¿Qué es un registro de auditoría y cómo realizar uno?

El seguimiento de lo que hace es esencial para una ejecución adecuada. Sin una imagen clara de dónde se encuentra, nunca tendrá un camino claro hacia donde necesita estar. Con respecto a la gestión de proyectos, una pista de auditoría es una forma de entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.

Una pista de auditoría no solo se usa en la gestión de proyectos y sirve a muchas industrias. Cualquier negocio con transacciones, procesos de trabajo, contabilidad y comercio puede beneficiarse de saber qué es un registro de auditoría, los diferentes tipos de registros de auditoría y cómo hacerlo.

¿Qué es un registro de auditoría?

Un registro de auditoría captura los detalles de una transacción financiera, un evento de trabajo, una fase de desarrollo de productos o una entrada en el libro mayor financiero. Esta información está marcada con la fecha y la hora en que se recopila para evaluarla mejor en contexto.

A pesar de ser utilizados en diferentes industrias, todos los registros de auditoría comparten el mismo propósito: rastrear una secuencia de eventos o acciones en orden cronológico. Pueden ser transacciones de corretaje en finanzas, registros médicos en atención médica y documentación de procesos en gestión de proyectos.

El uso de una pista de auditoría en la gestión de proyectos proporciona un registro histórico del proyecto al que se puede acceder como investigación cuando se planifican proyectos similares. Si bien una pista de auditoría se puede recopilar manualmente, se ha vuelto más común que el proceso se realice automáticamente con registros electrónicos.

Más que un registro histórico, los registros de auditoría pueden mostrar pruebas de cumplimiento e integridad operativa. De hecho, sirven para muchos propósitos, como proporcionar información para una auditoría, pero también mantener registros financieros, transacciones de comunicación y más. Como sugiere el nombre, los registros de auditoría proporcionan un registro de datos que incluye la fecha, la hora y la información del usuario asociada con la información.

El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a generar, rastrear y archivar el registro de auditoría. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajos que captura registros de auditoría en tiempo real y tiene almacenamiento de archivos ilimitado para archivarlos en un centro de fácil acceso. Utilice nuestra función de informes con un solo clic para generar auditorías a tiempo, tareas, carga de trabajo y mucho más. Todos los informes se pueden filtrar para centrarse en datos específicos, se pueden compartir y almacenar fácilmente para referencia futura. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Beneficios de las pistas de auditoría

La capacidad de rastrear y administrar registros y usar un registro de auditoría para rastrear estos registros hasta su origen es útil por varias razones. Uno, crea más responsabilidad del usuario. Las acciones del usuario se registran automáticamente y se pueden rastrear hasta ellas, lo que promueve un uso adecuado y puede evitar la infección por virus.

Si alguna vez hay una investigación sobre algo, la pista de auditoría proporciona una manera de ver cuándo, quién y qué del evento. Los registros de auditoría le brindan visibilidad del proceso y se pueden usar para evitar futuros ataques, fallas del sistema y otros daños en los datos.

Al mismo tiempo, puede detectar rápidamente cualquier comportamiento sospechoso o acceso no autorizado. Esto protege su propiedad intelectual, información personal, registros financieros y más. Además, el monitoreo en tiempo real puede ayudar a detectar otros problemas y abordarlos rápidamente antes de que provoquen fallas en el sistema, errores operativos o permitan que ocurran actividades sospechosas sin recurso.

Tipos de pistas de auditoría

Si bien es cierto que los registros de auditoría se pueden encontrar en industrias dispares, los tipos de registros de auditoría son menos variados. Hay tres tipos principales de pistas de auditoría que se utilizan para diferentes industrias y sirven para diferentes propósitos. Sin embargo, para comprender el alcance de lo que puede ser un registro de auditoría, es importante comprender la diferencia entre auditorías externas, internas y del Servicio de Impuestos Internos (IRS).

Auditorías Externas

Una auditoría externa es ejecutada por una agencia independiente, generalmente un contador público certificado (CPA), que es contratado por una organización para capturar una imagen imparcial y clara de las finanzas de la empresa. Esto ofrece una visión externa de la situación financiera de su negocio y lo ayudará a confirmar sus propios hallazgos internos.

