Una guía rápida para las tarjetas Kanban

Las tarjetas Kanban son una herramienta de gestión de proyectos versátil. Son parte del método kanban, un sistema simple pero poderoso que consta de tableros kanban, tarjetas kanban y principios de gestión.

El método kanban se puede utilizar para gestionar proyectos, procesos comerciales e inventarios, entre otras cosas. Taiichi Ohno lo introdujo por primera vez en la fábrica de Toyota como un método de fabricación justo a tiempo que entregaba solo los materiales necesarios en el momento en que se necesitaban.

Desde entonces, el sistema kanban ha sido adoptado por muchas industrias. Los equipos han respondido al estilo visual del software kanban como una manera fácil de limitar el trabajo en curso y concentrarse en la tarea en cuestión. Los gerentes de proyecto adoran la transparencia en el flujo de trabajo del proyecto que ofrece kanban.

Pero antes de sumergirnos en las tarjetas kanban y el software kanban, definamos rápidamente qué es un tablero kanban y cómo funciona.

¿Qué es un tablero Kanban?

Un tablero kanban es una herramienta visual que se utiliza para gestionar el trabajo en curso. Los tableros Kanban están hechos de tarjetas Kanban, columnas y carriles. Las tarjetas Kanban representan tareas, también llamadas elementos de trabajo. Las columnas Kanban indican una etapa de finalización de esas tareas y, en general, miden el progreso de izquierda a derecha. Los carriles son líneas horizontales que limitan diferentes tipos de trabajo o tareas.

¿Qué es una tarjeta Kanban?

Una tarjeta kanban es un elemento visual que representa una tarea o elemento de trabajo en una columna del tablero kanban. A medida que los miembros del equipo trabajan en sus tareas, mueven sus tarjetas kanban a lo largo de las columnas kanban. Los equipos pueden crear sus propias tarjetas kanban físicas con notas adhesivas, pero la mayoría de los gerentes de proyecto usan tarjetas kanban digitales.

Las tarjetas kanban digitales de ProjectManager le permiten asignar tareas a los miembros del equipo, realizar un seguimiento de su progreso y administrar su carga de trabajo en tiempo real. Nuestra vista de tablero kanban es fácil de usar tanto para los gerentes como para los miembros del equipo y se puede personalizar fácilmente para adaptarse a las necesidades de su organización. Comience gratis.

Propósitos de las tarjetas Kanban

En el sentido más básico, las tarjetas kanban permiten a los miembros del equipo ver el trabajo que se les ha asignado en la columna de tareas pendientes y luego administrar su trabajo a medida que completan las tareas. Pero eso es solo el comienzo. Cuando decida cuál es el mejor software kanban para su equipo, debe asegurarse de que le permita hacer lo siguiente.

Rastree el tiempo de entrega y las fechas de vencimiento

Uno de los propósitos clave de las tarjetas kanban es medir el tiempo de entrega. Ese es el tiempo que tarda un elemento de trabajo en completarse de principio a fin. Las columnas en su tablero kanban deben cubrir el tiempo de entrega de todos los elementos de trabajo, y las tarjetas kanban ayudan a los gerentes a obtener más información sobre cada etapa de finalización y las fechas de vencimiento de los entregables y las subtareas.

Mejore la colaboración en equipo

Las tarjetas Kanban incluyen información clave que ayuda a los miembros del equipo a comprender en qué están trabajando todos. Además, las tarjetas kanban digitales permiten a los gerentes asignar tareas, dejar comentarios y compartir archivos. Estas y otras características ayudan a crear una atmósfera colaborativa con los equipos.

Limitar el trabajo en curso

Los límites de trabajo en curso, o límites WIP, son una parte importante de un sistema kanban. Si bien el término "límites WIP" puede sonar complicado, simplemente significa que puede limitar el trabajo en curso de su equipo definiendo la cantidad máxima de tarjetas kanban que pueden estar en una columna simultáneamente.

Por ejemplo, establecer un límite WIP de dos tarjetas kanban en una columna determinada garantizará que el equipo solo se concentre en esas dos tareas antes de pasar a los siguientes elementos de trabajo. Esto aumenta la eficiencia de su equipo y ayuda a evitar cuellos de botella.

Estas son solo algunas de las cosas que puede hacer con ProjectManager. Nuestros tableros kanban tienen funciones avanzadas de gestión de proyectos que se pueden usar con otras vistas de proyectos, como diagramas de Gantt, listas de tareas y calendarios de proyectos. Nuestra vista kanban le permite personalizar tableros, columnas y tarjetas para adaptarse a las necesidades de su equipo.

Plantillas de tarjetas Kanban

Ofrecemos docenas de plantillas de gestión de proyectos para diferentes industrias, como la construcción, el marketing, la fabricación y el desarrollo de productos. Aquí hay tres ejemplos que muestran cómo las tarjetas kanban pueden ayudarlo a optimizar sus procesos.

• Plantilla de campaña de marketing
• Plantilla de sprint ágil
• Plantilla de lanzamiento de producto

5 consejos para la tarjeta Kanban

La tarjeta kanban es una tarea, pero es un medio para realizar un seguimiento del progreso a medida que avanza de una columna a la siguiente en el flujo de trabajo. Esto le da a la producción de esa tarea una mayor transparencia. Para dominar este proceso, aquí hay cinco consejos para aprovechar al máximo sus tarjetas kanban.

1. Datos críticos

La tarjeta kanban debe llenarse con los datos críticos necesarios para completar la tarea. Esto incluye quién en el equipo es responsable del trabajo, cuál es ese trabajo en una breve descripción, cuándo se entrega y si hay dependencias vinculadas a la tarea. Los documentos e imágenes de respaldo se adjuntan a la tarjeta para una mayor dirección y claridad.

