Una guía completa de PMIS

Se crea, transfiere y almacena una gran cantidad de información durante el ciclo de vida de la gestión de proyectos. Sin una forma de organizar la documentación que se produce, su proyecto puede estar condenado al fracaso. Ahí es cuando entra PMIS, un acrónimo de sistemas de información de gestión de proyectos. Un PMIS permite un flujo de información organizado y controlado para que nada se extravíe o se extravíe.

El software de gestión de proyectos que es colaborativo y ofrece almacenamiento ilimitado de archivos, como ProjectManager, es un hecho. Nuestra herramienta puede organizar sus documentos y hacerlos accesibles para el equipo del proyecto en cualquiera de nuestras múltiples vistas de proyectos. Por ejemplo, la vista de lista permite a los equipos compartir archivos y comentar tareas en tiempo real para fomentar una mejor comunicación. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Qué es PMIS?

Un sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) es la forma en que se organiza la información de un proyecto. Recopila y utiliza información del proyecto a través de una o más aplicaciones de software. Estos programas ayudan a los gerentes de proyectos a planificar, ejecutar y cerrar sus proyectos y les permiten organizar la avalancha de información para que no se ahoguen en datos.

Hay diferentes tipos de software PMIS, pero la mayoría comparte conjuntos de funciones que incluyen herramientas para la programación, autorización de trabajo, recopilación y distribución de información, etc. Algunos también tienen recopilación e informes automatizados sobre indicadores clave de rendimiento (KPI), mientras que otros son simplemente una colección de archivos. .

¿Para qué se utiliza un PMIS?

Un PMIS está hecho para respaldar todos los aspectos de la gestión de proyectos, incluida la información que es necesaria para monitorear o recopilar. Esto incluye la gestión de la integración, la gestión del alcance del proyecto, la gestión de costos del proyecto, la gestión del tiempo del proyecto, la gestión de la calidad del proyecto, la gestión de las comunicaciones del proyecto, la gestión de riesgos del proyecto, la gestión de adquisiciones del proyecto y la gestión de las partes interesadas del proyecto.

Características esenciales de un PMIS

Esa es una gran cantidad de información de la que hacer un seguimiento y, al administrar un proyecto, es crucial poder extraer inmediatamente la información requerida de todos esos datos. Un PMIS es una herramienta importante que le brinda acceso instantáneo a la señal en el ruido. La información también es crítica para proyectos futuros para ayudar a reducir el riesgo, mejorar la eficiencia y reducir los costos.

Si un PMIS captura todos los datos del proyecto y los almacena de manera organizada, también debe ser recuperable, buscable, categorizable, compartible y analizable. Para lograr esto, un PMIS típico cuenta con una serie de herramientas.

• Programación y planificación: calcula la programación temprana y tardía, los tiempos de inactividad y la ruta crítica
• Gestión de recursos: incluye carga de recursos, nivelación, asignación, etc.
• Presupuesto: costos asociados con tareas individuales para una estimación y generación de presupuestos más precisas.
• Control y rendimiento: analice y controle los costos y el rendimiento, actualice los planes existentes como reales frente a los cambios de datos planificados y proporcione escenarios hipotéticos para el director del proyecto.
• Informes y comunicación: creación de gráficos, informes y tablas de datos recopilados y analizados que se pueden compartir con las partes interesadas y los miembros del equipo.
• Integración y facilidad de uso: algunos PMIS accederán a datos de diferentes proyectos para el análisis de múltiples proyectos, integrándose con otros sistemas, como nómina, inventario, etc. Cuanto más fácil sea usar un PMIS, menos tiempo y dinero se requerirán para capacitar.

¿Cómo funciona el PMIS a lo largo del ciclo de vida del proyecto?

Un PMIS tiene diferentes funciones dependiendo de la fase del proyecto. En un nivel básico, un PMIS debe ofrecer la posibilidad de realizar un seguimiento del alcance, el tiempo y los costos de su proyecto. Un PMIS robusto debe incluir una amplia variedad de funciones de software de gestión de proyectos que puede usar a medida que avanza en el ciclo de vida de su proyecto.

ProjectManager tiene funciones avanzadas de gestión de recursos, seguimiento del tiempo, gestión del trabajo y gestión de proyectos que necesita de un PMIS, además de funciones de colaboración en tiempo real, paneles, informes y más. Así es como puede usar un PMIS avanzado para administrar el ciclo de vida de su proyecto.

Inicio del proyecto

Durante la fase de iniciación, un director de proyecto utiliza un PMIS para establecer un presupuesto preliminar que incluye estimaciones de costos y recursos. Un PMIS utilizado junto con otras herramientas puede ayudar a programar el proyecto. En términos de aprobación, un PMIS ayuda a definir el alcance del trabajo, asiste en la preparación de la oferta y puede usarse al presentar datos a los tomadores de decisiones.

