10 errores contables que toda empresa debe evitar

¿Qué es la Contabilidad?

La contabilidad se define como el registro sistemático y completo de las transacciones financieras relacionadas con un negocio. También se refiere al proceso de resumir, analizar y reportar estas transacciones.

Las cuentas le brindan toda la información que se necesita para tomar decisiones adecuadas sobre negocios. Toda la salud financiera de la empresa depende de los métodos contables que se adopten. Algunos de los errores pueden ser pequeños y no afectar, pero hay varios errores que, si se cometen, pueden costar bastante a largo plazo.

El riesgo es una parte inherente de cualquier negocio. No importa cuán cuidadoso sea uno al informar, siempre está abierto a errores. A veces, ciertos errores contables que parecen pequeños pueden tener un gran impacto en la salud, el crecimiento y la longevidad de una empresa. Por lo tanto, los métodos contables deben ser correctos para tener un negocio rentable.

A continuación se detallan algunos de los errores que se deben evitar en la contabilidad básica que se realiza diariamente. Uno necesita mantenerlos en la lista de cosas que no se deben hacer, para generar las ganancias esperadas.

Error 1: No contratar al profesional adecuado para impuestos y otra contabilidad
Muchas veces hay una mentalidad equivocada de los dueños de negocios de que toda la contabilidad hecha por ellos mismos es mejor. Esto se hace como una medida de ahorro de costes. Pero esto a veces puede costarle mucho dinero a una persona. Podría haber errores en el frente fiscal donde uno no puede reclamar todas las deducciones para las que es elegible.

Por otro lado, contar con un profesional puede ayudar a estar actualizado con las leyes fiscales cambiantes y tener todos los datos disponibles para la planificación futura. Siendo profesionales, tomarían todas las medidas necesarias para hacer frente a diferentes situaciones financieras. Por lo tanto, tener un profesional es ventajoso con respecto a un control adicional sobre las finanzas, ya que el éxito de las pequeñas empresas depende de la precisión y eficiencia en el mantenimiento de las finanzas de la empresa.

Error 2: No registrar los gastos en efectivo y no guardar los recibos de gastos
Mantener un registro de las tarjetas de débito/crédito, así como de los cheques, es bastante fácil con las instalaciones a través de los bancos. Por lo tanto, todos estos se registran para calcular las ganancias al final del año.
Sin embargo, los gastos que se realizan en efectivo generalmente no se registran con precisión. Debido a esto, los ingresos generalmente se sobreestiman, lo que es una pérdida para el empresario. Por eso, es fundamental llevar un registro de todos los gastos en efectivo para los cálculos al final del año.

Muchas veces, te enfrentas al problema de tener un gasto en libros pero no tienes idea de para qué fue el gasto. Esto sucede cuando no mantiene una ficha de todos los recibos de gastos comerciales, lo que conduce a gastos fiscales informados incorrectamente. Si en realidad no guarda los recibos de facturas físicos, los métodos avanzados de tecnología tienen varias técnicas para mantener copias digitales que se pueden contabilizar para todos los gastos del año.

Error 3: errores de entrada de datos

La contabilidad se trata de números. En el pasado, toda la entrada de datos se hacía manualmente, lo que hacía que fuera más propensa a errores. Sin embargo, hoy en día, aunque existen varios software para hacer la parte manual, el riesgo sigue siendo el mismo. Todo el sistema tiene entrada de números a un nivel particular hecho a través de la intervención humana. Por lo tanto, cualquier error en la perforación de números o decimales podría tener un impacto, ya que el error se traslada a los diferentes estados financieros.

Error 4: No realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar y por pagar
El aspecto principal de la contabilidad adecuada es registrar las cuentas por cobrar para asegurar que los fondos para el negocio se controlen regularmente. Es imprescindible emitir una factura y registrar la cuenta por cobrar siempre que se reciba. Las cuentas por cobrar no conciliadas crean confusión y uno puede terminar pagando en exceso los impuestos. Lo mismo es aplicable también para las cuentas por pagar con el fin de evitar molestias en el momento de los cierres de libros.

Error 5: Inconsistencia en la Contabilidad
Para facilitar la tarea de contabilidad, existen varios software de contabilidad sofisticados que se utilizan a diario. Sin embargo, se debe tener en cuenta que toda la organización usa las mismas reglas de contabilidad o, de lo contrario, múltiples métodos de contabilidad podrían generar diferencias en los métodos de informes en los diferentes niveles de la organización.

Error 6: No realizar copias de seguridad de los registros con regularidad
La eficiencia contable es uno de los requisitos clave para el buen funcionamiento de una empresa. Sin embargo, no siempre es posible anticipar fallas técnicas, fallas en los sistemas, que podrían destruir todos los datos a pesar de mantener la mejor precisión. Por eso, además de mantener los registros, es fundamental realizar copias de seguridad con regularidad. Estos eventos inesperados pueden enviar todos los registros y esfuerzos para mantenerlos, por el desagüe en una fracción de segundos.

Error 7: diferentes errores de contabilidad

Hay varios errores de contabilidad que conducen acumulativamente a errores en las cuentas. Es fundamental guardar todos los recibos de gastos y registrarlos. También se requiere llevar un registro de los gastos reembolsables. Es importante hacer los libros y la conciliación bancaria en las fechas fijadas. La caja chica es otro segmento que debe examinarse regularmente para los cálculos finales. La clasificación de los empleados debe estar bien definida para los diferentes cálculos en términos de desembolso de fondos e implicaciones fiscales.

Finalmente, la contabilidad debe llevarse a cabo regularmente para que la base de cuentas sea correcta y no se repliquen errores en las transacciones futuras. Hay que recordar que la clave para una contabilidad eficaz y eficiente es registrar todo.

Error 8: No hacer un presupuesto adecuado
Para cualquier negocio es obligatorio saber con qué empiezas y a qué apuntas. Presupuestar es muy importante para saber qué tenemos entre manos para invertir y hasta qué niveles estamos en el punto de equilibrio. La tarea de venta se puede tomar de acuerdo a lo que tenemos en la mano para desembolsar.
No presupuestar de manera efectiva para un negocio hace que sea difícil medir los diferentes costos para la empresa. Esto puede hacer que uno gaste más de lo requerido en proyectos que pueden o no producir un retorno de la inversión equivalente.

Error 9: No entender la diferencia entre ganancias y flujo de efectivo

Uno debe tener claro que el flujo de efectivo define la entrada y salida de dinero en una empresa. Por otro lado, las ganancias se obtienen después de la deducción de todos los gastos para generar las ventas de la empresa. Pueden producirse errores contables si los flujos de caja se consideran para los beneficios de la empresa sin que ésta haya realizado realmente ninguno. También se debe recordar no considerar las ventas hasta que se entregue el producto, ya que registrar ventas anteriores podría inducir a error en el pronóstico de ventas.

Error 10: No tener conocimiento del Software de Contabilidad
Es muy esencial seleccionar el software de contabilidad correcto y tener un conocimiento del 100% sobre el uso del mismo. Si uno no conoce la funcionalidad del software, es propenso a cometer errores.

Conclusión

Cualquier negocio, ya sea a pequeña o gran escala, es el generador de ingresos para el empresario. De ello, la contabilidad es la columna vertebral, sobre la que se asienta el presente y el futuro de la empresa. Por lo tanto, es absolutamente esencial contar con todos los sistemas contables y administrarlos adecuadamente para que el negocio funcione sin problemas y genere los beneficios esperados del mismo.