7 consejos para prevenir el sobrecosto en los proyectos

Evitar el sobrecosto es clave para cerrar un proyecto exitoso. La calidad de los entregables y una ejecución oportuna pueden desaparecer si el proyecto se entrega por encima del presupuesto.

Por supuesto, es fácil decir que vas a mantener un presupuesto ajustado. Pero el sobrecosto puede ocurrir en tantos lugares que mantener los costos bajos a veces puede parecer un juego de golpear a un topo.

¿Qué es el sobrecosto?

El término sobrecosto se refiere a costos inesperados que terminan excediendo el presupuesto de un proyecto. El sobrecosto puede ocurrir en cualquier proyecto y es particularmente común en proyectos de construcción, fabricación y desarrollo de software. El exceso de costos también se conoce como aumento de costos o exceso de presupuesto y puede deberse a varias razones.

Antes de profundizar en las razones por las que los proyectos pueden exceder el presupuesto, echemos un vistazo al software de gestión de proyectos que puede ayudarlo a evitar el exceso de costos. ProjectManager es un software que recopila datos en tiempo real para ayudarlo a controlar mejor sus gastos. Nuestro tablero en vivo recopila y calcula automáticamente seis métricas de proyectos, incluido el costo, y las muestra en gráficos coloridos y fáciles de leer. A diferencia de las herramientas livianas, no se requiere configuración. Comience con ProjectManager gratis hoy.

Principales causas de sobrecostos

La gestión de costes puede ser una tarea agotadora. Como gerente de proyecto, deberá verificar constantemente los costos de su proyecto para asegurarse de que todo vaya bien en todo momento. Además de esto, también deberá monitorear otras limitaciones del proyecto, como el tiempo, el alcance, el riesgo y la calidad.

A continuación, enumeramos las causas principales del sobrecosto para que pueda evitar este problema y entregar sus proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

• Malas estimaciones del proyecto: la estimación de costos es fundamental para el éxito en la gestión de proyectos porque cada gerente de proyecto debe estimar todos los costos del proyecto antes de crear un presupuesto del proyecto. Asegúrese de utilizar todas las herramientas a su disposición, como datos históricos o un panel de expertos para ayudarlo a definir los costos del proyecto. Si el presupuesto de su proyecto es insuficiente, es muy probable que se enfrente a un sobrecoste.
• Desplazamiento del alcance: el desplazamiento del alcance ocurre cuando el alcance de su proyecto no está bien definido. En términos simples, esto significa que aparecerán tareas inesperadas durante la fase de ejecución. Ejecutar tareas imprevistas aumenta sus costos, por lo que es muy probable que exceda el presupuesto de su proyecto y provoque un exceso de costos.
• Mala gestión de riesgos: Cualquier proyecto enfrenta muchos riesgos potenciales. Es responsabilidad del director del proyecto y del equipo de dirección del proyecto crear un plan de gestión de riesgos que describa todos los riesgos potenciales y las estrategias de mitigación que se implementarán si es necesario. Cuando no se crea un plan de gestión de riesgos, puede tener riesgos inesperados que afecten su proyecto, lo que aumenta los costos y, por lo tanto, provoca un sobrecosto.
• Falta de comunicación: un proyecto es un esfuerzo que requiere trabajo en equipo y comunicación. Como gerente de proyecto, debe ser el aglutinante que mantiene unidos al patrocinador del proyecto, al equipo del proyecto y a las partes interesadas del proyecto. La falta de comunicación puede dar lugar a cambios inesperados en el plan del proyecto o provocar otros problemas que podrían causar un sobrecosto.

Cómo evitar el sobrecosto

El exceso de costos, o cualquier tipo de gasto que empuje un proyecto más allá del presupuesto acordado, es algo con lo que un gerente de proyecto debe estar constantemente atento. Hay varias formas en que se puede evitar el sobrecosto.

Aquí hay siete consejos para ayudar a mantener las riendas en su presupuesto.

1. Planificación minuciosa del proyecto

La mejor manera de detener el exceso de costos es planificar antes de ejecutar un proyecto. Cuanto más completas y precisas sean sus estimaciones, más probable es que se mantenga dentro del presupuesto. Los riesgos del proyecto se pueden contabilizar con un plan de gestión de riesgos exhaustivo. Al planificar cualquier proyecto, debe considerar todos los escenarios posibles y utilizar datos históricos, entrevistas y experiencia. Una vez que se haya detallado el plan, haga que las partes interesadas del proyecto lo firmen para que todos estén en la misma página en términos de expectativas.

2. Conozca a sus proveedores

Muchos proyectos requieren la búsqueda de asistencia de proveedores externos, ya sea para ayudar con tareas específicas o para suministrar materiales y equipos. Una relación con cualquier proveedor externo expone su proyecto a sobrecostos que a menudo están fuera de su control. Esto hace que sea fundamental hacer la debida diligencia antes de consolidar las relaciones.

Primero, comprenda la capacidad del proveedor y si va a satisfacer sus necesidades. Cuando el proveedor cotiza un costo, asegúrese de que sea exacto. Luego, antes de firmar el contrato, verifique un poco los antecedentes para ver si el proveedor cumple con los plazos y vea lo que otros tienen que decir sobre trabajar con ellos.

