Definición e implementación de flujos de trabajo de aprobación

Nunca pase por alto la calidad. Si completa sus entregables a tiempo pero no cumple con las expectativas de sus partes interesadas, está en problemas. Un flujo de trabajo de aprobación puede ayudar a garantizar la calidad e incluso puede optimizar los procesos cuando forma parte de un flujo de trabajo automatizado más grande.

Existen diferentes tipos de flujos de trabajo de aprobación y no todos están automatizados. Después de aprender la definición, puede elegir la que mejor se adapte a sus procesos. Echemos un vistazo a lo que es un flujo de trabajo de aprobación y cómo la automatización de los flujos de trabajo de aprobación puede ayudarlo a trabajar mejor y de manera más eficiente.

¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?

Un flujo de trabajo de aprobación es una forma de enrutar algo a una persona con autoridad para mover ese elemento a la siguiente etapa de producción. Es parte de un flujo de trabajo que se puede realizar de forma manual o automática. Esto ayuda a garantizar la calidad a lo largo de la canalización, pero también evita retrasos en las aprobaciones necesarias.

La secuencia lógica de tareas se interrumpe por un flujo de trabajo de aprobación en el que el trabajo se detiene hasta que la tarea haya sido aprobada por la persona designada. La automatización de los flujos de trabajo reduce los cuellos de botella y aumenta la eficiencia, lo que mejora la productividad en el lugar de trabajo.

La persona con autoridad para aprobar el trabajo suele ser el gerente directo de cualquier equipo que esté haciendo ese trabajo, pero también puede ser una persona de control de calidad o un gerente interdepartamental según el proceso. Puede haber muchas o pocas aprobaciones en el flujo de trabajo según el alcance del producto y la organización.

Al automatizar tareas y agregar flujos de trabajo de aprobación, las empresas pueden ayudar a los equipos a trabajar de manera más productiva mientras se aseguran de que la calidad del trabajo se mantenga en un alto nivel. ProjectManager es un software en línea que automatiza los flujos de trabajo y tiene configuraciones de aprobación de tareas para agilizar el trabajo. Agregue aprobaciones de tareas a su flujo de trabajo personalizado o junto con la automatización para configurar un aprobador antes de que se puedan actualizar los estados. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Tipos de flujos de trabajo de aprobación

Hay muchos tipos diferentes de estructuras de flujo de trabajo, pero comenzaremos con un portal de envío de tareas. Aquí es donde se envía un documento, una orden de compra o algún tipo de tarea para que una parte interesada, un gerente o un aprobador pueda aprobarlo.

Eso lleva a definir quiénes son esos aprobadores en el flujo de trabajo. Por ejemplo, muchas herramientas de software con automatización tienen una forma de otorgar a una persona específica el derecho de editar, ver o administrar el envío.

El flujo de trabajo de aprobación suele tener una fecha límite para evitar retrasos, cuellos de botella y retrasos. A menudo, cuando se envía para su aprobación, la tarea activará una notificación para alertar al aprobador que el trabajo está listo para su revisión.

Hay varios tipos de flujos de trabajo de aprobación, cada uno empleado para proporcionar una mayor eficiencia a los procesos de las organizaciones. Permiten que el trabajo siga avanzando sin demora sin descuidar la calidad del trabajo que pasa por un flujo de trabajo de aprobación. Hay tres tipos principales de flujos de trabajo de aprobación.

1. Flujo de trabajo de aprobación del proceso

Este proceso de aprobación se emplea cuando se trabaja con tareas predecibles y repetibles. Este flujo de trabajo se utiliza mejor en procesos en los que los miembros del equipo conocen el resultado que quieren lograr y tienen un camino claro para alcanzar ese objetivo. Por ejemplo, en la aprobación de documentos, se suele emplear el flujo de trabajo de aprobación de procesos.

