7 maneras en que los emprendedores ocupados pueden hacer tiempo para proyectos importantes

Ser emprendedor significa un sinfín de responsabilidades sobre cada pequeño asunto relacionado con tu negocio. Esto significa que los empresarios hacen malabarismos con miles de millones de tareas todos los días. Desde la planificación de estrategias, la elaboración de presupuestos, la contratación, el cumplimiento de objetivos, el seguimiento del rendimiento de los departamentos, hasta asegurarse de que la empresa esté entregando el trabajo con éxito y que los clientes estén satisfechos con el producto o servicio de su empresa.

Esto hace que el espíritu empresarial sea un trabajo difícil, que requiere una serie de habilidades y cualidades de liderazgo diferentes. Y la gestión del tiempo es una cualidad máxima que todo emprendedor debe tener. Deben saber la cantidad correcta de tiempo para asignar a cada tarea en su horario de trabajo agitado y hacer tiempo para proyectos importantes.

Pero la administración del tiempo no es algo fácil de hacer, porque su horario de trabajo no va a aclararse mágicamente para que pueda concentrarse en proyectos importantes, necesita administrar activamente su tiempo para esto. Y aquí hay 10 formas en que puede dominar el arte de la gestión del tiempo y hacer tiempo para proyectos importantes.

• Utilizar herramientas de gestión de proyectos y productividad.

Como emprendedor, tienes la responsabilidad de supervisar y administrar los proyectos en curso para garantizar que cumplan con sus objetivos. Sin embargo, con varios proyectos en curso al mismo tiempo, colaborar con sus gerentes y miembros del equipo con respecto al progreso y las metas puede ser una actividad compleja y que requiere mucho tiempo. Convocar reuniones para hacer un seguimiento de todos los aspectos del proyecto puede ser una pérdida de tiempo para usted y sus empleados.

En su lugar, puede utilizar diferentes tipos de software disponibles para la gestión de proyectos y la supervisión de la productividad. Software como Trello, Atlassian JIRA, Huddle y Basecamp pueden ayudarlo a supervisar las actividades del proyecto, la distribución de tareas, el cronograma y otra información relevante sobre los proyectos en curso. De esta manera, puede ahorrar tiempo y mantenerse actualizado con el progreso de sus proyectos.

• Programe todo en su calendario

Para una gestión eficaz del tiempo, un empresario debe utilizar su calendario religiosamente. Es imposible que recuerde cada cita, reunión y tarea que necesita hacer durante el día. Por lo tanto, debe acostumbrarse a programar todo en un calendario, incluso su tiempo libre para que su día fluya sin problemas. Esto no solo evitará que tu mente tenga que recordar todo, sino que también te permitirá concentrarte en las cosas importantes. Para ello, puede utilizar un calendario de escritorio tradicional o utilizar una aplicación de software de calendario para programar sus citas, tareas y plazos. También debe acostumbrarse a revisar su calendario todas las mañanas para tener una idea de sus actividades programadas para el día.

• Aprenda a delegar tareas

Como empresario que dirige todo el negocio, es posible que sienta que necesita administrar todo por su cuenta. Hacer el trabajo usted mismo puede llevar mucho tiempo y, en ocasiones, es imposible de manejar solo. Y para evitar quedarte atascado en una sola tarea y perder el tiempo, es clave que aprendas a delegar tareas.

Esto no significa que pases todas las tareas a otras personas. En cambio, significa que antes de comenzar cada tarea por su cuenta y cuando se encuentre atrapado en una tarea interminable, debe preguntarse 'cuándo' y 'qué' puede delegar a otras personas para hacer el trabajo. Busque personas que estén disponibles y puedan brindarle su experiencia y delegarles algunas tareas. Esto aclarará su horario de trabajo y le dejará tiempo para invertir en otro trabajo de alto valor. Aquí hay una guía para que aprendas a delegar el trabajo.

• Comience con la tarea más simple

Es una tendencia humana común postergar el inicio de cualquier tarea que sea difícil. Es posible que a menudo te encuentres atrapado en un proyecto y no estés dispuesto a continuar con el trabajo. Esto puede significar que pierdes tiempo innecesario procrastinando y sintiéndote ansioso. Para evitar esto, debe seguir el enfoque de comenzar primero con las tareas más simples.

