Cómo escribir el mejor correo electrónico de confirmación de cita (+ ejemplos)

Confirmaciones: se aseguran de que la realidad esté a la altura de sus expectativas. Piensa en lo esenciales que son las confirmaciones en tu vida cotidiana.

Usted va a McDonald's y pide su café y panecillo con tocino y huevo, sin queso, pero el empleado lo apura sin confirmar su pedido. Luego, conduce por la carretera con su desayuno solo para descubrir que su bebida es chocolate caliente y su galleta de mantequilla gotea con queso. No bueno.

O, en una escala más dramática, tal vez reserve el lugar de recepción de sus sueños para el sábado por la noche después de su boda. Meses después, te enteras de que programaron el domingo y ya reservaron el espacio del sábado por la noche para otra persona. Qué fastidio, ¿verdad?

Los correos electrónicos de confirmación de citas evitan que las calamidades o incluso los inconvenientes menores se cuelen en la vida. Son fáciles de enviar, tan simples y francamente poderosos.

Si tiene una empresa que brinda servicios de citas (ya sean consultas, reuniones, entrevistas o incluso tratamientos de seguimiento con pesticidas), los correos electrónicos de confirmación de citas son una forma sencilla de evitar sorpresas y mejorar la experiencia de sus clientes. Si bien no tiene sentido llorar por la leche derramada, hay una buena razón para que un vegano llore por una galleta con queso: ¡no querrás que ninguno de tus clientes derrame una lágrima!

¿Listo para incorporar estos correos electrónicos en sus comunicaciones? Afortunadamente para ti, hemos hecho todo el trabajo duro. A continuación, encontrará excelentes ejemplos de correos electrónicos de confirmación de citas, guiones de muestra y consejos para escribir sus propios correos electrónicos desde cero. ¡Empecemos!

¿Qué es un correo electrónico de confirmación de cita?

¿Qué es un correo electrónico de confirmación de cita? Todo está en el nombre: es un correo electrónico que confirma una cita. Suficientemente simple.

Pero hay un poco más que eso. Cualquiera puede enviar cualquier correo electrónico de confirmación, pero se necesita un poco de tacto y estrategia para elaborar un mensaje de calidad. Aquí hay algunas mejores prácticas simples que puede seguir para escribir correos electrónicos efectivos de confirmación de citas.

Cómo escribir un correo electrónico de confirmación de cita

La eficacia de su correo electrónico está en el diseño, el contenido y la entrega.

Diseño

Los correos electrónicos de confirmación de citas deberían ser dolorosamente simples. Manténgase en la marca, pero no se deje atrapar tanto por la creatividad que el mensaje pierda su intención. Recuerde, este no es un correo electrónico de marketing (más información sobre por qué es importante en breve). Solo está tratando de confirmar una cita con el destinatario.

Mira este ejemplo de Airbnb. Mantuvieron las cosas al mínimo. Confirmaron el viaje, proporcionaron una imagen del alojamiento (que me ayudó a recordar cuál elegí), me dieron las fechas y proporcionaron algunos detalles adicionales debajo del enlace del itinerario completo. Simple pero eficiente.

Contenido

No necesita ningún GIF elegante, una copia inteligente o CTA convincentes. Proporcione exactamente lo que el destinatario espera: detalles de confirmación de su cita. Nada más y nada menos.

Dependiendo de su servicio, puede incluir imágenes básicas o un enlace a "Confirmar cita". Eso está muy bien, pero no pase por alto el propósito de su correo electrónico: confirmar la cita.

Entrega

En Twilio SendGrid, vivimos según el lema: "Envíe el mensaje correcto, a la persona correcta, en el momento correcto, con la frecuencia correcta, en el canal correcto". Sí, es un bocado, pero es una excelente guía para comunicarse con los destinatarios.

• Mensaje: email de confirmación de cita
• Persona: los que hicieron una cita
• Tiempo: lo antes posible
• Frecuencia: un correo electrónico inicial y quizás un segundo seguimiento si la cita es más lejana
• Canal: su destinatario puede preferir correo electrónico y/o mensaje de texto

La entregabilidad también es un factor esencial a considerar. “Evite intentar agregar mensajes de marketing a sus mensajes transaccionales”, dice Will Boyd , experto en entrega de correo electrónico de Twilio SendGrid. “Esos pueden causarle problemas porque los proveedores de buzones escanean su contenido. Si sienten que el mensaje es más del lado de la comercialización... es más probable que coloquen ese mensaje en spam en comparación con si sienten que es correo transaccional puro".

