10 Automatizaciones de flujo de trabajo de la agencia para manejar sus tareas diarias

Dirigir una agencia puede ser abrumador.

Tienes que gestionar múltiples equipos y proyectos. Trabajas con muchos clientes diferentes. Tienes que mantener todo organizado, y seguir trayendo nuevos negocios a través de la puerta.

Las tareas diarias pueden consumir mucho tiempo. Pero, ¿y si te dijera que no es necesario?

Esta publicación tiene 10 automatizaciones de flujo de trabajo de agencia que se pueden usar al instante y diseñadas para devolverle parte de ese tiempo. Con estas automatizaciones, puede:

• Asignaciones de trabajo a bordo y fuera de borda (menos las molestias)
• Manténgase al tanto de la gestión y el seguimiento del proyecto para garantizar la satisfacción.
• Traiga contactos a su embudo y nútrelos en consecuencia

Aquí están las 10 automatizaciones de flujo de trabajo de la agencia:

1. Entrega de lead magnet y creación de tratos
2. Flujo de asignación previa
3. Revisión final de la tarea – Contacto
4. Revisión final de la asignación: empresa
5. Automatice la disponibilidad de contactos
6. Flujo de recordatorio de actualización del proyecto
7. Registro de finalización del proyecto
8. Asignar propietarios de acuerdos de manera uniforme
9. Establecimiento de llamadas de consulta: integración
10. Flujo de audiencia de Facebook basado en puntajes

1. Entrega de imanes de prospectos y creación de tratos

Está ofreciendo algo valioso a las partes interesadas, como un libro electrónico o un documento técnico, y desea comenzar a rastrear el cliente potencial interesado de inmediato.
Estos son los pasos de esta automatización:

1. Cuando un contacto envía su formulario, es el lead magnet que prometió
2. En el back-end, crea un trato para almacenarlos en su CRM
3. El propietario de la nueva oferta recibe una notificación y se crea su primera tarea táctil.

Cuando las personas envían un lead magnet en su sitio, le están diciendo un poco sobre lo que les interesa. Cuando el miembro de su equipo hace un seguimiento, ya tiene información con la que trabajar, y cuando no tiene que ir. en frío, puedes cerrar más tratos.

2. Flujo de preasignación

¿Cómo puede asegurarse de que el trabajo se haga a tiempo? Preparándose en consecuencia.

Este flujo de trabajo de automatización está diseñado para enviar una serie de correos electrónicos a un contratista independiente, brindándole todos los detalles que necesita para completar una próxima tarea.

(Nota: también puede modificar fácilmente la automatización para que la usen los miembros del equipo interno)

Así es como funciona esta automatización:

1. Ha creado un campo personalizado para "Disponibilidad de tareas", que indica si el miembro de su equipo puede aceptar una nueva tarea.
2. Ese campo se puede cambiar a "En una tarea", lo que indica que el miembro de su equipo está trabajando en algo (y desencadena esta automatización)
3. Un segundo campo personalizado tiene la fecha de inicio de la asignación
   La automatización envía correos electrónicos de recordatorio dos semanas antes de la asignación, una semana antes y el día anterior.
4. El día que comienza la asignación, la automatización envía un correo electrónico con las pautas de trabajo de la empresa y la información de la asignación.

El uso de una plantilla base y etiquetas de personalización puede ser una excelente manera de crear un correo electrónico de aspecto profesional mientras se obtiene información específica para el contacto.

3. Revisión del final de la asignación: contacto

Esta automatización está diseñada para concluir proyectos y recopilar comentarios de los miembros del equipo y los contratistas.

Así es como funciona esta automatización:

1. Un campo personalizado contiene la fecha de finalización de la tarea
2. Una semana antes de que finalice la tarea, la automatización envía un correo electrónico con toda la información para dar de baja una tarea.
3. Un día después de que finaliza la tarea, el contacto recibe un correo electrónico con un enlace a un formulario de comentarios.

Querrá diseñar su formulario de comentarios para recopilar los comentarios que considere más valiosos sobre el tiempo que el contacto dedicó a la tarea.

La recopilación de esta información le permite conocer cualquier problema o inquietud que tuvo el contacto durante el proyecto.

Después de enviar el formulario, una acción IF/ELSE verifica si el contacto ha enviado el formulario. Si no lo han hecho, reciben un recordatorio cada pocos días hasta que se envía el formulario. Una vez que envían el formulario, salen de la automatización.

4. Revisión del final de la asignación: empresa

Asegúrese de hacer un seguimiento tanto de sus clientes como de sus contratistas. Esta automatización es similar a la anterior, pero utiliza pasos de notificación para enviar correos electrónicos a la empresa en lugar del contacto.

1. Un campo personalizado contiene la fecha de finalización de la tarea
2. Otro campo personalizado contiene el correo electrónico de la empresa para la que trabaja el contacto.
3. Una semana antes de que finalice la asignación, la automatización envía un correo electrónico con toda la información para dar de baja al contacto que trabaja para la empresa.
4. Un día después de que finaliza la tarea, la empresa recibe un correo electrónico con un enlace a un formulario de comentarios.

Querrá diseñar el formulario para recopilar los comentarios que considere más valiosos sobre el tiempo que el contacto trabajó para la empresa desde la perspectiva de la empresa. Esto le permite abordar cualquier inquietud que la empresa pueda tener.

