20 plantillas y hojas de cálculo de Excel para gestión de proyectos imprescindibles

Antes de que pueda planificar su proyecto, debe tener las herramientas adecuadas para recopilar los datos que necesita para formular una estrategia, y las plantillas de Excel de gestión de proyectos son un excelente lugar para comenzar.

Uso de Excel para la gestión de proyectos

Piense en todas las cosas que tiene que procesar en el camino hacia un proyecto exitoso: programación, planificación de recursos, definición de tareas e hitos, etc. Los días de las notas Post-It y los cuadernos llenos de trozos de papel quedaron atrás. Afortunadamente, hoy en día los gerentes de proyectos pueden usar plantillas de Microsoft Excel para la gestión de proyectos.

Microsoft Excel hace muchas cosas bien: matemáticas, análisis, organización. Pero no es intuitivo para la gestión de proyectos debido a su formato de hoja de cálculo en blanco. Por lo tanto, sin utilizar plantillas o hojas de cálculo de gestión de proyectos preconstruidas, es difícil ejecutar la gestión de proyectos en Excel.

Las mejores plantillas y hojas de cálculo de gestión de proyectos para Excel

Visite nuestra página de plantillas y encontrará plantillas de Excel y Word para crear todos los documentos de proyecto que necesita para administrar su proyecto. Pero, si solo necesita plantillas y hojas de cálculo gratuitas de gestión de proyectos de Excel, no busque más.

Aquí hay 20 plantillas de Excel esenciales para la gestión de proyectos que puede descargar y usar ahora mismo. Transforme sus sencillas hojas de cálculo de Excel en plantillas de gestión de proyectos diseñadas por expertos y lleve sus procesos de gestión de proyectos de Excel al siguiente nivel.

1. Plantilla de diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una herramienta visual que lo ayuda a ver de un vistazo la programación de tareas y sus dependencias en la línea de tiempo del proyecto. Eso lo convierte en una gran plantilla de planificador de proyectos.

Si bien es cierto que un diagrama de Gantt puede ser demasiado complejo en las hojas de cálculo de Excel, especialmente cuando necesita funciones de programación más avanzadas, como dependencias de tareas y asignación de recursos, siguen siendo una parte vital del conjunto de herramientas de cualquier administrador de proyectos. Es por eso que recomendamos usar el software de diagramas de Gantt en línea para ayudar a planificar tareas y proyectos en colaboración con su equipo.

Las herramientas de diagramas de Gantt en línea se integran en el software de gestión y planificación de proyectos, por lo que se pueden actualizar en tiempo real. Esto permite cambios fáciles de arrastrar y soltar y se puede codificar por colores para personalizarlo según lo necesite. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que hace todo eso y más. ¡Pruébelo usted mismo hoy!

Pero para crear rápidamente un diagrama de Gantt a partir de sus listas de tareas, descargue esta plantilla gratuita de Excel de diagrama de Gantt para crear una forma fácil de programar un proyecto. Simplemente agregue tareas y plazos a esta hoja de cálculo de Excel y visualice cuánto tiempo llevará su proyecto.

2. Plantilla de informe de estado del proyecto

La necesidad de un informe de estado del proyecto es obvia. Si no tiene buena información sobre lo que está sucediendo en el proyecto, entonces está manejando a ciegas. No tiene idea si va por buen camino o si los recursos están siendo bloqueados.

Con esta plantilla de informe de estado de proyecto de Excel gratuita, tiene una herramienta para mejorar en gran medida las comunicaciones de su proyecto, tanto con las partes interesadas cuando realiza una presentación como con los miembros del equipo.

Depende de usted decidir sobre la frecuencia de los informes. Pero con una plantilla de informe de estado del proyecto, gran parte del trabajo pesado que puede alejarlo de un proyecto ya está hecho, lo que le brinda un mayor acceso a la información que necesita.

3. Plantilla de estructura de desglose de trabajo

Un proyecto se compone de entregables y esos entregables son creados por tareas. La estructura de descomposición del trabajo (WBS) es una forma de visualizar los entregables del proyecto, las tareas y las subtareas, que son necesarias para realizarlos.

ProjectManager tiene una plantilla WBS gratuita que estructura el proceso de dividir el proyecto grande en tareas cada vez más pequeñas, en una imagen jerárquica que le permite ver todo el alcance del trabajo del proyecto.

Este es un elemento clave de la planificación del proyecto, pero también es fundamental para estimar los costos del proyecto y establecer un cronograma realista. Mejor aún, debido a que nuestra plantilla WBS gratuita es una hoja de cálculo de Excel, luego se puede cargar en el software ProjectManager para iniciar un proyecto, asignar tareas a los miembros del equipo y monitorear y rastrear el progreso una vez que se ejecuta el proyecto.

