Órdenes de cambio en gestión de proyectos, construcción y otras industrias

Los cambios son parte de la entrega de cualquier proyecto. Para mantener el proyecto a tiempo y dentro de su presupuesto, esos cambios deben administrarse. Una orden de cambio (o una enmienda) es un mecanismo que identifica, define y rastrea esos cambios de una manera que sea aceptable para todas las partes. Eso incluye cualquier costo adicional o tiempo que se requiera para implementar el cambio.

Tener una orden de cambio y un registro de órdenes de cambio son documentos especialmente clave en la gestión de proyectos de construcción, donde los contratos entre el propietario del proyecto y los diversos contratistas que trabajan para ejecutar el plan son vitales para el progreso de un proyecto. Pero una orden de cambio de contrato puede aplicarse a muchas industrias.

¿Qué es una orden de cambio?

Una orden de cambio es un documento de gestión de cambios que aborda cualquier cambio en el alcance del proyecto, detallando lo que debe suceder, cuánto costará y cuándo se espera que llegue a su finalización.

La orden de cambio es un medio para modificar los contratos existentes y, en efecto, ajustar el precio y el cronograma del proyecto. Debido a estos cambios en el presupuesto y el cronograma, las órdenes de cambio no se toman en cuenta hasta que tanto el propietario del proyecto como el contratista responsable del cambio acuerden los términos y condiciones. Hay dos tipos de órdenes de cambio: aditivas y deductivas.

Aditivo

Un cambio aditivo es uno que podría ser tan simple como cambiar el color de la pintura o mover una estructura de un lugar a otro en el sitio del proyecto. No le quitan nada al proyecto, simplemente cambian una parte de la ejecución.

Deductivo

Por otro lado, si solicita la eliminación de una parte del trabajo, se trata de una orden de cambio deductiva. A diferencia de la orden de cambio aditivo, es más probable que un cambio deductivo resulte en una reducción de costos e incluso podría reducir algo de tiempo del cronograma del proyecto.

Las órdenes de cambio son una parte fundamental del proceso de control de cambios. También suelen ser parte de un proceso que comienza con una solicitud de información (RFI), que es un documento que responde a cualquier pregunta que pueda surgir en el transcurso de la ejecución de un proyecto de construcción. Se utiliza para aclarar algo o pedir información adicional. Esto a menudo puede conducir a un cambio en el contrato, que luego activará el formulario de orden de cambio.

¿Por qué usar una orden de cambio?

Una orden de cambio se utiliza cuando se solicita un cambio. Ningún plan está escrito en piedra, especialmente para proyectos de construcción que son esfuerzos complejos. Los gerentes de proyecto pueden prepararse para el riesgo, pero es imposible anticipar todo lo que podría suceder.

Como estos dos tipos de cambios que pueden afectar el alcance aparecen en un proyecto, existe la necesidad de controlarlos y administrarlos. Por eso es tan importante usar un formulario de orden de cambio. Captura los detalles del cambio solicitado, cuánto costará y el tiempo involucrado, para que todas las partes puedan tomar la decisión de seguir adelante o no.

¿Qué es un registro de órdenes de cambio?

Si se aprueba el cambio, entonces requiere un registro de orden de cambio. Un registro de orden de cambio captura los cambios que se realizan en un proyecto y garantiza que se desarrollen según lo programado. También es un lugar donde se recopilan todas las órdenes de cambio, ya que suele haber más de una en el transcurso de un proyecto. Con un registro de cambios, es menos probable que estos cambios se pierdan en la ejecución del proyecto.

El registro de órdenes de cambio también lo ayuda a elegir qué cambios iniciar y mantiene el proceso organizado asignando un número a cada orden de cambio. El tipo de cambio se puede identificar, definir y anotar la causa de la solicitud de cambio.

El registro de órdenes de cambio es un lugar para anotar cómo afectará el cambio al proyecto, lo que ayuda a tomar la decisión final sobre si avanzar o no. Aquí se recopilan otros detalles del formulario de orden de cambio, como la fecha en que se creó la orden de cambio, quién la creó, cuál es su estado (si se aprobó), quién la aprobó (o por qué se rechazó) y las acciones necesarias.

Ejemplo de una plantilla de formulario de orden de cambio

ProjectManager tiene una biblioteca de publicaciones de blog y videos de tutoriales que se enfocan en todos los aspectos de la gestión de proyectos, incluidas docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos, incluida nuestra plantilla de formulario de orden de cambio.

