Cómo la IA está cambiando las comunicaciones y las relaciones públicas: riesgos y beneficios

La gestión de las comunicaciones se ha convertido en todo un acto de malabarismo. Cada año que pasa presenta un nuevo desafío, ya sea mantenerse al día con los intereses de la audiencia, navegar por condiciones económicas difíciles o incluso desactivar una crisis de marca inesperada.

Se ha debatido mucho sobre el papel de la inteligencia artificial (IA) en el marketing y las comunicaciones y por una buena razón: la IA tiene el potencial de remodelar el panorama de las comunicaciones corporativas. Los equipos de comunicaciones corporativas se han vuelto responsables de salvaguardar su marca de posibles fallos de encendido causados ​​por la tecnología de IA. Sin embargo, saber por dónde empezar a evaluar los riesgos y beneficios puede ser un desafío.

Rachelle Bedell, Gerente de Comunicaciones y Compromiso de la Ciudad de Gilroy, CA, ha estado experimentando con IA generativa mientras desarrolla contenido para construir conexiones entre el gobierno local de Gilroy y sus 60,000 residentes.

Hablamos con Bedell sobre sus grandes conclusiones sobre los beneficios y los inconvenientes de usar IA en funciones de comunicación. En esta guía, cubriremos sus consejos, junto con más consejos sobre cómo los líderes de comunicaciones pueden capacitar a sus equipos para usar esta tecnología con confianza.

¿Qué pueden hacer los equipos de comunicaciones con la IA?

Muchas personas afirman que la IA puede aumentar la productividad de su equipo, pero ¿hay alguna evidencia que respalde esto? Según Bedell, la hay.

“No solo nos hace más eficientes, sino que nos hace llegar más lejos”, dice Bedell. “Es como la invención de la calculadora gráfica para matemáticas. Ya no tenemos que sentarnos y sumar números con papel y lápiz. En cambio, podemos tomar lo que proporciona y hacer mucho más”.

Pero, ¿cómo se ve exactamente "más"? Aquí hay tres aplicaciones prácticas de comunicación corporativa que pueden ayudar a su equipo a ahorrar tiempo.

Optimice la ideación y la creación de contenido

Los profesionales de la comunicación no solo tienen que generar mensajes de marca creativos y convincentes, sino que también tienen que adaptar ese mensaje a canales, audiencias y eventos específicos. Encontrar a la persona adecuada con el mensaje adecuado en el momento adecuado es cada vez más difícil.

Afortunadamente, la IA está aquí para ayudar.

Las herramientas de IA generativa como ChatGPT no pueden proporcionarle contenido listo para publicar: todavía hay mucha ambigüedad sobre si el contenido generado por IA está protegido por la ley de derechos de autor. Para salvaguardar su negocio, es importante personalizar el resultado final con el tono distintivo de su marca. Esto asegurará un toque personal que mantiene la imagen de su marca.

“Lo uso más a menudo para reescribir”, dice Bedell. “Pediré ideas sobre cómo reformular el contenido para que sea más atractivo o para que impulse una acción específica, luego evalúo su respuesta y lo perfecciono a partir de ahí”.

Las herramientas impulsadas por IA pueden brindarle una nueva perspectiva y despertar la creatividad, guiándolo en la dirección correcta sin tener que esperar a que llegue la inspiración.

“Es un excelente punto de partida para las ideas creativas”, dice Bedell. “Por ejemplo, estoy trabajando en la campaña anual del Mes del Orgullo de la ciudad. Hemos hecho campañas en el pasado donde exploramos el simbolismo de la bandera del Orgullo y otra donde destacamos figuras históricas importantes del movimiento, pero este año quería hacer algo diferente. Le pedí a ChatGPT que generara algunas ideas y me sumergí a partir de ahí”.