4. Plantilla de plan de acción

Se inicia un proyecto para completar la realización de una meta. Pero para lograr ese objetivo se requiere una estrategia y luego los pasos para implementar esa estrategia con éxito. En definitiva, un plan de acción.

Los proyectos son pragmáticos y el plan de acción es un marco para recopilar sus pensamientos sobre la ejecución del plan del proyecto de manera eficaz y eficiente. Con nuestra plantilla de plan de acción gratuita, puede completar los espacios en blanco para asegurarse de haber cubierto todas las bases y hacer que su proyecto comience con el pie derecho. Es una gran plantilla complementaria para un plan de proyecto general y una carta del proyecto.

Desde priorizar tareas hasta asignar y anotar el estado, el cronograma y los recursos, lo tenemos cubierto. Y, nuevamente, el plan de acción se puede cargar sin problemas en ProjectManager, de modo que luego puede usar todas nuestras excelentes funciones para visualizar el flujo de trabajo con tableros kanban y monitorear el progreso con nuestro tablero en tiempo real.

5. Plantilla de seguimiento de proyectos y lista de tareas

El seguimiento del proyecto es crucial para garantizar que se mantenga dentro del cronograma. Eso significa también controlar el trabajo a nivel de tarea.

Esta plantilla de seguimiento de proyectos y lista de tareas puede ayudar como una lista de tareas e incluye columnas para la duración planificada y real del proyecto para saber qué está funcionando y qué necesita más atención.

Una vez que integre su proyecto y la plantilla de seguimiento de tareas en un sistema de software de gestión de proyectos, puede producir diagramas de Gantt para obtener una visión clara de la línea de tiempo del proyecto, así como obtener esos datos en su tablero para observar el progreso del proyecto en tiempo real. Y, por supuesto, puede importar sus archivos de Excel y Microsoft Project sin problemas a ProjectManager. Nuestro software puede transformar sus archivos de Excel estáticos en impresionantes herramientas dinámicas de gestión de proyectos.

6. Plantilla de registro de riesgos

El riesgo es una parte de la gestión de un proyecto. El trabajo implica ser capaz de anticipar qué riesgos es probable que ocurran y luego formular una respuesta para que el proyecto vuelva a encarrilarse. Ahí es donde entra en juego esta plantilla gratuita de seguimiento de riesgos de Excel.

Primero, le permite enumerar todos los posibles riesgos que cree que pueden ocurrir en el transcurso del proyecto. A continuación, puede definir cómo afectará al proyecto. Usted determina el nivel de riesgo y le asigna un propietario, de modo que alguien sea responsable de vigilarlo.

Ahora tiene un plan para resolver ese riesgo rápidamente y un documento que se puede compartir para que el riesgo nunca tenga la oportunidad de tomar por sorpresa un proyecto.

7. Plantilla de seguimiento de problemas

Los problemas son cuando algo está sucediendo en este momento en su proyecto. Entonces, ¿qué haces cuando esto sucede? Realiza un seguimiento de esos problemas y los resuelve con la ayuda de esta plantilla gratuita de seguimiento de problemas.

Lo primero, por supuesto, es identificar esos problemas a medida que ocurren. Este es el documento en el que puedes recoger esa información. La plantilla de seguimiento de problemas le ayuda a asegurarse de que cada paso del camino, desde la identificación hasta la resolución del problema, esté documentado.

Por supuesto, querrá compartir la plantilla de seguimiento de problemas, y puede hacerlo con esta plantilla de Excel gratuita, pero solo como un documento estático. En un programa de software de gestión de proyectos, esa información es fácil de recopilar y compartir, así como editar en tiempo real.

8. Plantilla de formulario de solicitud de cambio

Una cosa que es constante en cualquier proyecto es el cambio. Esos cambios, sin embargo, deben ser gestionados. Ahí es donde entra en juego el formulario de solicitud de cambio.

Nuestra plantilla de formulario de solicitud de cambio gratuita le brinda la estructura para identificar, rastrear y resolver esos cambios cuando surgen en un proyecto. La plantilla gratuita tiene espacio para anotar cuál es el cambio, darle a un miembro del equipo la responsabilidad de liderar la tarea de resolverlo y luego aprobarlo.

Cuando se usa junto con ProjectManager, el formulario de solicitud de cambio es más dinámico. Puede actuar como una plataforma de colaboración en la que los miembros del equipo pueden comunicarse y adjuntar documentos relevantes, incluso transferencias y firmas. Mantener todo bajo un mismo techo es algo que no querrás cambiar.

