Contratar un asistente virtual es una de las mejores decisiones que puedes tomar para tu negocio.

No solo le da más tiempo para concentrarse en lo que importa, sino que también le da acceso a un profesional experimentado que sabe cómo manejar todo tipo de tareas.

Pero con tantas opciones disponibles, ¿cómo sabe qué compañía será la adecuada para sus necesidades? ¡Esta publicación de blog tiene consejos y trucos que lo ayudarán a encontrar el VA perfecto!

¿Qué es un Asistente Virtual?

Un asistente virtual es alguien que realiza tareas para usted de forma remota, generalmente mediante correo electrónico, Zoom y otras herramientas en línea.

Al contratar un asistente virtual, podrá liberar el tiempo que antes dedicaba a las tareas comerciales para que pueda concentrarse en los aspectos más importantes de su negocio.

Si desea encontrar un asistente virtual, puede publicar un anuncio en Upwork, Fiverr, Freelancer.com y otras bolsas de trabajo.

¿Qué puede subcontratar?

Es importante pensar en qué tareas está subcontratando actualmente al contratar a un asistente virtual.

Si trabaja con varias empresas de VA, cuanto más específica sea la descripción de su trabajo, mejor, lo que le permitirá encontrar un candidato ideal.

Aquí hay algunas tareas comunes para las que muchos contratan asistentes virtuales:

Además, los VA pueden ayudarlo con las redes sociales, como compartir publicaciones en varias plataformas y realizar investigaciones para una nueva campaña.

Los VA pueden ayudarlo con su servicio al cliente; esto podría incluir responder a correos electrónicos o mensajes de chat en vivo para que no tenga que hacerlo.

Los VA también pueden ayudar a realizar estudios de mercado revisando los datos en una hoja de cálculo o escribiendo sus informes sobre un tema.

¿Qué buscar en el asistente virtual adecuado?

Al contratar a una empresa o individuo, hay algunas cosas que debe tener en cuenta para asegurarse de obtener la mejor VA posible:

Empresa vs Individuo

Hay muchos beneficios al usar un individuo en lugar de una empresa. Por ejemplo, un individuo generalmente tendrá más disponibilidad para satisfacer sus necesidades y puede brindar un mayor nivel de calidad ya que solo lo contrata para proyectos específicos.

Sin embargo, esta puede no ser la mejor ruta si necesita a alguien que le dedique regularmente una cierta cantidad de tiempo.

Al contratar a una persona, es importante tener en cuenta cómo se comunicará con usted. Por ejemplo, querrá asegurarse de que la persona entienda inglés, ya que es el idioma comercial internacional, y que tenga una capa adicional de seguridad en su cuenta (como la autenticación de 2 factores) en caso de piratería o robo.

Programación flexible

Es importante poder comunicarse con su asistente virtual. Esto generalmente se hace a través de una oficina virtual como Zoom o Skype, y le permitirá compartir archivos e interactuar entre sí según sea necesario.

Al contratar a una empresa, uno de los beneficios es que ofrecerán más flexibilidad de programación de la que podría ofrecer un individuo.

Por lo tanto, si necesita a alguien que pueda trabajar en proyectos específicos regularmente, esta podría ser la mejor ruta a seguir.

Proyectos por hora vs. de precio fijo

Algunas compañías ofrecerán ciertos proyectos por una tarifa por hora, mientras que otras los realizarán a un precio fijo.

Por ejemplo, si necesita a alguien que pueda completar regularmente tareas de ingreso de datos en Excel, lo más probable es que pague una tarifa por hora.

Sin embargo, si necesita a alguien que pueda realizar una investigación de mercado para un proyecto específico, sería mejor pagar una tarifa fija, ya que esto se hará de una sola vez.

La calidad del trabajo frente al precio

Por supuesto, al contratar a un individuo o una empresa, querrá considerar sus precios.

Sin embargo, si bien el costo puede parecer un factor principal para contratar a un asistente virtual, también debe considerar la calidad de su trabajo.

Es importante recordar que el trabajo de mala calidad puede generar más costos en el futuro, ya que requerirá un seguimiento o arreglos adicionales que pueden exceder lo que está pagando.