Una acción IF/ELSE comprueba si la empresa ha enviado el formulario después de unos días. Si no lo han hecho, entran en un ciclo en el que se envía un recordatorio cada pocos días hasta que se envía el formulario. Una vez que envían el formulario, salen de la automatización.

Almacenar la dirección de correo electrónico de la persona de contacto de la empresa en un campo personalizado le permitirá completarlo automáticamente con una etiqueta de personalización en el paso de notificación.

5. Automatice la disponibilidad de contactos

Una vez que un contratista o empleado haya terminado con una tarea, vuelva a configurarlo para que esté disponible para un nuevo trabajo (sin tener que mover un dedo).

1. Use el campo personalizado para "Disponibilidad de tareas" (de las automatizaciones anteriores)
2. Ese campo se puede cambiar a "En una tarea", lo que indica que el miembro de su equipo está trabajando en algo (y desencadena esta automatización)
3. Luego, el contacto se capturará en un paso de espera hasta que el día sea el mismo día que la fecha de finalización de su asignación, una fecha que almacenará en un campo personalizado.
4. Luego, el contacto pasa al paso Actualizar contacto y tiene el campo "Disponibilidad de asignación" configurado nuevamente como Disponible.

Esto asegura que siempre sepas quién está disponible para un proyecto (y quién ya está en medio de uno).

6. Flujo de recordatorio de actualización del proyecto

Cuando un equipo está enfocado en un proyecto, es fácil que se olviden de comunicarse con su empresa o cliente. Esta automatización envía recordatorios automáticos para que compartan el estado del proyecto (al mismo tiempo que les recuerda que se comuniquen entre sí).

1. Se asigna un proyecto y se crea el trato para moverlo a través de su canalización
2. Se envía un mensaje al propietario de la oferta para informarle que se enviarán recordatorios regulares para actualizaciones y lo que se espera en la respuesta.
3. Después de dos semanas, el propietario del trato recibe el correo electrónico de recordatorio y seguirá recibiendo el recordatorio cada dos semanas hasta que el trato se marque como completado (ganado o perdido).

7. Registro de finalización del proyecto

Una vez que un proyecto se marca como completo, haga un seguimiento con el cliente para asegurarse de que haya tenido una buena experiencia.

1. Cuando el trato que se marca como ganador, el cliente recibe un correo electrónico 3 días después (para verificar si está satisfecho)
2. Se deben crear dos enlaces en la campaña (uno para "satisfecho" y otro para "insatisfecho").
3. Si hacen clic en el enlace "satisfecho", el cliente abandona la automatización.
4. Si hacen clic en el enlace "no satisfecho", el cliente recibe un correo electrónico para recopilar más comentarios sobre su insatisfacción. El trato se vuelve a abrir y el propietario del trato recibe un correo electrónico para informarle que aún se debe trabajar en el proyecto.
5. Si el cliente no hace clic en ningún enlace durante una semana, sale de la automatización

8. Asignar propietarios de acuerdos de manera uniforme

Asegúrese de que sus clientes potenciales se distribuyan de manera uniforme en todo su equipo. Esta automatización distribuye los clientes potenciales de manera uniforme, incluso si el propietario de un trato se va o se agrega.

1. Cuando un trato ingresa a una tubería, los clientes potenciales pasan por una serie de acciones divididas que los envían uniformemente por 8 caminos
2. Al final de las cinco rutas hay un paso Actualizar propietario del trato que cambia el propietario del trato.
3. Al final de las tres rutas, hay una acción Ir a que las envía de regreso a la parte superior de las rutas divididas, para que puedan enviarse hacia abajo y asignarse a un propietario del trato.

Esto le permite distribuir clientes potenciales de manera uniforme a los propietarios de acuerdos, sin importar cuántos propietarios de acuerdos tenga la empresa.

Puede agregar o eliminar "actualizar propietario de trato" o pasos de acción según la cantidad de propietarios de trato que tenga. ¡Incluso podría agregar más acciones divididas si tiene más de ocho propietarios de tratos!

9. Establecimiento de llamada de consulta – Integración

Si está utilizando un servicio como Calendly o Acuity, esta automatización está hecha para usted.

1. Los contactos envían un formulario solicitando más información o una consulta
2. Los contactos obtienen una campaña con un enlace a su integración de programación para que puedan programar su llamada.
3. Una acción IF/ELSE verifica si han configurado la llamada
4. Si el contacto no ha configurado la integración, recibirá un correo electrónico de recordatorio con el enlace nuevamente a su proveedor de software de programación.

El uso de un servicio como Zapier permite una comunicación bidireccional entre ActiveCampaign y su software de programación.

10. Flujo de audiencia de Facebook basado en puntajes

Deje que las acciones de sus contactos determinen dónde se encuentran en su marketing de Facebook. Use una puntuación que mida el compromiso o las acciones deseadas para ayudarlo a hacerlo.

1. Se crea un acuerdo y el contacto se agrega a su público personalizado de Facebook inicial
2. A medida que aumenta la puntuación del contacto, agréguelo a sus audiencias personalizadas más enfocadas y elimínelo del anterior

Siéntase libre de ajustar los puntajes y agregar más audiencias según sea necesario.

“Como opción de marca blanca, ActiveCampaign también te da más libertad. Además de los dominios y logotipos personalizados, también puede modificar el estilo de la interfaz para que coincida con su marca”.

Aaron Brooks (Venture Harbor) sobre por qué ActiveCampaign es su elección como la mejor herramienta de marketing por correo electrónico de marca blanca para agencias.