¿Qué es la planificación ágil de proyectos? Una introducción para principiantes

Si bien ágil es relativamente nuevo, ha causado un gran revuelo en el trabajo de gestión de proyectos. Comenzó en el desarrollo de software, pero desde entonces ha sido adoptado por otras industrias que han visto el beneficio del enfoque iterativo de Agile.

A aquellos que usan un marco de gestión de proyectos ágil no les gusta considerarlo una metodología, aunque algunos argumentan que lo es. Agile es más un enfoque, y casi podría definirse como una filosofía. Sin embargo, hoy vamos a dejar de lado la filosofía y, en cambio, nos centraremos en la planificación ágil en la gestión de proyectos y, específicamente, en la creación de un plan de proyecto ágil.

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

La metodología ágil es un enfoque iterativo y adaptativo para gestionar un proyecto que hace hincapié en el cambio rápido y la flexibilidad. La razón de esta flexibilidad es entregar valor al cliente más rápido. Un equipo que practica Agile trabaja de manera incremental, evalúa continuamente los requisitos y los resultados, y responde rápidamente a cualquier cambio que surja.

Agile también se enfoca en la colaboración y en mantener abiertas las líneas de comunicación. Debe haber confianza entre el equipo ágil y aceptación del cambio. Todavía hay una persona que prioriza las tareas (generalmente conocida como propietario del producto), pero el equipo ágil determina cómo hacer la planificación del proyecto y hacer el trabajo. Sí, ¡agile tiene equipos autoorganizados que dirigen su propio trabajo!

Este enfoque se remonta al desarrollo del Manifiesto Ágil, que fue escrito por diecisiete desarrolladores de software que encontraron un consenso en torno a doce principios. La duración de las interacciones o el tamaño de los equipos no está definido. Se trata más de adherirse a los valores establecidos, que puede ejecutar con scrum, metodología híbrida y más.

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¿Qué es la planificación ágil?

Independientemente de cómo elija implementar los principios ágiles, hay una cosa que todos los enfoques tienen en común: un plan ágil. El trabajo ágil tiene lugar durante períodos cortos de tiempo que se denominan sprints ágiles. Un sprint suele durar entre una y tres semanas, y el equipo utiliza este tiempo para completar los entregables.

Hay ciertas características de la planificación ágil que merecen mencionarse para tener una idea completa de lo que implica el proceso de planificación ágil:

• En primer lugar, está el lanzamiento. Este es el producto en el que trabaja un equipo ágil.
• El plan de lanzamiento se divide en sprints, y cada sprint dicta un conjunto específico de tareas que deben completarse.
• Estas tareas se denominan historias de usuario.
• Luego, crea un plan a partir de estas historias de usuarios, que describen las necesidades del usuario final.
• Luego, el equipo trabaja en conjunto para descubrir la mejor manera de abordar estas historias de usuarios.

El sprint es el componente básico de la planificación ágil. Los sprints ágiles tienen la misma duración y se repiten, y terminan con una función de trabajo que se puede implementar para el usuario final. Debido a la naturaleza iterativa de un sprint, un equipo, con el tiempo, podrá estimar mejor cuánto tiempo llevarán las historias de los usuarios.

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Por qué la planificación sigue siendo importante en la metodología ágil

La planificación ágil le da a un equipo ágil una imagen clara de los objetivos de su proyecto. Esto respalda la naturaleza colaborativa de Agile, porque todos están en la misma página. Los planes ágiles no son obsoletos ni anacrónicos, definen el trabajo y ayudan al equipo a tomar decisiones basadas en hechos.

Los planes de proyecto son una técnica de organización, y Agile requiere organización, aunque mucho menos que un proyecto planificado en cascada. Esta podría ser la razón por la que algunos descartan rápidamente la planificación cuando trabajan en un marco de gestión de proyectos ágil. Pero eso es tirar al bebé con el agua del baño. La planificación ágil se basa en sprints e historias de usuarios, pero eso no significa que deba ignorar el panorama general.

Cómo hacer un plan de proyecto ágil

Un equipo desarrolla un plan de proyecto ágil mientras el propietario del producto describe los objetivos de la versión, que suelen ser mejorar la experiencia del usuario final y resolver problemas. Una vez que esto se ha definido, el siguiente paso es reunir al equipo y discutir las características deseadas.

Esto lleva a otra discusión sobre los detalles de cada una de esas funciones y lo que podría afectar su entrega. El equipo también identifica cualquier riesgo que pueda afectar negativamente al proyecto, así como las dependencias de las tareas. Las funciones que son más riesgosas y tienen el mayor valor para el usuario final generalmente se completan primero.