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9. Plantilla de presupuesto del proyecto

Un proyecto puede tener un gran plan, pero sin el respaldo financiero para pagarlo, nada puede suceder. Es por eso que el presupuesto de un proyecto, por tedioso que sea, es una de las fases más importantes para encaminar un proyecto hacia una finalización exitosa.

Con esta plantilla de presupuesto de proyecto de Excel gratuita, literalmente puede ver cuándo está en rojo, porque está codificada por colores. Y este documento, más que uno que es crucial para el inicio de un proyecto, también es una forma de rastrear ese presupuesto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Esta plantilla tiene espacio para cubrir todos sus costos, desde los fáciles de recolectar, como mano de obra y materiales, hasta los que cambian o se transfieren de un proyecto a otro. Los presupuestos son estimaciones, pero con esta plantilla gratuita esos números serán más precisos.

10. Hoja de cálculo de la hoja de tiempo del proyecto

Los miembros del equipo deben tener una forma de realizar un seguimiento de su trabajo a través de las tareas que se les asignan, y una hoja de tiempo simple puede proporcionar una manera fácil de mantenerlos al día, así como brindarle la información necesaria para saber dónde se encuentran en sus tareas.

La hoja de horas de Excel gratuita puede calcular el costo por hora e incluye columnas de vacaciones y horas extra, para anotar con precisión el tiempo dedicado dentro y fuera del proyecto. Pero las hojas de tiempo de los proyectos son útiles para una serie de propósitos diferentes, por lo que esta es una herramienta útil.

Cuando administra las hojas de tiempo con el software de administración de proyectos en línea, entonces el caucho sale a la carretera. Podrá filtrar columnas y personalizar informes, compartir fácilmente en un archivo de correo electrónico, PDF o Excel y CSV. Además, su equipo puede enviar hojas de tiempo basadas en tareas reales en el sistema, y ​​recibirá alertas por correo electrónico cuando lo hagan.

11. Plantilla de tablero de proyecto

El tablero del proyecto es lo que lo mantiene en el asiento del conductor mientras viaja a través del ciclo de vida del proyecto. Le permite monitorear el proyecto, rastrear el estado de la tarea, el presupuesto y más en un solo lugar.

Desde este panel de administración de proyectos gratuito para Excel, puede crear gráficos y cuadros que le brindan una visión visual y fácil de digerir de la administración de tareas y cargas de trabajo, así como del costo. Es una forma segura de mantenerse al tanto de un proyecto en general y saber dónde debe profundizar en los detalles.

Puede agregar más poder a sus tableros de PM cuando usa el software de administración de proyectos en línea. De esa manera, cuando los miembros del equipo actualizan los estados de las tareas, los paneles se llenan con datos en tiempo real.

12. Plantilla de plan de proyecto

Una plantilla de plan de proyecto tiene todo lo que necesita para planificar su proyecto una vez que se haya aprobado. Tiene espacio para que definas los objetivos, actividades, tareas de tu proyecto, así como todos los recursos que necesitarás para ejecutar el trabajo. Puede comenzar a programar sus actividades, tareas y la duración de cada una a lo largo de una línea de tiempo del proyecto. Incluso hay un lugar para identificar las dependencias de tareas.

Los planes del proyecto se adaptan a su proyecto y no hay dos iguales. Es por eso que esta plantilla de gestión de proyectos tiene un lugar para agregar apéndices. Aquí es donde puede adjuntar un plan de gestión de alcance, costo y cronograma o una estructura de desglose del trabajo (WBS), así como su caso de negocios, estudio de factibilidad y carta del proyecto. Cuanto más detallado sea su plan de proyecto, más se posicionará usted y su equipo. para el éxito cuando se ejecuta el proyecto.

13. Plantilla de estimación de proyecto

Esta plantilla de estimación de proyecto gratuita para Excel lo ayudará a pronosticar un presupuesto más preciso y un cronograma realista. Antes de que pueda planificar un proyecto, debe identificar todos los costos asociados con él. Esta hoja de cálculo de administración de proyectos gratuita le permite hacer una recopilación más detallada de lo que necesitará gastar en mano de obra, materiales y recursos del proyecto.

Desde una descripción del trabajo hasta los detalles de la estimación, esta plantilla de proyecto es una excelente manera no solo de calcular su presupuesto, sino también de recopilar los diversos proveedores y contratistas que empleará para ayudarlo a ejecutar el proyecto. Crea tantas fases de proyecto como necesites. Cada uno se subtotaliza y esos subtotales luego se cuentan automáticamente para una suma final. El cambio es imposible de evitar cuando se administra un proyecto, pero cuanto más precisa sea su estimación, más probable será que entregue a tiempo y dentro del presupuesto.