Consejos para trabajar con asistentes virtuales

Una vez que haya establecido que necesita contratar a un asistente virtual, aquí hay algunos consejos sobre cómo trabajar mejor con ellos:

Cree una lista de tareas y programe las tareas adecuadamente

Al trabajar con alguien ubicado en otro país, puede haber una diferencia horaria de varias horas. Por lo tanto, puede ser mejor configurar una lista de tareas que les envíe durante momentos específicos del día.

Además, también podría ayudar ofrecer objetivos diarios o semanales con respecto a cuántas horas deben dedicar para completar las tareas para usted.

Esto asegurará que todos conozcan la carga de trabajo de cada día y qué esperar durante ciertas semanas.

comunicarse con frecuencia

Es importante asegurarse de comunicarse regularmente con su asistente virtual sobre lo que debe hacer y cómo debe completarse. Esto también ayudará al VA a proporcionar un mayor nivel de calidad, ya que sabrán exactamente lo que espera de ellos.

Utilice un sistema de gestión de tareas

Dado que enviará una lista de tareas que deben completarse, es mejor usar un sistema de administración de tareas para que pueda realizar un seguimiento de lo que debe hacerse y cuándo está terminado.

Por ejemplo, es probable que un asistente virtual use una herramienta como Trello para administrar tareas, y esto le dará una visión general de todo lo que se está haciendo.

Crear responsabilidad con hitos

Además de configurar un sistema de gestión de tareas, también es importante utilizar hitos cuando se trabaja con asistentes virtuales. Los hitos son objetivos establecidos que deben cumplirse durante ciertas semanas o meses cuando se trabaja con un VA.

Esto no solo le brinda responsabilidad a usted, sino que también le ofrece al asistente virtual la oportunidad de ver su progreso, y esto puede motivarlo a seguir avanzando.

Mantenga a todos informados sobre los cambios

Siempre es mejor informar a su asistente virtual de cualquier cambio en los plazos o tareas que deben realizarse. Esto es importante para asegurarse de que no haya malentendidos con respecto a la carga de trabajo o el horario.

Dependiendo de las circunstancias, es posible que incluso desee mantener informado a su asistente virtual si está de viaje o se toma un tiempo libre. Esto les ayudará a planificar en consecuencia, ya que sabrán exactamente qué está pasando con sus proyectos.

Mantener relaciones con asistentes virtuales

Finalmente, es importante recordar que las relaciones en los negocios se basan en la comunicación y la confianza. Entonces, para ayudar a garantizar una relación duradera con su asistente virtual, debe asegurarse de que:

• Estás cumpliendo con los plazos
• Estás proporcionando actualizaciones periódicas
• Está siendo honesto acerca de lo que debe hacerse

Al mantener estas relaciones, no solo tendrá acceso a excelentes talentos que pueden hacer el mejor trabajo por usted, sino que también podrá confiar más en ellos, lo que hace que los asistentes virtuales sean una excelente solución para empresarios y propietarios de pequeñas empresas que necesidad de completar varias tareas a la vez.

Asistentes virtuales vs. autónomos

A continuación, echemos un vistazo a las diferencias entre autónomos y asistentes virtuales:

Un freelancer puede ofrecer más flexibilidad y habilidades más especializadas que un asistente virtual. Por ejemplo, un freelancer puede ofrecer una mejor comunicación o tener un trabajo de mayor calidad que un asistente virtual.

Esto se debe a que tienen experiencia trabajando de forma independiente con clientes o son expertos en su campo debido a años de educación y práctica. Como resultado, puede construir una relación más larga con un trabajador independiente que con un VA.

Un freelancer es más costoso que un asistente virtual y puede requerir más tiempo para desarrollar el trabajo para usted. En la mayoría de los casos, lo mejor es contratar a un asistente virtual si necesita ayuda para realizar tareas administrativas, y contratar a un profesional independiente si necesita un experto en su campo o un artista.

Los autónomos suelen trabajar por cuenta propia, y no siempre es así con los asistentes virtuales. Además, muchos freelancers trabajan desde sus casas o cafeterías y es posible que no puedan ofrecer un alto nivel de profesionalismo o disponibilidad en lo que respecta a la comunicación.

