Cómo hacer crecer su agencia sin aumentar la plantilla

No hay forma de endulzarlo, hacer crecer una agencia de la manera tradicional es estresante.

Obtienes más clientes y necesitas más personal. Contratas más personal y necesitas más clientes. Es un círculo vicioso que da como resultado muchas horas de personas con exceso de trabajo (incluido usted mismo) o márgenes de ganancias reducidos.

Lo bueno es que operamos en un mundo que permite a las empresas escalar sin aumentar su plantilla. Se llama economía de "conciertos".

En la economía de los conciertos, las empresas contratan trabajadores independientes, contratistas y trabajadores temporales en lugar de empleados a tiempo completo. Acelera el proceso de contratación y reduce el riesgo de grandes gastos generales.

Además de esta tendencia de trabajo temporal, están en juego otras fuerzas. Hay un aumento en el trabajo remoto: el 97% de los empleados no quieren trabajar en una oficina a tiempo completo y un gran apetito por comenzar un ajetreo secundario: 1 de cada 3 estadounidenses ya tiene uno. En combinación, estas fuerzas están creando la tormenta perfecta para las agencias que buscan escalar sin aumentar la cantidad de personal.

Un modelo de contratación de agencias subcontratadas es la forma inteligente de acelerar el crecimiento en 2021.

Los pros y los contras de un modelo de agencia subcontratada

El hecho de que las fuerzas sociales creen un entorno para hacerlo no significa que tengas que hacerlo, ¿verdad? Entonces, ¿existe un caso comercial genuino para elegir un modelo de agencia subcontratada, o el enfoque tradicional de “crecer con el número de empleados” es una mejor manera?

Veamos los pros y los contras:

Las ventajas de la subcontratación

Como mencioné en la introducción, existen numerosos aspectos positivos para contratar trabajadores independientes, contratistas, trabajadores temporales o empresas de marca blanca a medida que escala su agencia. Éstos son algunos de esos pros:

• Menos riesgo. Uno de los mayores obstáculos al modelo de negocio tradicional de las agencias es su dependencia del número de empleados. Cada gerente de cuenta o especialista de equipo solo puede manejar una cantidad determinada de clientes. En algún momento, necesitará contratar a más personas. Pero tan pronto como contrata gente nueva, de repente tiene demasiada capacidad para su lista de clientes. Es casi imposible tener la proporción perfecta de personal por cliente durante cualquier período de tiempo. Al subcontratar tareas a terceros, reduce el riesgo porque puede asignarles más o menos trabajo en función de las necesidades de sus clientes; no están en la nómina de tiempo completo.
• Costo más bajo. Un efecto de flujo continuo del modelo de agencia de alto número de empleados es más espacio de oficina, mayores salarios y varios otros costos asociados con la administración de un equipo grande. Los terceros especializados suelen tener su propio espacio de oficina y se encargan ellos mismos de otros gastos comerciales. Sí, la tarifa por hora puede ser más alta que si contratara a un junior, pero se le facturará la cantidad exacta de horas que necesita para brindar resultados al cliente. Se estima que el costo "verdadero" de contratar a un empleado es de más de $ 4,000, y eso es solo para ponerlo en funcionamiento.

• Acceda a la experiencia. En su mayor parte, cuando las agencias contratan nuevas personas, las contratan como junior. Las personas con poca o ninguna experiencia pueden capacitarse y capacitarse para satisfacer las demandas de los clientes, pero no cuestan mucho dinero. Trabajar con terceros expertos reduce el costo y el tiempo de capacitación de trabajadores no calificados y le brinda acceso a mentes experimentadas. Claro, necesitará incorporar nuevos contratistas para que sean congruentes con sus procesos y expectativas, pero este es un proceso mucho más sencillo que enseñarles cómo obtener resultados para los clientes. Esencialmente, obtendrá mejores resultados con menos entrenamiento y mejorará su tasa de huelga para encontrar los miembros adecuados del equipo.
• Construido a escala. El modelo de subcontratación le permite escalar hacia arriba y hacia abajo según sus necesidades en cualquier momento. Si pierde un cliente, simplemente pagará menos horas facturables a su contratista que estaba trabajando en ese cliente. Si obtiene un nuevo cliente, puede asignarle más horas. Este es un proceso mucho más fácil que buscar talentos, realizar un proceso de entrevistas, contratarlos, capacitarlos y prepararlos para el trabajo del cliente. Eso puede llevar meses, tiempo que no tiene si hay una nueva oportunidad de cliente a la vuelta de la esquina. No es de extrañar que la formación de nuevos empleados se considere uno de los principales desafíos para las agencias de marketing:

Los principales problemas de las agencias digitales

• Más dedicado a la causa. Puede parecer extraño sugerir que un tercero está más dedicado a lograr los resultados del cliente que alguien que usted contrata internamente. Pero debe recordar que los trabajadores independientes, los contratistas y los servicios de marca blanca tienen su propio negocio. Tienen una forma de pensar diferente a la de alguien que quiere ser contratado por una agencia y recibir un sueldo fijo. Es una relación de beneficio mutuo, si su agencia tiene éxito, su negocio también lo es.