Guía paso a paso para crear un plan de proyecto ágil

Ahora está listo para crear un plan:

1. Comience con una reunión retrospectiva. Una reunión retrospectiva es donde discute el sprint anterior para aprender de lo que salió bien y lo que salió mal.
2. Ejecutar una reunión de planificación de sprint. Una reunión de planificación de sprint analiza el lanzamiento y cualquier actualización que haya ocurrido, como cambios en la prioridad, nuevas características, etc.
3. Crea historias de usuario: Detalla las historias de usuario tanto como sea posible para que queden bien definidas.
4. Cree entregables: divida la historia del usuario en tareas que generalmente no duran más de un día.
5. Delega responsabilidad: asigna tareas a los miembros del equipo y asigna la propiedad para asegurarte de que estén comprometidos con su ejecución.
6. Cree un flujo de trabajo: coloque las tareas en un tablero, ya sea una tarjeta en un tablero físico o con herramientas de software de gestión de proyectos, como los tableros kanban.
7. Seguimiento del progreso: use el tablero para seguir el progreso del sprint a medida que las tareas pasan de una etapa del ciclo de producción a la siguiente.
8. Use un gráfico de trabajo pendiente: cree un gráfico de trabajo pendiente para mostrar la cantidad de tareas u horas restantes.

Términos de planificación de proyectos ágiles

Aquí hay algunos conceptos ágiles importantes que necesitará saber para crear y ejecutar su plan de proyecto ágil:

• Backlog del producto: en la gestión ágil de proyectos, un backlog del producto es una lista de entregables que se derivan de la hoja de ruta del producto y sus requisitos. Cosas como nuevas funciones de productos, correcciones de errores o cualquier cambio son elementos pendientes que deben documentarse aquí.
• Propietario del producto: el propietario del producto es el miembro del equipo ágil responsable de definir las historias de los usuarios y priorizar la acumulación de productos.
• Historias de usuarios: Es una pequeña tarea dentro de un plan ágil. Se llaman historias de usuarios porque son características del producto descritas desde la perspectiva del usuario final.
• Gráfico de trabajo pendiente: se utiliza un gráfico de trabajo pendiente para mostrar la cantidad de trabajo que se ha completado en un sprint ágil y la cantidad de tareas u horas restantes.
• Burn rate: en la gestión ágil de proyectos, el burn rate es una métrica utilizada para medir la eficiencia de un equipo ágil. Mide la relación entre la finalización de las historias de usuario y el tiempo dedicado a ellas.
• Velocidad del equipo: la velocidad es la métrica de rendimiento más amplia que mide la cantidad de trabajo que un equipo puede realizar durante un sprint.
• Estimación de puntos de historia: este es un método utilizado para medir el rendimiento de los equipos ágiles. Un punto de historia es una unidad que se utiliza para calcular el esfuerzo necesario para completar una historia de usuario. Los puntos de la historia miden tres factores, complejidad, riesgo y repetición.

Ahora que conoce los conceptos básicos de la planificación ágil, necesitará una herramienta de administración de proyectos como ProjectManager para ayudarlo a administrar sus proyectos ágiles.

Cómo ayuda ProjectManager con la planificación ágil

Para facilitar adecuadamente la planificación ágil, necesita las herramientas adecuadas. ProjectManager es un software de gestión del trabajo que conecta equipos ágiles y los ayuda a ejecutar mejores sprints y acelerar los lanzamientos.

Manténgase informado sobre los cambios de tareas

Conectar equipos para que puedan colaborar en sus sprints es una prioridad principal. ProjectManager permite que los miembros del equipo trabajen juntos a nivel de tarea, brindándoles herramientas para adjuntar archivos, dejar comentarios y cambiar el estado de la tarea. Cuando cambia el estado de una tarea, se envía una notificación por correo electrónico y se muestra como una alerta en la aplicación.

Crear flujos de trabajo en tableros

Los equipos ágiles se organizan a sí mismos y necesitan una herramienta que les brinde la autonomía para trabajar de la manera que quieren. El tablero kanban de ProjectManager está diseñado para brindar esa flexibilidad. La vista del tablero actúa como un organizador digital, con tarjetas que se mueven de una columna a la siguiente para representar las diferentes etapas de producción.

Administre sus recursos en tiempo real

Además, ProjectManager tiene funciones de administración de recursos, herramientas de generación de informes y un tablero en tiempo real que brinda vistas de alto nivel de sus sprints. A diferencia de otras herramientas que le obligan a configurar el tablero, el tablero de ProjectManager calcula automáticamente datos sobre métricas como tiempo, costo y más.

ProjectManager es un software galardonado que organiza su trabajo pendiente, lo ayuda a planificar sus sprints y supervisa su progreso, perfecto para una planificación ágil. Vea lo que ProjectManager puede hacer al hacer su próximo proyecto ágil. Pruébalo gratis hoy.