Auditorías internas

Las auditorías internas se realizan dentro de la empresa. Hay varios tipos diferentes de auditorías internas, incluidas las auditorías de cumplimiento, operativas, financieras y de tecnología de la información. Se requiere capacitación de los empleados para auditar los diferentes departamentos y asegurarse de que los procesos, protocolos y tareas gerenciales se realicen correctamente.

Auditoría del IRS

Esta es la auditoría con la que la mayoría de la gente probablemente está familiarizada (y temida), ya que se puede realizar tanto a instituciones como a individuos. El IRS generalmente se enfoca en una empresa o individuo con una auditoría si sospecha que no está pagando su parte justa en impuestos. El IRS está auditando para ver si de hecho existe una discrepancia entre los documentos financieros y los montos registrados en los documentos fiscales o no.

Cómo hacer un registro de auditoría: qué incluir

En la gestión de proyectos, es fundamental mantener un registro de todos los cambios en el proyecto, el plan de trabajo y las tareas. Independientemente del tipo de auditoría y del tipo de negocio que realice la auditoría, hay ciertos elementos que deben incluirse.

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Es importante incluir todo lo necesario para mostrar qué eventos ocurrieron, quién era la persona o qué sistema los causó. Esos registros muestran lo que sucedió con el ID de usuario asociado, el programa o comando que creó el evento y cuál fue el resultado.

Cada uno de estos artículos debe estar sellado con la fecha y la hora en que ocurrió. Básicamente, una pista de auditoría se compone de las acciones realizadas y los comandos realizados por cada usuario, los archivos y recursos accedidos con la fecha y hora de estas acciones.

Ejemplos de pistas de auditoría

Los registros de auditoría pueden ser muy simples o complejos. Una pista de auditoría podría ser tan simple como un recibo por la compra de un artículo. El recibo tendría la fecha de la transacción, el precio, el lugar donde se compró y quién participó en la transacción.

Otro ejemplo es cuando una empresa está comprando equipo de oficina. Primero necesitarían crear una orden de compra para autorizar esa compra. En el lugar donde se venda el equipo se entregará una factura con el detalle de la fecha de venta, monto y descripción del artículo adquirido. Esta es la pista de auditoría.

¿Cómo se mantiene un registro de auditoría?

Para mantener un registro de auditoría, debe recopilar los datos, incluidas las entradas en curso y el trabajo de gestión de datos. Esto es lo mismo si está creando una nueva política, un flujo de trabajo o adaptando los flujos de trabajo existentes.

Todas las entradas y acciones se administran y registran para que sean fácilmente accesibles para futuras referencias. La creación de una pista de auditoría para estos flujos de trabajo implica el mantenimiento de un centro de documentación para rastrear los formularios. Los archivos de auditoría deben mantenerse durante la vigencia de los registros.

Industrias que necesitan pistas de auditoría

Como se mencionó anteriormente, las pistas de auditoría son necesarias en muchas industrias. Ciertamente, cualquier organización que deba permanecer en cumplimiento y segura necesitará registros de auditoría. Los registros electrónicos necesitan especialmente pistas de auditoría para defenderse de las infracciones en la seguridad y mantener informes de cumplimiento. Esto es tanto para auditorías externas como internas.

Organizaciones como agencias gubernamentales y universidades se ocupan de datos confidenciales y cualquier otra industria que maneje dicha información necesitará pistas de auditoría. Se requiere para realizar un seguimiento de los registros o transacciones en los departamentos financieros, contables y de facturación, así como en los controles de diseño de fabricación y atención médica.

También encontrará la necesidad de registros de auditoría en datos de investigación clínica, administración de contenido, registros de estudiantes, comercio electrónico, investigaciones legales y de investigación, registros médicos e incluso registros de votación y mantenimiento de boletas. Los registros de auditoría se pueden encontrar en todos los sectores, desde el gobierno hasta la educación o cualquier organización que gestione registros seguros.

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