2. Mantenlo simple

El objetivo de las tarjetas kanban es mantener su enfoque en lo que debe hacerse ahora. Cuando comience a usar tarjetas kanban, comience de manera simple. Siempre puedes aumentar más tarde. Una tarjeta Kanban pasará por tres iteraciones: hacer, hacer y listo. Por supuesto, puede hacer mucho más que eso, pero al principio, es mejor ceñirse a lo básico. A medida que se sienta cómodo, amplíe lo que hace su kanban.

3. Configurar políticas

Antes de comenzar a usar tarjetas kanban, establezca políticas claras sobre la metodología. Si todos en el equipo entienden lo que hacen las tarjetas kanban, el proceso será más exitoso. Por ejemplo, ¿cuándo se puede trabajar con una tarjeta, qué se puede mover de una columna a la siguiente, etc.? Estos son límites importantes para configurar para asegurarse de que su flujo de trabajo ágil sea fluido.

4. Bucles de retroalimentación

La tarjeta Kanban no está escrita en piedra. A medida que cambia el proyecto, también deberían cambiar la tarjeta y el tablero kanban. Siempre hay margen de mejora en su flujo de trabajo y el kanban está ahí para responder a ello. Tómese un momento regularmente para mirar su kanban y ver si se puede mejorar.

5. No desordene su columna de actividades

No desea tener un cuello de botella obstruyendo el proceso de su trabajo. La idea de limitar su columna de trabajo en curso (WIP) evita que la cola obtenga demasiadas tarjetas kanban y potencialmente deje muchas de esas tarjetas sin hacer. No desea tarjetas en un estado sin terminar o comenzar a realizar múltiples tareas en un esfuerzo por hacer las cosas demasiado rápido. Solo trabaja en tarjetas de prioridad.

ProjectManager y Tarjetas Kanban

Eso es lo básico, pero los tableros kanban se han desarrollado exponencialmente a medida que se integran en herramientas de software de gestión de proyectos más grandes. ProjectManager es un software en línea intuitivo que organiza proyectos con algunas de las características kanban más dinámicas disponibles.

Una experiencia personalizable

Algunos tableros kanban también podrían estar escritos en piedra: no están abiertos a su forma de trabajar. ProjectManager tiene columnas kanban que son personalizables, por lo que puede nombrarlas como sea apropiado para su proyecto. Cree tantos como sea necesario para el proyecto.

Los equipos quieren un kanban que sea fácil de usar y flexible. Las tarjetas se pueden arrastrar y soltar de una columna a la siguiente para actualizar fácilmente el progreso. Pero estas tarjetas son más que simples tareas.

Las tarjetas kanban de ProjectManager son muy dinámicas. Por ejemplo, puede agregar una lista de tareas pendientes a la tarjeta que se le ha asignado y administrar su propio flujo de trabajo. Cada tarjeta se puede etiquetar y priorizar para facilitar la clasificación. Además, los gerentes de proyecto pueden adjuntar tantos documentos e imágenes relevantes como sea necesario a la tarjeta.

Funciones de colaboración

Una vez que la tarjeta ha sido formateada y asignada, no querrá que se quede ahí. ProjectManager tiene tarjetas que facilitan que los equipos trabajen juntos.

Los equipos pueden comentar, etiquetar a otros miembros del proyecto y adjuntar archivos. Todo esto se adjunta a la tarea para que no tenga que pasar por una gran cantidad de correos electrónicos para encontrar lo que necesita.

Los gerentes tienen diferentes prioridades cuando asignan y siguen el proyecto. Con ProjectManager, puede asignar tareas desde la tarjeta kanban. Los miembros del equipo reciben una notificación cuando están asignados para que todos estén en la misma página.

Múltiples vistas de proyectos para un mayor control

Sin embargo, no todo lo que hace en un proyecto puede basarse en tableros kanban. Es por eso que ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos. Los equipos pueden preferir el flujo de trabajo visual de una vista kanban, mientras que los gerentes pueden querer ver las tareas dispuestas en una línea de tiempo en un diagrama de Gantt, para que puedan vincular las dependencias. También hay listas de tareas y vistas de calendario.

Informes accionables

Es importante tener datos para hacer un seguimiento de un proyecto. No querrás tener que cambiar a otro software para ver cómo va el proyecto. ProjectManager lo tiene todo bajo un mismo techo. Los informes de un solo clic le indican cómo progresan las tareas, ya que las actualizaciones de estado se reflejan instantáneamente en el software. Le proporciona los datos que necesita para tomar la decisión correcta.

Los interesados ​​también quieren saber cómo avanza el proyecto, pero no quieren que usted los acompañe. ProjectManager tiene un tablero en tiempo real para una vista de alto nivel, incluido el progreso de la tarea, para mantener a las partes interesadas al tanto.

Kanban no es solo para fabricantes. También es una herramienta favorita para los equipos Scrum que trabajan en un entorno ágil, los equipos de marketing, los equipos de recursos humanos y cualquier persona involucrada en la gestión de un proyecto. Con las tarjetas Kanban, su proyecto seguramente será una mano ganadora.

ProjectManager tiene una sólida herramienta kanban que brinda visibilidad de los proyectos y permite que los equipos tengan la autonomía para trabajar juntos de manera más productiva. Su software en línea brinda a los gerentes y equipos de proyectos los datos más actualizados posibles, lo que significa decisiones más informadas. El kanban es solo una de las cuatro vistas del proyecto, todas las cuales están completamente integradas en el software, lo que mantiene a todos en la misma página. Pruebe la herramienta kanban de ProjectManager hoy tomando esta prueba gratuita de 30 días.