2. Flujo de trabajo de aprobación de proyectos

Si necesita un flujo de trabajo más flexible, probablemente usará un flujo de trabajo de aprobación de proyectos. Este flujo de trabajo también es adecuado para tareas con objetivos definidos; sin embargo, a diferencia de un flujo de trabajo de aprobación de procesos, la ruta para lograr estos objetivos no está clara. Este flujo de trabajo de aprobación se usa a menudo en proyectos creativos, ya que se conoce el final, pero cómo llegar allí es más una improvisación colectiva. Tomemos, por ejemplo, las campañas de marketing, que tienen objetivos específicos y deben alcanzar indicadores clave de rendimiento (KPI), pero cómo se alcanzan esos KPI no está claro y puede requerir varios intentos.

3. Flujo de trabajo de aprobación de casos

Algunos flujos de trabajo no tienen una ruta clara. En tal flujo de trabajo, aplicaría un flujo de trabajo de aprobación de casos. Este es un flujo de trabajo ideal cuando el objetivo no está definido cuando el equipo comienza su trabajo, pero se enfoca claramente a medida que trabajan con información adicional en el proceso de trabajo. Para comprender mejor el flujo de trabajo de aprobación de un caso, piense en un reclamo de seguro. El resultado de un reclamo de seguro no está claro hasta que se recopila más información a medida que avanza en su proceso.

Automatización de flujos de trabajo de aprobación

Como se mencionó, los flujos de trabajo de aprobación se pueden realizar manualmente o el proceso se puede automatizar. En el último caso, la automatización de los flujos de trabajo de aprobación mueve elementos a través del flujo de trabajo activando una respuesta una vez que se completa una determinada acción.

Los procesos de aprobación manual son problemáticos. Esto puede causar comentarios contradictorios, falta de claridad en términos de quién tiene autoridad cuando hay varios revisores, falta de comunicación de los objetivos, demasiadas revisiones, plazos incumplidos y más. Los flujos de trabajo de aprobación automatizados pueden evitar esos obstáculos y hacer que los flujos de trabajo avancen sin problemas.

La automatización de los flujos de trabajo de aprobación garantiza que el proceso sea responsable y se mantenga productivo. Esto es algo de lo que pueden beneficiarse las organizaciones de cualquier tamaño. Pero primero, los pasos de un flujo de trabajo deben estar claramente definidos. Considere cómo se solicitan los envíos, los criterios que se deben cumplir para que la tarea obtenga la aprobación, quiénes son esos aprobadores a lo largo del flujo de trabajo, la ruta de los envíos después de la aprobación o el rechazo, etc.

Beneficios del flujo de trabajo de aprobación

El principal beneficio de usar un flujo de trabajo de aprobación es que agiliza sus procesos. Mejora la eficiencia al mover los elementos más rápido a través de la canalización y genera menos errores al definir los pasos de ese flujo de trabajo, la aprobación y garantizar que todos los miembros del equipo se concentren en su trabajo.

También se asegura de que el artículo se haya aprobado correctamente y que la aprobación se haya entregado con prontitud. Esto ayuda a los equipos a cumplir con los plazos, ya sea que la tarea tenga uno o varios aprobadores.

También hay menos errores cuando se trabaja con un flujo de trabajo de aprobación. La automatización se asegura de que las aprobaciones solo ocurran cuando se hayan cumplido los criterios para las aprobaciones. Eso significa que pasan menos errores que tendrán que repararse más tarde, lo que causará retrasos. Esto ahorra tiempo y evita correcciones costosas y frustrantes.

La automatización también es una forma de mejorar la comunicación en términos de seguimiento del estado de la tarea y garantizar que el equipo esté al tanto de las actualizaciones o aprobaciones pendientes. Este tipo de transparencia en el proceso ayuda a evitar malentendidos que retrasan aún más el proceso.

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Los cuellos de botella son problemas comunes en los flujos de trabajo y causan retrasos y frustración. Los flujos de trabajo de aprobación reducen estos costosos bloqueos mediante la automatización. Por ejemplo, si hay muchos aprobadores en una tarea, el flujo de trabajo de aprobación automatizado se puede configurar para enviar a todos los aprobadores una solicitud para que la tarea avance más rápido.