En Sprout, nuestro equipo de comunicaciones emplea IA generativa para desarrollar títulos creativos para comunicados de prensa y lanzamientos de medios. Un mensaje simple como "Escriba 3-4 variaciones de titulares de comunicados de prensa relacionadas con X, Y y Z" puede brindar puntos de partida valiosos para un mayor refinamiento.

Recopile información social

Los insights de la audiencia son la base de un mejor posicionamiento de la marca. Con IA, los equipos de comunicación pueden obtener una comprensión más profunda de la mente del cliente a través del análisis de sentimientos de las redes sociales.

Las herramientas de análisis de sentimientos utilizan el aprendizaje automático para recopilar información sobre las actitudes de los consumidores y evaluar su estado emocional. En las comunicaciones, estos conocimientos se utilizan comúnmente para afinar los lanzamientos de los medios, los mensajes y las comunicaciones ejecutivas.

Por ejemplo, el equipo de marketing y comunicaciones de la Universidad de Indiana confía en los conocimientos de la herramienta Social Listening de Sprout para mantenerse al día en las conversaciones del campus y adelantarse a posibles crisis. Estos conocimientos les permiten tomar medidas proactivas para administrar su reputación en línea.

En Sprout, estamos comprometidos a desarrollar esta tecnología con una serie de nuevas funciones de IA en toda la plataforma. Estamos combinando el poder de nuestras capacidades patentadas de automatización y aprendizaje automático con el modelo GPT de OpenAI. Las nuevas funciones estarán disponibles en toda la plataforma Sprout, comenzando con adiciones para escuchar, publicar, atención al cliente y promoción.

Obtenga una ventaja global

El análisis de opinión multilingüe utiliza el aprendizaje automático del idioma nativo para recopilar datos de opinión significativos del contenido en varios idiomas. Estas herramientas capturan los matices específicos de las reglas gramaticales únicas de cada idioma.

Estos conocimientos fortalecen los esfuerzos de comunicación dirigidos a audiencias que no hablan inglés, lo que le permite crear una marca que satisfaga las diversas necesidades de su audiencia. Para los profesionales de la comunicación como Bedell, estos conocimientos pueden garantizar que todas las audiencias reciban mensajes efectivos y equitativos.

“California acaba de aprobar una ley estatal que permite a los vendedores ambulantes”, dice Bedell. “Ahora, estamos cambiando nuestros procesos para adaptarnos a la ley estatal. Eso incluye crear formas de hacer que el permiso sea accesible para nuestras poblaciones de habla inglesa y española”.

En el futuro, Bedell podría usar el análisis de sentimiento multilingüe para basar este trabajo en datos recopilados de hispanohablantes en la región. Esto la ayudaría a crear un mensaje más personalizado que refleje cómo los residentes están discutiendo el tema.

Cómo los equipos de comunicaciones pueden mitigar los riesgos cuando trabajan con IA

Sin duda, la IA transformará el campo de las comunicaciones, pero los profesionales detrás de la pantalla son insustituibles.

“El otro día vi un titular que decía que los equipos de comunicaciones eventualmente serán reemplazados por IA”, dice Bedell. “Sabía que tenía que venir de alguien que actualmente no está trabajando en comunicaciones. Hay demasiados matices en el rol para que esté completamente automatizado. La tecnología aún no está ahí”.

Además de eso, hay una habilidad de comunicación fundamental que siempre necesitará un toque humano: la construcción de relaciones.

“No creo que la gente se dé cuenta de cuánto se dedica a la construcción de relaciones en las comunicaciones”, dice Bedell. “Es la mitad de la batalla. El éxito de nuestro contenido depende de nuestras relaciones con las empresas del centro, el departamento de salud pública, la lista continúa”.

En lugar de preguntarnos si la IA reemplazará nuestros trabajos, deberíamos considerar cómo los transformará. La colaboración entre la IA y los profesionales de la comunicación crea un camino hacia un futuro en el que la tecnología mejora la creatividad humana, el conocimiento y la productividad, redefiniendo lo que es posible para las personas en todos los niveles.