Los asistentes virtuales suelen estar disponibles en todo momento para preguntas y trabajan desde su oficina o casa. Muchos asistentes virtuales tienen horarios establecidos en los que están disponibles para hablar con los clientes y otros empleados, razón por la cual muchos comienzan temprano en la mañana.

Los asistentes virtuales ofrecen flexibilidad

En la mayoría de los casos, es mucho más fácil manejar las tareas cuando tienes un asistente virtual a tu disposición. Esto se debe a que pueden brindarle disponibilidad las 24 horas, los 7 días de la semana, lo que significa que podrá comunicarse con ellos en cualquier momento y preguntarles sobre una tarea o asignación.

Suponga que su asistente virtual ha trabajado para usted en el pasado. En ese caso, también es posible establecer una mayor relación, lo que podría facilitar aún más la comunicación si su VA conoce sus necesidades y tiene más información sobre lo que está buscando.

Al final, los asistentes virtuales son una excelente manera de ahorrar tiempo porque pueden encargarse de las tareas regulares que, de lo contrario, un empleado debería completar.

Esto significa que tiene más tiempo para concentrarse en hacer crecer su negocio mientras su asistente virtual maneja las responsabilidades diarias necesarias para mantener su negocio en funcionamiento.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cobran los asistentes virtuales al mes?

La cantidad que paga por los VA depende de las tareas que deben realizarse. Dado que brindan servicios según sea necesario, sus tarifas generalmente están determinadas por la cantidad de horas requeridas para completar una tarea o proyecto.

También puede optar por contratar a un asistente en función de ciertas tarifas por hora u ofertas de paquetes, lo que podría ser especialmente útil si necesita ayuda con varias tareas con regularidad.

¿Hay una gran demanda de asistentes virtuales?

Los VA se están volviendo más populares a medida que las pequeñas empresas y los empresarios se dan cuenta de los beneficios de contratar ayuda. Esto podría deberse a que a menudo trabajan con clientes en cualquier momento, lo que significa que los asistentes virtuales pueden encargarse de las tareas cuando está ocupado o necesita completar una tarea fuera del horario laboral.

También es posible que los empresarios y propietarios de empresas contraten asistentes virtuales que tengan experiencia en la misma industria que ellos, lo que significa que su asistente virtual estará bien versado en lo que necesita ayuda.

¿Qué tipos de carreras se pueden subcontratar a un asistente virtual?

Los asistentes virtuales generalmente se contratan para que se encarguen de las tareas administrativas, como la gestión de redes sociales, la gestión del correo electrónico, los arreglos de viaje y la gestión de proyectos.

Sin embargo, los propietarios de empresas suelen contratar asistentes virtuales que tienen experiencia en la misma industria. Por lo tanto, puede encontrar a alguien con conocimientos específicos sobre su nicho que pueda ayudarlo a impulsar su negocio o lograr sus objetivos.

¿Los asistentes virtuales son contratistas?

Los asistentes virtuales no siempre son contratistas. Algunos son autónomos, pero muchos VA tienen horarios establecidos y se les paga todos los meses por sus servicios.

También es posible contratar VA como empleados. Esto es especialmente útil si necesita ayuda con varias tareas con regularidad, ya que puede llegar a un acuerdo de asistencia a tiempo completo o un salario basado en la cantidad de horas necesarias para completar las tareas.

Últimos pensamientos

Su negocio puede estar creciendo y necesita más ayuda para mantenerse al día con todo.

Estás considerando contratar a un asistente virtual por primera vez, pero ¿por dónde empiezas? Hemos elaborado esta guía que describe qué es un VA y cómo encontrar uno que mejor se adapte a sus necesidades.

Cuando se trata de elegir entre una persona o una empresa, considera qué tipo de trabajo quieres que haga.

Si tiene tareas administrativas como la entrada de datos o la programación de reuniones, entonces contrate a alguien por su cuenta; si necesitan acceso a información confidencial o habilidades de alto nivel (como diseño gráfico), entonces vayan con una empresa.

¡Asegúrese también de tener en cuenta los costes antes de tomar cualquier decisión!