Planificación de proyectos

Al planificar un proyecto, PMIS ayuda con los detalles de programación, incluido el análisis de tareas y rutas críticas. Es compatible con la planificación de la gestión de costes, incluido el análisis WBS y la integración de los procesos de control. PMIS también resulta beneficioso para el gerente de proyecto cuando planifica recursos en términos de disponibilidad y nivel. También puede ayudar a establecer una línea de base para el alcance, el cronograma y el costo del proyecto.

Ejecución del proyecto

Una vez que se ha ejecutado el proyecto, el PMIS recopila, organiza y almacena los datos a medida que llegan del equipo del proyecto. Estos datos pueden luego compararse con las proyecciones de referencia. El PMIS ayuda con los pronósticos de costos y cronogramas para determinar si se requieren cambios a mitad del proyecto. La gestión de materiales, la recopilación de costos, la medición del desempeño y, por supuesto, los informes son compatibles con PMIS.

Seguimiento y control de proyectos

Un PMIS debe tener todas las funciones de administración de costos, administración de recursos, administración de tareas y seguimiento del tiempo que necesita para asegurarse de que la ejecución del proyecto se desarrolle según lo planeado y nada afecte el cronograma o el presupuesto del proyecto. En caso de que un problema afecte su plan de proyecto, puede usar un PMIS para encontrar toda la información que necesita para mitigar ese riesgo y ajustar su plan de proyecto.

Cierre del proyecto

Especialmente al cerrar un proyecto, un PMIS es de gran ayuda. Ayuda a revisar los requisitos para asegurarse de que el proyecto haya alcanzado todas sus metas y objetivos. También organiza la información recopilada a lo largo del proyecto para revisión de desempeño, análisis de productividad, informes finales y mantiene un archivo de datos históricos para proyectos futuros.

Ventajas de usar un PMIS en línea

Si bien existen sistemas de información de gestión de proyectos manuales, los beneficios de usar un sistema en línea o basado en la nube son numerosos. Con un sistema de información en línea se respalda la velocidad, la capacidad, la eficiencia, la economía, la precisión y la capacidad de manejar proyectos complejos. De todos estos beneficios, la velocidad es la más práctica.

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Una vez que se recopilan los datos, se pueden ajustar para reflejar los resultados que necesita un gerente de proyecto con gran velocidad y precisión. Un programa manual nunca va a igualar eso ni puede crear y revisar planes, cronogramas o presupuestos tan rápido. Lo que antes tomaba días o más, ahora se completa en cuestión de segundos.

Los gerentes de proyecto y sus organizaciones pueden almacenar grandes cantidades de datos con un PMIS. Esos datos también son fácilmente accesibles, priorizados y resumidos según sea necesario. Y a diferencia de un sistema manual que es grande y requiere mucho personal de soporte, un PMIS en línea requiere mucho menos soporte y espacio.

Con estos factores, también hay un costo-beneficio. La ventaja de costo de un PMIS digital sobre un PMIS manual suele ser significativa, especialmente cuando se considera el almacenamiento y el procesamiento. Y si las entradas son correctas, la posibilidad de errores disminuye considerablemente con un PMIS basado en la nube.

Pruebe ProjectManager como su PMIS

ProjectManager es un software de gestión de proyectos con las características para hacer un gran PMIS.

El tablero en tiempo real brinda una vista actualizada de las métricas del proyecto, procesando números para usted y creando tablas y gráficos vívidos y fáciles de leer que se pueden imprimir para presentaciones o compartir digitalmente. También se pueden filtrar para reflejar solo los datos que necesita mostrar a su equipo o parte interesada.

Almacenamiento ilimitado de archivos de proyectos

Debido a que el software está basado en la nube, hay una gran cantidad de almacenamiento de archivos para archivar sus documentos, imágenes y otros archivos. Ahora están todos en un solo lugar, lo que los mantiene seguros, organizados y accesibles cuando los desee.

Gestión eficiente de tareas

Las comunicaciones entre los miembros del equipo también se guardan, pero no se envían por correo electrónico ni se pierden en una narración de texto larga, que pueden hacer perder un tiempo valioso buscando la información correcta. En cambio, con ProjectManager, esas conversaciones se organizan a nivel de tarea utilizando nuestras herramientas de administración de tareas, lo que incluye adjuntar los documentos relevantes, para que todos sepan dónde encontrarlos.

PMIS es esencial para administrar las cantidades masivas de datos que pululan alrededor de cada proyecto. ProjectManager es un software de administración de proyectos basado en la nube que tiene las características que un administrador de proyectos necesita para recopilar, organizar, analizar y archivar toda esa información. Es fácil de usar y todo el equipo puede colaborar. ¿Que estas esperando? Pruebe ProjectManager gratis con esta prueba de 30 días.