14. Plantilla de matriz RACI

El uso de una plantilla de matriz RACI es una herramienta esencial para organizar proyectos. Los proyectos pueden ser confusos, y si las personas no están seguras de sus funciones, se producirán problemas. La plantilla RACI para Excel es una herramienta gratuita para identificar y definir los diversos roles y responsabilidades de todos los involucrados en el proyecto.

Esta plantilla de Excel de gestión de proyectos se divide por fase del proyecto a la izquierda y en la parte superior se enumeran todas las posiciones del proyecto. Luego, en el cuadro correspondiente debajo del título, se completa con R, A, C o I para explicar su relación con ese punto específico del proyecto. RACI significa responsable, responsable, consultado, informado. Definir estos roles con esta hoja de cálculo de Excel conduce a operaciones más fluidas.

15. Hoja de cálculo de registro de cambios

Pruebe nuestra plantilla de registro de cambios gratuita para Excel y cree un proceso de gestión de cambios exitoso. El cambio va a ocurrir en todos los proyectos, ya sean solicitudes de las partes interesadas o de fuerzas externas, como problemas climáticos o de la cadena de suministro. Estar preparado para el cambio y cómo responder a él va a hacer o deshacer su proyecto.

Esta hoja de cálculo de gestión de proyectos de Excel le permite numerar los cambios que identifique en el proyecto para rastrearlos más fácilmente. Hay un lugar para capturar cuándo se descubrió el cambio por primera vez, quién es el propietario y tiene la tarea de lidiar con ese cambio. Incluso hay espacio para anotar su estado y establecer la prioridad para que sepa qué cambios se deben tratar primero. Tener un registro de cambios significa que puede administrar el cambio y no permitir que el cambio afecte negativamente su proyecto.

16. Plantilla de plan de recursos

Los recursos son todo lo que necesita para un proyecto. Nuestra plantilla de plan de recursos gratuita para Excel es el primer paso para administrar su equipo y sus recursos. Puede usarlo para identificar, enumerar y organizar todos los recursos de su proyecto, así como calcular cuánto necesitará de cada uno y cuánto costará. Puede usar esta plantilla de proyecto de Excel para integrarla con su cronograma y presupuesto para realizar un seguimiento de los costos a medida que ejecuta el proyecto.

Si bien querrá comenzar su plan de recursos durante la fase de planificación de su proyecto, debe ser un documento vivo que se actualice regularmente a medida que las cosas cambien durante el ciclo de vida del proyecto. Una vez que se haya completado el proyecto, puede guardar la plantilla y usarla cuando planee recursos para futuros proyectos que sean similares. El uso de esta plantilla de gestión de proyectos gratuita para Excel mantiene a todos informados, lo que conduce a un mejor funcionamiento del proyecto.

17. Hoja de cálculo de análisis de partes interesadas

Los interesados ​​​​invierten en el proyecto y los gerentes de proyecto deben mantenerlos actualizados y administrar sus expectativas. Ahí es donde entra en juego esta plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel. Le ayuda a identificar y administrar a todas las partes interesadas en su proyecto. Esta plantilla gratuita es la piedra angular de cualquier plan completo de gestión de partes interesadas.

La plantilla de análisis de las partes interesadas le permite comenzar con una descripción general del proyecto, seguida de una lista de todas las partes interesadas involucradas en el proyecto. Hay un menú desplegable para indicar si esa parte interesada en particular tiene una influencia alta, media o baja. Eso significa, cuánto poder tienen para impactar el proyecto. Esa información es crucial para saber cómo gestionarlos. Luego identifica a cada parte interesada en la hoja de cálculo en relación con el proyecto. Tenga en cuenta la frecuencia con la que necesita comunicarse con cada parte interesada y más para administrarlos y hacer que el proyecto avance.

18. Plantilla de análisis de brechas

Si está buscando mejorar su negocio y mantenerse innovador, entonces necesita esta plantilla de análisis de brechas para Excel. Es una de las herramientas que puede usar para obtener un análisis estratégico de dónde se encuentra ahora y cómo llegar a donde quiere estar en el futuro. Esta hoja de cálculo de gestión de proyectos lo ayudará a diseñar un plan de acción para pasar de su estado actual a donde quiera que planee llevar a su organización en el futuro, ya sea un aumento en la participación de mercado o lanzar un producto al mercado rápidamente.