Mejores prácticas

Aquí hay algunos consejos extra breves y dulces para ayudarlo a crear correos electrónicos estelares de confirmación de citas:

1. Crea una línea de asunto obvia. Ahora no es el momento de ponerse cursi. Haz que tu sujeto sea súper transparente. Por ejemplo, pruebe "Confirmación de cita de peluquería" o "Confirmación de su próxima cita con el dentista". Su destinatario no tendrá problemas para adivinar de qué se trata este correo electrónico, y también podrá buscar fácilmente el correo electrónico si tiene dificultades para encontrarlo más tarde.
2. Deja en claro de quién proviene el correo electrónico. De acuerdo con nuestro reciente informe de participación de correo electrónico , el remitente es el elemento más importante de un correo electrónico que afecta si un destinatario abrirá un correo electrónico o no. “Para algunos destinatarios, solo el remitente es toda la información que necesitan para abrir un correo electrónico”. Ah, y evita las direcciones de correo electrónico sin respuesta (como "[email protected]"). He aquí por qué .
3. Incluya botones para agregar al calendario. Esta conveniencia adicional mejora las probabilidades de que sus destinatarios se presenten a su cita, una situación en la que todos ganan, tanto para usted como para sus clientes.
4. Proporcione información de contacto. Facilite que sus destinatarios se comuniquen con usted si hay un problema con su cita o si necesitan reprogramarla.

Script de ejemplo de correo electrónico de confirmación de cita

La voz y el tono de sus correos electrónicos variarán según su marca. A continuación, he incluido una plantilla de correo electrónico simple para una confirmación más formal. Siéntase libre de usarlo como está o ajustarlo a sus necesidades.

Asunto: Su cita está confirmada

Nombre Hola],

Su cita de [tipo de cita] está confirmada para [día de la semana], [mes] [fecha]], [año].

¿Necesitas cambiar tu cita?

Para realizar cambios en su cita, haga clic aquí , llame al 000-0000-000 o responda a este correo electrónico.

Sencillo, ¿verdad? Eso es realmente todo lo que debe incluir el correo electrónico de confirmación de su cita.

Ejemplos de correo electrónico de confirmación de cita

¿Busca inspiración para sus correos electrónicos de confirmación de cita? Aquí hay algunos ejemplos simples (pero efectivos).

Masaje Floreciente

Confía en mí, nunca me perdería mi masaje anual. Aún así, es genial recibir un correo electrónico de confirmación de cita como un recordatorio amistoso. Blooming Massage lo tiene justo aquí con un diseño básico y todos los elementos esenciales: quién, qué, cuándo, dónde, cómo, todo lo que necesito saber.

Fidelidad

Fidelity lo consigue aquí con todos los elementos esenciales. Sé cuándo es la reunión, dónde debo estar, qué vamos a discutir y con quién me reuniré. Toda la información está en negrita, fácil de leer y rápida de encontrar. Y si el tiempo ya no me da, hay un gran botón naranja en el que puedo hacer clic para reprogramar mi cita.

SpotHero

Este correo electrónico de confirmación de cita de SpotHero tiene todos los detalles que podría pedir. Sé con qué placa reservé el lugar, dónde está el lugar, cuándo puedo entrar, cuándo tengo que salir y cuánto me costó. Además, incluyen un enlace a mi pase de estacionamiento dentro del correo electrónico, una cosa menos de la que tengo que hacer un seguimiento.

Para encontrar plantillas de correo electrónico de confirmación de citas y otros diseños de correo electrónico preconstruidos, ¡consulte nuestra galería de plantillas de correo electrónico gratuitas!

Uso de SMS con correo electrónico

El correo electrónico siempre ha sido un método comprobado para llegar a audiencias globales, pero ahora los SMS también se están convirtiendo en una excelente manera para que las empresas se conecten con sus clientes. Cada vez más empresas utilizan la mensajería SMS para comunicarse con sus clientes sobre todo, desde promociones hasta descuentos y recordatorios de citas.

El correo electrónico es ideal para mensajes más largos que pueden incluir imágenes y archivos adjuntos o información que sus destinatarios podrían querer guardar para más tarde. Los SMS son perfectos para información breve y oportuna (como un recordatorio sobre una próxima cita).

Si tiene dificultades para decidir si usar correo electrónico o mensajes de texto para confirmar sus citas, consulte Correo electrónico o SMS: ¿Qué canal debe elegir? Independientemente de si sus clientes prefieren mensajes de texto o correos electrónicos, los mensajes de confirmación de citas mejorarán la comunicación con sus clientes: ¡comience lo antes posible!