Otra ventaja es que la automatización conduce a una mayor consistencia, que es una forma de optimizar los procesos. Garantiza que todo lo que se aprueba automáticamente cumple con los criterios y la política de la organización. La automatización de este proceso acelera el flujo de trabajo ya que ya no se requieren revisiones manuales.

Mejores prácticas para el flujo de trabajo de aprobación

El primer aspecto, y posiblemente el más importante, de cualquier flujo de trabajo de aprobación es asegurarse de elegir quién tiene la autoridad para realizar las aprobaciones. Todo el proceso se basa en esta decisión. Incluso en los flujos de trabajo de aprobación automatizados, el aprobador es la protección contra cualquier cosa que no cumpla con sus criterios de aprobación.

Se sugiere la automatización, especialmente cuando se trata de múltiples aprobadores. Como se indicó, puede enviar avisos de aprobación a todos los aprobadores a la vez. También lo ayudará a identificar redundancias en su flujo de trabajo, que se pueden eliminar para agilizar aún más el proceso.

Establecer fechas de vencimiento ayuda a evitar retrasos, no solo para completar la tarea, sino también para la aprobación y los comentarios. Para asegurarse de que estas fechas de vencimiento no se pierdan en la confusión, busque una herramienta que tenga notificaciones automáticas que envíen correos electrónicos o alertas en la aplicación.

ProjectManager y flujos de trabajo de aprobación

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con automatización de flujos de trabajo y aprobaciones de tareas. Cree flujos de trabajo personalizados y designe una aprobación para una mejor gestión de tareas. Las aprobaciones se pueden configurar para automatizar una acción específica y optimizar los flujos de trabajo para una mayor productividad.

Optimice las tareas repetitivas con la automatización del flujo de trabajo

El primer paso para aprobar flujos de trabajo es definir claramente las fases de su trabajo. Los flujos de trabajo personalizados lo ayudan a establecer reglas que dirigen la ruta que deben tomar las tareas. También definirán los usuarios que pueden cambiar el estado o adelantar tareas. Los flujos de trabajo personalizados y las aprobaciones de tareas se pueden automatizar definiendo disparadores que establezcan ciertas acciones. Establezca disparadores para el estado, la prioridad, el progreso y otros que pueden asignar un usuario, eliminar un usuario, establecer la prioridad, procesar el porcentaje y más.

Reciba notificaciones en tiempo real para estar al tanto de las aprobaciones

Para agilizar los flujos de trabajo, los aprobadores deben saber cuándo se les ha enviado una tarea para su aprobación. Nuestras notificaciones permiten a los usuarios ver estas alertas en tiempo real. Se envían instantáneamente a su bandeja de entrada, pero también crean una alerta en el software para que no tenga que abandonar la herramienta e interrumpir su flujo de trabajo. Puede personalizar las notificaciones para hacer más que solo alertarlo cuando se necesitan aprobaciones, sino también cuando se asignan a una tarea, actualizaciones de progreso, cambios en las fechas de vencimiento y más.

Otra característica que lo ayuda con el flujo de trabajo son los datos en tiempo real, que informan una mejor toma de decisiones. Obtenga una vista de alto nivel del proyecto con nuestro tablero en vivo. No se requiere configuración, solo cambie para ver su progreso en términos de costos, tiempo, carga de trabajo y más. Para obtener más información, los informes personalizables se centran en lo que desea ver. Se pueden compartir fácilmente con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

ProjectManager es un software galardonado que automatiza los flujos de trabajo y establece la configuración de aprobación para mantener la productividad de los equipos al liberarlos de las tareas manuales y repetitivas. Otras características administran el riesgo y los recursos para mantenerlo encaminado. Únase a los equipos de la NASA, Siemens y Nestlé que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.