Sin embargo, es crucial reconocer los riesgos asociados con la adopción de IA. Encontrar el equilibrio adecuado entre la IA y el esfuerzo humano es clave para lograr los mejores resultados. A medida que adopta el potencial de la IA en las comunicaciones, es importante comprender y abordar los riesgos que conlleva.

Vuelva a comprobar todo

Los profesionales que utilizan soluciones de inteligencia artificial generativa basadas en texto deben tener cuidado con las posibles vías de desinformación, como "alucinaciones de chatbot" o afirmaciones defectuosas.

Bedell ha experimentado estos problemas de primera mano. “He tenido ocasiones en las que le pedí a ChatGPT que compartiera sus fuentes y no siempre funcionó. Una vez, cuando estaba buscando una fuente para un ejemplo que incluía, me dijo que no se había dado cuenta de que quería un ejemplo real y que había incluido una opción hipotética en su lugar”.

Cuando se utiliza contenido generado por IA, es fundamental garantizar su precisión y originalidad revisándolo minuciosamente. Siempre solicite fuentes de asistentes con tecnología de IA y tómese el tiempo para verificar su validez. Estos pasos son esenciales para mantener la seguridad de su marca y evitar posibles crisis.

Priorizar la seguridad de los datos

Hablando de crisis, cualquier profesional de las comunicaciones le dirá que incluso un percance leve en la seguridad de los datos puede ser una auténtica pesadilla.

Los equipos de comunicación no son responsables de establecer las reglas sobre cómo y por qué los equipos usan IA. Sin embargo, tendrán que lidiar con las consecuencias que se produzcan si un empleado comparte información confidencial con una herramienta de inteligencia artificial, lo que crea un desafortunado problema de privacidad.

“Debe tener conversaciones con los equipos legales y técnicos para comprender las dificultades que su organización puede enfrentar cuando trabaja con IA”, dice Bedell. “Es importante encontrar formas seguras de permitir que sus empleados aprovechen este tipo de herramienta”.

En Sprout, estamos priorizando la seguridad de nuestros datos y propiedad intelectual al educar a nuestros equipos sobre el uso seguro de la IA generativa. Para garantizar un uso responsable, nuestros equipos legal y de TI trabajaron juntos para crear una política que describa los casos de uso aprobados y prohibidos.

La política es concisa y directa, incluso para personas con experiencia limitada en el uso de herramientas de IA. Esto ayuda a los equipos ocupados a navegar los cambios más fácilmente, incluso con los rápidos desarrollos de la IA generativa.

Abraza la experimentación

Hay riesgos que vienen con el uso de IA. Dicho esto, no usar IA también presenta sus propios riesgos.

Bedell lo desglosó así: “Por un lado, tienes empresas que están adoptando la IA. Por otro lado, hay empresas que han optado por prohibir su uso por completo porque es demasiado nuevo. Entiendo que estén preocupados por el riesgo, pero siento que están perdiendo una gran oportunidad de permitir que su gente aprenda a aprovecharlo realmente”.

La inteligencia artificial llegó para quedarse. Seguiremos encontrando más aplicaciones para la IA en las comunicaciones, los medios y las relaciones públicas. Para evitar quedarse atrás, es fundamental animar a su equipo a experimentar con frecuencia con la tecnología de IA.

Aprovechar el poder de la IA en las comunicaciones

La inteligencia artificial puede ser un poderoso aliado en el mundo en constante evolución de la comunicación corporativa. Cuando combinamos la IA con la experiencia humana, nos abrimos a una nueva era de comunicación que permite a los profesionales conectarse, resonar e impulsar el éxito a escala.

Para obtener más información sobre cómo los líderes de comunicaciones están extrayendo valor de las tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y más, consulte el Informe sobre el estado de las redes sociales en 2023 de Sprout.