Nuestra plantilla de formulario de orden de cambio tiene espacio para capturar información interna sobre el propietario y el proyecto, así como las oportunidades que se pueden generar al asumir el cambio. También hay espacio para explicar cuál es el cambio y cómo afectará al proyecto.

Más adelante, hay espacio para recopilar información específica, como los detalles del cambio y cómo se verán afectados los costos. La parte inferior del formulario tiene una firma y una fecha para indicar cuándo se aprueba o deniega el cambio. Además, es personalizable para satisfacer sus necesidades específicas.

Mejores prácticas para órdenes de cambio de construcción

El objetivo de una orden de cambio es administrar los cambios y entregar su proyecto a tiempo y dentro de su presupuesto, al mismo tiempo que brinda al propietario y al contratista la oportunidad de acordar los términos y evitar disputas más adelante.

Para asegurarse de que sus órdenes de cambio cumplan con estas funciones y administrar el proceso para obtener los mejores resultados en el proyecto general, es importante seguir las mejores prácticas. Las siguientes son algunas sugerencias que pueden ayudarlo a mantener sus órdenes de cambio haciendo lo que se supone que deben hacer.

Conozca su contrato original

La orden de cambio modifica el contrato que ya ha acordado; por lo tanto, es importante que esté muy familiarizado con ese contrato original. El alcance del trabajo acordado le permitirá analizar el cambio y lo ayudará a determinar qué tan cómodo se siente al realizar ese cambio (y asumir más costos).

Acuerde los costos antes de hacer el trabajo

El presupuesto del proyecto se verá afectado por la orden de cambio, pero a menos que se identifiquen y acuerden esos costos, puede haber problemas. Por ejemplo, los pequeños cambios pueden considerarse solo parte del proyecto original. Es fundamental que todos estén en sintonía antes de realizar cualquier trabajo.

Obtenga su cambio por escrito

Puede parecer obvio, pero se crea un formulario de orden de cambio para evitar errores de comunicación. Por lo tanto, un apretón de manos o un acuerdo verbal no es una orden de cambio. Puede ser la chispa que ponga en marcha la orden de cambio, pero cualquier decisión debe detallarse por escrito y acordarse.

Tenga un proceso en su lugar

Sin un proceso para manejar las órdenes de cambio, tendrá problemas con los contratistas, los presupuestos y los cronogramas. Un registro de órdenes de cambio es el primer paso para organizar su proceso, pero su creación y seguimiento se pueden simplificar con el software de gestión de proyectos.

Cómo ayuda ProjectManager a procesar las órdenes de cambio

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que organiza proyectos y equipos y mantiene sus procesos funcionando de manera eficiente. Nuestra herramienta tiene almacenamiento de archivos ilimitado, lo que la convierte en el centro ideal para centralizar todos los documentos de su proyecto, incluidos los formularios de órdenes de cambio.

Para simplificar el proceso, cree su formulario de orden de cambio en nuestro software. Usando la herramienta kanban, que visualiza el flujo de trabajo con tarjetas como tareas y columnas como etapas de producción, convierta su orden de cambio en una tarjeta. Las tarjetas Kanban pueden tener archivos adjuntos, etiquetas de prioridad y más, descripciones detalladas y luego asignarse.

Puede realizar un seguimiento de las horas registradas en el cambio e incluso optimizar el proceso de pago utilizando nuestras hojas de tiempo. Se pueden completar automáticamente para tareas recurrentes y, una vez que se envían para el pago, se bloquean por seguridad. Debido a que nuestro software está basado en la nube, su equipo puede actualizar su estado en el sitio y el progreso se refleja en tiempo real. Administrar sus órdenes de cambio es fácil cuando el progreso permanece en una sola herramienta.

ProjectManager es una herramienta basada en la nube que mantiene a sus equipos trabajando en colaboración. Administre todos los aspectos del proyecto, desde la planificación con diagramas de Gantt en línea hasta el seguimiento del progreso y el rendimiento en un panel de control en tiempo real, luego mantenga actualizados a los interesados ​​con funciones de generación de informes sencillas. Vea cómo podemos controlar los cambios de su proyecto y más al tomar esta prueba gratuita de 30 días hoy.