Esta plantilla de Excel gratuita tiene todo lo que necesita para comenzar a cumplir sus objetivos, desde información general y el estado actual de su negocio hasta el estado futuro que pretende lograr, cuál es el porcentaje de brecha y las acciones necesarias para cerrar esa brecha. Puede identificar quién en la organización puede liderar la iniciativa e incluso realizar un seguimiento del estado. Tienes que empezar en alguna parte y un análisis de brechas es donde todo se une.

19. Hoja de cálculo de análisis de costos y beneficios

Haga cálculos para saber si vale la pena continuar con su proyecto con nuestra plantilla gratuita de análisis de costos y beneficios para Excel. Puede ver si el proyecto se puede entregar dentro de un marco de tiempo específico y un costo razonable. Esta plantilla de Microsoft Excel le permite comparar lo que espera gastar con los beneficios o la oportunidad que podría brindarle el proyecto. Por lo tanto, desde una perspectiva de costos, puede ver si el proyecto es viable.

Ya sea un proyecto personal o profesional, nuestra plantilla gratuita de análisis de costos y beneficios es una herramienta poderosa y flexible. Se puede utilizar una y otra vez, recopilando la información del proyecto, los costos cuantitativos (indirectos, intangibles y de oportunidad) y luego los beneficios cuantitativos (beneficios directos, beneficios indirectos, beneficios intangibles y beneficios competitivos). La suma de las tres secciones de costos y las cuatro secciones de beneficios de la plantilla proporciona un costo total para comparar con los beneficios totales. Es un análisis fundamental a realizar antes de comprometerse con cualquier proyecto.

20. Hoja de cálculo del horario de trabajo semanal

Si necesita ayuda para manejar sus recursos humanos, obtenga nuestra hoja de cálculo de horario de trabajo semanal gratuita para Excel. Puede usarlo para administrar el trabajo semanal de su equipo y el flujo de trabajo del proyecto. Tenga en cuenta los días que su equipo puede trabajar y recopile la tasa de pago y las horas que trabajan en sus tareas. Este horario de trabajo flexible para los empleados puede aplicarse a la semana laboral regular de nueve a cinco o a un modelo más híbrido.

Utilice esta plantilla de gestión de proyectos para Excel para obtener información sobre los miembros de su equipo y su horario de trabajo. Puede agregar su nombre, las tareas asignadas a ellos y el proyecto en el que están trabajando. Hay espacio para enumerar todos los días que estarán trabajando. Esta plantilla de Excel es un excelente lugar para capturar datos, pero es un documento estático. Si desea actualizarlo, debe hacerlo manualmente. Puede llevar tiempo y alejarlo de la gestión del proyecto y del trabajo de su equipo.

Vaya más allá de las plantillas y hojas de cálculo de Excel con ProjectManager

El software de gestión de proyectos puede llevarlo mucho más lejos que las plantillas de Excel para la gestión de proyectos. ProjectManager, un software de gestión de proyectos galardonado, es una plataforma integral que le permite planificar, realizar un seguimiento e informar sobre sus proyectos en línea. Debido a que es una herramienta en línea, obtiene visibilidad en vivo de su equipo de proyecto y sus tareas.

Planifique sus proyectos de principio a fin con nuestra función de diagrama de Gantt. Esta característica le permite mapear todas las tareas de su proyecto en fases y luego asignarlas a los miembros del equipo. Incluso puede crear dependencias y establecer hitos. Además, puede importar archivos de Excel y archivos de Microsoft Project en el diagrama de Gantt, dando vida a sus plantillas estáticas. Además, ProjectManager se integra con más de 1000 aplicaciones de terceros como Google Drive, Slack y Microsoft Office 365 para que pueda compartir su proyecto con todos los miembros de su equipo.

Los miembros del equipo (y los gerentes) pueden elegir administrar sus propias tareas en la lista de tareas o en la vista kanban. La vista kanban es la favorita de los trabajadores visuales que tienen muchos proyectos diferentes en marcha. Las columnas personalizables en un tablero kanban le permiten al usuario ver fácilmente su progreso u ordenar sus tareas por proyecto o departamento. Por supuesto, cada vista, ya sea Gantt, Lista o Tablero, le permite colaborar con otros miembros del equipo y hacer más trabajo del que nunca pensó posible. Se preguntará por qué alguna vez realizó procesos de gestión de proyectos en Excel.

Obtenga todas las funciones de estas plantillas de administración de proyectos de Excel y más cuando use ProjectManager. Todas estas herramientas están disponibles en nuestro galardonado software de gestión de proyectos para ayudarlo a planificar, rastrear e informar sobre su proyecto en tiempo real. Vea lo que puede hacer por usted realizando una prueba gratuita de 30 días.