Cómo armar un equipo de proyecto

Los proyectos, sin importar el tamaño y el alcance, son complejos. Si no lo fueran, bien podrían ser solo tareas en una lista de tareas pendientes. Afortunadamente, la planificación de proyectos es un esfuerzo de equipo: para cada proyecto, hay un equipo de proyecto que trabaja en conjunto para hacer realidad los entregables.

¿Cómo se unen estos equipos? ¡No solos! Hay muchas formas de formar equipos de proyecto y muchos factores a tener en cuenta.

¿Qué es un equipo de proyecto?

Un equipo de proyecto está compuesto por individuos que trabajan juntos hacia un objetivo común. Esto puede incluir ejecutivos, un gerente de proyecto, líderes de equipo de diferentes departamentos y miembros del equipo. El funcionamiento de este equipo depende de cómo esté organizado, lo que puede adoptar la forma de diferentes estructuras organizativas del proyecto.

Dentro de una estructura de equipo de proyecto típica, los proyectos están encabezados por el director del proyecto, aunque también pueden estar dirigidos por un ejecutivo al que le reporta el director del proyecto. La característica clave de este tipo de equipo es que todos reportan al gerente del proyecto u otra persona en la parte superior de la cadena de mando.

El director del proyecto a menudo gestiona el proyecto, el equipo y todas las tareas relacionadas en el software de gestión de proyectos. Idealmente, el software de gestión de proyectos permite la colaboración en equipo, así como la planificación, para que los equipos puedan estar en su mejor momento, como con ProjectManager.

¿Qué es la estructura del equipo del proyecto?

Una estructura de equipo de proyecto es un tipo de estructura organizativa de proyecto en la que el proyecto está dirigido por un director de proyecto con control total de todo el proyecto. El director del proyecto crea un plan y un cronograma del proyecto, reúne un equipo, asigna tareas y responsabilidades y supervisa el proyecto en cada paso del camino. Por esta razón, caracterizamos este tipo de estructura como “proyectizada” porque la estructura del equipo está impulsada por las demandas del proyecto individual.

Imagina una cadena alimenticia. El director del proyecto está en la parte superior y varios miembros del equipo conforman los diferentes niveles. El segundo nivel de la "cadena alimentaria" está dirigido por un puñado de líderes, cada uno con su propio enfoque (jefe de marketing, jefe de producto, jefe de ventas, etc.).

Debajo de cada líder, el siguiente nivel está formado por un grupo de miembros del equipo. Por ejemplo, el nivel debajo de un líder de marketing puede estar compuesto por un escritor de contenido, un editor, un administrador de correo electrónico, etc. Estos miembros del equipo informan a sus respectivos líderes, y los líderes informan al administrador de proyectos en la parte superior.

Administrar a todos los miembros de su equipo puede ser un poco abrumador, pero no tiene por qué ser así. Hoy en día, la mayoría de los gerentes de proyectos usan software de planificación de proyectos como ProjectManager para administrar sus equipos, automatizar los flujos de trabajo y colaborar con los miembros del equipo en tiempo real.

Cómo armar un equipo de proyecto

Reunir un equipo de proyecto consiste tanto en seleccionar a los miembros del equipo como en desarrollar la estructura organizativa del proyecto. Independientemente de la estructura organizacional que elija, esto implica establecer reglas y procedimientos, definir expectativas y establecer comunicación. Si estas cosas no están claramente definidas antes de que comience el proyecto, inevitablemente generarán problemas en el futuro.

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Tres pasos clave para crear un equipo de proyecto

Como dijimos, armar un equipo de proyecto se verá diferente según el proyecto y la estructura organizacional. Con eso en mente, aquí hay algunos detalles universalmente útiles para enfocarse al armar su equipo.

1. Considere las necesidades interdepartamentales: muchos proyectos requieren que varios departamentos trabajen juntos para lograr los resultados. Dentro de la estructura del equipo del proyecto, cada departamento involucrado debe estar encabezado por un líder que administre un equipo de personas en su departamento. Entonces, antes de entrar en el meollo de la cuestión de armar el equipo, decida qué departamentos involucrar y quién los dirigirá.
2. Cree prácticas de comunicación: debido a que la estructura del equipo del proyecto involucra tantos niveles de personas, es extremadamente importante mantener una comunicación fluida. De lo contrario, el equipo comenzará a sentirse como varios departamentos independientes que trabajan para lograr diferentes objetivos. La mejor manera de evitar que esto suceda es establecer una cadencia para las reuniones, solicitar informes de estado, programar tiempo de colaboración interdepartamental y muchas otras ideas.
3. Defina claramente las expectativas: la mejor manera de configurar la comunicación para el éxito y mantener todo el proyecto funcionando sin problemas es definiendo claramente las expectativas. Los proyectos más exitosos están dirigidos por gerentes de proyectos que establecen reglas básicas y definen las expectativas desde el principio. Estas reglas también pueden incluir límites claros, qué pasos tomar si algo sale mal y más. Recomendamos ir tan lejos como para poner estas cosas por escrito y mantener el documento en algún lugar al que todo el equipo pueda hacer referencia.

Cómo mapear las habilidades de los miembros del equipo para las asignaciones

Ahora que sentó las bases de la estructura de su equipo de proyecto y reunió al equipo, es hora de comenzar a asignar tareas. Pero, antes de hacerlo, es extremadamente ventajoso evaluar quién tiene las habilidades para asumir mejor ciertas tareas. Todo el mundo tiene fortalezas y debilidades, y aprovechar las fortalezas de un miembro del equipo puede mejorar considerablemente los resultados.

