Presentaciones de proyectos: cómo preparar y entregar una presentación de proyecto

¿Puede algo hacer que el corazón de un gerente de proyecto se hunda más rápido que decirle que necesita dar una presentación del proyecto a la junta directiva? La presión. La responsabilidad. Claro, está feliz de que los directores de la compañía confíen en usted lo suficiente como para querer su opinión en el proyecto, pero tener que presentar frente a estos poderosos jugadores hace que sus niveles de estrés aumenten.

Si aún no se ha encontrado con estas solicitudes de presentación de los altos directivos, ¡lo hará! Estos escenarios son comunes en proyectos, especialmente proyectos que introducen un nuevo producto o implican un cambio organizacional. Pero no te sientas abrumado. Dar presentaciones de proyectos puede dar miedo, pero puede planificarlas y prepararse para ellas como cualquier otra reunión.

¿Qué es una presentación de proyecto?

Una presentación de proyecto es una oportunidad para que usted explique los procesos y entregables de su proyecto a las partes interesadas clave. Estos pueden ser informales, como una actualización rápida a través de informes con algunas personas, o formales. Las presentaciones formales de proyectos a menudo requieren tiempos de reunión adecuados, presentaciones de diapositivas pensadas, revisión de objetivos y más. Pasaremos la mayor parte de nuestro tiempo discutiendo cómo preparar y realizar una presentación formal del proyecto.

Una presentación formal del proyecto requiere buenos datos. El software de gestión de proyectos puede proporcionarle los paneles e informes que necesita para complementar sus puntos y actualizaciones de progreso. ProjectManager tiene paneles en tiempo real que puede compartir con las partes interesadas y ocho informes detallados de proyectos diferentes que puede hacer con solo unos pocos clics. ¡Comienza gratis hoy!

¿Por qué es tan importante la presentación de un proyecto?

Una presentación de proyecto es su oportunidad de transmitir la importancia del trabajo que usted y su equipo han estado haciendo. Si no puede articular su progreso y logros, las partes interesadas clave no entenderán por qué se gasta dinero, tiempo y recursos en su proyecto.

Cuando lo piensas así, no es de extrañar por qué las personas dedican tanto tiempo a prepararse para las presentaciones de sus proyectos. Siga leyendo para ver cómo puede hacer que su próxima presentación salga del parque.

Cómo prepararse para una presentación de proyecto

Prepararse para la presentación de un proyecto puede ser más importante que la entrega real. Eso es porque una buena preparación puede prepararlo para el éxito en el gran día. Repasemos algunas técnicas de preparación que puede hacer para la presentación de su proyecto.

1. Crea una invitación de calendario para la presentación de tu proyecto

No puede simplemente esperar que las personas se presenten: necesitan saber que hay un evento importante que requiere su asistencia, así que anótelo en sus diarios. Las personas planifican sus reuniones y citas del calendario a veces con bastante anticipación, dando amplia advertencia. Programe la presentación lo antes posible y verifique con las personas (o sus asistentes) si no recibe una respuesta sobre su disponibilidad.

Si ha sido invitado a la reunión de otra persona para hablar sobre su proyecto, asegúrese de que esté en su planificador y reserve tiempo para planificarlo con anticipación. Si no lo hace, corre el riesgo de quedarse sin tiempo para preparar su material.

2. Seleccione un formato para su presentación

¿Cómo vas a transmitir tu mensaje? Si ha programado una reunión, es probable que esté esperando hacer una presentación formal. Eso está bien, pero ¿cómo? ¿Usará diapositivas o rotafolios o reflejará su iPad en un monitor? ¿Espera que la audiencia participe en alguna parte de la presentación? ¿Puedes hablar sin notas o sería mejor tener algunos consejos contigo ese día?

También debe considerar dónde dará la presentación. Por ejemplo, un formato que sea adecuado para una sala pequeña y una audiencia limitada, como una actualización de proyecto poco estructurada con un par de diapositivas, no será apropiado para una sala llena de partes interesadas, dispuesta como un salón de conferencias. contigo en un atril al frente.

3. Practique su presentación de gestión de proyectos

Dar presentaciones es una habilidad. Práctica práctica práctica. Antes de la presentación de su gran proyecto, ofrézcase como voluntario para hacer algunos más pequeños, como sesiones informativas para el personal o actualizaciones más breves en las reuniones del equipo. Quieres sentirte cómodo tanto de pie frente a la habitación como con el material. Ejecute su presentación en casa o en una sala de reuniones vacía para recordar dónde están las transiciones de diapositivas. Practique usando el proyector y un clicker para mover las diapositivas hacia adelante. Escriba sus rotafolios varias veces para que se convierta en una segunda naturaleza.

La práctica y la capacitación harán que su entrega sea mucho más pulida y profesional y le brindará a su audiencia una experiencia mucho mejor.

4. Escriba en grande para que su presentación sea legible

Ya sea que esté usando diapositivas o rotafolios, escriba en grande o use fuentes grandes. A menudo es difícil ver lo que hay en la pantalla, incluso en una habitación pequeña, y eso significa que su mensaje no se está transmitiendo. Y es una excusa para que los miembros de la audiencia revisen sus teléfonos en lugar de escucharte.