Divide todo tu proyecto en tareas pequeñas y sencillas y comienza con lo que sea fácil. De esta manera, es posible que no pueda completar todo el proyecto de una vez, pero podrá comenzar desde algún lugar. Y cuando terminas las primeras tareas, se derrama en la siguiente y así sucesivamente, y algún tiempo después logras terminar una cantidad considerable de trabajo que te resultó difícil comenzar en primer lugar.

• tener una rutina de trabajo

Tener y seguir una rutina de trabajo también es otro gran consejo para administrar el tiempo y mantenerte productivo. Sepa en qué momentos del día es más productivo, haga una rutina en torno a eso y cúmplala. Por ejemplo, puedes tener una rutina diaria como:

1. Entrenamiento matutino a las 5:00 am
2. Revise su calendario y haga una lluvia de ideas sobre una lista de cosas que hacer a las 7:00 a. m.
3. Haga una lista de 5 cosas para completar antes del almuerzo a las 8:00 am
4. Responda a los correos electrónicos a las 9:00 a. m. y cierre la pestaña de correo electrónico durante unas horas
5. Trabaje en las tareas que tiene entre manos sin interrupciones durante una hora y luego tome un descanso de 10 minutos. Haga esto repetidamente durante el día.

Seguir una rutina como esta te hará sentir realizado y hará que tu día sea más productivo y encontrarás mucho tiempo durante el día para trabajar en proyectos importantes.

• Audita tu tiempo

Para evaluar cómo utiliza su tiempo, debe realizar una auditoría de tiempo. Hacer una auditoría semanal de las actividades realizadas durante la semana y el tiempo que te tomó completarlas te revelará una gran cantidad de información. Puede mantener una hoja de tareas realizadas diariamente y su tiempo y evaluar semanalmente qué tareas fueron las de mayor valor que requirieron la menor cantidad de tiempo y qué tareas ocuparon la mayor parte de su tiempo durante la semana.

Una auditoría de tiempo pone una imagen clara frente a usted sobre cómo utiliza su tiempo, y puede usarla para tomar mejores decisiones sobre cómo gastar su tiempo en diferentes tareas en el futuro.

• Sigue el método 'ABCDE'

Seguir el método ABCDE es otra gran práctica para la gestión del tiempo. Esta regla le permite priorizar sus tareas para que dedique su tiempo al trabajo más valioso. Comienza haciendo una lista de todo lo que necesitas hacer en un día y etiquetando cada tarea en la lista de la siguiente manera:

R: Las tareas de alta prioridad deben etiquetarse como A. Estas son tareas que debe realizar y no realizarlas puede tener graves consecuencias.

B: Estas son tareas de prioridad media que debe realizar y fallar en ellas puede tener consecuencias leves.

C: Tareas de baja prioridad sin consecuencias en su trabajo. Puede realizarlos si tiene tiempo o puede optar por omitirlos.

D: Las tareas se pueden delegar a otros.

E: Tareas innecesarias que no agregan valor a su trabajo y deben ser eliminadas.

La regla general del método ABCDE es que no puede realizar tareas etiquetadas como A, B y C fuera de orden. Para realizar una tarea B, primero debe completar todas las tareas A y nunca puede realizar una tarea C antes de completar las tareas A y B. Esta es una manera simple y fácil de priorizar su trabajo para que pueda concentrar su tiempo en tareas de alta prioridad.

¡Resumamos!

Para los emprendedores, administrar su tiempo para concentrarse en proyectos importantes puede ser un trabajo difícil. Requiere que hagan cambios en su estilo de vida y hábitos, como adoptar una rutina, usar calendarios, seguir reglas, etc. También requiere que sean más conscientes de cómo se gasta su tiempo auditándolo, priorizando ciertas tareas y delegando su trabajo.

Si eres un emprendedor que quiere administrar su tiempo, debes seguir todos los consejos antes mencionados, o de lo contrario te quedarás atrapado en tu agitado horario de trabajo sin tener tiempo y espacio para enfocarte en proyectos importantes y de alto valor.

Biografía del autor: Emily Williamson es redactora técnica en Goodcore Software. Es una empresa de software y desarrollo web a medida en el Reino Unido. Nos enfocamos en ayudar a emprendedores, pequeñas y medianas empresas a crear software competitivo y ganador. Me apasiona explorar y escribir sobre innovación tecnológica, aplicaciones móviles y soluciones de software.