Menos riesgo, menores costos, mejores resultados para el cliente y escalabilidad ... suena demasiado bueno para ser verdad, ¿verdad? Bueno, tal vez lo sea, echemos un vistazo a la otra cara.

Los contras de la subcontratación

La subcontratación no es solo rosas y mariposas. Después de todo, si es tan bueno, ¿por qué más del 41% de las agencias todavía utilizan el modelo tradicional de aumentar la plantilla internamente?

Aquí hay algunas desventajas de la subcontratación del trabajo del cliente que debe considerar:

• Control de calidad. Quizás la mayor preocupación de las agencias que subcontratan el trabajo a terceros es garantizar el control de calidad. Mientras trabaja con expertos, todos tendrán su propio estilo y matices que pueden no coincidir con sus expectativas de calidad en algunas áreas. Es esencial que documente sus estándares y expectativas para que pueda incorporar nuevos proveedores externos de una manera que mantenga la calidad del trabajo que se entrega a los clientes. Una herramienta como Confluence podría ayudarte con este proceso:

• Alineando prioridades. Naturalmente, los buenos contratistas tendrán un libro de trabajo completo. Si puedes llenar ese libro el 100% del tiempo, genial. Pero uno de los beneficios clave de la subcontratación es que puede escalar hacia arriba y hacia abajo en función de sus necesidades. Si trae un nuevo cliente, no puede garantizar que sus mejores contratistas estén disponibles. Su prioridad es mantener su propio negocio, no estar disponible para mantener el suyo.
• Comunicación con clientes. La comunicación regular con los clientes es esencial para un compromiso exitoso. Si tiene numerosos terceros trabajando en una cuenta, puede complicar el proceso de comunicación y resultar en solicitudes perdidas o mensajes incongruentes. Recomiendo usar Asana para realizar un seguimiento de todas las tareas de sus clientes y la comunicación del equipo:

• Consistencia de marca. La comunicación no es lo único que se pone en peligro si varias partes contribuyen al cliente. Compartirá documentos, intercambiará correos electrónicos y se comunicará a través de otros canales con todo el equipo. Esto puede potencialmente disminuir la consistencia de su marca a los ojos del cliente si terceros usan sus propias cuentas para realizar el trabajo y la comunicación.

Como puede ver, la subcontratación del trabajo del cliente tiene algunas desventajas potenciales. Sin embargo, puede minimizar estos riesgos documentando estrictos controles de calidad, procesos, pautas de comunicación y procedimientos de incorporación de nuevos contratistas.

Introducción a la subcontratación de agencias

Si ha aceptado el concepto de subcontratación, es posible que se pregunte, ¿por dónde empiezo?

Bueno, literalmente puedes subcontratar todo. Pero eso no significa que debas hacerlo.

Recomiendo encarecidamente mantener el liderazgo, la estrategia y la gestión de cuentas internamente. Esto le permite establecer reglas y estándares para su agencia. El equipo de liderazgo crea los estándares y los gerentes de cuentas mantienen esos estándares siendo el pegamento entre sus contratistas y clientes.

Más allá de eso, puede subcontratar cualquier cantidad de especialidades. SEO, compra de medios, creación de contenido, gestión de campañas, gestión de redes sociales, desarrollo de sitios web, administración y más. Hay contratistas expertos, autónomos y servicios de marca blanca con experiencia en todas estas áreas.

Por ejemplo, ShortStack ejecuta campañas de marketing personalizadas y concursos para sus clientes. Son expertos en este espacio y el servicio de nicho perfecto en el que confiar si está ejecutando campañas regulares para los clientes.

También hay sitios como UpWork donde puede encontrar trabajadores independientes en todas las disciplinas diferentes, o agencias de marketing de marca blanca que manejan su plantilla y se deslizan bajo su marca.

Lo mejor de la subcontratación es que puede probarlo sin correr muchos riesgos. Sumerja el dedo del pie y vea cómo va. Es posible que se sorprenda de las oportunidades que ofrece a su agencia.