3. Mantener el alcance planificado

La fluencia del alcance es una de las mayores amenazas para enviar un proyecto a un sobrecosto. Las solicitudes de cambio siempre atascan los escritorios de los gerentes de proyecto. Estos provienen de partes interesadas o clientes, pero también de miembros del equipo. Todos tienen deseos y necesidades. Muchos de ellos pueden ser apropiados e incluso beneficiosos para el proyecto. Sin embargo, demasiados cambios pueden afectar drásticamente el proyecto, haciendo inevitables los sobrecostos. Piense en el panorama general antes de aumentar el alcance del proyecto.

4. Utilice una herramienta de planificación de proyectos

Es un hecho que una herramienta poderosa facilitará el trabajo de un gerente de proyecto, aumentará la productividad del proyecto y aumentará la eficiencia. También ayuda a mantener los sobrecostos al mínimo. Una herramienta de programación como un diagrama de Gantt puede ayudar a mantener el proyecto en marcha y evitar sobrecostos.

5. Mantenga actualizadas a las partes interesadas

Si no existe una línea clara de comunicación entre las partes interesadas y los directores de proyecto, los retrasos son inevitables. Los retrasos conducen a sobrecostos y existe un riesgo demasiado grande de que el trabajo comience en la tarea equivocada en el momento equivocado. Esta pérdida de tiempo amenaza con desviar todo el proyecto.

Las partes interesadas, así como los equipos, necesitan comunicaciones adecuadas, pero cada uno debe obtener la información correcta. Los equipos quieren detalles, mientras que las partes interesadas quieren información general para asegurarse de que el proyecto avanza según lo planeado.

6. Supervisar el progreso

El tablero en tiempo real de ProjectManager también es ideal para seguir el progreso de un proyecto a medida que se lleva a cabo. Antes de que los problemas se conviertan en problemas que amenacen el cronograma y el presupuesto del proyecto, se pueden resolver. El tablero en tiempo real mide no solo el progreso del proyecto, sino también la carga de trabajo del equipo y los plazos para la finalización planificada y real, incluido el retraso del proyecto y más.

7. Reasignar recursos

Si descubre un proyecto que gasta más de lo presupuestado, responderá reasignando recursos. Pero también puede prepararse para ese escenario evaluando los recursos de antemano y colocándolos donde serán más efectivos. Esto es especialmente cierto con su recurso más valioso: su equipo.

Al reunir a los miembros del equipo más experimentados y capacitados, puede tener un proyecto más productivo y eficiente. Estos recursos pueden costar más, pero si ha realizado su planificación y reservado fondos, ahorrará dinero en el back-end cuando haya menos problemas que manejar.

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ProjectManager es un software de administración de proyectos y trabajo que puede ayudarlo a administrar sus proyectos, optimizar los procesos y colaborar con su equipo en línea. Además, ofrecemos cientos de blogs, plantillas y guías de gestión de proyectos. Aquí hay algunas guías rápidas para mejorar sus habilidades de administración de costos.

Análisis coste-beneficio

Antes de iniciar cualquier proyecto, el equipo de gestión del proyecto debe evaluar los costos y los beneficios potenciales esperados del proyecto para convencer a las partes interesadas de que los beneficios superarán los costos y que su inversión es segura.

Estimación de costos en la gestión de proyectos

La estimación de costos es una de las responsabilidades más importantes de un gerente de proyecto porque una estimación de costos deficiente conduce a un exceso de costos y al fracaso del proyecto.

Cómo hacer un plan de administración de costos

Un plan de gestión de costes es un documento que contiene todas las estrategias, procedimientos y directrices de gestión de costes que debe seguir el equipo de gestión de proyectos para controlar los costes y mantener los proyectos dentro del presupuesto.

ProjectManager es la herramienta perfecta para mantener sus costos bajo control

ProjectManager tiene un diagrama de Gantt en línea poderoso pero fácil de usar. Fomenta la colaboración y actualiza los estados al instante para que el administrador del proyecto y el equipo se mantengan actualizados sobre el progreso del proyecto. La programación adecuada ayuda a mantener las estimaciones precisas y evita el tiempo de inactividad que conduce al riesgo de sobrecostos.

Las dependencias de tareas se pueden vincular dentro del diagrama de Gantt de ProjectManager. Mientras otros miembros del equipo completan su trabajo, estas dependencias evitan que otros se bloqueen o se queden esperando sin nada que hacer. Los miembros del equipo pueden comentar a nivel de tarea para una ejecución más colaborativa y eficiente. Cada tarea puede tener archivos adjuntos, ya sean documentos o imágenes.

Tableros en tiempo real de ProjectManager Actualizar al instante

ProjectManager tiene paneles en tiempo real que hacen que los informes a las partes interesadas sean rápidos y fáciles. El tablero en tiempo real muestra instantáneamente las actualizaciones de estado a través de una serie de gráficos y tablas que reflejan muchas métricas del proyecto. Los gerentes de proyecto luego pueden filtrar estos gráficos y cuadros para mostrar los datos que necesitan. Imprimir estos gráficos y cuadros es una opción si desea tener una copia impresa cerca. Al presentar a las partes interesadas, puede responder preguntas encontrando más detalles con unos pocos clics.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos que brinda a los gerentes de proyectos las herramientas que necesitan para planificar, realizar un seguimiento e informar. El exceso de costos está más controlado y es menos probable que se acerque sigilosamente y hunda un proyecto gracias a nuestro software dinámico y colaborativo, que incluye tableros Kanban de flujo de trabajo visual y diagramas de Gantt interactivos. Pruébelo hoy con nuestra prueba gratuita de 30 días.