina.
• Sesiones regulares de RRHH.
• Proyectos de grupo.
• Coaching y Mentoring Interno.

4. Comprenda las necesidades individuales de los empleados

Diferentes personas necesitan diferentes tipos de motivación. Mientras que algunos prosperan cuando un líder los empuja a lograr más, otros están motivados y necesitan que se aprecie su arduo trabajo y su valor.

La gerencia que no comprende a los empleados individuales y cómo comunicarse con ellos, corre el riesgo de perderlos frente a los competidores que valoran más su fuerza laboral.

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Por ejemplo, si una empresa presiona continuamente a los empleados para que alcancen metas imposibles, corre el riesgo de crear un lugar de trabajo en el que las personas se sientan de bajo rendimiento, incluso cuando hacen lo mejor que pueden. Algunos empleados pueden esforzarse por demostrar su valía, superando sus propios límites, y esto los llevará al agotamiento. Es probable que otros se sientan subestimados y desmotivados. En ambos casos, la productividad cae.

No comunicar los problemas dificultará la retención de empleados y provocará contratiempos en el proceso.

5. Defina un flujo de trabajo de comunicación claro

Las empresas deben crear un proceso claro paso a paso que elabore cómo debe proceder la comunicación con respecto a las tareas y asignaciones y qué implica. Las personas tienden a colaborar de manera más eficiente si tienen un protocolo sobre cómo comunicar el progreso de su trabajo, qué detalles compartir y cuándo.

El flujo de trabajo debe permitir que los miembros del equipo proporcionen a sus pares instrucciones claras y acceso a todos los activos relevantes. También se debe enfatizar que esta información debe solicitarse si no se proporciona.

Suponiendo que el proceso sea fácil de seguir y sencillo, tanto la gerencia como los empleados pueden acostumbrarse rápidamente a seguirlo y puede integrarse en sus actividades diarias.

6. Fomentar la resolución productiva de problemas

Ya sea que las personas estén en una relación personal o profesional, las discusiones y los malentendidos siempre son una posibilidad. Cuando los empleados ocupan un espacio compartido, existe una gran posibilidad de que las diferencias personales se conviertan en motivo de desacuerdos, disputas e incluso enemistades.

La gerencia debe estar atenta a tales desarrollos, y si las personas no son capaces de comunicarse y resolver esos problemas entre ellos, deben derivarse a Recursos Humanos.

7. Elija herramientas de comunicación inteligentes

Hoy en día, muchos equipos son parcialmente remotos. Sin embargo, incluso si está en la oficina, puede ser difícil mantener una comunicación activa y mantenerse al tanto de todas las actualizaciones relevantes del proyecto. Además, incluso los profesionales más diligentes olvidan y comunican mal las cosas de vez en cuando.

El uso de herramientas modernas de comunicación, gestión de proyectos, gestión de procesos empresariales y flujo de trabajo permite a los equipos mantenerse conectados y organizar su trabajo. Ya sea Slack, Asana, Zoom u otra solución, esta permite a los miembros del equipo intercambiar y solicitar información, colaborar y seguir el desarrollo de las tareas.

De hecho, la investigación muestra que la implementación de tecnología de la comunicación puede mejorar la productividad tanto de la gerencia como de los empleados hasta en un 25 %.

Por ejemplo, una herramienta de comunicación como Slack es excelente para los intercambios diarios, las sincronizaciones rápidas y las actualizaciones personales. Asana, por otro lado, optimiza la comunicación de gestión de tareas: las personas tienen toda la información sobre una tarea en un solo lugar, pueden dejar o solicitar actualizaciones de progreso, agregar colaboradores y realizar un seguimiento de sus tareas y proyectos pendientes. Zoom permite a los equipos realizar reuniones, seminarios web y tutoriales en tiempo real, y comunicarse cara a cara incluso a distancia.

En definitiva, las herramientas inteligentes permiten mejorar la calidad de la comunicación en el lugar de trabajo y conectar a las personas. El resto depende de su cultura de trabajo positiva y la actitud correcta.

Línea de fondo

La comunicación es una parte importante de la gestión de una empresa. Sin embargo, mientras que la mayoría de las empresas se enfocan en comunicarse de manera eficiente con sus clientes, muchas se olvidan de mejorar la comunicación interna.

Las empresas deben asegurarse de que los miembros del equipo se entiendan bien, intercambien suficiente información sobre sus tareas y los procesos que están a cargo y comuniquen los problemas de manera eficiente.

Una mejor comunicación en el lugar de trabajo es el primer y más importante paso hacia un ambiente de trabajo positivo y productivo y su éxito.