Para saber qué miembros del equipo son los más adecuados para las tareas, un gerente de proyecto o líder de equipo debe hacer un balance de la experiencia y las especialidades de todos. Esto se hace mediante la creación de una matriz de habilidades.

¿Qué es una matriz de habilidades?

Una matriz de habilidades es una tabla que se utiliza para cuantificar e ilustrar las habilidades, la experiencia y el nivel de interés de cada miembro del equipo. El director del proyecto y/o el líder del equipo primero deben evaluar el interés de un miembro del equipo en una determinada tarea. Este interés se compara luego con sus habilidades. Luego, esta comparación se agrega a una tabla que compara las habilidades e intereses de todos los miembros del equipo.

Para hacer una matriz precisa, debe crear una escala para "puntuar" a las personas. Cuando todos estos puntajes se muestran en una tabla, es más sencillo tomar decisiones objetivas que sean mejores para el proyecto. También es una excelente oportunidad para tomar nota de los intereses de un individuo frente a su experiencia, y tal vez darle más oportunidades en el futuro.

Beneficios de una estructura de equipo de proyecto

Cuando un equipo de proyecto está estructurado de arriba hacia abajo, todos saben exactamente a quién informar, ya sea para hacer preguntas, obtener aprobación, presentar resultados o cualquier otra cosa. No hay confusión sobre con qué miembros del equipo colaborar.

Otro beneficio de la estructura de un equipo de proyecto es que está completamente impulsado por las necesidades del proyecto. Diferentes proyectos tienen diferentes demandas. Este tipo de estructura organizativa se adapta a la medida de estas demandas. Ahora, eso no quiere decir que una estructura de equipo de proyecto sea siempre la elección correcta. Hay peligros potenciales a tener en cuenta.

Trampas de una estructura de equipo de proyecto

Anteriormente discutimos cómo las estructuras del equipo del proyecto están determinadas por las necesidades del proyecto específico. Si bien esto puede ser una gran cosa, también puede resultar en desperdicio. ¿Cómo? Al comienzo de cada nuevo proyecto, se debe crear una nueva estructura de equipo de proyecto, en lugar de reutilizar una estructura de proyectos anteriores.

Otro escollo a tener en cuenta es la posibilidad de que todo el equipo se desintegre. Si el gerente del proyecto no tiene cuidado, la comunicación entre los líderes puede desmoronarse. Cuando esto sucede, la colaboración se detiene bruscamente y los miembros del equipo comienzan a pisarse los dedos de los pies unos a otros.

Cómo mejorar la colaboración en equipo

Mejorar la colaboración en equipo es más fácil decirlo que hacerlo, y suponer que la colaboración perfecta sucede por sí sola es un gran error. La colaboración exitosa en equipo es la culminación de estrategias bien pensadas y la adaptación a los desafíos. Si te preguntas por dónde empezar, considera estos tres consejos.

• Elija el tipo correcto de estructura organizativa del proyecto: hemos hablado sobre el funcionamiento interno y los beneficios de una estructura de equipo de proyecto, pero eso no significa que sea la adecuada para cada equipo o proyecto. De hecho, si la colaboración se convierte en un gran problema, puede ser hora de dar un paso atrás y considerar la reestructuración. No existe una estructura organizativa “de oro” que funcione a la perfección el cien por cien de las veces.
• Cree un plan de comunicación: uno de los primeros pasos para mejorar la colaboración es hacer que todos estén en sintonía. Dentro de la estructura de un equipo de proyecto, esto significa asegurarse de que los diferentes equipos tengan la misma información para trabajar y sepan exactamente cómo comunicarse entre sí para hacer preguntas, expresar ideas, etc. Cuando este es el caso, y el proyecto está compuesto de varios equipos y líderes de equipo, un plan de comunicación les permite a todos saber exactamente cómo trabajar juntos.
• Elija soluciones inteligentes de gestión de equipos: los equipos crecen cada día, pero eso no significa que todos vayamos a la misma oficina. Las herramientas de gestión de equipos se crearon para empoderar al equipo moderno, compuesto por personas en diferentes departamentos o incluso en diferentes zonas horarias. Debido a esta evolución, necesitamos tecnología que facilite más que nunca la colaboración y la comunicación. Las herramientas de gestión de equipos crean un espacio digital para que todos colaboren y vean en qué están trabajando los demás.

ProjectManager mejora su equipo de proyecto

ProjectManager ofrece las soluciones de gestión de equipos más inteligentes que existen, conectando a todos en el equipo, mejorando la colaboración y reduciendo la confusión. Cada aspecto de nuestro software de gestión de proyectos se creó pensando en los equipos de proyectos, y hemos facilitado la colaboración en todo lo que necesita, como tareas, diagramas de Gantt y más.

¿Necesita conocer a la persona adecuada para hacer una pregunta? Use la página Equipo para ver en qué están trabajando todos los miembros de su equipo y quién podría tener la respuesta. Y cuando esté formando un nuevo equipo para un proyecto, vea una lista o individuos desglosados ​​en departamentos o filtre a los individuos por ciertas habilidades.

Cuando haya creado su "equipo de ensueño", comuníquese a través de comentarios y etiquetas, en lugar de largas y desordenadas cadenas de correo electrónico. Cuando te mencionen en un comentario, recibirás una notificación y un correo electrónico para que nunca te pierdas una pregunta o una actualización.

ProjectManager es la herramienta perfecta para equipos distribuidos o en la oficina. Hay funciones que pueden llevar su proyecto desde la planificación hasta la creación de un equipo de proyecto, la ejecución, el seguimiento y la elaboración de informes. Vea por sí mismo cómo nuestro software puede ayudarlo a administrar y respaldar sus equipos virtuales hoy probando ProjectManager de forma gratuita.