Un buen consejo es imprimir las diapositivas y colocarlas en el suelo. Si aún puede leerlos claramente desde una posición de pie, entonces el texto es lo suficientemente grande. Si no puede leer las palabras o tiene que agacharse para leerlas, ¡aumente el tamaño de la letra!

5. Tenga un plan de respaldo para su presentación

Los proyectores se rompen, las salas de reuniones no tienen teléfonos de conferencia, los bolígrafos se acaban justo en el momento crítico. Plan para que todo salga mal. La audiencia de su presentación está compuesta por personas ocupadas y no quieren sentarse allí para ver cómo manipula la tecnología. Haga que todo funcione antes de que lleguen, y si no funciona cuando comience, asegúrese de tener un plan de respaldo (como una copia impresa de sus diapositivas) para que pueda continuar de todos modos.

Cómo dar una presentación de proyecto

Cuando llega el fatídico día, hay algunas cosas importantes a tener en cuenta al momento de presentar su proyecto. Siga estas mejores prácticas y retratará su proyecto y su equipo de la mejor manera posible.

1. Hable claramente y no confíe en la jerga

Las presentaciones dependen de la claridad y la buena comunicación. Si empantanas tu presentación con jerga y razonamientos complicados, perderás a tu audiencia. Asegúrese de usar un lenguaje que su audiencia entienda, para que puedan seguir todos los puntos clave que necesita hacer.

Recuerde, no todos en esa reunión comprenderán todas las complejidades de su proyecto, de hecho, es probable que ninguno de ellos lo haga. Así que hable despacio, con claridad y asegúrese de comunicarse.

2. Apéguese a lo que importa y use datos

Al presentar su proyecto, no pierda de vista los objetivos y requisitos originales del proyecto. Sus partes interesadas acordaron ciertos objetivos al principio, ¿cuál es su tendencia hacia el logro de esos objetivos? A veces es fácil concentrarse en los contratiempos o las dificultades, o en cosas que pueden resultarle fascinantes. Sin embargo, es mejor volver a concentrarse en los objetivos comerciales críticos.

Es importante usar datos para complementar la presentación de su proyecto a medida que aborda objetivos e iniciativas clave. ¡Pero no uses demasiados datos! La gente se perderá en los números y dejará de escuchar lo que tienes que decir. Es un equilibrio delicado.

3. Cuenta una historia

Probablemente se ha sentado a través de unas cuantas presentaciones en su tiempo, y espero que haya tratado de evitar quedarse dormido en algunas de ellas. Las actualizaciones de estado del proyecto pueden ser aburridas. Si el tema no es aburrido, a menudo el orador lo es. No dejes que seas tú.

Una forma de mantener la atención de la audiencia es estructurar su presentación de la manera más interesante. Considere lo que ellos encontrarán interesante (y no será lo mismo que lo que usted encuentre interesante). Contar la historia de tu proyecto es una buena idea. Piense en un comienzo, un medio y un final para su presentación. Tal vez seguir el ciclo de vida desde la perspectiva de un cliente.

Concéntrese en los beneficios y no en los procesos de gestión de proyectos. Si no sabe si el material de su presentación tiene sentido, páselo a un amigo o familiar que no sepa nada sobre su proyecto. Si no se duermen, ¡está bien!

4. Solicite comentarios sobre su presentación

Cuando termine su presentación, pida retroalimentación. Puede hacer esto directamente al final de la sesión antes de que las personas salgan de la sala, o un par de días después. Es bueno recibir algunos comentarios, ya que te ayuda a trabajar en qué mejorar para la próxima vez.

Pida a las personas que le den sus impresiones sobre sus habilidades de presentación y también sobre el contenido de la presentación. Podría encontrar que el contenido era realmente bueno pero le faltaba confianza para entregarlo o, por el contrario, era un presentador atractivo pero el material no era relevante para ellos. Todo esto es útil para saber y te ayudará a mejorar tus habilidades de presentación para la próxima vez.

Dominar las presentaciones de gestión de proyectos toma tiempo

Dar presentaciones no es algo que ocurra todos los días en los proyectos, pero es probable que tenga que dar una o dos durante el ciclo de vida del proyecto, más si su proyecto involucra muchos talleres o sesiones de usuarios.

No se asuste: ¡las habilidades de presentación son algo que puede aprender y mejorará con la práctica! Una vez que lo haya descifrado, se sentirá seguro al realizar presentaciones y descubrirá que es más fácil prepararse para ellas en el futuro.

Las funciones de programación de nuestro software se pueden utilizar para reservar sus presentaciones en el calendario del equipo, que se puede ver fácilmente en el panel del proyecto. Con él, tiene la capacidad de compartir agendas y diapositivas después de la presentación con la biblioteca de documentos en línea. Luego puede continuar la discusión después de la reunión utilizando la excelente herramienta de chat. Pruebe el software de ProjectManager gratis durante 30 días y vea lo útil que realmente es.